設(shè)備采購工作介紹和相關(guān)風(fēng)險分析

薛波 藺娜

【摘 要】設(shè)備采購是項目建設(shè)中非常重要的環(huán)節(jié)，基本工作包括招標(biāo)、設(shè)備廠家選定、合同簽訂、供應(yīng)商供貨、售后服務(wù)等，因此設(shè)備采購周期是影響項目實施進(jìn)度的決定性因素之一。文章以新疆H網(wǎng)項目為研究對象，對設(shè)備采購中合同生成注意事項、合同執(zhí)行過程介紹和相關(guān)風(fēng)險進(jìn)行分析，為后續(xù)項目設(shè)備采購工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】設(shè)備采購;合同執(zhí)行;供貨;風(fēng)險

【中圖分類號】F274 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）04-0092-03

0 引言

每一個從事EPC總承包的工程類公司，都設(shè)有采購部，它是設(shè)計部門、設(shè)備生產(chǎn)廠家、項目部和生產(chǎn)管理部的“交通樞紐”。采購是一個非常棘手的工作，采購工作的成敗直接影響項目的實施質(zhì)量，嚴(yán)重的直接影響公司效益，甚至導(dǎo)致公司破產(chǎn)。例如，大連皮口服裝有限公司因設(shè)備采購管理不善等原因，于2004年12月28日宣布破產(chǎn)[1];LZX公司因設(shè)備采購工作管理不善（如供應(yīng)商的選擇考慮不周全、合同條款不夠嚴(yán)謹(jǐn)、價格把控不夠合理等），讓公司面臨巨大的財政壓力和經(jīng)濟(jì)損失[2]。因此，合理經(jīng)營采購業(yè)務(wù)、做好采購工作，不僅決定項目的成敗，而且決定一個公司的生存與發(fā)展。

新疆H網(wǎng)項目意義特殊，工期短、任務(wù)重、環(huán)境條件惡劣，為了做好保密工作和節(jié)約工期，所有設(shè)備的招標(biāo)方式都采用競爭性談判。本文以項目設(shè)備采購中涉及的相關(guān)工作為基礎(chǔ)，從招標(biāo)文件編寫、招標(biāo)工作展開、評標(biāo)、定標(biāo)、合同簽訂、供應(yīng)商設(shè)備生產(chǎn)、設(shè)備發(fā)貨等方面對采購工作進(jìn)行了細(xì)致的介紹，并對采購工作中的相關(guān)風(fēng)險進(jìn)行分析，同時提出了應(yīng)對的策略。

1 采購工作介紹

1.1 招標(biāo)文件編寫

招標(biāo)文件包含商務(wù)文件和技術(shù)規(guī)范，招標(biāo)文件的編寫是開標(biāo)前期工作中非常重要的一環(huán)，它對整個招標(biāo)過程有著根本性的制約作用[3]。商務(wù)部分具體如下：招標(biāo)時間一定要符合《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》;交貨期需按照現(xiàn)場實際情況確定，時間選擇要合理，過早容易造成設(shè)備積壓，太晚則影響設(shè)備安裝;商務(wù)文件中的技術(shù)要求需根據(jù)技術(shù)規(guī)范進(jìn)行簡要概括;責(zé)任劃分和合同格式等內(nèi)容需明確。技術(shù)部分包括具體規(guī)范、工程概況介紹、設(shè)備清單、功能要求等，技術(shù)規(guī)范是設(shè)備的基礎(chǔ)，也是評標(biāo)的重要依據(jù)，因此規(guī)范的質(zhì)量影響評標(biāo)的質(zhì)量，規(guī)范越詳細(xì)，越有利于評標(biāo)工作的開展。

1.2 招標(biāo)工作的展開

招標(biāo)是一個非?，嵥榈墓ぷ鳎⊕炀W(wǎng)公示、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、編寫評標(biāo)報告等工作流程，而且線上和線下需同步進(jìn)行。

1.2.1 開標(biāo)前準(zhǔn)備

招標(biāo)文件編制完畢，需在集采平臺上填寫招標(biāo)基本信息，然后掛網(wǎng)公示;開標(biāo)前要根據(jù)《評標(biāo)委員會和評標(biāo)方法暫行規(guī)定》規(guī)定組件評標(biāo)委員會，評標(biāo)委員會必須由技術(shù)、商務(wù)（包含經(jīng)濟(jì)）在內(nèi)的3名及以上（單數(shù)）專家團(tuán)隊組成。

