內(nèi)蒙古林草規(guī)劃院檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計

張芳

（內(nèi)蒙古自治區(qū)林業(yè)和草原監(jiān)測規(guī)劃院，呼和浩特 010020）

檔案信息是對社會發(fā)展的有效記錄，是人類社會發(fā)展的寶貴記憶遺產(chǎn)，是重要的信息資源，在整個社會管理系統(tǒng)中具有獨特的作用與價值[1]。林業(yè)檔案記載著林草工作的成果業(yè)績，記載著林業(yè)資源的分布情況，在林草建設(shè)與發(fā)展中起著重要的作用。隨著信息化技術(shù)在林草工作中的不斷深入，檔案資料的信息化管理和利用也成為了必要手段。規(guī)劃院自建院以來，已經(jīng)歷70 多個春秋，留下了大量珍貴的資料。目前，這些資料主要是以圖片、錄像、照片和紙質(zhì)資料等原始形式存放，作為林草信息的主要載體，原始檔案的整理、分類及管理工作量大，查閱比較煩瑣，且部分檔案的使用率較高、流動性較大，容易造成損壞或者丟失。因此，有必要在檔案管理工作中引入信息技術(shù)，建立信息化的林草檔案系統(tǒng)，全面提高檔案的管理水平。

1 設(shè)計目標(biāo)

檔案管理信息系統(tǒng)是在完成OA辦公系統(tǒng)平臺建設(shè)的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)有的軟、硬件，建立一個標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的安全可靠的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各類檔案數(shù)據(jù)的計算機(jī)自動化管理，能夠迅速提供準(zhǔn)確、精細(xì)的檔案信息。

本系統(tǒng)可以將OA 辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)直接進(jìn)行歸檔，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作的流程化、自動化，切實提高工作效率，并通過權(quán)限設(shè)置，實現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案的利用率。本系統(tǒng)可以將照片、紙質(zhì)資料等原始檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后歸入數(shù)據(jù)庫中。

2 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

2.1 系統(tǒng)軟件體系結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)總體上采用“集中式”架構(gòu)，在機(jī)房部署Web、應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，采用B/S 體系結(jié)構(gòu)，在單位內(nèi)部局域網(wǎng)登錄到Web服務(wù)器上使用本系統(tǒng)。

2.2 軟件環(huán)境

使用MyEclipse 10 作為開發(fā)工具，Java,Javascript 作為開發(fā)語言，Microsoft SQL Server 2008 作為后臺數(shù)據(jù)庫，操作系統(tǒng)為Windows 7。

3 系統(tǒng)功能設(shè)計

根據(jù)林草檔案管理的業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)劃分為如下幾個模塊。

用戶管理：包括用戶登錄、用戶信息管理、權(quán)限設(shè)置、個人設(shè)置；檔案管理：包括文書檔案、基建檔案、科技檔案、會計檔案、科技圖書、測繪檔案、實物檔案、報刊雜志等的數(shù)據(jù)錄入、查詢、修改、刪除等，另外，還有借閱歸還模塊；系統(tǒng)管理：包括數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)、日志管理、退出系統(tǒng)。如圖1所示。

圖1 功能結(jié)構(gòu)圖

各類檔案中都包括數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)修改、報表打印和檔案借閱等功能。

3.1 用戶管理

3.1.1 權(quán)限設(shè)置

為保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密，對系統(tǒng)功能使用進(jìn)行更有效的管理，為不同級別的用戶提供最大化的服務(wù)，系統(tǒng)必須建立權(quán)限管理與訪問控制機(jī)制。

系統(tǒng)提供嚴(yán)密的授權(quán)機(jī)制，對不同類型檔案，為不同用戶賦予相對應(yīng)的使用權(quán)限，系統(tǒng)管理員具有全部操作，檔案部門用戶可實現(xiàn)檔案的增加、修改、查詢及刪除等功能，其他用戶只有查詢的權(quán)限。

