淺談江蘇中小服務(wù)型企業(yè)信息化解決方案

葛福江

【摘 要】文章探討整合互聯(lián)網(wǎng)資源，應(yīng)用SAAS云服務(wù)提出江蘇中小服務(wù)型企業(yè)實施信息化的一般模型，進(jìn)而提出協(xié)助校之友超市實施ERP系統(tǒng)的完整信息化解決方案，并結(jié)合研究說明江蘇中小服務(wù)型企業(yè)通過云服務(wù)開展企業(yè)資源計劃可以實現(xiàn)永續(xù)經(jīng)營、協(xié)同合作、信息安全管控、數(shù)據(jù)活用及管理整合等目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】中小服務(wù)型企業(yè);信息化解決方案;SAAS云服務(wù);ERP系統(tǒng)

【中圖分類號】TP393.4 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）03-0054-03

0 前言

中小服務(wù)型企業(yè)主要是指零售、旅游、餐飲、住宿、居民服務(wù)和其他服務(wù)業(yè)中符合中小企業(yè)劃型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的一類企業(yè)。據(jù)江蘇省經(jīng)濟(jì)和信息化委員會2017年2月發(fā)布的江蘇中小企業(yè)年度數(shù)據(jù)統(tǒng)計，江蘇省中小服務(wù)型企業(yè)約87.5萬家，服務(wù)業(yè)企業(yè)占全省中小企業(yè)總數(shù)的比重提升至36.9%。實現(xiàn)總產(chǎn)值2 814億元，占全省總產(chǎn)值的20.41%。中小服務(wù)型企業(yè)對江蘇省經(jīng)濟(jì)的快速增長做出了很大貢獻(xiàn)[1]。我們通過實地調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前江蘇中小服務(wù)型企業(yè)信息化嘗試涉獵一些互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，例如建立官方網(wǎng)站、微信公眾號、官方微博、App應(yīng)用、BtoC網(wǎng)店或者購買搜索引擎推廣等，但是應(yīng)用移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)尚處在起步階段，大部分企業(yè)主和員工還難以理解新概念并接受相應(yīng)的工作方式，由于企業(yè)傳統(tǒng)信息化費用預(yù)算過大，同時缺乏掌握系統(tǒng)科學(xué)的互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)規(guī)劃與應(yīng)用能力的信息化人才，導(dǎo)致中小服務(wù)型企業(yè)信息化升級舉步維艱。

在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的市場環(huán)境中，企業(yè)為了永續(xù)經(jīng)營，需要掌握經(jīng)營狀況和預(yù)測未來。通過企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統(tǒng)的實施，供貨商與客戶間的數(shù)據(jù)可以實時傳輸，在最短時間內(nèi)完成預(yù)測、下單、供貨，并可以實時取得外部市場變化的數(shù)據(jù)資料，對企業(yè)運營有相當(dāng)大的幫助。ERP系統(tǒng)可以提高運營效率和組織效益，滿足企業(yè)內(nèi)各種功能的需求，成為企業(yè)經(jīng)營必備的基礎(chǔ)平臺?；谠贫思軜?gòu)下的軟件即服務(wù)（Software as a Service，SAAS），即服務(wù)提供商通過虛擬主機(jī)管理系統(tǒng)連接互聯(lián)網(wǎng)，提供遠(yuǎn)程服務(wù)器，使用者不用自己搭建主機(jī)服務(wù)器和操作系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)租用虛擬主機(jī)平臺，可以彈性、靈活地進(jìn)行個性化配置。SAAS云服務(wù)可以實現(xiàn)隨時（any time）、隨地（any where）、使用任何裝置（any devices）存取各種服務(wù)，因此可以解決以往江蘇中小服務(wù)型企業(yè)信息化預(yù)算不足及缺乏專業(yè)信息人員的困境。本文結(jié)合SAAS云服務(wù)新技術(shù)幫助案例企業(yè)實施ERP系統(tǒng)，中小服務(wù)型企業(yè)主只有看到了這些新技術(shù)的商業(yè)應(yīng)用價值和具體解決方案，才有可能將其更深層次地應(yīng)用到企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域，甚至覆蓋整個企業(yè)運營管理過程當(dāng)中[2]。

1 中小服務(wù)型企業(yè)信息化實施模型

本文提出中小服務(wù)型企業(yè)信息化實施的一般模型如圖1所示，可分為7個階段。

（1）初始評估：評估企業(yè)是否適合使用ERP系統(tǒng)，評估運用SAAS云服務(wù)實施ERP系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性及產(chǎn)生的企業(yè)效益，評選ERP系統(tǒng)服務(wù)提供商。

