人事代理視閾下民辦高校人事檔案管理研究

王 冉

（廣州南方學(xué)院，廣東 廣州 510900）

民辦高校產(chǎn)生的初衷是為滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的對(duì)高等教育的需求，進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)高等教育體制改革，隨著高等教育的不斷發(fā)展，國(guó)家開始要求民辦高校進(jìn)行轉(zhuǎn)型改革，改革過程中必然會(huì)面臨著一系列的挑戰(zhàn)，轉(zhuǎn)型之后如何提質(zhì)發(fā)展也是當(dāng)前民辦高校應(yīng)思考的問題之一。近年來(lái)，隨著我國(guó)民辦教育的快速發(fā)展，師資隊(duì)伍的建設(shè)逐漸成為民辦高校發(fā)展的制約因素之一。而民辦高校師資隊(duì)伍管理中基礎(chǔ)而重要的環(huán)節(jié)就是人事檔案管理，當(dāng)前多數(shù)民辦高校都是采用人事代理機(jī)制對(duì)教職員的人事檔案進(jìn)行管理。如何讓人事代理機(jī)制發(fā)揮出自身優(yōu)勢(shì)以推動(dòng)民辦高校師資隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)而推動(dòng)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展，這是民辦高校發(fā)展的應(yīng)有之義。

1 人事代理機(jī)制的內(nèi)涵及意義

1.1 人事代理的內(nèi)涵

人事代理是指高校委托人才市場(chǎng)對(duì)人事管理相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行代理服務(wù)，如檔案保管、職稱評(píng)定等。它最早出現(xiàn)在1995年12月召開的全國(guó)人事廳局長(zhǎng)會(huì)議上，由時(shí)任人事部部長(zhǎng)宋德福正式提出：要建立和實(shí)行人事代理制度作為人事工作“創(chuàng)新管理制度”的一項(xiàng)重要內(nèi)容[1]。可見，人事代理機(jī)制是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，隨著人事制度的改革，人事代理機(jī)制的功能也漸趨規(guī)完備，越來(lái)越多的用人單位傾向于人事代理服務(wù)，特別是民辦高校。人事代理的目的是降低學(xué)校的人力資源成本，為高校建立起能進(jìn)能出的用人機(jī)制，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)配置。

1.2 人事代理對(duì)民辦高校人事管理的重要作用

人事代理機(jī)制最顯著的特征就是人事管理工作的社會(huì)化，雖然當(dāng)前國(guó)內(nèi)多數(shù)民辦高校人事代理制度還不夠完備，但是人事代理機(jī)制在民辦高校的推行是具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義的，主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是可以調(diào)動(dòng)民辦高校教職員工作的熱情和積極性，二是可以建立起自主高效的用人留人機(jī)制，三是可以推動(dòng)社會(huì)人力資源供需實(shí)現(xiàn)平衡。民辦高校在提質(zhì)發(fā)展的過程中面臨的挑戰(zhàn)之一就是師資隊(duì)伍建設(shè)，師資人才流動(dòng)不暢會(huì)嚴(yán)重制約民辦高校的可持續(xù)發(fā)展。對(duì)于大部分剛完成轉(zhuǎn)型轉(zhuǎn)設(shè)的民辦高校來(lái)說，人事代理機(jī)制既促進(jìn)了學(xué)校師資人才的合理流動(dòng)，又減輕了行政管理工作負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)了人事管理服務(wù)社會(huì)化，這對(duì)民辦高校的發(fā)展有重要意義。

2 民辦高校人事代理存在的問題

當(dāng)前民辦高校人事代理機(jī)制已被普遍接受，但在歷經(jīng)長(zhǎng)期的實(shí)踐之后發(fā)現(xiàn)人事代理機(jī)制也存在相當(dāng)多的問題且不容忽視。

