試論企業(yè)電子文件與電子檔案管理

陳雪妮

【摘? 要】進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)的信息技術(shù)變得越來(lái)越成熟，在人們生活、工作和學(xué)習(xí)中起到的作用也變得越來(lái)越大，我國(guó)也因此邁入了信息時(shí)代。信息技術(shù)的越發(fā)成熟對(duì)企業(yè)文件和檔案管理帶來(lái)了很大沖擊，傳統(tǒng)紙質(zhì)的人工管理模式已經(jīng)出現(xiàn)了落后性，電子文件和電子檔案已經(jīng)成為企業(yè)管理中必不可少的設(shè)施，為此，就要積極探索加強(qiáng)企業(yè)電子文件和電子檔案管理的措施，以便可以對(duì)企業(yè)管理水平進(jìn)行提升，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更好的條件。

【Abstract】Since entering the 21st century， China's information technology has become more and more mature， and its role in people's life， work and study has become more and more important. Therefore， China has stepped into the information age. The growing maturity of information technology has brought great impact on the management of enterprise documents and archives， and the traditional paper-based manual management mode has fallen behind， the electronic documents and the electronic archives have already become the essential facility in the enterprise management. Therefore， it is necessary to actively explore the measures to strengthen the enterprise electronic documents and electronic archives management， so as to improve the level of enterprise management and create better conditions for the development of enterprises.

【關(guān)鍵詞】電子文件;電子檔案;管理

【Keywords】electronic documents; electronic archives; management

【中圖分類號(hào)】F272;G276? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）04-0024-02

1 引言

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷普及推動(dòng)了電子文件的發(fā)展。在企業(yè)管理中，電子文化的重要性變得越發(fā)凸顯。電子檔案在很多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了廣泛應(yīng)用，如何對(duì)這些電子文化、電子檔案進(jìn)行管理和利用，如何避免其出現(xiàn)損壞和丟失，是企業(yè)接下來(lái)需要研究的重要問題。

2 電子文件和電子檔案的異同

企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中最為常用的兩種電子文件就是doc文檔和xls文檔，這兩種電子文件給紙質(zhì)文件帶來(lái)了很大沖擊。電子文化可以在文稿上直接進(jìn)行修改，我們只需要對(duì)最終稿件進(jìn)行保存即可。從廣義上對(duì)電子文件進(jìn)行解釋就是在企業(yè)電腦中以文檔形式存在的文件，或是在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)流傳的文件。各個(gè)部門將收集到的電子文件移交給檔案部門，由檔案部門對(duì)這些電子文件進(jìn)行審核和判定合格后，就可以進(jìn)行歸檔，歸檔電子文件就可以被稱作電子檔案。

和電子文化相比，電子檔案不能隨意進(jìn)行更改，而且不能隨意地選擇位置進(jìn)行保存，也不能隨意地進(jìn)行傳遞，其具有保密性和機(jī)要性，通常只能在特定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行查閱，還需要在存儲(chǔ)庫(kù)中進(jìn)行保存，還要盡量避免檔案出現(xiàn)失真、損壞和丟失等情況。而且電子檔案中還包括一些和人事、財(cái)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容，對(duì)于這部分檔案的管理尤其需要慎重，對(duì)于泄露問題一定要做好預(yù)防措施。

3 電子文件管理

3.1 對(duì)組織管理進(jìn)行強(qiáng)化，對(duì)管理職責(zé)進(jìn)行明確

企業(yè)想要提高電子文件管理有效性，讓管理人員的管理意識(shí)得到提升，就要針對(duì)管理情況制定組織管理制度，在制度中對(duì)各個(gè)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確劃分。為了對(duì)編寫、歸檔和管理電子文件過(guò)程中存在的問題進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，企業(yè)應(yīng)成立由負(fù)責(zé)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)帶頭，整個(gè)檔案部門員工為基礎(chǔ)，企業(yè)信息部門提供技術(shù)保障的工作網(wǎng)絡(luò)。檔案部門需要擔(dān)負(fù)起制定和完善電子文件管理制度，并對(duì)和電子文件相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控的任務(wù)，如形成電子文件的環(huán)節(jié)、鑒定電子文件的環(huán)節(jié)以及對(duì)文件進(jìn)行歸檔的環(huán)節(jié)等，同時(shí)還要加強(qiáng)辦公自動(dòng)化軟件和管理系統(tǒng)的連接緊密性，從而可以更有效地管理整個(gè)電子文件生命周期，對(duì)于電子文件是否存在失真、損壞和丟失問題也能進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。