（2）企業(yè)藍(lán)圖規(guī)劃：不僅要以企業(yè)目前的需求進(jìn)行規(guī)劃，還要針對未來企業(yè)組織與經(jīng)營流程的發(fā)展預(yù)先進(jìn)行應(yīng)對和確認(rèn)。

（3）系統(tǒng)架構(gòu)：該階段最主要是確定藍(lán)圖中的作業(yè)流程和企業(yè)組織，與企業(yè)溝通協(xié)調(diào)完成系統(tǒng)個性化設(shè)置部分，建立系統(tǒng)雛形。系統(tǒng)中的界面、作業(yè)流程、報表和窗體都應(yīng)符合企業(yè)的需求。

（4）系統(tǒng)上線規(guī)劃：進(jìn)行系統(tǒng)軟硬件測試、撰寫軟件使用手冊、規(guī)劃用戶培訓(xùn)和幫助用戶熟悉系統(tǒng)等。

（5）系統(tǒng)上線：常見的上線方式有平行運作和立即切換。平行運作方式風(fēng)險較小，如果新系統(tǒng)或流程有問題，企業(yè)還有舊系統(tǒng)可以使用，但缺點是耗費人力，必須在兩套系統(tǒng)中都輸入數(shù)據(jù)資料，還要花費人力檢查新舊系統(tǒng)輸出數(shù)據(jù)資料的差異。立即切換方式節(jié)省人力但風(fēng)險較高，如果系統(tǒng)發(fā)生嚴(yán)重錯誤，可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營發(fā)生異常狀況并影響數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性。

（6）持續(xù)改善：針對用戶的問題進(jìn)行改善，使系統(tǒng)達(dá)到最佳狀態(tài)。

（7）定期維護(hù)：開展定期維護(hù)，保證數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確度，系統(tǒng)穩(wěn)定之后，就要考慮更新與升級的問題。

2 南京校之友百貨超市有限公司超市信息化解決方案

南京校之友百貨超市有限公司（簡稱校之友超市）是一家依托南京經(jīng)營百貨零售的連鎖企業(yè)，擁有6個大型學(xué)校超市。校之友超市目前經(jīng)營的商品有1.5萬多種，公司沒有獨立的官方網(wǎng)站，OA辦公方面僅建立了QQ群用于溝通與交流，只有基本的進(jìn)銷存系統(tǒng)。此次信息化項目為全面重新升級企業(yè)信息化，應(yīng)用SAAS云服務(wù)技術(shù)實施ERP系統(tǒng)，將系統(tǒng)應(yīng)用拓展到公司的各項業(yè)務(wù)，主要包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、采購、庫存、銷售、辦公、財務(wù)等[3]。

2.1 信息化實施模型在案例公司中的應(yīng)用

實施ERP系統(tǒng)涉及的不只是企業(yè)內(nèi)部計算機(jī)信息系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換，更牽涉企業(yè)經(jīng)營流程的改變，因此事前要進(jìn)行需求分析、可行性評估和系統(tǒng)評選。

2.1.1 需求分析

案例公司目前只有基本的進(jìn)銷存系統(tǒng)，雖然公司成立不久，但是各項業(yè)務(wù)經(jīng)營已經(jīng)走上正軌。目前，公司的目標(biāo)顧客絕大多數(shù)是大學(xué)城里的在讀學(xué)生，涉及寒暑假的經(jīng)營間斷周期，并且隨著各大專院校招生規(guī)模的擴(kuò)大，公司的經(jīng)營前景看好，因此急需尋求全面的企業(yè)經(jīng)營變革解決方案，希望通過本案例研究協(xié)助解決問題。

2.1.2 可行性評估

ERP實施初期需要有實施顧問的協(xié)助，從組織層面、經(jīng)濟(jì)層面、技術(shù)層面與操作層面評估其可行性。

（1）組織層面：案例公司組織簡單，員工人數(shù)只有16人，管理制度尚未建立，企業(yè)主認(rèn)同即可實施，沒有企業(yè)文化變革問題。

（2）經(jīng)濟(jì)層面：SAAS云服務(wù)能大幅度降低信息化建設(shè)和維護(hù)成本，對新創(chuàng)中小服務(wù)型企業(yè)幫助大。合理的投資成本有利于中小服務(wù)型企業(yè)提升信息化層級。

