基于財(cái)務(wù)檔案管理的問(wèn)題及完善對(duì)策

周艷榮

財(cái)務(wù)檔案管理作為面向經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案管理工作，近年來(lái)雖然受到了更多的關(guān)注與重視，但在相關(guān)工作實(shí)踐中，卻仍然存在著一些比較明顯的普遍性問(wèn)題，而財(cái)務(wù)檔案管理工作的整體發(fā)展，也因此受到了較大的限制?；诖耍疚膶?duì)現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案管理工作存在的諸多問(wèn)題進(jìn)行了分析，同時(shí)圍繞財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略展開(kāi)了探討，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)財(cái)務(wù)檔案管理工作的優(yōu)化改進(jìn)與有效開(kāi)展起到一定促進(jìn)作用。

財(cái)務(wù)檔案管理通常包括會(huì)計(jì)檔案管理、年度報(bào)告及審計(jì)資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來(lái)文件管理、決議檔案管理、合同檔案管理等內(nèi)容，不僅能夠依據(jù)各類合同、票據(jù)等原始記錄，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)反映，同時(shí)還可以為財(cái)務(wù)管理決策提供重要參考依據(jù)，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的有效展開(kāi)能夠起到很大幫助，而從提高財(cái)務(wù)管理水平的角度來(lái)看，針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題及相關(guān)對(duì)策的研究，自然也是十分必要的。

一、財(cái)務(wù)檔案管理工作中的主要問(wèn)題

（一）工作制度有待完善

在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理理論的影響下，財(cái)務(wù)檔案管理工作的受重視程度已經(jīng)得到了較大提升，但針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)工作制度建設(shè)，卻仍然處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，并未能夠形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，而在缺少統(tǒng)一制度標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)支撐的情況下，財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效性自然也會(huì)受到直接影響。例如在財(cái)務(wù)檔案的收集階段，由于很多業(yè)務(wù)人員的財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)尚比較薄弱，未能清楚認(rèn)識(shí)到自身在提交檔案資料、財(cái)務(wù)信息等方面的責(zé)任義務(wù)，因此常常會(huì)出現(xiàn)各部門(mén)數(shù)據(jù)難以共享、財(cái)務(wù)檔案收集難度較大的問(wèn)題。而在檔案整理歸檔階段，相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理制度的缺失，則會(huì)使財(cái)務(wù)檔案分類、組卷、排列及目標(biāo)編制的規(guī)范性大大下降，并導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案存放混亂、丟失等問(wèn)題。

（二）專業(yè)人才有所不足

與其他檔案管理工作相比，財(cái)務(wù)檔案管理的工作要求更高，要想保證各項(xiàng)工作任務(wù)的有效落實(shí)到位，檔案管理人員不僅需要具備檔案管理方面的良好專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)還需要熟悉掌握財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域的各項(xiàng)專業(yè)技能。然而從目前來(lái)看，由于國(guó)內(nèi)的專業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人才仍比較少，相關(guān)人才培養(yǎng)體系也不夠完善，因此很多財(cái)務(wù)檔案管理崗位都并非是由專業(yè)人員擔(dān)任，各方面專業(yè)素養(yǎng)都著一定的缺失，而這也使得財(cái)務(wù)檔案管理的工作質(zhì)量受到了較大影響。例如在合同檔案管理方面，很多合同文件歸檔前都需要進(jìn)行專業(yè)審查，確定合同簽訂時(shí)間、具體條款、附件等內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性，如果檔案管理人員對(duì)合同檔案管理不夠了解，那么在審查合同文件時(shí)就很可能會(huì)出現(xiàn)疏漏。另外，有些財(cái)務(wù)檔案管理人員雖然具有著良好的專業(yè)素養(yǎng)，但卻存在著工作態(tài)度消極、工作行為隨意等問(wèn)題，職業(yè)道德素養(yǎng)存在明顯不足，這同樣會(huì)使財(cái)務(wù)檔案管理的工作質(zhì)量受到影響。

（三）制度執(zhí)行難度較大

除工作制度的缺失問(wèn)題外，當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作在制度執(zhí)行上同樣面臨著不少的困難，尤其是在財(cái)務(wù)檔案管理本身專業(yè)性要求就比較高的情況下，相關(guān)制度要求的落實(shí)執(zhí)行更是會(huì)顯得十分具有難度。例如有些財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作觀念比較陳舊，常常會(huì)將財(cái)務(wù)檔案管理看做是簡(jiǎn)單的收支憑證記錄，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理復(fù)雜性也缺乏清醒認(rèn)識(shí)，即便相關(guān)法律法規(guī)與制度規(guī)范中已經(jīng)對(duì)具體工作細(xì)節(jié)提出了明確要求，也同樣未能按照制度規(guī)定來(lái)進(jìn)行工作行為約束，進(jìn)而導(dǎo)致了工作制度執(zhí)行不到位的問(wèn)題。有些財(cái)務(wù)檔案管理人員則存在著工作積極性不足的問(wèn)題，常常會(huì)為了應(yīng)付監(jiān)管而執(zhí)行工作制度，對(duì)于監(jiān)管存在缺失的工作內(nèi)容，工作制度要求的貫徹落實(shí)則會(huì)大打折扣，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理粗放化的問(wèn)題。

