基于數(shù)字化校園背景簡析高校檔案集中管理要點

趙淑英

【摘? 要】高校檔案是一個高校歷史見證的憑證，同時也是對高校發(fā)展進行研究的重要資源，對于高校發(fā)展是極為重要的。基于數(shù)字化校園背景，高校在日常生活中產(chǎn)生了大量的電子版檔案，需要專門的高校檔案管理部門進行整理，分類，保存，利用和管理。所以，如果要確保高校檔案管理的質(zhì)量，勢必要擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式，創(chuàng)新高校檔案管理模式，加速推進高校的檔案信息化管理。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化校園;高校檔案;管理要點

1.數(shù)字化校園對高校檔案管理的積極影響

1.1數(shù)字化校園的建設(shè)提高了高校管理效率

在數(shù)字化校園的背景下，高校管理信息化穩(wěn)步推進，檔案管理也毫不例外。現(xiàn)在的檔案管理不再是用一個圖書館般大的房間，用書柜對各類檔案進行分類，全部由人工進行操作;而是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，將高校的檔案存入電子檔，檔案管理者只需要通過電腦便可以對檔案進行分類與整理，不僅節(jié)省了時間成本，更節(jié)約了人力資源。信息化檔案管理其實表現(xiàn)在兩方面：一方面由傳統(tǒng)的人工管理記錄模式向電子化管理轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理的效率;另一方面是數(shù)字化校園背景下高校檔案管理模式發(fā)生了根本變化，不再需要大量的儲存空間，同時還減少了外界不可控的因素，保證了檔案的安全管理。通過這樣的信息化管理，能夠?qū)n案文字快速提取，大大提高了檔案的利用率。

1.2數(shù)字化校園推動了高校檔案事業(yè)的發(fā)展

檔案管理是校園組織管理工作中的重要組成部分，數(shù)字化校園從根本上推動了檔案事業(yè)的發(fā)展。一方面，通過數(shù)字化校園，學(xué)校各個部門的信息能夠?qū)崿F(xiàn)互通，在出現(xiàn)新情況的第一時間便可以進行交流，快速地對問題進行處理與解決，不僅加強了各部門之間的聯(lián)系，還提高了各部門的辦事效率與準確度，實現(xiàn)了檔案工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;另一方面，因為數(shù)字化校園，學(xué)校就會引進高科技技術(shù)產(chǎn)品，而這些產(chǎn)品也就確保了學(xué)校檔案管理的質(zhì)量，從而推動了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.3數(shù)字化校園推動變革高校檔案管理模式

數(shù)字化校園的建設(shè)，也就是從傳統(tǒng)的管理模式中走出來，向新穎的科學(xué)管理模式轉(zhuǎn)變?？茖W(xué)合理的檔案管理模式能夠提升學(xué)校檔案管理的效率，更好的學(xué)校檔案資源進行分類整理，促進高校檔案事業(yè)的發(fā)展。在此背景下，校園檔案管理實現(xiàn)了信息化和網(wǎng)絡(luò)化，利用校園網(wǎng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，將校園推動走入了高科技的新時代。這樣，信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的更為廣泛，信息化管理模式也將會走入更多的企業(yè)和組織，不僅推動了科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，也大大提升了社會資源的利用率，使信息化管理模式走入大眾的視野。

2.校園數(shù)字化背景下高校檔案集中管理要點

2.1高校檔案管理模式的選擇

雖然校園數(shù)字化已經(jīng)在實施建設(shè)中，但很多高校對于檔案管理的模式仍然比較模糊，沒有確定的規(guī)章制度與管理措施，以至于產(chǎn)生了文件分類不到位，文件不齊全等問題。所以，為了更好地推進高校檔案管理工作，必須對高校檔案管理模式進行嚴苛的選擇，結(jié)合高校自身的管理模式和實際情況，尋找并建立屬于自己高校的檔案管理模式。有些學(xué)校已經(jīng)對比進行了嘗試，主要有三種類型：一、文件生成機構(gòu)管理模式：電子檔案由高校各個部門等生成機構(gòu)保管，各個部門成立自己的檔案管理機構(gòu)，并按照檔案管理的法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，制定相應(yīng)的管理辦法，然后將生成的數(shù)字檔案保存到檔案數(shù)據(jù)庫中。這種模式程序較為復(fù)雜，輸出的檔案部門較多，且對各個部門的要求很高，此外，對設(shè)施配件的質(zhì)量要求也很高，不僅難度大，而且成本高，很難達到要求。二、檔案管理機構(gòu)保管模式：高校檔案管理機構(gòu)對高校各個部門生成的檔案進行篩選和鑒別，然后將符合標準的檔案進行分類整理，保存。這類管理模式，一般高校會有專門的檔案管理機構(gòu)負責(zé)，并且在上級領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下，制定合理的管理方法。三、聯(lián)合管理模式：需要學(xué)校各個部門的共同參與，文件生成機構(gòu)遵循檔案管理機構(gòu)制定的管理方法和相關(guān)制度，將有價值的檔案上傳的檔案數(shù)據(jù)庫，而檔案管理機構(gòu)則負責(zé)檔案后期的運營和維護，以及檔案資源的利用。相比較前面兩種模式而言，這種模式充分利用了兩者的優(yōu)勢，是一般高校都會采用的辦法，不僅全校各個部門都參與到檔案管理工作中，且運營效率高，可行性強。