本系統(tǒng)由系統(tǒng)管理員進(jìn)行權(quán)限分配，所有系統(tǒng)用戶權(quán)限的新增、變更、撤銷等必須由管理員統(tǒng)一設(shè)置。權(quán)限的設(shè)置首先根據(jù)不同的職務(wù)、部門等類別設(shè)置不同的角色，其次為每個不同的角色分配不同的資源，然后再根據(jù)系統(tǒng)使用規(guī)則把角色賦給不同的用戶，完成權(quán)限分配。

3.1.2 個人設(shè)置

系統(tǒng)提供用戶認(rèn)證，要求每位用戶自行設(shè)定準(zhǔn)入安全密碼，密碼經(jīng)過加密計算后保存在數(shù)據(jù)庫中。

3.1.3 用戶登錄

授權(quán)用戶進(jìn)入系統(tǒng)時，首先要求用戶進(jìn)行登錄，需進(jìn)行密碼校驗，校驗通過的用戶根據(jù)工作權(quán)限生成自己的使用界面，不通過則無法登錄本系統(tǒng)。用戶登錄后需要記入到日志庫中。

3.1.4 用戶信息管理

系統(tǒng)用戶賬戶管理，系統(tǒng)管理員統(tǒng)一對進(jìn)入本系統(tǒng)的用戶進(jìn)行管理，實現(xiàn)對用戶的增加、修改、刪除等操作。

3.2 檔案管理

林草檔案包括文書檔案、基建檔案、科技檔案、會計檔案、科技圖書、測繪檔案、實物檔案、報刊雜志等，根據(jù)不同檔案類型設(shè)置不同的數(shù)據(jù)處理界面。數(shù)據(jù)處理包括數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)刪除、報表打印、借閱歸還等。

3.2.1 數(shù)據(jù)錄入

本模塊處理用戶錄入新的檔案文件或者案卷信息。提供鍵盤錄入、文件掃描和直接接收電子文件等多種檔案數(shù)據(jù)的錄入方式，實現(xiàn)數(shù)字檔案的著錄、編目、組卷、歸檔等功能。

不同的檔案有不同的錄入字段，一般包括檔案類型、全宗號、總分類號、案卷號、密級、歸檔時間、保管期限、案卷題名、編制人、編制日期、庫存等。

不同類型的檔案數(shù)據(jù)，文件格式盡量采用通用文件格式，且盡量滿足能夠接收各種文件格式。

3.2.2 數(shù)據(jù)查詢

按用戶輸入的條件查詢相應(yīng)的檔案信息。具備對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多種途徑檢索的功能，可實現(xiàn)模糊查詢。查詢結(jié)果以列表目錄形式顯示，具有檔案處理權(quán)限的用戶可以對查詢結(jié)果進(jìn)行編輯并保存。

3.2.3 數(shù)據(jù)修改

本模塊除實現(xiàn)單個檔案的字段數(shù)據(jù)修改功能外，可實現(xiàn)批量修改數(shù)據(jù)的功能，由用戶指定條件，將數(shù)據(jù)庫中所有符合條件的文件或案卷記錄按要求統(tǒng)一修改某個字段的值。例如，可以將所有年份為2010的文件記錄的保管期限修改為長期。

3.2.4 數(shù)據(jù)刪除

可實現(xiàn)檔案文件記錄的單條刪除，也可提供批量刪除功能。

3.2.5 報表打印

打印各類檔案的目錄表和統(tǒng)計表?？梢园凑沼脩舻男枨筮M(jìn)行報表的設(shè)計并自動生成。

3.2.6 檔案借閱歸還

此模塊分為借閱登記和歸還記錄，借閱包括借閱人、借閱數(shù)量、借閱日期、借閱理由、檔案號、題名等檔案詳細(xì)信息及剩余庫存等。歸還包括歸還期、歸還數(shù)量及檔案利用效果等。

借閱歸還模塊能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的借閱及歸還產(chǎn)生統(tǒng)計報表，可按檔案類型、是否歸還、檔案名稱、借用人、借用日期等查詢方式進(jìn)行統(tǒng)計。

3.3 系統(tǒng)管理

3.3.1 數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)