（四）檔案應(yīng)用相對(duì)局限

財(cái)務(wù)檔案管理并非是對(duì)各類財(cái)務(wù)檔案的簡(jiǎn)單收集、歸檔、整理、保存，而是要通過(guò)各項(xiàng)檔案管理工作來(lái)保證財(cái)務(wù)檔案的完整性、真實(shí)性、規(guī)范性，使其能夠?yàn)橄嚓P(guān)財(cái)務(wù)管理決策或其他管理工作提供支持。但在現(xiàn)階段的財(cái)務(wù)檔案管理工作中，由于很多管理人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重要作用仍缺乏全面認(rèn)知，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的應(yīng)用也主要局限在責(zé)任事故分析、經(jīng)濟(jì)前景預(yù)測(cè)等方面，即便各類財(cái)務(wù)檔案能夠得到有效管理，也很難在相關(guān)財(cái)務(wù)管理工作中得到有效應(yīng)用，這顯然是不符合財(cái)務(wù)檔案管理工作目標(biāo)的。另外，從財(cái)務(wù)管理的角度來(lái)看，如果財(cái)務(wù)檔案管理不到位，相關(guān)檔案資料中的信息存在缺失或錯(cuò)誤，那么據(jù)此展開(kāi)的財(cái)務(wù)管理決策就很容易出現(xiàn)偏差，因此在當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量難以保證的情況下，財(cái)務(wù)檔案的應(yīng)用范圍同樣會(huì)受到很大限制。

（五）信息化建設(shè)相對(duì)滯后

在信息化技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的背景下，信息化已經(jīng)逐漸成為了未來(lái)財(cái)務(wù)檔案管理工作的必然發(fā)展方向，而面向財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)信息化建設(shè)，也隨之在財(cái)務(wù)部門(mén)中得以全面展開(kāi)。但需要注意的是，由于財(cái)務(wù)部門(mén)的信息化建設(shè)要求較高，相關(guān)信息化建設(shè)工作的推進(jìn)速度也比較緩慢，無(wú)論是對(duì)硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，還是對(duì)相關(guān)先進(jìn)技術(shù)方法、軟件工具的引進(jìn)，都處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，因此信息化財(cái)務(wù)檔案管理的優(yōu)勢(shì)同樣未能得到充分發(fā)揮，而檔案財(cái)務(wù)管理工作整體工作效率、工作質(zhì)量的提升，也同樣受到了很大限制。

二、財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題的有效應(yīng)對(duì)策略

（一）加快工作制度建設(shè)

面對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作規(guī)范性不足的問(wèn)題，還需從財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)工作制度建設(shè)入手，將檔案資料收集、歸檔、整理等方面的各項(xiàng)工作要求明確下來(lái)，為細(xì)節(jié)工作的有效落實(shí)執(zhí)行提供詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。例如在檔案資料的分類管理方面，應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案管理制度中將財(cái)務(wù)檔案明確劃分為憑證（如原始憑證、記賬憑證、其他會(huì)計(jì)憑證）、賬簿類（如總賬、明細(xì)賬、日記賬、各類輔助賬簿）、報(bào)告類（如月度、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析及管理報(bào)告、專題報(bào)告）、合同文件、財(cái)務(wù)人事檔案、稅務(wù)資料、銀行資料等幾大類別，以便于實(shí)現(xiàn)對(duì)復(fù)雜財(cái)務(wù)檔案的準(zhǔn)確分類。而在歸檔管理方面，則需要在檔案管理制度將歸檔順序及檔案內(nèi)容要求明確下來(lái)，如封面信息（如單位、年月、名稱、卷號(hào)）、審查標(biāo)準(zhǔn)、登記歸檔時(shí)間等各項(xiàng)歸檔工作要求，同樣需要在相關(guān)制度中進(jìn)行詳細(xì)闡述。另外在存檔階段，如為紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案，則還要根據(jù)檔案零散程度、查閱頻率的不同，在制度中區(qū)分訂本式、活頁(yè)式等不同存檔方式的適用條件。

（二）重視專業(yè)人才培養(yǎng)