1.2.2 開標(biāo)

根據(jù)招標(biāo)文件要求的開標(biāo)時間按時開標(biāo)，晚到場的供應(yīng)商按遲到處理，不具備參標(biāo)資格，開標(biāo)前需檢查所有投標(biāo)人的標(biāo)書是否密封完整、法定代表人是否到場、是否具有授權(quán)委托書等，合格投標(biāo)人進(jìn)入開標(biāo)、報價環(huán)節(jié)，報價完畢后開始評標(biāo)。

1.2.3 評標(biāo)

本項目評標(biāo)采用綜合評標(biāo)，評標(biāo)過程包括審閱標(biāo)書的商務(wù)技術(shù)部分、提出存在問題、再次談判等。審閱標(biāo)書就是依據(jù)招標(biāo)文件的商務(wù)和技術(shù)方面對投標(biāo)人標(biāo)書進(jìn)行評定，商務(wù)方面關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)能力、企業(yè)規(guī)模、近3年財政收支情況、商務(wù)偏差、排產(chǎn)計劃、類似業(yè)績、分項報價分析等;技術(shù)方面關(guān)注投標(biāo)文件的技術(shù)整體響應(yīng)性、產(chǎn)品報告完整及有效性、技術(shù)參數(shù)的優(yōu)劣、設(shè)備配置及材料、設(shè)計制造能力及制造工藝的先進(jìn)性等。

符合要求的供應(yīng)商進(jìn)入下輪談判，并澄清投標(biāo)文件中含義不明確和與招標(biāo)文件不符的地方，進(jìn)行二輪密封報價，其中符合二輪談判的至少為兩家，若少于兩家則需重新招標(biāo)，或符合規(guī)定可轉(zhuǎn)單一來源采購。

1.2.4 定標(biāo)及評標(biāo)報告編寫

定標(biāo)是結(jié)合評標(biāo)方法（本項目采用綜合評標(biāo)）來完成的，其中符合本項目設(shè)備采購需求、設(shè)備質(zhì)量和服務(wù)較好、報價最優(yōu)的投標(biāo)人，推薦為中標(biāo)候選人。評標(biāo)期間根據(jù)評標(biāo)組的評價及投標(biāo)文件中的關(guān)鍵信息按照要求匯總成文，編寫評標(biāo)報告，評標(biāo)結(jié)束時專家共同審閱簽字。

1.2.5 掛網(wǎng)公示

根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》及公司相關(guān)規(guī)定，定標(biāo)結(jié)果必須掛網(wǎng)公示，期限至少為3日。

評標(biāo)報告形成后，在集采平臺上對評標(biāo)結(jié)果按要求公布。

1.3 合同簽訂

1.3.1 合同內(nèi)容

合同分為商務(wù)部分和技術(shù)部分，商務(wù)部分包含合同協(xié)議、中標(biāo)通知書、定義解釋、交貨期、技術(shù)服務(wù)、付款方式、違約賠款、價格匯總表、保密協(xié)議等;技術(shù)部分包括供貨范圍、項目概況、資源條件、技術(shù)要求、技術(shù)資料等。

1.3.2 合同生成

合同內(nèi)容及條款甲、乙雙方審核完畢后，簽字蓋章，合同生成。后期工作全部按照合同條款執(zhí)行，因此后期工作能否順利展開，合同規(guī)定是否詳細(xì)、明確與其密切相關(guān)。

1.4 合同執(zhí)行

合同執(zhí)行包含設(shè)備安裝、設(shè)備運(yùn)輸、售后服務(wù)、質(zhì)保等方面，本文分析生產(chǎn)、出廠驗收、售后3個方面。

1.4.1 設(shè)備生產(chǎn)

設(shè)備生產(chǎn)是合同執(zhí)行過程中需嚴(yán)格把控的一環(huán)，采購部需時刻跟蹤，其中一項工作就是催貨，核心設(shè)備或關(guān)鍵設(shè)備也可以駐廠監(jiān)造。

