新時期醫(yī)院檔案信息化管理的實現(xiàn)路徑分析

李軍偉

發(fā)展是解決一切問題的關鍵。發(fā)展必須是科學發(fā)展。而信息時代背景下，信息化則是實現(xiàn)科學發(fā)展的先決條件和內在驅動力。作為承擔重要公共服務功能的醫(yī)療機構，醫(yī)院檔案不僅是記載海量歷史信息的平臺，更是以借鑒歷史經驗促進醫(yī)療技術創(chuàng)新與管理優(yōu)化的重要源頭。而醫(yī)院檔案信息化管理不僅是在技術層面提升品質和效率，更是基于先進技術推動思想意識轉型升級的重中之重，需要格外加以關注。

一、醫(yī)院檔案信息化管理的重要意義

（一）提升管理品質與效率

信息化對于企事業(yè)單位管理工作最首要和突出的意義莫過于提升管理品質和效率。傳統(tǒng)人工管理模式下，醫(yī)院檔案完全依賴人工進行收集、整理、查詢，極其有限的管理人員面對近乎無窮的檔案顯然不成比例。這不僅給管理人員造成沉重工作壓力，而且無從談及時效性。不僅如此，人工操作難以從根本上避免人為失誤的情況。比如檔案破損、污漬、殘缺乃至遺失等問題始終存在，勢必不同程度影響到檔案重復應用水平，也會隨著時間推移逐步降低檔案管理品質。正因如此，不少醫(yī)院檔案管理長期處于低質低效、乏人問津的惡性循環(huán)狀態(tài)，以至于檔案管理工作逐漸邊緣化，成為缺少關注的管理末端環(huán)節(jié)。

但信息化管理則能從根本上解決以上所有問題。信息技術的光速傳輸與海量存貯首先有助于解決人工管理的品質與效率問題。只要確保原始檔案錄入時全面、詳盡、準確、真實，其后無數(shù)次瀏覽、查詢和使用都不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺損或遺失等問題。加之信息技術大幅縮短了應用時限，將人工管理狀態(tài)下以“天”為單位的管理時限壓縮至“分鐘”乃至“秒”，可在最大程度上實現(xiàn)實時化、實效化。顯然，這種基于信息技術支撐的高品質和高效率將同時滿足檔案使用者與管理者各方的現(xiàn)實需求。

不僅如此，隨著大數(shù)據(jù)分析、人工智能等眾多前沿技術逐漸深入應用，檔案管理信息化還將助力醫(yī)院各類檔案資源實現(xiàn)自動分析與智能分析，進而使檔案管理成為提升醫(yī)療服務品質和管理水平的核心要素之一。無疑，這對改變當前部分醫(yī)院檔案管理相對邊緣化困境大有幫助。

（二）實現(xiàn)資源優(yōu)化配置

在大幅提高管理品質和效率的基礎上，醫(yī)院檔案管理信息化還將助力實現(xiàn)資源優(yōu)化配置。比如在部分醫(yī)院改擴建項目完工后，針對院內各科室分配辦公場所的問題上，檔案室便可依據(jù)掌握的歷史信息提出優(yōu)化建議，或從歷史分配信息中發(fā)現(xiàn)不合理、不科學的地方加以改良等。

這種基于既有檔案的優(yōu)化和改良不僅有理有據(jù)，提高了資源管理與分配的可靠性，也將在更大程度上降低資源配置的主觀性與盲目性，使有限的資源得以應用于需求最急切的環(huán)節(jié)，同時避免人為臆測帶來的不必要浪費。不僅如此，更加優(yōu)化的資源分配還將助力醫(yī)院節(jié)省開支、降低成本，將省下的資金與資源投入技術升級、項目研發(fā)等環(huán)節(jié)，從而推動醫(yī)院服務與管理事務的長遠發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案信息化管理的常見問題

（一）重視程度相對有限

客觀上看，醫(yī)院檔案信息化管理與技術業(yè)務和其他管理工作的信息化發(fā)展進程在啟動時間上基本相當，也在醫(yī)院整體戰(zhàn)略規(guī)劃中占有一席之地。然而相較于技術業(yè)務與其他管理工作信息化更加直接的效果展示，檔案管理信息化的價值體現(xiàn)相對隱性。這就造成不少醫(yī)院自上而下形成了相對忽視檔案管理信息化建設的不良趨勢。而這種重視程度相對有限的情況直接或間接地影響到了醫(yī)院檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。