（3）技術(shù)層面：“金蝶”作為國內(nèi)知名的ERP系統(tǒng)提供商，經(jīng)驗豐富，具有品牌優(yōu)勢。通過云端提供服務(wù)具有價格優(yōu)勢。通過學(xué)校信息管理師資的幫助，可以順利進(jìn)行ERP平行測試轉(zhuǎn)換。

（4）操作層面：“金蝶”ERP系統(tǒng)界面友好，易于操作，開放式設(shè)計與其他品牌管理系統(tǒng)的兼容性高。

2.1.3 系統(tǒng)評選

公司近期規(guī)劃大規(guī)模擴(kuò)張開店，因此作業(yè)流程模塊化及找尋符合需求的ERP系統(tǒng)成為公司首要考慮的問題。中小服務(wù)型企業(yè)選擇ERP系統(tǒng)時要考慮以下3個層面的問題。

（1）技術(shù)層面：一般ERP系統(tǒng)可分為兩種，一種是定制化，配合客戶需求進(jìn)行設(shè)計;另一種是軟件包，客戶需配合系統(tǒng)調(diào)整經(jīng)營流程?！敖鸬盓RP系統(tǒng)介于兩者之間，70%的系統(tǒng)功能都可以調(diào)整參數(shù)，能輕松提供定制化服務(wù)。此外，有許多特色功能，如全面集成業(yè)務(wù)、查詢產(chǎn)生工具、在線預(yù)警審核批示、靈活實用的客戶關(guān)系管理等。

（2）管理層面：“金蝶”作為國內(nèi)知名的ERP系統(tǒng)提供商，專業(yè)性高，能協(xié)助與培訓(xùn)使用者了解其系統(tǒng)特性，不會因為對系統(tǒng)產(chǎn)生錯誤認(rèn)知而影響系統(tǒng)的實施效果。通過系統(tǒng)的最佳模式可以迅速幫助中小企業(yè)開展流程合理化工作并建立企業(yè)管理制度。

（3）成本層面：企業(yè)信息化系統(tǒng)投資建設(shè)及實施由購買改為租賃能大大降低成本，通過遠(yuǎn)程云服務(wù)，日后的維護(hù)及人員費用也可大幅度減少。

2.1.4 系統(tǒng)上線規(guī)劃

公司之前只有基本的進(jìn)銷存系統(tǒng)，這次全面革新實施ERP企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是采用平行逐步式引入的。同時，建立正式數(shù)據(jù)檔案并安排系統(tǒng)培訓(xùn)實施計劃，為系統(tǒng)上線做好準(zhǔn)備。公司組織架構(gòu)簡單，分部門實施教育培訓(xùn)，每個部門的培訓(xùn)時間為2～4 h。

2.1.5 系統(tǒng)上線

“金蝶”ERP系統(tǒng)是為中小型企業(yè)設(shè)計的，實施顧問大多由一人全權(quán)承擔(dān)，需要10～20個工作日就可完成。當(dāng)系統(tǒng)正式上線后，需要通過實際運行發(fā)現(xiàn)問題，當(dāng)有問題時可以通過遠(yuǎn)程云服務(wù)幫助解決。

2.1.6 持續(xù)改善

“金蝶”ERP系統(tǒng)運行穩(wěn)定，如有問題，客戶提出后，可遠(yuǎn)程通過云端由實施顧問協(xié)助解決。處理天數(shù)視問題的急迫性及困難程度判定，例如影響報價、交貨的問題就需要馬上處理，如果是報表修訂則需要3～5個工作日。

2.1.7 定期維護(hù)

系統(tǒng)上線后，實施顧問會到公司進(jìn)行3～4次訪談，并且設(shè)定每日備份數(shù)據(jù)資料，如有需要還可以采用異地遠(yuǎn)程方式處理。目前，“金蝶”ERP系統(tǒng)所采用的云端服務(wù)架構(gòu)通過網(wǎng)絡(luò)分享資源，企業(yè)不但可以用租賃的方式使用IT軟、硬件設(shè)施，而且后續(xù)的維護(hù)及實施顧問費用可以用分?jǐn)偤头謺r方式達(dá)到節(jié)省開支的目的。

