會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案的管理工作

趙海云

摘 要：會(huì)計(jì)電算化背景下會(huì)計(jì)檔案種類增加，逐漸過(guò)渡為電子檔案。電子檔案具有靈活性與過(guò)度依賴性，使得電子檔案長(zhǎng)期保存時(shí)存在一些問(wèn)題。有鑒于此，文中探討會(huì)計(jì)電算化條件下開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理工作的措施，提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化;會(huì)計(jì)檔案;優(yōu)化措施

隨著會(huì)計(jì)電算化普及，做好會(huì)計(jì)電子檔案管理越來(lái)越重要。高校定期分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)高校的健康發(fā)展。但高校日常管理時(shí)會(huì)涉及到大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)保存難度較大，會(huì)計(jì)電子檔案則改變這一情況。因此，需要做好會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案的管理工作。

一、結(jié)合高校實(shí)際情況，搭建會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

由于檔案管理工作本身的復(fù)雜性，不僅要高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，還要對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。在進(jìn)行檔案管理人員選擇時(shí)，為保證檔案安全，必須對(duì)其能力、原則性進(jìn)行考察和篩選，為避免管理過(guò)程中出現(xiàn)意外，導(dǎo)致檔案丟失、遺漏等情況發(fā)生，為高校發(fā)展造成損失，在系統(tǒng)中一定要體現(xiàn)規(guī)范化、智能化以及兼容性等特征。實(shí)際上，隨著高校發(fā)展，在檔案管理工作中，無(wú)論是業(yè)務(wù)操作、組織流程、還是風(fēng)險(xiǎn)管控等，都必須依靠一套完整的管理體系做支撐，針對(duì)崗位職責(zé)、檔案歸檔、查詢以及備份等各環(huán)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行管理和規(guī)范[1]。

對(duì)此，可以學(xué)習(xí)和借鑒一些同行或者專業(yè)公司的管理方法，在結(jié)合高校實(shí)際，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和優(yōu)化。對(duì)高校內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度進(jìn)行系統(tǒng)性梳理，對(duì)缺漏之處進(jìn)行完善。對(duì)工作人員詳細(xì)介紹每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟的操作方法，明確各員工崗位職責(zé)，在完善管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上促進(jìn)各項(xiàng)政策規(guī)定的落實(shí)，要求員工必須按照操作規(guī)范和流程開(kāi)展檔案管理工作。

為應(yīng)對(duì)系統(tǒng)突然崩潰、操作失誤等情況，可以對(duì)文件進(jìn)行備份?，F(xiàn)階段，無(wú)紙化辦公并不能完全實(shí)現(xiàn)，所以紙質(zhì)和電子文件共存是必然，為方便保存，兩者在都必須進(jìn)行備份處理。

二、依據(jù)檔案管理需求，進(jìn)一步完善專業(yè)技術(shù)體系

會(huì)計(jì)電子檔案在存儲(chǔ)時(shí)都會(huì)采用專用系統(tǒng)，安全可靠，但這類系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)對(duì)設(shè)備性能要求較高，普通設(shè)備根本無(wú)法滿足。因此，高校在針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須拿出一定經(jīng)費(fèi)用于專用設(shè)備的采購(gòu)和管理，而且隨著高校的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增加，對(duì)于設(shè)備硬件的要求也會(huì)不斷提高。所以，高校必須定期安排人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)備進(jìn)行更新和升級(jí)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的同時(shí)，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠一直穩(wěn)定、安全、持續(xù)的開(kāi)展[2]。

高?？梢愿鶕?jù)自身實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)未來(lái)幾年內(nèi)可能產(chǎn)生的檔案數(shù)量進(jìn)行提前預(yù)判，以此為基礎(chǔ)，對(duì)設(shè)備性能進(jìn)行規(guī)劃，以免因?yàn)樵O(shè)備原因?qū)е聶n案存儲(chǔ)不及時(shí)，造成檔案遺失等問(wèn)題的發(fā)生，為高校發(fā)展造成影響。另外，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的換代更新速度越來(lái)越快，系統(tǒng)升級(jí)換代的間隔時(shí)間越來(lái)越短，但是在升級(jí)更新過(guò)程中，一定要保證檔案安全，避免丟失，在完善系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，確保系統(tǒng)的智能化以兼容性，保證電算化會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)能夠適應(yīng)不斷更新的系統(tǒng)和制度。此外，高校需要根據(jù)實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的專業(yè)技術(shù)體系，切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。

三、做好網(wǎng)絡(luò)安全管理，提高會(huì)計(jì)電子檔案管理質(zhì)量

軟硬件作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)各項(xiàng)功能實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全管理工作水平的提升具有不可忽視的影響。對(duì)于普通用戶而言，由于計(jì)算機(jī)軟硬件所造成的信息安全問(wèn)題是無(wú)法有效規(guī)避和預(yù)防的，尤其是在用戶下載計(jì)算機(jī)軟件的過(guò)程中，除了軟硬件自身的故障會(huì)給用戶信息的泄露埋下隱患，部分軟件也會(huì)自主地對(duì)用戶的信息進(jìn)行收集和盜取。為了能夠有效地提升網(wǎng)絡(luò)安全管理工作的水平，用戶應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，主動(dòng)學(xué)習(xí)有關(guān)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的知識(shí)，使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全素養(yǎng)得到提升[3]。做好網(wǎng)絡(luò)信息事故預(yù)防工作，防患于未然，真正有效地筑牢網(wǎng)絡(luò)安全管理工作的基礎(chǔ)。

黑客入侵計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，需要獲取與用戶預(yù)定條件相匹配的信息，所以部分黑客往往會(huì)選擇更為暴力的手段或者其他的信息路徑收集用戶的個(gè)人信息。為避免用戶個(gè)人信息的泄露，用戶在操作計(jì)算機(jī)時(shí)，應(yīng)當(dāng)提前做好預(yù)防措施，降低被黑客獲取個(gè)人信息的可能。為此，計(jì)算機(jī)用戶在日常操作計(jì)算機(jī)時(shí)，應(yīng)當(dāng)不定期更改密碼，不斷完善防火墻技術(shù)，使用多種不同的隔離手段，有效把控網(wǎng)絡(luò)對(duì)計(jì)算機(jī)的使用途徑和具體操作手段，降低黑客入侵的可能性。另外，還要定期對(duì)搜索記錄和登陸歷史等進(jìn)行清除，盡可能地消除自己在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中留下的操作痕跡，從而進(jìn)一步減少個(gè)人信息被盜取的可能[4]。此外，在數(shù)據(jù)安全技術(shù)不斷發(fā)展的今天，數(shù)據(jù)簽名信息認(rèn)證技術(shù)也開(kāi)始出現(xiàn)在人們的工作和生活中。數(shù)字簽名認(rèn)證技術(shù)可以明確用戶身份信息，避免出現(xiàn)信息泄露或被盜取的情況，提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性。

結(jié)束語(yǔ)

總之，會(huì)計(jì)電子檔案已成為會(huì)計(jì)檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，隨著時(shí)代發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作提出更高要求。因此，高校開(kāi)展會(huì)計(jì)電子檔案管理時(shí)，需要搭建會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)，制定完善的技術(shù)管理體系，做好日常網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)電子檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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[2]王穎.會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理工作淺析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（18）：268.

[3]葉楓.會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施策略淺述[J].東方企業(yè)文化，2017（S1）：187.

[4]吳峰.會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施策略淺述[J].時(shí)代金融，2015（15）：131.