2.1 雙重管理主體各行其是

人事代理的教職員通常由學(xué)校和人才市場(chǎng)共同管理，檔案調(diào)入轉(zhuǎn)出、檔案保管由人才市場(chǎng)負(fù)責(zé)，教職員轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、考核考評(píng)等其他業(yè)務(wù)由學(xué)校管理。實(shí)行人事代理的初衷是為了降低高校人力資源成本，讓人才市場(chǎng)分擔(dān)部分人事代理工作，這樣學(xué)?？梢詫Ｐ淖龊脦熧Y隊(duì)伍建設(shè)其他工作，提高人力資源管理效率。但實(shí)際上隨著民辦高校師資不斷增加且流動(dòng)性較大，導(dǎo)致人檔管理分離，多數(shù)人才市場(chǎng)服務(wù)內(nèi)容單一，基本只承擔(dān)檔案保管業(yè)務(wù)，其他的人事相關(guān)工作還是要由學(xué)校來(lái)完成。為此，學(xué)校還要花費(fèi)更多的精力與人才市場(chǎng)溝通協(xié)調(diào)，如果溝通協(xié)調(diào)不夠或不及時(shí)，檔案材料的補(bǔ)充不及時(shí)都會(huì)導(dǎo)致實(shí)際情況產(chǎn)生偏差，造成檔案管理信息的不全面、不準(zhǔn)確，學(xué)校負(fù)責(zé)檔案管理的職員工作負(fù)擔(dān)加重。像查閱檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)交檔案資料、補(bǔ)充檔案材料、出具相關(guān)證明材料等都要到人才市場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)辦理，有時(shí)還要經(jīng)過諸多繁雜的審批手續(xù)，耗費(fèi)了大量的人工和物力。概而言之，實(shí)行人事代理制度，民辦高校則需要投入更多的人力資源成本來(lái)加強(qiáng)對(duì)教職員的檔案管理，以解決雙重管理主體工作重復(fù)或溝通不暢帶來(lái)的弊端[2]。

2.2 規(guī)章制度執(zhí)行不夠規(guī)范

雖然我國(guó)已經(jīng)建立起了人事代理制度相關(guān)的法律法規(guī)體系，但部分政策尚未在民辦高校推行實(shí)施，相關(guān)制度的執(zhí)行也不夠規(guī)范，這對(duì)于民辦高校建立長(zhǎng)期有效的人才引育機(jī)制沒有任何助益。對(duì)于民辦高校來(lái)說，在代理機(jī)制實(shí)踐中盡快建立健全相關(guān)法律法規(guī)不容忽視。民辦高校人事代理涉及學(xué)校、人才市場(chǎng)、教職員三方權(quán)益，現(xiàn)實(shí)中，由于制度執(zhí)行不夠規(guī)范的原因，相關(guān)工作人員在辦理業(yè)務(wù)時(shí)缺乏規(guī)范的辦理程序和標(biāo)準(zhǔn)，加上缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制，學(xué)校和教職員的相關(guān)權(quán)益得不到切實(shí)的維護(hù)，由此產(chǎn)生的各種爭(zhēng)議處理較為困難。有的人才市場(chǎng)與教職員之間不存在勞動(dòng)關(guān)系，出現(xiàn)問題時(shí)往往會(huì)推卸責(zé)任，使教職員與學(xué)校存在顧慮。

