就業(yè)視角下的高校學生檔案信息化建設

【摘 要】本文分析高校學生檔案信息化建設中面臨檔案管理意識薄弱、歸檔行為欠規(guī)范、日常檔案管理方式落后等問題，提出大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案信息化建設應堅持規(guī)范安全原則、共建共享原則、持續(xù)發(fā)展原則，論述就業(yè)視角下推動高校學生檔案信息化建設的建議：改變舊觀念，充分利用大數(shù)據(jù)，重視檔案人才隊伍建設。

【關鍵詞】高校 學生檔案 就業(yè)視角 信息化 大數(shù)據(jù)

【中圖分類號】G ?【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2021）07-0102-03

隨著時代的發(fā)展，高校學生檔案管理工作信息化越來越普遍。但是，從服務學生就業(yè)工作視角來看，目前高校學生檔案信息化還處于初級應用階段。本文分析高校學生檔案管理工作的現(xiàn)狀，闡述學生檔案信息化建設原則，提出學生檔案信息化的有效方式方法，以推進學生檔案信息化建設。

一、高校學生檔案信息化建設面臨的問題

高校學生檔案主要是指高中以來至大學畢業(yè)這一時期學生本人在學習生活中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。目前國內高校的檔案管理狀況存在一些問題，主要表現(xiàn)為檔案管理意識有待提高、歸檔行為欠規(guī)范、日常檔案管理方式落后，尤其在信息化方面比別的行業(yè)滯后，學生檔案資源沒有得到有效利用與開發(fā)。

（一）檔案管理意識薄弱，缺乏信息化管理思維

目前，我國高校學生檔案管理中存在學生檔案管理部門、檔案管理工作者、學生本人等檔案管理意識淡薄現(xiàn)象，尤其缺乏信息化檔案管理的思維。

部分高校學生檔案管理的職能部門認為，檔案工作不是高校的中心工作，只是為學校中心工作服務的一項輔助性工作;部分高校領導認為，學生檔案一般只在學校保存四年，最長也不超過六年，只要按常規(guī)保管好學生檔案，按基本要求做好相關工作即可，因此缺乏改革檔案工作的積極性。尤其在學校辦學經(jīng)費有限的情況下，部分高校檔案信息化建設方面的投入嚴重不足，甚至被擱置、忽略。

學生檔案在大學階段一般是集中到學生所在學院保管，其輔導員或兼職班主任是學生檔案的直接負責人。由于輔導員、班主任要忙于日常行政管理事務或是教學科研工作，沒有花多少時間在學生檔案管理上，加上缺乏檔案管理方面知識的專業(yè)訓練，往往缺乏檔案管理意識，只是按照學校工作布置完成相關學生檔案工作，以致學生檔案出現(xiàn)歸檔不全等問題。

學生本人檔案意識薄弱。個人檔案雖是學生自身學習成長的原始記錄，但由于是學校組織整理、保管，對學生而言檔案的存在感不強。家長、親友或者教師也沒有及時提醒學生注意其檔案的重要性。于是在現(xiàn)實生活中，經(jīng)?？梢钥吹接胁糠謱W生在招考企事業(yè)單位時被用人單位發(fā)現(xiàn)檔案不完整，要求回校補一些證明材料方能參加相關考試或被錄用。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)說明學生本人缺乏對自身檔案重要性的認識。

（二）學生檔案收集不完整、不規(guī)范，不利于用人單位全面了解學生

學生檔案是學生在校學習、生活、表現(xiàn)等重要的成長記錄，歸檔完整、規(guī)范的學生檔案，對用人單位全面了解學生、選擇適合單位發(fā)展的勞動者具有非常重要的作用。然而，目前高校學生檔案管理存在檔案收集不完整、不規(guī)范現(xiàn)象。高校學生檔案的收集涉及學校檔案館、學工工作處、教務處、招生就業(yè)處、后勤管理處、學校團委、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學院及學生所在學院等多部門，加上負責整理檔案的輔導員、班主任缺乏檔案學專業(yè)素養(yǎng)，而且事務繁多，不可避免地造成學生檔案收集不全面、不規(guī)范的問題。高校輔導員大多只在學生入學初期對學生檔案進行檢驗，畢業(yè)前夕對大學四年形成的學生檔案進行收集、整理，其余時間段一般是學生會干部進行日常管理。由于學生干部流動性強，以致很多原始檔案材料沒有按時（年度）收集。在工作中，部分學生在更換工作后被用人單位發(fā)現(xiàn)檔案不完整，如實習單位記錄表沒有班級意見、學?；驅W院沒有簽字蓋章、缺少學籍檔案成績表等，導致學生不得不回校補證明材料。