比如在涉及投入方面，檔案管理信息化建設往往是被常態(tài)化順延的備選項。也就是說，當面對資金、物資或人員等有限資源的投入時，檔案管理信息化建設常常位居末席。一旦資源相對緊張、稀缺，則檔案管理信息化“輪空”便成為首選。如此一來，各種資源的投入或補充便斷斷續(xù)續(xù)、時有時無，檔案管理信息化建設也在這種缺乏關注的狀態(tài)下時斷時續(xù)，給信息化建設的系統(tǒng)性和規(guī)范性形成較為嚴重的負面影響。

（二）制度建設相對滯后

由于缺少足夠重視帶來的又一類問題是制度建設相對滯后。醫(yī)院檔案管理信息化在制度建設方面長期存在循規(guī)蹈矩、因循守舊的情況。具體來說就是在制度建設方面缺乏與時俱進的優(yōu)化改良，長期受制于陳舊落后管理制度的束縛和局限難有突破。

比如檔案管理及其信息化建設過程中缺少科學、合理、客觀、有效的管理標準，且管理流程過于籠統(tǒng)、簡單，細化程度不足、可執(zhí)行性欠缺。

又如負責檔案管理的工作人員缺少清晰和準確的分工，管理實踐中責權無從區(qū)分，造成人人負責又無人負責的混亂狀態(tài)。

再如不少醫(yī)院在檔案管理人員隊伍建設方面存在專業(yè)水平低、技術能力差等問題。這是由于在管理規(guī)則制定的起始階段就存在制度缺失和空白，體現(xiàn)在管理實踐環(huán)節(jié)就出現(xiàn)入行門檻低，能力要求少的情況。如此便造成具有專職檔案管理資質的人員數(shù)量不足，而兼職管理人員卻為數(shù)不少。更有少數(shù)醫(yī)院將檔案管理部門作為容納關系戶的場所，吸納既無理論知識又無專業(yè)技能的外行從事檔案管理及信息化建設的核心事務等。

這種制度建設方面的不足直接導致檔案管理信息化建設出現(xiàn)片面化、局部化問題，是新時期醫(yī)院檔案管理工作面臨的又一顯著缺陷。

三、新時期醫(yī)院檔案信息化管理的實現(xiàn)路徑

（一）轉變觀念、提高認識、建立健全管理機制

要使一項具有改革性質的管理模式落到實處，前提之一就是管理理念的高度具有顛覆性的突破意識。也就是說，醫(yī)院檔案管理信息化的實現(xiàn)首先需要的是管理觀念的時代化變革，需要對陳舊落后的管理思維及其機制進行充分全面的超越。因此，新時期醫(yī)院檔案信息化管理實現(xiàn)的先決條件之一就是轉變觀念、提高認識。

尤其是領導干部和院方決策層成員需要充分認識到檔案管理信息化建設對醫(yī)院長遠發(fā)展、現(xiàn)代化管理具有的決定性意義。只有自上而下形成了關注檔案管理信息化建設的整體氛圍，醫(yī)院檔案管理工作才能從習以為常的人工模式提升到更加科學、理性、現(xiàn)代的信息化模式。

要在意識和觀念的層面實現(xiàn)超越和突破，檔案管理信息化首先需要被納入醫(yī)院戰(zhàn)略決策的一攬子方案內。比如在各類資源投入比例的規(guī)劃層面，檔案管理信息化建設不能繼續(xù)作為輪空首選項，而是需要保持相對穩(wěn)定的投入比例。即便醫(yī)院獲取資源的能力或機會極其有限，針對檔案管理信息化投入占比也需要在維持低比例的狀態(tài)下保持延續(xù)性。即，針對檔案管理信息化建設的投入比例可以較業(yè)務或技術投入更低，然而不能存在隨意中斷、可有可無的情況。

這是由于長期延續(xù)的投入才能確保信息化建設在日積月累之下實現(xiàn)從量變到質變的飛躍，才能經由足夠時間的積淀實現(xiàn)品質與效率的超越。不僅如此，保持資源投入的延續(xù)性也是對檔案管理信息化建設高度重視的體現(xiàn)，是提醒院內成員關注檔案管理及其信息化建設的重要手段。