3.2 加強(qiáng)對(duì)電子文件收集、資料積累的重視

電子文件收集在電子檔案管理工作中占據(jù)重要地位，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件的收集更加快捷，覆蓋的范圍也變得更加廣泛，收集方法和要求也有很大的不同。企業(yè)應(yīng)將電子文件收集、整理工作交由編寫電子文件的部門承擔(dān)，正式電子公文包括對(duì)文件進(jìn)行發(fā)送還包括接收文件。電子文件編寫部門發(fā)送文件之后需要?dú)w檔的內(nèi)容涉及很多方面，如文件內(nèi)容、文件修改后的內(nèi)容、分發(fā)記錄等。接收文件之后需要?dú)w檔的內(nèi)容也包括很多方面，具體有：文件內(nèi)容、接收文件處理單和分發(fā)記錄等。還有一些文件雖然不是正式文件，但是也具有一定的價(jià)值，因此也要進(jìn)行歸檔，對(duì)這類文件進(jìn)行收集時(shí)需要更加小心，如記錄重要文件辦理情況的文件、記錄要緊文件修改過(guò)程的文件等。另外，如果處理公務(wù)時(shí)只編寫了電子文件，這種電子文件也要進(jìn)行真實(shí)、完整保存，避免文件被其他人改動(dòng)。為了防止電子文件丟失，還要做好備份工作，也就是在獨(dú)立的載體上進(jìn)行保存。

4 電子檔案管理

4.1 對(duì)電子檔案移交工作進(jìn)行規(guī)范

電子文件編寫部門肩負(fù)著對(duì)電子文件進(jìn)行移交和歸檔的任務(wù)，現(xiàn)在比較常用的歸檔方法就是邏輯和物理兩種。邏輯歸檔依托于OA辦公平臺(tái)，可以對(duì)完成的電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔;物理歸檔不需要借助OA辦公平臺(tái)，但是需要借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在下一年的特定時(shí)間將電子文件移交給同級(jí)檔案部門，也可以利用一些存儲(chǔ)工具對(duì)電子文件進(jìn)行移交。對(duì)于由各部門移交的電子文件，檔案部門肩負(fù)著審核和判定職責(zé)，從而可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不真實(shí)、存在缺失的電子文件，并制定處理方案，或是要求移交部門重新進(jìn)行整理。對(duì)于內(nèi)容真實(shí)完整，而且不存在安全隱患的電子文件，檔案部門經(jīng)過(guò)審核后就要對(duì)其價(jià)值進(jìn)行確定，對(duì)其保管期限進(jìn)行明確，之后就是和移交部門辦理移交手續(xù)，一起對(duì)移交清冊(cè)進(jìn)行審查，審查沒有問題后雙方就可以簽字蓋章，至于移交清冊(cè)應(yīng)交給雙方各自保存。檔案部門整理歸檔電子文件時(shí)，需要將“件”作為基礎(chǔ)單位，同時(shí)還要遵守相關(guān)規(guī)范要求，將其歸入合適的分類。如果歸檔電子文件屬于公文類別，檔案部門就要更加重視審核工作，需要審核的著錄項(xiàng)目也要適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行增添，現(xiàn)在比較常用的幾個(gè)著錄項(xiàng)目分別為：負(fù)責(zé)人、保管期限、完成日期、歸檔日期等，對(duì)于其他類型電子文件的審核只需要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作即可，從而可以對(duì)該文件是否存在文件背景信息虛假、缺失和無(wú)效等情況進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)。如果歸檔電子文件的保存價(jià)值比較大，不僅要采用電子檔案方式進(jìn)行保存，還需要用紙質(zhì)檔案方式進(jìn)行保存，并將兩者聯(lián)系起來(lái)，這樣能夠?qū)w檔電子文件的安全性進(jìn)行有效提升。

