關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

謝洪林

【摘? 要】現(xiàn)階段，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)，在信息技術(shù)日益完善的今天，檔案管理工作也要不斷尋求發(fā)展和創(chuàng)新。因此，相關(guān)部門需合理利用信息技術(shù)，提高檔案管理的整體效率。論文主要分析檔案信息化建設(shè)與檔案管理，以供借鑒。

【Abstract】At present， the construction of archives informatization has become the focus of attention. With the improvement of information technology， archives management should constantly seek development and innovation. Therefore， relevant departments should make rational use of information technology to improve the overall efficiency of archives management. This paper mainly analyzes the construction of archives informatization and archives management， for reference.

【關(guān)鍵詞】檔案信息化;檔案管理;檔案建設(shè)

【Keywords】archives informatization; archives management; archives construction

【中圖分類號(hào)】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）04-0030-02

1 引言

檔案信息化建設(shè)中，工作人員需要積極創(chuàng)新檔案保存和管理方式，做到實(shí)體檔案向數(shù)字化信息檔案保存與管理的過渡，以達(dá)到長期保存檔案信息的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享，便于檔案查閱，有效提升檔案管理的整體水平。目前，雖然諸多部門已經(jīng)開展了檔案的信息化管理，但是檔案管理水平依然不夠理想，還需相關(guān)部門加大研究力度有效處理當(dāng)前困境。

2 檔案信息化建設(shè)與信息化管理的價(jià)值

采用信息化技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行建設(shè)與管理，可以在很大程度上降低檔案管理的難度，將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅可以節(jié)省保存空間，還可以降低檔案折損率，延長檔案的保存期限，避免檔案資料不完備，甚至丟失。與此同時(shí)，相關(guān)人員可以利用檔案系統(tǒng)的檢索功能快速且精確地調(diào)取資料，提高檔案利用率與檔案服務(wù)水平，節(jié)省時(shí)間和精力?，F(xiàn)階段，大多數(shù)企事業(yè)單位都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)與管理的重要性，且在檔案信息化建設(shè)與管理方面傾注了大量的精力與資金，逐步改善了檔案信息化建設(shè)水平與管理水平，為自身的經(jīng)營發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理中存在的問題

3.1 無法正確認(rèn)識(shí)檔案信息化

信息技術(shù)不斷發(fā)展，公文處理、合同管理、人力資源管理和財(cái)務(wù)共享等多種管理系統(tǒng)出現(xiàn)在大眾視野，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。對(duì)此，需積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，引導(dǎo)工作人員高度重視檔案管理。如今，部分檔案管理人員并不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作采用傳統(tǒng)的工作模式即可滿足現(xiàn)階段的工作要求，無需設(shè)置現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。這些人員從思想上便忽視了檔案管理工作，阻礙了企業(yè)信息化建設(shè)的長足進(jìn)步，同時(shí)也降低了檔案管理的效率。

3.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理規(guī)范性有待加強(qiáng)

在檔案信息化建設(shè)和發(fā)展中，雖然很多應(yīng)用軟件均可滿足電子公文管理的總體要求，但在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，只有部分軟件可滿足既定的管理要求。這就要求工作人員制定統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段，尚未建立完善的組織規(guī)劃，這是檔案信息化建設(shè)中十分常見的問題，在信息化建設(shè)的過程中并未制定科學(xué)的規(guī)劃和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，降低了檔案管理流程的合理性，無法保證檔案的有效利用，影響了檔案管理工作效率，甚至出現(xiàn)了低水平重復(fù)建設(shè)和各自為政的問題，該種情況也在一定程度上阻礙了檔案信息的合理應(yīng)用。再者，檔案管理工作不規(guī)范，管理方法較為落后，與經(jīng)營管理存在脫節(jié)問題，干擾了檔案信息資源管理與其他環(huán)節(jié)信息管理間銜接的緊密性。

3.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平欠缺

檔案管理工作中，很多人員均為兼職的管理人員，只有很少的一部分檔案管理人員專職從事檔案管理工作，因此，檔案管理人員的專業(yè)能力和工作水平存在較大的差異。兼職的檔案管理人員并未受過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，僅僅依據(jù)自身的計(jì)算機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)完成檔案管理工作，故而無法及時(shí)有效地解決工作中出現(xiàn)的問題，只能等待專業(yè)的技術(shù)人員加以控制和處理。另外，管理人員專業(yè)知識(shí)明顯不足，在應(yīng)用管理軟件的過程中會(huì)出現(xiàn)歸檔不及時(shí)，甚至信息錯(cuò)誤等問題，上述問題也成為影響檔案工作效率的關(guān)鍵因素。

4 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效措施

目前，信息化建設(shè)與檔案管理存在著十分明顯的問題，為積極轉(zhuǎn)變檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，檔案管理人員應(yīng)充分結(jié)合檔案信息化建設(shè)與檔案管理的現(xiàn)狀，采取科學(xué)有效的檔案信息化與管理措施。