檔案管理人員作為財(cái)務(wù)檔案管理工作的執(zhí)行者，其業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水平、職業(yè)道德素養(yǎng)都會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的有效性產(chǎn)生直接影響，在當(dāng)前專業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人才相對(duì)較少的情況下，要想保證財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效開(kāi)展，同樣還需通過(guò)相關(guān)培訓(xùn)教育工作來(lái)對(duì)專業(yè)人才進(jìn)行培養(yǎng)。在業(yè)務(wù)能力方面，由于財(cái)務(wù)檔案管理具有著很強(qiáng)的復(fù)雜性，因此為保證財(cái)務(wù)檔案管理人員提升業(yè)務(wù)能力，還需依托完善的工作制度組織常態(tài)化的培訓(xùn)活動(dòng)，組織財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)檔案資料分類、憑證管理、合同檔案管理、檔案室環(huán)境控制等方面的制度要求展開(kāi)學(xué)習(xí)，以保證所有財(cái)務(wù)檔案管理人員都能夠準(zhǔn)確理解工作制度要求，并在實(shí)際工作將制度要求嚴(yán)格落實(shí)到位。同時(shí)，針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)，還要注意將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)方面的專業(yè)知識(shí)納入到培訓(xùn)內(nèi)容中來(lái)，為財(cái)務(wù)檔案管理人員提供學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的機(jī)會(huì)，使其能夠更好的適應(yīng)財(cái)務(wù)檔案管理工作。而從職業(yè)道德素養(yǎng)的角度來(lái)看，則需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的思想教育，高度強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，明確財(cái)務(wù)檔案管理在財(cái)務(wù)管理決策乃至整個(gè)企業(yè)發(fā)展方面的關(guān)鍵性作用，以幫助財(cái)務(wù)檔案管理人員樹(shù)立正確的職業(yè)道德觀念與工作責(zé)任意識(shí)，使其能夠以更加積極、認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度參與到實(shí)際工作中來(lái)。

（三）加強(qiáng)制度執(zhí)行監(jiān)管

在完善的財(cái)務(wù)檔案管理工作制度下，各項(xiàng)制度要求執(zhí)行落實(shí)同樣顯得至關(guān)重要，因此面對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理制度執(zhí)行難度較大的問(wèn)題，還需由財(cái)務(wù)部門(mén)面向財(cái)務(wù)檔案管理工作建立完善的工作監(jiān)管制度，通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的隨機(jī)抽查審核與定期巡查，全面了解財(cái)務(wù)檔案管理人員的實(shí)際工作情況以及相關(guān)工作制度的落實(shí)執(zhí)行情況。同時(shí)還要將財(cái)務(wù)檔案管理的制度執(zhí)行監(jiān)管與相關(guān)獎(jiǎng)懲機(jī)制聯(lián)系起來(lái)，一旦發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案存在分類錯(cuò)誤、歸檔混亂、原始憑證缺失等問(wèn)題，則需要追究財(cái)務(wù)檔案歸檔、整理等相關(guān)工作的負(fù)責(zé)人，按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行懲罰，以實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員工作行為的有效約束，保證制度要求能夠嚴(yán)格落實(shí)到位。

（四）拓展檔案應(yīng)用范圍

對(duì)于財(cái)務(wù)檔案應(yīng)用范圍有限的問(wèn)題，一方面需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范，保證財(cái)務(wù)檔案的全面性、規(guī)范性以及檔案資料內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性，為財(cái)務(wù)檔案的廣泛應(yīng)用創(chuàng)造良好基礎(chǔ)條件。而在另一方案，則需要針對(duì)財(cái)務(wù)檔案的應(yīng)用范圍進(jìn)行拓展，引導(dǎo)財(cái)務(wù)管理等各崗位工作人員將財(cái)務(wù)檔案應(yīng)用到編制財(cái)務(wù)、成本計(jì)劃、解決經(jīng)濟(jì)糾紛、打擊經(jīng)濟(jì)犯罪等工作領(lǐng)域中來(lái)，以凸顯財(cái)務(wù)檔案的重要作用，積累財(cái)務(wù)檔案應(yīng)用的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的廣泛應(yīng)用。

（五）持續(xù)推動(dòng)信息化建設(shè)

從長(zhǎng)期發(fā)展的視角來(lái)看，要想是財(cái)務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)存問(wèn)題得到有效解決，同時(shí)還需要準(zhǔn)確把握信息時(shí)代下財(cái)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理積極開(kāi)展信息化建設(shè)，盡快將紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，同時(shí)在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中對(duì)電子憑證、電子合同進(jìn)行推廣，建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，以充分發(fā)揮出信息化財(cái)務(wù)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作效率、工作質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)階段的財(cái)務(wù)檔案管理工作雖然仍存在著很多普遍性問(wèn)題，但只要能夠從財(cái)務(wù)檔案管理制度建設(shè)、制度執(zhí)行監(jiān)管、專業(yè)人才培養(yǎng)等方面入手，采取有效的應(yīng)對(duì)策略，就必然能夠使現(xiàn)存問(wèn)題得到有效解決，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理水平的進(jìn)一步提升。

（作者單位：河南省疾病預(yù)防控制中心）