設(shè)備供應(yīng)商需要按照投標(biāo)文件中的排產(chǎn)計劃和合同中的交貨期進(jìn)行生產(chǎn)。如果未履約就要考慮項目對設(shè)備的實際需求情況：安裝工期相對富裕，可適當(dāng)放寬生產(chǎn)周期;安裝周期短的項目，排產(chǎn)計劃和交貨期就不能動搖，廠家對項目重視力度不夠就需要催促。

催貨是一項比較艱難的任務(wù)，不僅要保證不傷兩家和氣，還要保證設(shè)備按時生產(chǎn)，這需要催貨人員與供應(yīng)商斗智斗勇，想盡一切辦法爭取廠家有限的生產(chǎn)資源。某些項目中還有一些核心設(shè)備或關(guān)鍵設(shè)備需駐廠建造，這項工作與催貨類似，唯一不同的就是不需要與供應(yīng)商承接的其他項目搶資源，這個就是根據(jù)設(shè)計藍(lán)圖對設(shè)備生產(chǎn)的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，檢查設(shè)備是否按要求生產(chǎn)，為后續(xù)設(shè)備的安裝工作減少一些不必要的麻煩。

1.4.2 設(shè)備出廠驗收

設(shè)備出廠驗收是不能缺少的環(huán)節(jié)，設(shè)備生產(chǎn)完畢后，甲方應(yīng)派相關(guān)技術(shù)人員對設(shè)備進(jìn)行出廠驗收，按照合同技術(shù)文件要求，對設(shè)備性能進(jìn)行檢驗，同時查閱設(shè)備是否具有相應(yīng)的實驗監(jiān)測報告，精密設(shè)備還需到具有資質(zhì)的監(jiān)測機(jī)構(gòu)監(jiān)測。

1.4.3 售后服務(wù)

設(shè)備發(fā)貨時需要采購部及時與供應(yīng)商對接，根據(jù)現(xiàn)場情況配備售后服務(wù)人員進(jìn)場安裝、調(diào)試;在條件允許的情況下，也可以在現(xiàn)場配備采購人員，及時掌握項目現(xiàn)場售后人員的安裝和服務(wù)情況，并以此為依據(jù)對供應(yīng)商進(jìn)行年度評價。

2 風(fēng)險分析及應(yīng)對策略

設(shè)備采購工作中面臨諸多風(fēng)險，如價格風(fēng)險、合同風(fēng)險、運(yùn)輸風(fēng)險、意外風(fēng)險等。因此，采購工作執(zhí)行中風(fēng)險預(yù)防策略要合理，各個細(xì)節(jié)要嚴(yán)格把控，采購工作要層層審核。

2.1 價格風(fēng)險

2.1.1 建設(shè)周期長項目風(fēng)險分析

對于建設(shè)周期長、規(guī)模大、投資多的國內(nèi)外項目就面臨著價格浮動的風(fēng)險。

例如，水電站、鐵路、偏遠(yuǎn)地區(qū)的高速公路、遠(yuǎn)距離輸電、遠(yuǎn)距離輸水等，這些項目建設(shè)周期較長或某些設(shè)備生產(chǎn)周期很長，導(dǎo)致甲方很早就要進(jìn)行設(shè)備招標(biāo)，項目建設(shè)初期把合同價格敲定，甲方就會面臨價格浮動的風(fēng)險，并且設(shè)備供應(yīng)商在報價時會把所有不利因素折算到報價中，無形中增加甲方前期采購的資金投入;再如，國際工程項目的情況更為復(fù)雜，不僅存在設(shè)備的價格變動情況，而且存在貨幣匯率變動情況，如總承包方與業(yè)主之間支付幣種不同，就存在貨幣匯率發(fā)生變化情況[4]。

因此，建設(shè)周期長和國際工程這類項目首先要建立一支強(qiáng)有力的經(jīng)濟(jì)、合同管理團(tuán)隊，在招標(biāo)初期就把各方面風(fēng)險降到最低，同時對設(shè)備價格浮動和貨幣匯率風(fēng)險具有一定預(yù)見性;其次建議使用浮動價格合同模式，這樣不會因為價格浮動、貨幣匯率、政策變動導(dǎo)致項目出現(xiàn)巨額虧損。

2.1.2 建設(shè)周期短項目風(fēng)險分析

對于建設(shè)周期較短的項目，設(shè)備也存在價格風(fēng)險，此類項目基本采用固定總價合同。

純基礎(chǔ)材料項目價格存在浮動風(fēng)險，如涉及鋼筋、混凝土、砂石骨料的項目，這類材料價格受政策、環(huán)境等影響較大，因此在招標(biāo)時一定要了解好材料的價格走勢，減小降價風(fēng)險。

