大數(shù)據(jù)背景下強化檔案管理工作的思考

王長紅

摘 要：檔案是為發(fā)展提供重要依據(jù)、決策輔助的重要參照，檔案管理更是關系到未來社會各項發(fā)展的重要工作。在大數(shù)據(jù)、云計算等計算機應用技術飛速發(fā)展的時代，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。文章通過對這些機遇和挑戰(zhàn)進行分析，找出應對措施，以便于檔案管理工作能更好地抓住時機，實現(xiàn)提質(zhì)增效發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理；檔案工作；大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)時代的到來使檔案管理的方式發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變。在信息收集整理、知識挖掘以及檔案服務等多方面都實現(xiàn)了創(chuàng)新與優(yōu)化，為檔案管理工作的長足發(fā)展提供了新的機遇。隨著政府信息公開條例深入推進，政府職能轉(zhuǎn)變，特別是大數(shù)據(jù)、云計算等各類技術高速發(fā)展，人們需要越來越多元化、個性化的信息服務，這對檔案工作提出了更高的要求。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的機遇

1.更有利于挖掘檔案價值。隨著信息技術的不斷提升，檔案信息數(shù)字化進程不斷加速。無紙化辦公的大力推進使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔逐步向電子文件過渡。利用大數(shù)據(jù)分析等技術手段，檔案信息的篩選效率得到較大提升。信息資源的縱向及橫向連接，進一步增強了檔案信息分析的深度及廣度，大大提高了檔案資源利用率。

2.更有利于信息資源共享。大量匯集的檔案信息只有在云計算及大數(shù)據(jù)的技術支撐下，才能真正發(fā)揮資源共享的作用?；ヂ?lián)網(wǎng)信息的傳遞，讓檔案服務由幕后逐步走向臺前。平臺化資源共享打破了時間和空間的限制，也進一步降低了檔案信息共享成本。通過共享信息的橫向串聯(lián)，人們更全面地了解及掌握到客觀事物的整體形態(tài)，為各項事務決策提供了更加堅實可靠的資源支撐。

3.更有利于推動檔案工作創(chuàng)新。不斷優(yōu)化和提升的檔案信息系統(tǒng)操作功能，將以往傳統(tǒng)檔案工作的各項環(huán)節(jié)進行功能性整合。借助于技術的革新，將檔案信息所涉及的碎片化、即時性、非結(jié)構(gòu)化特征的數(shù)據(jù)，進行歸類、整理和收集，極大提高了檔案資源的豐富性和多樣性。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案收集、存儲的難度不斷增加。隨著多媒體的不斷拓展，音頻、視頻、圖片等多種形式的非結(jié)構(gòu)化檔案信息所占比重越來越大。檔案的收集、整理等環(huán)節(jié)主要面臨以下兩方面的挑戰(zhàn)：一是檔案信息的收集及管理難度加大。隨著無紙化辦公的盛行，部門、機構(gòu)通過電子文件傳遞信息及下達任務指令越來越多，不同類型的非結(jié)構(gòu)化檔案信息使得傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)難以進行有效的儲存和管理，加之電子文件歸檔尚不成熟，對電子文件的管理機制亟待進一步完善。二是數(shù)據(jù)資料分類整理缺乏智能化管理系統(tǒng)支撐。就目前數(shù)字信息檔案管理而言，多數(shù)系統(tǒng)依托于數(shù)據(jù)庫技術進行開發(fā)和完善，難以結(jié)合自身檔案數(shù)據(jù)特征形成專業(yè)化、網(wǎng)絡化、智慧化的檔案存儲系統(tǒng)，不利于存檔數(shù)據(jù)的維護和查取。隨著數(shù)據(jù)量增加及數(shù)據(jù)多樣化，數(shù)據(jù)存儲及訪問速度重要性凸顯，檔案服務面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

2.檔案管理的安全性難以保障。隨著信息技術及互聯(lián)網(wǎng)技術不斷更新，檔案存放逐步由紙質(zhì)存檔向電子存檔轉(zhuǎn)變、線下存放向線上存放轉(zhuǎn)變，但隨之而來的安全性問題逐步凸顯，主要包括：一是存檔介質(zhì)的安全性難以保障。目前，多數(shù)檔案管理部門以硬件磁盤的形式保存檔案信息。由于多數(shù)存儲介質(zhì)存在長期不穩(wěn)定性的特點，隨著放置時間、環(huán)境等因素的變化，往往會導致存儲介質(zhì)物理或化學性質(zhì)發(fā)生改變，從而造成存儲數(shù)據(jù)丟失。二是信息安全保障體系不健全。云計算、大數(shù)據(jù)應用等技術的升級，為檔案數(shù)據(jù)存儲提供了更優(yōu)方式，有些部門及單位充分利用大數(shù)據(jù)及云計算等技術，逐步建立起先進的“云檔案”管理系統(tǒng)。但一些涉密信息也直接或間接地通過網(wǎng)絡上傳至服務器進行儲存。由于多數(shù)民用服務器并不具備較高的互聯(lián)網(wǎng)安防等級，大型服務器及管理系統(tǒng)極易成為網(wǎng)絡攻擊的對象。數(shù)據(jù)丟失及泄密隱患，是當下檔案信息安全所面臨的重要挑戰(zhàn)。

