高職本科院校教學檔案管理探索與實踐

摘?要：本文針對目前教學檔案管理存在意識缺失、制度不全、條件有限和利用率低等高職院校教學檔案管理現(xiàn)狀，探索了高職本科院校改善教學檔案管理的可行途徑。研究表明，完善規(guī)章制度，提高檔案意識，可有效增加權威性、減少任意性;保障經費投入，是提高高職本科院校教學檔案管理的專業(yè)性與科學性，提升教學檔案服務教學研究的功能的基礎條件。《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。檔案管理是高等學校重要的基礎性工作，高校應當加強檔案管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。教學檔案是高校檔案的重要組成部分，它產生于教學活動之中，真實地記錄了高校教學活動的全過程，在反映高校教學水平的同時也體現(xiàn)了高校的管理水平。因此，做好教學檔案管理工作具有重要意義與價值。

關鍵詞：高校;檔案管理;實踐與思考

一、高職院校教學檔案管理現(xiàn)狀

教學檔案是高職院校檔案的重要組成部分，是學校評估教學質量和提升教學管理水平的重要依據(jù)。教學檔案管理工作包括教學檔案的收集、整理、保存和利用全過程。長期以來，由于各種原因，高職院校的教學檔案管理仍存在不同程度的問題，主要表現(xiàn)在：

（1）檔案意識淡薄。長期以來，高職院校以培養(yǎng)學生的職業(yè)實踐技能為教學目標，重視實踐教學工作。而教學檔案管理是一種伴隨教學活動產生的后續(xù)工作，往往被忽視。學校領導和廣大師生未能正確認識教學檔案對于加強教學管理和提高教學質量的作用，在制度上和資源投入上未能給予充分支持。有的院?；蚰芤庾R到教學檔案的重要作用，但在實踐中也只強調紙質檔案管理，忽視了更廣義層面上的教學檔案的收集、整理工作，導致教學檔案內容不完整、質量無保障，無法完整呈現(xiàn)教學活動和教學管理工作的全過程。

（2）規(guī)章制度不全。隨著國家《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)的出臺，近年來各高校的檔案管理工作有了明顯進步。但當前很多高校的檔案管理工作仍然缺乏完整的制度支撐，尤其是基層教學檔案的管理缺乏有效的管理機制，存在檔案歸檔范圍不清晰、檔案管理流程不具體、檔案職責劃分不明確等問題。在規(guī)章制度不健全的情況下，教學檔案管理工作存在相當大的隨意性。

（3）條件投入不夠。教學檔案管理需要投入相當人力物力成本，但高職院?，F(xiàn)有的檔案管理條件普遍不夠。一是硬件條件方面，教學檔案管理需要規(guī)劃專門的教學檔案室，并配備必要的檔案存儲、開發(fā)和利用的設施設備。二是人員配備方面，現(xiàn)階段高職院校教學檔案一般由教學秘書統(tǒng)籌收集管理，但教學秘書日常工作繁雜，往往身兼數(shù)職，對于檔案管理工作有心無力。檔案管理也是一門專門的學科，大部分教學秘書缺乏系統(tǒng)培訓和學習，基本靠個人主觀理解展開工作，歸檔不及時、漏歸檔、亂歸檔的現(xiàn)象普遍存在，對教學檔案的連續(xù)性和可持續(xù)發(fā)展帶來一定影響。

（4）研究利用率低。教學檔案是加強教學管理、規(guī)范教學活動、深化教學改革和提高教學質量的重要參考依據(jù)。實際工作中，高職院校的教學檔案管理多停留在收集歸檔階段，除職能部門偶爾抽查外，幾乎長期閑置，利用率較低。其中的原因是多方面的。一是教學檔案普遍實行封閉管理，師生缺乏查閱檔案的意識，二是檔案管理條件不足，信息化程度不高，查閱不便，三是現(xiàn)有檔案完好度差，利用價值低。長期缺乏利用，教學檔案未能在推動教學改革上發(fā)揮其應有的價值，限制了教學檔案管理工作的深入開展。

