無紙化辦公環(huán)境下電子檔案信息安全管理對策分析

摘要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各個行業(yè)都開始施行無紙化辦公。在這種大背景下，無紙化辦公如何保證檔案信息的安全逐漸成為一個急需解決的問題。本文詳細(xì)分析了無紙化辦公的優(yōu)勢及存在的問題，并提出了加強無紙化辦公檔案信息安全管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公;電子檔案;信息安全管理;具體措施

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展在很大程度上帶動了我國檔案信息管理的無紙化辦公進(jìn)程，同時也帶來了諸多挑戰(zhàn)。隨著無紙化辦公的逐漸普及，檔案管理工作也越來越依賴于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)。但是，眾所周知，計算機(jī)在運行過程中肯定會出現(xiàn)一些安全問題。尤其對于檔案管理來說，安全是一項十分重要的問題，對電子檔案的完整性會產(chǎn)生很大影響。因此，相關(guān)部門要在日常工作中及時排查可能存在的安全隱患，建立健全完善的安全防范制度。

1、在檔案管理中無紙化辦公突顯的優(yōu)勢

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要用到很大的場地來對紙質(zhì)版檔案進(jìn)行儲存，并且需要聘用專人進(jìn)行檔案的整理和分類儲存，這不僅耗費了大量的人力物力，還浪費了很多時間。無紙化辦公在檔案管理中的運用能夠大大減少檔案管理工作的人工成本，縮短了檔案整理的時間，并且人們可以通過專門的電子檔案管理系統(tǒng)隨時查找自己需要的檔案，為人們提供了更加方便快捷的檔案檢索途徑。

2、無紙化辦公后檔案信息安全管理存在的問題

2.1電子檔案安全管理制度不完善

科學(xué)高效的電子檔案管理制度能夠幫助電子檔案安全管理工作更好地實施。現(xiàn)階段，我國的電子檔案安全管理制度覆蓋范圍較小，而且缺乏針對性和統(tǒng)一性。在無紙化辦公的大背景下，若要提升電子檔案安全管理的效果，就要逐漸完善管理制度，保證管理規(guī)范的統(tǒng)一性、針對性。

2.2電子檔案安全管理人員缺乏防范意識

保證電子檔案的安全是電子檔案管理人員的首要責(zé)任，因此，管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平直接影響到電子檔案管理工作的質(zhì)量。目前，我國很多地方的檔案管理還是以紙質(zhì)為主，檔案管理人員沒有及時將紙質(zhì)版檔案錄入計算機(jī)內(nèi)，造成電子檔案與紙質(zhì)檔案不同步的情況，這是檔案管理人員缺乏工作細(xì)致性的體現(xiàn)。不僅如此，電子檔案管理人員缺乏安全防范意識，還會導(dǎo)致計算機(jī)存在潛在風(fēng)險而沒有做到及時處理等現(xiàn)象的發(fā)生，這會導(dǎo)致檔案泄密、丟失等一系列嚴(yán)重后果，造成很大的損失。

2.3電子檔案信息安全管理技術(shù)落后

現(xiàn)階段，我國網(wǎng)絡(luò)覆蓋面逐漸增大，但是網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)卻沒有全面普及。眾所周知，如果計算機(jī)沒有安全的通訊保障和有效的隔離技術(shù)，就會導(dǎo)致計算機(jī)受到黑客或者病毒的哥攻擊，大大降低了計算機(jī)的安全性。不僅如此，我國計算機(jī)安全技術(shù)尚未掌握自主研發(fā)能力，核心的安保技術(shù)依舊依賴于其他國家，這就導(dǎo)致計算機(jī)系統(tǒng)中出現(xiàn)問題但是我國的技術(shù)人員不能及時發(fā)現(xiàn)的情況出現(xiàn)，給電子檔案安全管理埋下了很大的隱患。與此同時，由于我國信息安全技術(shù)的相對落后，無法采用最先進(jìn)的安全防護(hù)系統(tǒng)對檔案管理計算機(jī)進(jìn)行保護(hù)，導(dǎo)致檔案泄露風(fēng)險加劇。

3、增強電子檔案信息安全管理的具體措施

3.1建立健全電子檔案信息安全管理制度

要保證制定的電子檔案安全管理制度科學(xué)且高效，就一定要遵循以下幾個原則：第一，制度的制定要符合自身實際情況，參考其他國家的先進(jìn)管理理念，全面提升電子檔案安全管理制度的針對性。第二，要防范汲取其他行業(yè)安全管理的優(yōu)秀經(jīng)驗，并充分運用到電子檔案安全管理工作中去。第三，在制定電子檔案安全管理制度時，要保證其合理性，緊跟時代步伐，避免制度落后、不符合實際等情況的發(fā)生。