（三）學生檔案管理方式陳舊，軟硬件設施設備需完善

目前，很多學生檔案管理一直處于紙質檔案管理和人工管理的階段，由于投入資金不足，軟硬件設施不完善，無法將先進技術融入學生檔案管理工作中，這樣的管理方式耗費了管理者大量的時間，并且收集到的檔案存在碎片化信息，很多信息缺乏應用價值。

二、大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案信息化建設的原則

高校學生檔案信息化建設，必須堅持管理過程規(guī)范安全原則、共建共享原則和協(xié)調發(fā)展原則。這既是適應大數(shù)據(jù)時代檔案事業(yè)發(fā)展要求，也是充分利用高校學生檔案資源的需要。

（一）規(guī)范安全原則

在學生檔案信息化建設中，必須堅持規(guī)范安全的原則。在學生檔案信息化過程中，管理者要嚴格按照《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》《高等學校檔案管理辦法》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等制度要求推進學生檔案信息化，具體包括整理、分類、鑒定、編號以及數(shù)字化外包等業(yè)務。堅持規(guī)范原則不僅可以讓學生檔案信息化工作具有科學適用性，操作性更強，針對性顯著，而且在信息化開展過程中各個環(huán)節(jié)的處理更精細化，做到工作效率和工作質量全面提升。只有這樣，才能為用人單位提供有效全面的學生檔案資源，也便于用人單位全面了解學生，選擇合適人選，同時也保證學生檔案信息不外泄，安全規(guī)范。

（二）共建共享原則

在學生檔案信息化建設中，要動員多方力量，集思廣益，共同策劃，共同建設。招標部門要將學生檔案質量列入招標文件和合同條款，確保系統(tǒng)可靠運行和質量過硬;業(yè)務部門要做好全面提供學生檔案資料等工作;監(jiān)督部門要跟進信息化工作實施進度，避免過程管理不當;檔案部門要從專業(yè)角度做好驗收、反饋等工作;網(wǎng)絡安全部門要確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行并且學生資源安全。堅持共建共享原則，能夠強化各部門溝通協(xié)調，確保資源建設安全規(guī)范。

（三）持續(xù)發(fā)展原則

學生檔案平臺系統(tǒng)的建設，既要能滿足當前符合歸檔要求材料的收集、管理、利用、編研等各功能的要求，方便檔案利用者檢索、查詢，又能隨著技術的發(fā)展和社會的進步，不斷拓展、擴充信息平臺的功能，不斷升級服務能力。

三、推動大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案信息化建設的建議

（一）改變舊觀念

要讓學生檔案管理工作上一個臺階，跟上時代的節(jié)拍，必須更新學生檔案管理理念。首先，要用多維視角梳理學生檔案管理流程與管理內容，既要從管理者角度考慮學生檔案管理工作信息化的開展，也要從檔案利用者（用人單位）角度考慮學生檔案的查詢利用。促使學生檔案管理工作形成閉環(huán)管理，做到最優(yōu)流程。其次，要善于利用新技術解決工作中遇到的問題，用大數(shù)據(jù)思維落實日常學生檔案管理工作。只有這樣，才能把握大數(shù)據(jù)時代學生檔案工作的特點，有效提高學生檔案管理工作的質量。