3.檔案管理的創(chuàng)新及聯(lián)動機制不足。由于檔案數(shù)據(jù)對前臺業(yè)務的直接作用不顯著，多數(shù)部門、機構(gòu)及企業(yè)的檔案管理工作很難引起更多重視，由此引發(fā)的挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在以下兩方面：一是創(chuàng)新驅(qū)動力不足。檔案信息化時代，對檔案從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)提出了前所未有的要求。從事檔案管理的相關人員普遍存在“半路出家”的現(xiàn)象，缺乏系統(tǒng)性技能培訓，特別是對大數(shù)據(jù)知識的學習較為欠缺，造成信息化技能不足，使得新時代檔案管理創(chuàng)新能力和創(chuàng)新意識受到了極大的制約。二是線上線下檔案管理聯(lián)動機制不完善。由于檔案管理人員未能掌握足夠的信息化技術，多數(shù)線上數(shù)據(jù)的管理與線下檔案的管理分部門執(zhí)行，因此線上檔案信息與線下檔案管理協(xié)調(diào)聯(lián)動不足。

三、大數(shù)據(jù)背景下推進檔案管理工作的思路舉措

1.著力建設檔案管理平臺。面對新時期更為復雜的檔案管理要求，著力打造檔案管理平臺是提升管理效率的關鍵。平臺系統(tǒng)的打造既要堅持檔案保管單位的個性化需求，也要兼顧系統(tǒng)性資源對接便利。從整體兼容性角度來看，需要高屋建瓴地設計出整體性強、智慧程度高、存儲量大的基礎平臺。同時，較強的多元化信息處理功能及構(gòu)架豐富的數(shù)據(jù)接口，是保障各類子平臺接入，增強不同數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、傳輸能力的重要條件。以此為基礎，才能使部門之間、地區(qū)之間的數(shù)據(jù)進行有效銜接，徹底打通數(shù)據(jù)壁壘，減少信息資源的重復性收集，進而實現(xiàn)系統(tǒng)平臺集約化、智慧化、交互化發(fā)展。從個性化需求看，由于不同部門所處理的檔案類型不一，應該在強化檔案信息規(guī)范化的基礎上，量體裁衣，依據(jù)檔案管理信息類型及檔案人員具體訴求，開發(fā)具有針對性的管理子系統(tǒng)，進一步提升信息采集、轉(zhuǎn)換、查詢、整理、更新等各環(huán)節(jié)工作效率。與此同時，便捷化的操作系統(tǒng)及門戶平臺，是減少從業(yè)人員培訓成本、迅速普及系統(tǒng)應用、提升用戶查詢體驗的重要保障。

2.著力完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度是提升檔案管理標準、規(guī)范檔案信息、提升管理效率的重要保障。一是完善規(guī)章制度。規(guī)章制度力求簡單實用，具有較強的可操作性和實踐指導性，拒絕花架子和空殼子；必須要有較強的普遍約束力，不能只適用于檔案行政管理人員，應對單位所有干部職工具有同樣的規(guī)范效力，提升單位整體的檔案管理意識。二是完善標準化設計?？茖W優(yōu)化管理流程、確定標準化操作細節(jié)。將檔案管理流程同管理系統(tǒng)相結(jié)合，使標準化切實體現(xiàn)在每個操作細節(jié)中。三是強化檔案安全責任意識。切實履行好《檔案法》及各項保密制度要求，強化檔案管理人員的安全責任意識。從信息源頭入手，對不同密級的信息實行分級化管理，嚴格管理使用人員的查詢等級。同時，不斷更新管理系統(tǒng)的安全防護措施，防止黑客及各類網(wǎng)絡攻擊造成檔案管理安全事故。

3.著力提升檔案利用個性化服務。大數(shù)據(jù)時代背景下，要及時創(chuàng)新檔案服務理念，使檔案管理工作與地方中心工作相契合。一是強化發(fā)展服務意識。圍繞地區(qū)發(fā)展的重大決策和部署，通過檔案信息整理及數(shù)據(jù)挖掘，為各類重大事項的決策提供可參考的數(shù)據(jù)及信息資源，將檔案工作的被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?。二是強化民生服務意識。積極聯(lián)動涉民部門，強化信息的交互與使用，打通部門間的信息壁壘，擴大涉民信息采集范圍，完善采集涉民信息及建立民生檔案工作。同時，加強民生信息的綜合分析和整理，為服務百姓生活提供更加全面、翔實的信息資料。三是強化社會服務意識。通過大數(shù)據(jù)分析用戶的數(shù)據(jù)查詢類型及個性化需求，提前利用微信等方式將關聯(lián)信息及辦事流程推送給用戶，進一步提升用戶體驗，增強服務滿意度。及時關注民生實事和社會熱點信息，通過檔案信息整合，及時傳播客觀、準確的信息資料，實現(xiàn)正向輿論引導。

4.著力提升檔案管理人員信息化技能。信息化、大數(shù)據(jù)時代對現(xiàn)階段檔案管理從業(yè)人員綜合技能素養(yǎng)提出了更高要求。目前，檔案管理工作一方面要求從業(yè)人員具備專業(yè)的檔案管理知識及信息收集能力，另一方面對數(shù)據(jù)庫應用、網(wǎng)絡信息處理等計算機技術也提出了相應的要求。一要加強信息化網(wǎng)絡學習平臺建設，將管理系統(tǒng)的實際應用及具體案例以網(wǎng)絡授課的方式融入實際教學，方便相關人員及時通過網(wǎng)絡平臺，掌握先進的檔案管理理念及技術，進一步提升工作團隊的專業(yè)素養(yǎng)。二要強化檔案管理人才創(chuàng)新培養(yǎng)機制。從大學生抓起，將實際檔案管理與相關教學相結(jié)合，積極引導學生將理論與實際工作結(jié)合。加大對高校學生信息化綜合技能的培養(yǎng)力度，使其具備一定的云計算、大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)類型轉(zhuǎn)換、多媒體文件的剪輯和處理等計算機技能。