4.1 制定完善的管理規(guī)范，建立健全的標(biāo)準(zhǔn)體系

現(xiàn)如今，科技發(fā)展水平不斷提高，社會(huì)也加快了前進(jìn)腳步，企業(yè)管理呈現(xiàn)精細(xì)化管理特征。檔案管理也應(yīng)高度順應(yīng)時(shí)代發(fā)展特征，積極創(chuàng)設(shè)與現(xiàn)代社會(huì)相適應(yīng)的檔案管理制度，以獲得社會(huì)和工作人員的廣泛認(rèn)可，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性，為檔案信息資源管理多個(gè)環(huán)節(jié)的無縫銜接及全方位發(fā)展創(chuàng)造有利條件。制定細(xì)致完善的管理規(guī)范，一方面約束工作人員的行為，另一方面也可引導(dǎo)其他工作人員細(xì)心謹(jǐn)慎地對(duì)待檔案管理工作。

4.2 加大檔案信息化建設(shè)軟硬件投入

相關(guān)單位必須高度重視信息化建設(shè)，同時(shí)結(jié)合國家規(guī)定和要求選擇軟硬件設(shè)備，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理數(shù)據(jù)庫和通信方式的科學(xué)化建設(shè)。現(xiàn)如今，我國檔案信息化建設(shè)的水平存在十分明顯的差異，能夠推動(dòng)檔案信息化的單位數(shù)量十分有限，而且并未形成規(guī)?；l(fā)展趨勢(shì)。該種情況與相關(guān)單位工作人員的重視程度有著十分密切的聯(lián)系。對(duì)此，相關(guān)部門需積極建立人才檔案及其他檔案的信息化建設(shè)機(jī)制，從而加強(qiáng)人員的管理意識(shí)，切實(shí)做好執(zhí)行工作，合作和協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作的有序開展，不斷提升信息化水平，為單位信息連接與共享創(chuàng)造有利條件。

另外，檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)是簡(jiǎn)化檔案工作，提高檔案信息的利用率，充分展現(xiàn)檔案信息的價(jià)值和作用。傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員的壓力較大，任務(wù)量繁重。對(duì)此，可積極采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，使用掃描儀和智能識(shí)別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文字、圖片及音頻資料向數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)換，合理利用統(tǒng)計(jì)分析軟件，處理檔案數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和更新的過程中，合理應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)能夠有效降低管理成本，且利用云計(jì)算技術(shù)建立的檔案平臺(tái)可在短時(shí)間內(nèi)存儲(chǔ)、查找并傳輸數(shù)據(jù)，也可維持?jǐn)?shù)據(jù)信息的安全性與完整性，信息化的優(yōu)勢(shì)十分明顯，故而有關(guān)單位務(wù)必高度重視設(shè)備投入，以順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求。

4.3 確保信息管理安全

檔案管理工作中，一方面要采用先進(jìn)的技術(shù)，另一方面也需培養(yǎng)并任用高端的技術(shù)型人才。綜合素質(zhì)較高的管理人才能夠促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)了檔案收集、存儲(chǔ)、查找及統(tǒng)計(jì)的自動(dòng)化建設(shè)。而若想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，則應(yīng)組建專業(yè)技能過硬的人才隊(duì)伍。

首先，單位要培養(yǎng)高素質(zhì)且技能過硬的管理人才，要求這類人才既具有扎實(shí)的理論知識(shí)，又要具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，如此才能在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)單位建設(shè)和發(fā)展的要求。其次，組織內(nèi)部人員參與專業(yè)培訓(xùn)，引導(dǎo)其學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，加深人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的認(rèn)知，熟練操作計(jì)算機(jī)。最后，單位內(nèi)部也需建立科學(xué)有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，規(guī)范人員操作行為，且調(diào)動(dòng)人員工作積極性。領(lǐng)導(dǎo)必須正確認(rèn)識(shí)檔案管理人員的物質(zhì)和精神要求，使管理人員可以以更加充足的精力和更加飽滿的熱情開展檔案管理工作。

4.4 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的整體質(zhì)量。相關(guān)單位需要采取有效措施不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，這會(huì)對(duì)日后檔案管理工作的總體發(fā)展趨勢(shì)產(chǎn)生較大的影響。為不斷提高檔案管理人員的個(gè)人素養(yǎng)，首先，選擇專業(yè)知識(shí)扎實(shí)、專業(yè)技能過硬的檔案管理人員。檔案管理工作人員在日常工作中除存放檔案外，還應(yīng)合理利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存儲(chǔ)和接收檔案，修改并完善檔案，對(duì)檔案進(jìn)行格式化處理。檔案管理人員也要在日常工作中增強(qiáng)自身計(jì)算機(jī)操作能力，單位內(nèi)部可定期組織開展專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)工作。

5 結(jié)語

檔案管理工作對(duì)諸多單位的建設(shè)與發(fā)展起到關(guān)鍵作用。檔案管理部門應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的意義與價(jià)值，認(rèn)真分析目前檔案信息化建設(shè)與管理中存在的各類問題。在時(shí)代發(fā)展的大背景下，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，優(yōu)化檔案管理的信息化水平?；谛畔⒒夹g(shù)，單位的檔案建設(shè)和管理將會(huì)更為高效有序，更為規(guī)范，進(jìn)而發(fā)揮出檔案的最大利用價(jià)值，為單位的穩(wěn)步前行提供強(qiáng)大助力。

【參考文獻(xiàn)】

【1】王永福.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].健康周刊，2017（12）：45-46.

【2】張義森，閆孟菡.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：83-84.