2.2 案例實施效果

本文從IT技術(shù)幾大關(guān)鍵層面總結(jié)案例公司信息化建設(shè)效果。

（1）永續(xù)經(jīng)營。案例公司引入ERP系統(tǒng)后，配合系統(tǒng)規(guī)劃，由實施顧問協(xié)助重新梳理公司業(yè)務(wù)規(guī)則，建立合理化的工作流程，并通過“金蝶”云端中心進(jìn)行遠(yuǎn)程的數(shù)據(jù)集中管理及異地備援等服務(wù)。實時一致的信息除了可以降低錯誤率及風(fēng)險外，還可以逐步累積公司的商業(yè)智慧，有利于日后決策參考。系統(tǒng)具備多國語言接口，有助于案例公司未來的海外布局，提升服務(wù)質(zhì)量。

（2）協(xié)同合作。透過SAAS軟件云服務(wù)進(jìn)行員工協(xié)同合作及通信整合，將資源的效益最大化，可取得長期的成本優(yōu)勢。案例公司在引入“金蝶”Cloud云平臺后，運營信息可以共享，讓所有相關(guān)人員都能迅速、準(zhǔn)確地取得所需的信息，節(jié)省了時間成本。

（3）數(shù)據(jù)安全。在數(shù)據(jù)安全方面，ERP系統(tǒng)有權(quán)限功能，能夠設(shè)置案例公司管理使用者的數(shù)據(jù)資料獲取范圍?？蛻粢部梢詫⑵錂C(jī)密的數(shù)據(jù)資料部分進(jìn)行切割后采取內(nèi)部管理。例如，案例公司可將進(jìn)貨成本部分信息分離，自行管控，不納入云服務(wù)范圍內(nèi)。

（4）數(shù)據(jù)靈活應(yīng)用?！敖鸬盓RP系統(tǒng)不需要通過系統(tǒng)開發(fā)就可以在操作接口上進(jìn)行調(diào)整，因此案例公司經(jīng)過培訓(xùn)后，不需要額外聘請實施顧問或者信息管理人員就能自行完成自定義字段、查詢和自定義報表等彈性調(diào)整工作。報表生成只要一天就能完成，提升了整體操作效率并節(jié)約成本。案例公司人員只要對操作流程有概念和使用幾個按鈕，就能做到資料搜集和進(jìn)行客戶群體分析的工作?？勺灾魍瓿蓴?shù)據(jù)追溯的功能，使得管理變得更加靈活、效率更高。

（5）管理整合。“金蝶”ERP系統(tǒng)的每項操作記錄都有跡可循，不會漫無章法，因此當(dāng)要追查錯誤或流程時，只要按照系統(tǒng)提供的商業(yè)邏輯和規(guī)則，而不需要被動地等待他人提供數(shù)據(jù)，就可以自行查詢，提升了公司的運營績效和信息的準(zhǔn)確度。通過云服務(wù)“金蝶”ERP系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)集中管理及信息整合，改善了案例公司的內(nèi)部溝通模式，也提升了與供貨商的溝通效率。

3 結(jié)論與展望

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，全球企業(yè)經(jīng)營形態(tài)的改變及商業(yè)環(huán)境的快速變遷，江蘇中小服務(wù)型企業(yè)勢必加速其信息化的腳步，充分發(fā)揮產(chǎn)業(yè)價值，運用云運算技術(shù)以低成本、高效率的方式，達(dá)成和客戶及供應(yīng)商業(yè)務(wù)往來的信息交流。這種新型商業(yè)模式正在蓬勃發(fā)展，希望未來能盡快出臺開放統(tǒng)一的數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)，使云服務(wù)更加穩(wěn)定和可靠，能提供簡捷而智能的管理模式，幫助江蘇中小服務(wù)型企業(yè)實現(xiàn)永續(xù)經(jīng)營。ERP系統(tǒng)并非企業(yè)生存的靈丹妙藥，但是引入ERP系統(tǒng)，整合所有業(yè)務(wù)已經(jīng)是企業(yè)能否永續(xù)經(jīng)營的關(guān)鍵條件。本文雖然完成了案例企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的相關(guān)分析，但是不同行業(yè)的中小服務(wù)型企業(yè)的差異較大，因此建議未來可選擇不同業(yè)態(tài)、領(lǐng)域的多個案例進(jìn)行比較研究，可獲得更加客觀、詳細(xì)的結(jié)果。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]王榮.江蘇中小企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀及存在問題分析[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2014（6）：28-29.

[2]尹小明.基于價值網(wǎng)的云計算商業(yè)模式研究[D].北京：北京郵電大學(xué)，2009.

[3]姚立.基于云計算的中小型企業(yè)知識管理案例研究[J].軟件工程師，2013（12）：23-24.