本模塊能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)機(jī)制。數(shù)據(jù)備份可以按年度、檔案種類等條件定期做部分備份或完全備份。原則上對系統(tǒng)實施每周一次數(shù)據(jù)庫級備份，每月一次系統(tǒng)及備份。備份的路徑在系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置中指定。

數(shù)據(jù)恢復(fù)就是將備份的數(shù)據(jù)恢復(fù)到數(shù)據(jù)庫中?；謴?fù)時自動由備份生成的一個XML 文件進(jìn)行恢復(fù)，具備批量備份和恢復(fù)功能

3.3.2 日志管理

本模塊可以查看系統(tǒng)運(yùn)行的日志記錄，并可通過姓名及時間進(jìn)行日志查詢及刪除。

系統(tǒng)的日志完整記錄登錄用戶的重要操作，可以對系統(tǒng)使用所產(chǎn)生的日志信息進(jìn)行分類管理，包括訪問用戶名、訪問時間、所查詢內(nèi)容、利用方式等。管理員能夠通過日志了解各個用戶的操作情況，提供日志查詢、備份、導(dǎo)出和刪除等。在非正常情況下日志可幫助管理員判斷系統(tǒng)故障。

3.3.3 退出系統(tǒng)

確保系統(tǒng)安全退出。

4 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)據(jù)庫是進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，并且可以進(jìn)行操作的工具，它是信息的一個集合。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計必須是靈活的，邏輯性強(qiáng)的設(shè)計，合理的數(shù)據(jù)庫設(shè)計能夠提高數(shù)據(jù)存儲及使用的效率，保證數(shù)據(jù)的完整性和一致性。

首先為系統(tǒng)的公共信息，即用戶信息、權(quán)限信息等建立獨立的數(shù)據(jù)表，這些公共信息表供每個模塊訪問，以降低表間的耦合程度。

其次按照系統(tǒng)的功能設(shè)計，對每個模塊創(chuàng)建它所需要的信息存儲表，不同表之間通過關(guān)系模型和主外鍵聯(lián)系起來，共同為此模塊提供持久層的服務(wù)。

最后考慮數(shù)據(jù)的保密性、使用性、可維護(hù)性和可移植性等性能，考慮數(shù)據(jù)精確度，轉(zhuǎn)換與傳輸時間、響應(yīng)時間、運(yùn)行時間及穩(wěn)定性等因素，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫的查詢速度。本系統(tǒng)采用的是SQL Server 2008，能很好地滿足數(shù)據(jù)庫解決方案。

5 系統(tǒng)安全

需要建立數(shù)據(jù)的安全管理體制，從多方面進(jìn)行安全系統(tǒng)的構(gòu)建。一般情況下，通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)、分級授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)、數(shù)據(jù)存儲的安全性等措施來實現(xiàn)。例如，對不同級別的用戶設(shè)置不同的權(quán)限，實行分級控制,所有的授權(quán)必須經(jīng)過審批才能使用。還要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系設(shè)計，采用防火墻技術(shù)、建立入侵檢測系統(tǒng)、用戶身份驗證、防病毒軟件等措施，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。對系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份,并建立日志，建立數(shù)據(jù)備份防范與容災(zāi)機(jī)制，保證數(shù)據(jù)安全。

6 系統(tǒng)應(yīng)用

本系統(tǒng)的建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)蒙古林草規(guī)劃院檔案的自動化管理，做到快速、實時、精確地檢索檔案，并能夠在線完成檔案的借閱及歸還，有效地提高工作效率及服務(wù)質(zhì)量，為實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定了基礎(chǔ)。

7 結(jié)束語

林草檔案管理工作是規(guī)劃院日常工作中的重要部分，可以幫助其他部門做好數(shù)據(jù)的整合及利用，方便業(yè)務(wù)工作的順利展開。因此，林草檔案管理信息系統(tǒng)對規(guī)劃院實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理尤為重要。在日常工作中，應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，構(gòu)建起高效完善的林草檔案管理信息系統(tǒng)，更好地適應(yīng)信息化的發(fā)展需要，為推動林草事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。