純設(shè)備項目價格浮動較小，但面臨報價風(fēng)險，很多設(shè)備供應(yīng)商在設(shè)備報價時，把運(yùn)費(fèi)、保險費(fèi)、服務(wù)費(fèi)等報價全部含在設(shè)備的分項報價中，表面看起來供應(yīng)商減免了部分費(fèi)用，其實“羊毛依然出在羊身上”，這種報價模式對于設(shè)計方案較完善、無須增補(bǔ)設(shè)備的項目沒有影響，如果項目執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)缺少設(shè)備，需要增補(bǔ)，增補(bǔ)部分就需按照合同單項價格，這樣就增加了后期增補(bǔ)設(shè)備的費(fèi)用。因此，招標(biāo)時需明確規(guī)定報價中需要對運(yùn)費(fèi)、保險、服務(wù)類費(fèi)用進(jìn)行單獨報價且報價要合理，這樣就可以在不增加總價的情況下，壓縮設(shè)備單價，減小增補(bǔ)設(shè)備時的資金投入。

2.2 合同風(fēng)險

合同是雙方建立的關(guān)系協(xié)議，也是設(shè)備采購工作的心臟，定標(biāo)后的所有工作都圍繞雙方簽訂的合同展開，采購風(fēng)險大多數(shù)也源于合同[5]。

2003年，某供應(yīng)商因為與甲方簽訂合同中規(guī)定供貨數(shù)量為參考值，供應(yīng)商按照合同數(shù)量生產(chǎn)，最后出現(xiàn)產(chǎn)品被甲方拒收的情況，導(dǎo)致供應(yīng)商嚴(yán)重虧損，引發(fā)與甲方的官司[6];2010年，某托運(yùn)公司簽訂一份托運(yùn)合同中因甲方信息不符，導(dǎo)致貨物托運(yùn)完畢后，甲方拒絕支付運(yùn)輸費(fèi)用，最終起訴也出現(xiàn)敗訴的局面[7];類似情況比比皆是，因此合同的簽訂需細(xì)致入微，將內(nèi)容描述到最細(xì)、風(fēng)險降到最低，避免出現(xiàn)合同糾紛。

2.3 供貨風(fēng)險

供貨是合同執(zhí)行中風(fēng)險較大的一項條款，因為運(yùn)輸受到各種各樣的不可預(yù)見因素的限制。國際運(yùn)輸中存在海關(guān)程序多、運(yùn)輸條件繁雜、交通工具更換頻繁等情況[8];國內(nèi)運(yùn)輸困難程度依地區(qū)而論，中部、東部、東南部地區(qū)交通發(fā)達(dá)，運(yùn)輸時間相對可控，西部、西南部地區(qū)交通條件有限，特別是海拔較高的地區(qū)，路面一年四季積雪，給運(yùn)輸帶來極大的障礙，運(yùn)輸時間也和國際運(yùn)輸一樣，不可預(yù)見因素較多。

本項目地處偏遠(yuǎn)的南疆，途徑幾個海拔4? 000多米的高山，只要山上下雪，道路封閉，設(shè)備就無法運(yùn)輸。2018年11月，因道路積雪，大批量設(shè)備在路上停滯了近1個月，給公司帶來了巨大的損失。因此，類似項目設(shè)備進(jìn)場時間首先要選在氣候相對較好的季節(jié)，如夏天;其次制訂特殊的運(yùn)輸方案，如增加鏟雪機(jī)、鏟車等設(shè)備輔助爬雪坡等;再次運(yùn)輸司機(jī)要身體好，能適應(yīng)外部環(huán)境的劇烈變化;最后司機(jī)需配備衛(wèi)星電話，防止運(yùn)輸途中遇到問題而無法呼救等。

3 結(jié)語

本文以新疆H網(wǎng)的采購工作為基礎(chǔ)，介紹了設(shè)備招標(biāo)的工作流程，闡述了設(shè)備采購工作的重要性，并分析了設(shè)備從采購到售后工作中的相關(guān)常見風(fēng)險和應(yīng)對方案，給后續(xù)采購工作提供借鑒。

參 考 文 獻(xiàn)

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