在此基礎上，建立健全管理機制不可或缺。比如從原始檔案形成開始，標準化、精細化原則就需要充分體現(xiàn)在體制機制層面。也就是說，針對檔案管理及其信息化建設的管理制度需要涵蓋從原始檔案形成直至最終進入平臺的方方面面。完善的制度設計不但是為了保障管理的規(guī)范性，也是為了實現(xiàn)有章可循，確保每個關聯(lián)環(huán)節(jié)不因制度缺失而人為臆測、主觀操作。這既是保證原始檔案品質的主要措施，也是為了在全面信息化建設進程中確保對檔案數(shù)據(jù)的完全識別、科學管理和充分利用。

（二）實事求是、因地制宜、持續(xù)適度增加投入

前面已經提到保持對檔案管理信息化建設的資源投入延續(xù)性的重要性，然而不同區(qū)域經濟發(fā)展程度不同，區(qū)域內醫(yī)院經濟基礎、資金實力必然大相徑庭。這對于醫(yī)院各項成本支出的影響極其重大。而體現(xiàn)到每個醫(yī)院管理實踐中，就需要結合自身實際情況，實事求是、因地制宜、持續(xù)適度增加投入。

對發(fā)達地區(qū)實力雄厚的醫(yī)院而言，豐沛的資金和資源決定了其在檔案信息化管理實現(xiàn)過程中可以嘗試一步到位，也就是一次性添置齊備建設信息化所需的各項軟硬件設施設備。同時隨著數(shù)據(jù)量持續(xù)增加，院方也有實力保持擴容。

不過對相對欠發(fā)達和不發(fā)達地區(qū)的醫(yī)院則有不同。這些地方醫(yī)院經濟基礎相對薄弱，每年獲得財政資金支持力度相對有限，能夠用于檔案管理信息化建設的資金和資源勢必相應減少。更有不少醫(yī)院長期面臨資金不足的困境，改進技術和優(yōu)化業(yè)務等方面所需資金已極為緊張，涉及檔案管理方面的投入更加捉襟見肘。因此，這些地方醫(yī)院可以嘗試小步慢行的方式分階段投入。

比如首先從配置最基礎的信息化硬件設備著手，以滿足各科室至少一臺可聯(lián)網(wǎng)的信息化終端為起點，其后逐步增加諸如存貯器、掃瞄儀等輔助設備。考慮到醫(yī)院檔案數(shù)量上的龐大性，在確保安全的前提下，采取本地存貯結合云存貯的方式保存檔案數(shù)據(jù)是投入不足狀態(tài)下的可選策略。

（三）破除信息壁壘，提高安全水平

部分醫(yī)院推進檔案信息化管理的進程中，協(xié)作性不足是影響信息化建設水平的又一重要因素。也就是信息化建設過程中存在信息壁壘問題，檔案數(shù)據(jù)在標準化、全面性方面存在不足。這其中固然存在技術水平的負面影響，也有不少人為阻礙的因素。因此，醫(yī)院還需要加強宣傳教育，督促各部門之間加強配合協(xié)調，保障檔案傳遞的品質與效率。

同時，信息技術應用及平臺化管理始終受到安全性制約，需要在信息化建設中格外警覺。一方面，醫(yī)院需要形成檔案信息化安全管理的常態(tài)監(jiān)督和審核機制，也就是保持對平臺安全性的高頻率檢驗和測試。另一方面則要定期升級各項安保措施，包括傳統(tǒng)的防火墻和更加前沿的密鑰管理或指紋識別等。

四、結語

醫(yī)院檔案管理信息化改革起步時間較早，也積累了一定經驗。然而至今仍有部分醫(yī)院檔案管理信息化存在種種問題。這其中固然有對先進技術理解不盡深刻、應用不甚完備的重要原因，但歸根到底還在于管理理念層面重視程度有限，受到傳統(tǒng)粗放化管理殘余影響依舊所致。因此，新時期醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展一方面要重視軟硬件方面的持續(xù)性投入，確保信息化技術與時俱進，滿足客觀環(huán)境的各種要求。但另一方面更要提高思想認識水平，秉承精細化、人本化、科學化原則，以信息化思維引領檔案管理轉型升級。這不僅是新時期醫(yī)院檔案信息化管理有效落實的重要手段，也是基于科學發(fā)展戰(zhàn)略推動醫(yī)院管理工作信息化發(fā)展和提質增效的必由之路。

（作者單位：張家口市第五醫(yī)院）