2.3 代理工作人員業(yè)務(wù)水平不高

由于民辦院校自身發(fā)展的局限性，檔案主管部門缺乏專業(yè)的檔案管理人員。部門工作人員未經(jīng)專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)，導(dǎo)致在實(shí)際工作中對(duì)人事檔案業(yè)務(wù)辦理流程比較生疏，不能及時(shí)準(zhǔn)確收集教職員在工作期間產(chǎn)生的重要材料。特別是一些民辦院校由于本身用人制度沒有具體法規(guī)約束，導(dǎo)致檔案工作人員對(duì)收集教職員個(gè)人檔案材料不夠重視，覺得可做可不做，不能及時(shí)地把教職員在校工作中取得的德、能、勤、績(jī)、廉相關(guān)的材料進(jìn)行收集補(bǔ)充，并遞交人才市場(chǎng)歸檔。由于代理業(yè)務(wù)辦理人員頻繁更替再加上工作交接不到位就導(dǎo)致檔案管理工作缺乏連續(xù)性和統(tǒng)一性，如果不能及時(shí)進(jìn)行溝通就會(huì)導(dǎo)致人教職員的實(shí)際情況得到系統(tǒng)全面的呈現(xiàn)，最后導(dǎo)致人事管理成本增加。

2.4 保障體系不夠完備

當(dāng)前我國(guó)民辦高校已經(jīng)建立起系統(tǒng)的社會(huì)保障體系，但這些保障體系尚未健全和完善。社會(huì)保障體系是否完備會(huì)直接影響到教職工對(duì)學(xué)校的歸屬感，保障體系健全可以激發(fā)教職員工作的積極性。保障體系不夠完善會(huì)導(dǎo)致一些教職員的切身權(quán)益難以保障，有些民辦高校為了節(jié)約用人成本，甚至不給教職員提供相應(yīng)的社會(huì)保障，給教職員工作增加一定的顧慮和壓力。我們必須清楚地認(rèn)識(shí)到，民辦高校社會(huì)保障體系的完善不是一蹴而就的事，也不能一勞永逸，它是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，期間要處理好學(xué)校和教職員的切身利益，這些對(duì)于民辦高校建立長(zhǎng)效的用人機(jī)制有著極為重要的意義。

3 人事代理問題解決路徑

3.1 建立健全人事代理制度

人事代理機(jī)制實(shí)行的初衷是為了給民辦高校減輕工作負(fù)擔(dān)，但在實(shí)踐中會(huì)發(fā)現(xiàn)工作量往往不減反增，檔案利用質(zhì)量和效率不高，原因之一就是人事代理制度不夠完備，這一后果也會(huì)直接影響到教職員對(duì)學(xué)校的依附感和歸屬感。人事代理制度的健全是實(shí)現(xiàn)合理流動(dòng)的根本出路，當(dāng)前民辦高校面臨人員異動(dòng)率高、人事信息化系統(tǒng)利用率不高等問題，如何對(duì)師資人才進(jìn)行引留培，充分調(diào)動(dòng)教職員的工作積極性；如何構(gòu)建制度機(jī)制，奠定制度基礎(chǔ)，建立和完善高校人才能進(jìn)能出的用人機(jī)制，已經(jīng)成為當(dāng)前民辦高校亟待解決的問題之一。完善人事代理制度首先要健全相應(yīng)的人才流動(dòng)制度，構(gòu)建民辦學(xué)校教師隊(duì)伍穩(wěn)定發(fā)展和合理流動(dòng)的有效機(jī)制。完善人事代理制度還需要建立規(guī)范統(tǒng)一的流程制度，使代理工作流程得到依法有序地進(jìn)行。完善人事代理制度還需要建立相應(yīng)的監(jiān)督制度，使教職員的合法權(quán)益得到保障。因此，民辦高校在推行人事代理機(jī)制時(shí)要嚴(yán)格遵守國(guó)家政策和法規(guī)，建立健全相配套的人事代理制度體系，提高代理服務(wù)質(zhì)量，以促進(jìn)民辦教育健康發(fā)展。