二、關于高職本科院校加強教學檔案管理的思考

我國高職院校的發(fā)展伴隨著改革開放的歷史進程，四十余年間，高職院校為推動區(qū)域經濟社會發(fā)展發(fā)揮了重要支撐作用。與此同時，經濟社會的進一步發(fā)展對人才提出了新的更高的要求，迫切需要職業(yè)教育進一步提升人才培養(yǎng)層次，培養(yǎng)符合行業(yè)企業(yè)需要的高素質技能型人才。發(fā)展職業(yè)本科教育已成必然。2019年1月，國務院印發(fā)《國家職業(yè)教育改革實施方案》，明確提出“開展本科層次職業(yè)教育試點”。截至目前，全國共有22所高職院校升格為高職本科院校，進入本科職業(yè)教育試點，其首要任務便是提高教育質量，培養(yǎng)基礎理論扎實的高素質的技術應用型和職業(yè)技能型高級專門人才。正如全國人大常委會原委員、全國人大教科文衛(wèi)委員會原副主任委員王佐書在調研本科層次職業(yè)學校改革試點工作時所強調的，本科層次職業(yè)院校改革試點工作要緊緊圍繞提高教育質量這個中心，培養(yǎng)“知識型、技能型、創(chuàng)新型”和“具有勞模精神、工匠精神、敬業(yè)精神”的人才，推動職業(yè)教育向更高質量、更高水平發(fā)展。做好教學檔案管理工作是提高教育質量的前提與重要保障。

另一方面，高職院校升格為高職本科院校后，需連續(xù)5年接受教育部的評估。教育部依據(jù)《中華人民共和國高等教育法》對全國普通高等學校進行本科教學水平評估，其中重要的評估依據(jù)即是教學檔案。教學檔案與教學評估相輔相成。教學檔案是教學評估的重要依據(jù)，教學評估反推高校提高教學檔案管理水平。因此，高職本科院校必須系統(tǒng)加強教學檔案管理，將教學檔案管理貫穿教學活動全過程，為教學評估做好準備。

三、高職本科院校教學檔案管理模式探索與實踐

在全國22所高職本科院校中，南京工業(yè)職業(yè)技術大學是唯一的公辦院校。南工歷來重視教學檔案管理工作。2014年印發(fā)《南京工業(yè)職業(yè)技術學院教學事故認定與處理辦法實施細則》規(guī)定，“檔案管理混亂，造成嚴重后果/檔案管理不善，造成不良影響”認定為教學事故。2018年印發(fā)《南京工業(yè)職業(yè)技術學院教學檔案管理辦法》，強調“教學檔案工作是教學管理的重要組成部分，教學檔案的建檔質量是衡量高等院校教學管理水平和教育質量的重要標志之一”。2020年印發(fā)《南京工業(yè)職業(yè)技術學院考試管理工作條例（修訂版）》，規(guī)范了試卷檔案的歸檔流程。2020年6月，隨著學校正式更名為“南京工業(yè)職業(yè)技術大學”，進入職業(yè)本科教學元年，學校的教學管理也面臨著更大的挑戰(zhàn)。做好教學檔案管理工作是學校發(fā)展的必然要求，也是學校迎接教育教學評估的內在需要。針對高職院校在教學檔案管理中存在的不足，本文根據(jù)南工在教學檔案管理工作中采取的有力措施，探索性提出建設意見，以期為高職本科院校的教學檔案管理提供借鑒。