4.2 提高對(duì)電子檔案保管的重視程度，做好安全備份工作

所謂的電子檔案保管也就是使用專用、可靠的服務(wù)器對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，并采用專庫(kù)或?qū)９褡鳛闅w檔載體，而且歸檔載體應(yīng)具備防寫處理功能，這樣才能防止發(fā)生人為修改情況，如果載體屬于單片形式就要將一定數(shù)量的載體豎起來(lái)放置到盒中存放，并注意不能將重物放置到盒子上面以免壓壞載體，還要注意不能和磁場(chǎng)距離太近，同時(shí)要防止有害氣體、塵土、老鼠和蟲害的侵害，對(duì)于保管環(huán)境的溫度、濕度和光照也要進(jìn)行嚴(yán)格控制。電子文件收集格式最好采用doc、docx、txt、xml、xls等，因?yàn)檫@些格式具有很好的可讀性，不同類別電子文件的存儲(chǔ)應(yīng)采用不同的格式，如圖像類存儲(chǔ)適合采用jpeg、tiff等格式，視頻類適合采用MPEG、AVI、DVD等格式，音頻類適合采用WAV、MP3等格式。檔案部門每年都要檢查一次電子文件是否能夠讀取，處理設(shè)備是否運(yùn)行正常，每?jī)赡赀€要隨機(jī)從磁性載體中抽取不少于總量的10%作為樣本進(jìn)行檢測(cè)，光盤的檢測(cè)間隔則是4年，在檢測(cè)中如果發(fā)現(xiàn)載體出現(xiàn)問題就要及時(shí)進(jìn)行處理。為了確保電子檔案存儲(chǔ)的完整性和安全性，需要定期對(duì)這些資料進(jìn)行備份，企業(yè)信息部門還需要提供技術(shù)支持?，F(xiàn)在比較常用的備份方式有每天都需要進(jìn)行一次的增量備份，還有每周進(jìn)行一次的全盤備份。如果電子檔案具有很大的存儲(chǔ)價(jià)值，還需要在間隔一定距離的異地進(jìn)行備份。

4.3 對(duì)電子檔案進(jìn)行充分利用

利用電子檔案不能違反企業(yè)保密制度，而且不同階層的工作人員擁有的權(quán)限也是不同的，例如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)具有調(diào)閱公司各類電子檔案的權(quán)限，還可以對(duì)資料收發(fā)記錄進(jìn)行查閱，應(yīng)上述兩點(diǎn)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的充分利用，促使電子檔案發(fā)揮出最大價(jià)值。電子檔案只能在本單位內(nèi)部流傳和使用，例如，一些規(guī)章制度和通報(bào)等文件就可以在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行傳遞，但是如果電子檔案涉及一些企業(yè)機(jī)密就只能在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)上傳遞，而且需要和外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離，至于一些和企業(yè)財(cái)務(wù)、戰(zhàn)略發(fā)展計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)開發(fā)策略等相關(guān)的電子檔案則只能在一定階層進(jìn)行流傳，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于企業(yè)發(fā)展計(jì)劃的批示和批復(fù)、企業(yè)科技研發(fā)成果等也屬于這個(gè)范圍。如果有員工需要用到一些電子檔案，但是自己并沒有相關(guān)權(quán)限，就要將自己的需要報(bào)給本級(jí)檔案管理部門進(jìn)行審批，通過(guò)審批后才能進(jìn)行調(diào)閱。檔案管理部門只能將復(fù)印的紙質(zhì)文件借給借閱人。存儲(chǔ)載體是不能出借的，借閱人只需要按照紙質(zhì)檔案借閱規(guī)定辦理手續(xù)即可。借閱人查閱電子檔案期間擔(dān)負(fù)著保護(hù)檔案安全的責(zé)任，一定要看管好檔案，防止有人更改或泄露電子檔案內(nèi)信息。檔案管理部門對(duì)于每一個(gè)借閱人都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，并將這些記錄制作為臺(tái)賬。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，電子文件和電子檔案管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展的重要助力，而且還能對(duì)檔案管理效率和質(zhì)量進(jìn)行提升。目前我國(guó)對(duì)于電子文化和電子檔案管理方面的研究還比較淺顯。在今后的發(fā)展中，企業(yè)應(yīng)按照現(xiàn)代管理理念，更加重視電子文化和電子文檔管理，推動(dòng)二者走向更高的層次，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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