3.2 規(guī)范人事代理工作流程

人才市場(chǎng)在人事代理工作中發(fā)揮著導(dǎo)向作用，但在人事代理工作發(fā)展到一定階段之后就表現(xiàn)出很多缺陷。當(dāng)下人才市場(chǎng)的檔案管理依舊以檔案保管為主，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理業(yè)務(wù)混亂的局面，只有改變?nèi)耸聶n案管理方式才能將人事管理和人事代理具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分離并各自發(fā)揮出最大效用。首先，學(xué)校應(yīng)與人才市場(chǎng)保持定期信息溝通和密切合作，在掌握學(xué)校實(shí)際情況的基礎(chǔ)上對(duì)癥下藥，解決民辦高校用人留人問題。其次，民辦高校和人才市場(chǎng)可以利用人事檔案管理信息化服務(wù)，建立起更快捷的檔案查詢和傳遞業(yè)務(wù)，提高代理服務(wù)和管理服務(wù)的效率。最后，民辦高校應(yīng)與人才市場(chǎng)協(xié)商之后建立專業(yè)、規(guī)范、統(tǒng)一的代理流程制度，雙方必須遵守工作制度，以協(xié)調(diào)雙重管理主體帶來(lái)的不利影響，開展好高校人事代理相關(guān)工作。

3.3 提高代理工作人員管理水平

民辦高校人事代理機(jī)制作為連接學(xué)校與教職員之間的紐帶，對(duì)于三方之間的信息溝通要求很高，高素質(zhì)專業(yè)化的管理人員是保證代理業(yè)務(wù)順利進(jìn)行的必要條件[3]。專業(yè)化的管理人員可以保證代理工作的高效有序地進(jìn)行。近年來(lái)民辦高校人員異動(dòng)更比較頻繁，人事檔案業(yè)務(wù)的查詢、轉(zhuǎn)遞和更新的需求也愈來(lái)愈多，這對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求也更高。要想適應(yīng)新時(shí)期的人事代理要求，相關(guān)工作人員必須加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握人事代理和檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，掌握人事代理最新的政策和法規(guī)，并探尋人事代理和檔案管理信息化建設(shè)，將信息知識(shí)傳遞與檔案管理和代理服務(wù)結(jié)合起來(lái)，利用信息化管理模式提升代理服務(wù)的工作水平。

3.4 完善人事代理保障機(jī)制

人事代理機(jī)制為民辦高校吸引穩(wěn)定人才起到重要的作用，探索人事代理管理工作新模式，有益于推進(jìn)人事代理制發(fā)揮出最大效益。目前國(guó)內(nèi)的社會(huì)保障機(jī)制仍然實(shí)行身份管理和地區(qū)管理，造成了民辦高校教職員與公辦高校正式在編教職員的社會(huì)保障待遇差別較大，導(dǎo)致了同工不同酬的境況。因此，民辦高校需要遵循法治路徑，完善人事代理保障機(jī)制，包括薪酬福利、社會(huì)保障和鼓勵(lì)扶持等配套制度，為人才合理流動(dòng)創(chuàng)造條件，不斷優(yōu)化民辦教育政策機(jī)制。民辦高校要根據(jù)自身的實(shí)際情況，秉持以師為本的原則，對(duì)于教職員在工作生活中遇到的問題進(jìn)行幫助解決，維護(hù)他們的合法權(quán)益，完善服務(wù)手段，提高服務(wù)質(zhì)量，真正做到以校為家、以情留人。完善的社會(huì)保障機(jī)制需要專業(yè)化的工作人員在了解國(guó)家政策的情況下和社保部門及時(shí)聯(lián)系，只有這樣才能讓民辦高校教職員充分享受到福利待遇。

人事代理機(jī)制的建立實(shí)施是人事管理制度改革的歷史性創(chuàng)新，是實(shí)現(xiàn)人才良勝競(jìng)爭(zhēng)和合理流動(dòng)的根本出路[4]。隨著事業(yè)單位全員聘任制的推進(jìn)實(shí)施，民辦高校人事代理機(jī)制應(yīng)在理論上研究符合自身特色的人事管理機(jī)制，在實(shí)踐上探索科學(xué)合理的人事管理發(fā)展模式，最終建立可持續(xù)發(fā)展的長(zhǎng)效用人機(jī)制。