（二）充分利用大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)具有“4V”特點，即大容量（Volume）、多種類（Variety）、速度（Velocity）、價值（Value）。“大容量”要求在學生檔案信息化建設過程中，不僅要了解學生檔案信息來源全面性，還要讓這些來源的信息具有真實性和完整性，要求多部門加強溝通，協(xié)同處理，讓參與單位認識到信息化工作人人有責。“多種類”要求信息化平臺要具有接收和處理各種數(shù)據(jù)的能力?！八俣群蛢r值”要求系統(tǒng)在運行中具備及時響應數(shù)據(jù)、處理信息的能力。首先，在平臺建設上要與學校的多部門通力協(xié)作，盡可能多地協(xié)調溝通，保證學生檔案資源完整性;系統(tǒng)平臺既能收集結構化數(shù)據(jù)，也能收集非結構化數(shù)據(jù)，還能收集半結構化數(shù)據(jù)。同時，系統(tǒng)要能及時、實時全面地收集數(shù)據(jù)，確保有價值的數(shù)據(jù)不遺漏。其次，要做好學生檔案基礎數(shù)據(jù)分類，做好數(shù)據(jù)源的質量管控，保證數(shù)據(jù)準確性、真實性、有效性。只有這樣，學校才能精準施策，進行個性化管理，為用人單位提供合適人才。

（三）重視檔案人才隊伍建設

要做好高等學校學生檔案信息化工作，必須堅持以人為本的思想，創(chuàng)造檔案隊伍成長的良好環(huán)境，建立檔案管理人才激勵機制，完善檔案管理人員繼續(xù)教育學習制度，從而加強人才隊伍建設。

1.創(chuàng)造良好的人才成長環(huán)境

高等學校要給檔案工作者創(chuàng)造寬松的工作氛圍，給予檔案工作者人文關懷，尊重檔案工作人員職業(yè)，尊重檔案工作者的價值觀，重視檔案工作者提出的合理建議。一方面可以優(yōu)化檔案工作者的工作環(huán)境，配備檔案工作所需的先進的設施設備;另一方面可以在檔案管理學、文獻保護、檔案資源開發(fā)利用等方面加大科研立項，讓檔案工作者潛心研究，獲得項目立項，為職稱、級別晉升創(chuàng)造條件。

2.建立人才激勵機制

在激勵機制下，“多干少干一個樣”的局面會被徹底打破，從而充分調動檔案工作者的工作主動性和積極性，形成檔案事業(yè)發(fā)展的內動力、原動力，促進檔案事業(yè)良性發(fā)展。因此，要把晉升專業(yè)技術職稱、行政領導職務與工作業(yè)績相結合，改變把檔案管理人員當作學校輔助崗位的狀況，更要善于利用信任激勵、情感激勵、榮譽激勵等方式激勵檔案工作人員，如果遇到能力過硬的人才，要有不拘一格的氣魄，及時地給他們壓擔子。運用激勵機制，形成“優(yōu)秀干部有成就感，平庸干部有壓力感，不稱職干部有危機感”的局面，才能真正做到事業(yè)留人、感情留人、待遇留人，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.完善繼續(xù)教育學習制度

要制定相關政策，明確規(guī)定高校檔案管理人員的繼續(xù)教育，明確在其崗位任期內既要學習檔案管理學、文獻學等相關理論知識，也要學習計算機知識、網(wǎng)絡通信技術、信息學、大數(shù)據(jù)等方面技術技能，更要對其綜合素質進行考查、考核，建設一支“政治覺悟高、思想素質好、敬業(yè)精神強、奉獻意識濃”的工作隊伍。

總之，在大數(shù)據(jù)時代，高校必須加強學生檔案信息化建設，積極面對學生檔案信息化過程中遇到的一系列挑戰(zhàn)，用大數(shù)據(jù)觀念，強化高校學生檔案信息化管理工作，提高學生檔案管理的質量與效率。

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注：廣西民族大學2017年校級科研項目就業(yè)研究專項“大數(shù)據(jù)時代畢業(yè)生就業(yè)檔案信息化建設的研究”（2017MDSKZX08）

【作者簡介】黃金旺（1975— ），男，漢族，湖南新田人，廣西民族大學電子信息學院經(jīng)濟師，研究方向為檔案管理、實驗室管理、實驗教學管理。

（責編 黎 原）