2.2高校檔案管理模式轉(zhuǎn)變的途徑與措施

在校園數(shù)字化的背景下，高校的檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級已經(jīng)成為勢在必行的一步，在這過程中就必須注重結(jié)合檔案管理的實際需要，明確檔案管理模式的途徑與措施。首先是明確高校檔案管理模式轉(zhuǎn)變的途徑：提升高校檔案信息化程度，將檔案管理系統(tǒng)與高校數(shù)字化進行有效的對接，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用到檔案管理工作中去，大力提升高校檔案管理的信息化水平，完善高校檔案管理信息化系統(tǒng);優(yōu)化檔案管理流程，使檔案收集，分類，整理，儲存，后續(xù)開發(fā)同步進行，達到最大化的使用效率;加強高校檔案信息來源建設(shè)，加大檔案信息的收集范圍，可以將紙質(zhì)版的資源轉(zhuǎn)化為電子版，將口頭版的資源轉(zhuǎn)為電子版，以及學(xué)校里的教學(xué)成果和教學(xué)方法數(shù)字化;另外要重視到檔案信息庫的后續(xù)開發(fā)，配齊所有的高素質(zhì)專業(yè)人才，結(jié)合高校的教學(xué)要求，形成新的教學(xué)資源;要加強檔案管理制度，加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，招收專業(yè)人才，將檔案管理制度充分落實到位;最后，要加強檔案管理工作人員的審核，要物盡其用，人盡其才，充分發(fā)揮人的作用和價值。推動數(shù)字化檔案管理模式變革，促進高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.3高校檔案管理的理念和創(chuàng)新

雖然校園數(shù)字化已經(jīng)提上了日程，但是不存在很多人仍然有傳統(tǒng)的檔案管理思想，管理思想觀念落后，管理創(chuàng)新意識不強。另外，還有些高校的管理手段仍然比較落后，管理手段有待進一步加強。所以，要構(gòu)建高校檔案管理服務(wù)創(chuàng)新體系，讓在校生或者其他教職員工對高校檔案管理系統(tǒng)的不同需求以及當前信息管理系統(tǒng)所存在的問題提出指導(dǎo)性的意見，并對檔案管理工作人員，檔案管理體系，檔案管理制度，人事檔案管理等給出相應(yīng)的評價，從而根據(jù)實際需要對檔案管理信息系統(tǒng)進行創(chuàng)新與改變。另外，要在思想上灌輸新理念，打破固有的傳統(tǒng)管理思想，為校園數(shù)字化拓寬基礎(chǔ)，推動高校檔案管理模式的創(chuàng)新與應(yīng)用。

3.總結(jié)

在校園數(shù)字化背景下，高校檔案管理模式得到了重大的變革，高校檔案管理的效率越來越高，不僅很大程度上節(jié)省了時間成本，還節(jié)省了很多人力成本與占地成本，極大地推動了高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。在推進高校檔案管理信息系統(tǒng)的同時，不僅要注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的充分運用，還要從學(xué)校自身的實際需求出發(fā)，響應(yīng)大多數(shù)人的需求，還要重視全校各個部門的充分參與，將檔案管理落實到校園的每個角落，以確保高校檔案的質(zhì)量和保存力度。總而言之，基于校園數(shù)字化，高校的檔案管理工作進行的很好，高校檔案事業(yè)也在不斷發(fā)展著，這對于一個高校來說無疑是極好的創(chuàng)新。

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