（1）提高檔案意識，完善規(guī)章制度，增加權威性，減少任意性。意識是行動的先導，規(guī)則是行動的指南。升格為職業(yè)本科院校后，南工更加重視檔案管理工作，建立檔案工作機制，自上而下推動形成檔案管理意識。同時，根據(jù)高職本科教育和教學檔案的內在屬性，進一步修訂現(xiàn)有文件，完善教學檔案管理制度。各二級學院也結合專業(yè)實際，制定并完善教學檔案管理規(guī)定，如《教學檔案管理工作實施細則》《教學檔案保管借閱制度》《教學檔案信息化管理制度》等，在制度的監(jiān)督與指導下，南工的教學檔案管理工作逐步進入制度化軌道，形成良好的運行機制。

（2）加大經費投入，提高條件保障。巧婦難為無米之炊。要做好教學檔案管理工作，首先要保障基本條件設施。南工加大經費投入，一方面，發(fā)展以計算機為主的信息化管理系統(tǒng)，改進檔案管理方式，使之適應新時代發(fā)展的要求。另一方面，專設教學檔案管理經費，為二級學院統(tǒng)一購置高速掃描儀等設施設備，為檔案管理工作做好保障。各二級學院單獨規(guī)劃區(qū)域用作教學檔案室，配備辦公桌椅、電腦、打印機等日常辦公設施。針對試卷、實訓資料、畢業(yè)設計文件等各類教學檔案購置適當?shù)拇鎯ρb具，對要求長期保存的教學檔案，購置恒溫恒濕設備，結合現(xiàn)代信息化手段，提高教學檔案管理水平。

（3）提高檔案管理的專業(yè)性與科學性?！陡叩葘W校檔案管理辦法》明確要求高校檔案管理人員必須具有檔案管理的專業(yè)知識和相應的科學文化知識及信息化管理技能。南工重視檔案管理工作，尤其是已升本專業(yè)的教學檔案管理，結合專業(yè)實際，聘用具有專業(yè)知識和信息化管理技能的檔案管理員，提高檔案管理的專業(yè)性。暫未升本的專業(yè)和學院，暫由教學秘書負責教學檔案的管理工作，南工組織教學秘書檔案管理工作培訓，提高檔案管理的科學性。同時，組織檔案管理學習交流，以點帶面，發(fā)揮先進院系和個人的示范帶動作用。制定激勵措施，鼓勵檔案管理員加強學習，鉆研檔案管理工作，提高個人素養(yǎng)與工作能力。

（4）提高教學檔案服務教學研究的功能。教學檔案存檔后，形成按學年、學期、專業(yè)、課程、班級、任課教師為索引的全方位反映教學活動的教學材料，具有廣泛且深刻的教學研究價值。一方面，教學檔案作為教學活動的真實記錄，是探索教學規(guī)律，改進教學方法和檢驗教學質量的有力證據(jù)，也是新老教師“傳幫帶”的重要教學材料，有效推動新教師快速學習進步;另一方面，通過對各學年、學期、專業(yè)等多維度的教學檔案進行縱向分析、橫向比較，可探索研究專業(yè)建設、教師教學、學生學習的變化趨勢，推動教學研究、教學改革的不斷深入與發(fā)展。

四、結語

教學檔案是高校教育教學改革的重要依據(jù)，是衡量高校教學管理水平和教育教學質量的重要標志之一，是高校教育發(fā)展的歷史見證。高職院校升格為職業(yè)本科院校，在相當一段時間內，本?？茖I(yè)并存，招生規(guī)模持續(xù)擴大，都將為教學檔案管理工作提出更高的要求。教學檔案管理工作是全局性工作，學校和院系要從制度層面、經費層面、人員層面等加強對教學檔案管理工作的支持，教學團隊、任課教師要提高歸檔意識和利用教學檔案服務教學研究的意識，檔案管理人員要強化責任意識，提高管理能力，努力做好教學檔案管理工作。

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基金項目：2020年北京外國語大學中國外語與教育研究中心“疫情防控常態(tài)化背景下的線上教學有效性研究”（編號：ZGWYJYJJ10A077）

作者簡介：唐魏（1992—?），女，漢族，重慶人，碩士研究生，研究實習員，研究方向：教育管理、英語翻譯。