3.2提升電子檔案信息安全管理人員的安全意識

提升電子檔案信息安全管理人員的安全意識的有效方法有以下兩點：第一，加強對于檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。通過開展培訓(xùn)課程來提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，通過實際操作讓他們了解殺毒軟件的使用，有效防止黑客、病毒等不利因素入侵計算機(jī)。第二，加強檔案管理人員對隱藏危險的預(yù)警能力。可以通過邀請專家開展講座的方式，提升檔案管理人員的安全防范意識，防患于未然，有效做好電子檔案安全管理工作。

3.3建立合理的電子檔案管理協(xié)作機(jī)制

電子檔案管理的一個重要特性就是對于信息資源的開發(fā)和利用。正因如此，建立合理的電子檔案管理協(xié)作機(jī)制顯得尤為重要。重點要建立起檔案管理部門其他部門或單位的協(xié)作機(jī)制：第一，與單位內(nèi)部其他部門建立良好的協(xié)作機(jī)制。由檔案管理部門牽頭開展，關(guān)注電子檔案管理中出現(xiàn)的問題，并且在內(nèi)部提出解決辦法，集思廣益，共同維護(hù)電子檔案管理的安全性。第二，與上級單位之間建立協(xié)作機(jī)制。能夠更好的解決信息資源共享方面存在的問題，當(dāng)電子檔案信息管理出現(xiàn)安全問題時，可以及時和上級部門溝通，吸取經(jīng)驗，學(xué)習(xí)方法，在最短時間內(nèi)解決出現(xiàn)的問題。由此可見，在電子檔案安全管理工作的過程中，只有建立起科學(xué)高效的協(xié)作機(jī)制，才能更好地處理好電子檔案信息管理中出現(xiàn)的各種問題。

3.4建立電子檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案

在建立應(yīng)急預(yù)案時，一定要遵循實用性和時效性的原則，讓應(yīng)急預(yù)案于發(fā)生的危險相匹配。安全預(yù)案的實用性指的是預(yù)案中的內(nèi)容貼合現(xiàn)實中出現(xiàn)的問題，時效性指的是，預(yù)案中的內(nèi)容能夠在最短時間內(nèi)解決電子檔案安全管理中出現(xiàn)的棘手問題。不僅如此，單位所制定的應(yīng)急預(yù)案要對電子檔案實現(xiàn)24小時全覆蓋管理，以此保證在任何時間電子檔案出現(xiàn)突發(fā)問題都能及時解決，并有效執(zhí)行補救措施。

3.5做好電子檔案備份與保存工作

在無紙化辦公的大背景下，電子檔案逐漸變成了檔案管理的主流，但是電子檔案也存在明顯的缺點，如果機(jī)器和設(shè)備收到外力的沖擊，很容易出現(xiàn)故障，而且目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境瞬息萬變，病毒活動猖獗，極容易對電子檔案的管理產(chǎn)生侵?jǐn)_。因此在電子檔案的管理中，要重點做好以下工作：第一，做好電子檔案的備份工作，這樣能夠應(yīng)對由于突發(fā)事件導(dǎo)致的檔案丟失，減少損失;第二，開發(fā)電子檔案的“云”系統(tǒng)儲存空間。在對檔案進(jìn)行錄入時，將數(shù)據(jù)同步錄入到“云”空間中進(jìn)行保存，這樣能有效保證電子檔案信息的安全性。

4、結(jié)語

隨著我國科技的飛速發(fā)展，越來越多的行業(yè)開始使用無紙化辦公，尤其對于檔案管理來說，無紙化辦公既帶來了機(jī)遇，也面臨著不小的挑戰(zhàn)，因此做好電子檔案安全管理工作十分重要，本文對增強電子檔案信息安全管理提出了五點具體措施，旨在幫助我國的電子檔案信息安全管理更好的發(fā)展。

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作者簡介：姓名：王亞男、出生年月：1990年8月、性別：女、籍貫：黑龍江、單位：無線電臺管理局，單位所在城市：北京、單位郵編：100866民族：蒙古、職稱助理級、學(xué)位：經(jīng)濟(jì)學(xué)學(xué)士、研究方向：文書檔案整理

（無線電臺管理局?100866）