集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建及管理研究

陳 添

（廣西銀行學(xué)校，廣西 南寧 530000）

設(shè)立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，提高工作效率，降低管理成本，是全球大型企業(yè)管理發(fā)展始于20 世紀(jì)80 年的一個(gè)重要趨勢。其開創(chuàng)者為福特公司，后有通用電氣、杜邦、美孚、寶潔等一大批國際巨頭陸續(xù)引進(jìn)，將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)展提高到了一個(gè)新的水平，該管理模式的有效性已經(jīng)得到廣泛的認(rèn)可。90 年代中國企業(yè)開始引入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，近些年國內(nèi)大型集團(tuán)企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心呈現(xiàn)增多趨勢。

1.概述

集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是將各分公司、子公司等的財(cái)務(wù)部撤銷，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心平臺，將原有的財(cái)務(wù)部門進(jìn)行裁員、優(yōu)化及合并后組成新的財(cái)務(wù)部門，新的財(cái)務(wù)部門歸屬于集團(tuán)，新的財(cái)務(wù)體系重新分為總部財(cái)務(wù)、聯(lián)合共享財(cái)務(wù)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)三個(gè)層面。新的組織形式要求要把重復(fù)性高、技術(shù)含量低、差異小、處理分散的傳統(tǒng)的財(cái)會工作中剝離出來，例如各類報(bào)銷、供應(yīng)商和客戶往來賬務(wù)核算等，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中按照高效標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，同原分公司、子公司等留存的初級票據(jù)處理人員進(jìn)行聯(lián)系，把原認(rèn)為合理的會計(jì)分工重新進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，力求達(dá)到流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、高效化，最終達(dá)到降低成本的目的。

2.特點(diǎn)

集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)具備六大鮮明特點(diǎn)，具體包含分享性、標(biāo)準(zhǔn)化等，其中的每一項(xiàng)都十分重要，都是集團(tuán)企業(yè)不可或缺的一大要素。

圖1 集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)六大特點(diǎn)

第一是分享性。對于處理賬務(wù)的財(cái)務(wù)人員而言，其本身就都是應(yīng)該要集中在財(cái)務(wù)共享中心，這才是其所需要待著的地方?；诖耍?cái)務(wù)人員應(yīng)該要將全部的財(cái)務(wù)信息，相關(guān)單據(jù)等全部都收集到一起，并通過一定的手段來讓其直接傳到財(cái)務(wù)共享中心。由此可見，財(cái)務(wù)人員能夠很好地完成一系列財(cái)務(wù)狀況分享。第二是標(biāo)準(zhǔn)化。財(cái)務(wù)共享服務(wù)本就是對于財(cái)務(wù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化著重化強(qiáng)調(diào)的，這里主要是將財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程、控制口徑等全部都匯集到一起，并作出集中化處置。針對企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)的重復(fù)性財(cái)務(wù)情況，必須要對其層層剝離，真正確保信息始終處于完整有效狀態(tài)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)具備極強(qiáng)的規(guī)范性。特別是在堅(jiān)持分支機(jī)構(gòu)的這一發(fā)展模式之下，不同的分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)流程其實(shí)都是有所差異的，這是當(dāng)前社會機(jī)構(gòu)的一種常態(tài)現(xiàn)象。第三是規(guī)?；?。所謂的財(cái)務(wù)共享服務(wù)就是要將分散的非核心財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)全部都集中到一起，并作出后續(xù)的處置。即將一系列低附加值、重復(fù)性的業(yè)務(wù)單元全部都匯集到一起，并完成后續(xù)的財(cái)務(wù)核算和管理工作。此舉會直接將成本降低下來，固定成本也會全部都分?jǐn)偝鋈ィ罱K也會真正形成一種規(guī)模經(jīng)濟(jì)。第四是技術(shù)型。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心本身就具備獨(dú)立性，其體現(xiàn)出了集中化、統(tǒng)一化以及標(biāo)準(zhǔn)化這三個(gè)特點(diǎn)。當(dāng)運(yùn)行負(fù)荷處于較高水平時(shí)，此時(shí)應(yīng)該由一項(xiàng)極強(qiáng)的信息技術(shù)來為其托底，切不可讓其陷入癱瘓狀態(tài)。與此同時(shí)，其對于安全要求也比較高，對于后續(xù)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)也能夠做好防患工作。第五是服務(wù)性。針對傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式而言，其擁有一套自身的管理方式。財(cái)務(wù)部門主要是充當(dāng)了財(cái)務(wù)處理者的角色，發(fā)揮的是財(cái)務(wù)核算、管理等諸多功能。然而，一旦財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式已經(jīng)落于實(shí)際，這一情況顯然會有所變化，其搖身一變成為了服務(wù)集中管理者與提供者，源源不斷地向外部注入能量，在了解了相關(guān)協(xié)議內(nèi)容之后，其也能夠直接朝著客戶收取定量的財(cái)務(wù)服務(wù)費(fèi)用，并實(shí)現(xiàn)價(jià)值的最大化。第六是集中度。對于財(cái)務(wù)人員進(jìn)行集中化培養(yǎng)，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行集中化控制才是真正讓整個(gè)財(cái)務(wù)管理模式趨向于集中的方式。在每一個(gè)分支機(jī)構(gòu)當(dāng)中，只需保留幾位需要進(jìn)行票據(jù)傳遞的財(cái)務(wù)經(jīng)理，不再需要多余的人。采用當(dāng)前這一種模式，能夠很好地將財(cái)務(wù)部門精簡，在財(cái)務(wù)信息收集完畢之后，其能夠直接被反饋到財(cái)務(wù)共享中心，財(cái)務(wù)人員的了解程度也會逐漸加深，財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)能夠通過財(cái)務(wù)共享中心來了解當(dāng)下的實(shí)際情況，這能夠最大程度地了解到國家以及行業(yè)的形勢，一系列后續(xù)的風(fēng)險(xiǎn)也會做出相關(guān)預(yù)判，并對其作出全盤掌控。

3.構(gòu)建銜接

集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建許結(jié)合原集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，總體來說，應(yīng)具備以下六項(xiàng)銜接。

第一，ERP 采購結(jié)算業(yè)務(wù)銜接。共享業(yè)務(wù)服務(wù)平臺需封裝ERP 發(fā)票預(yù)制功能，原來在ERP 系統(tǒng)中處理發(fā)票預(yù)制的功能，遷移到了共享業(yè)務(wù)服務(wù)平臺，業(yè)務(wù)處理人員需在共享平臺中申請用戶賬號和權(quán)限。原來在ERP 系統(tǒng)中做完發(fā)票預(yù)制后，若之后有審批流程的，其審批流程也一并遷移到共享業(yè)務(wù)服務(wù)平臺，也需要申請相應(yīng)的用戶賬號及權(quán)限。第二，合同系統(tǒng)接口銜接。共享后，原財(cái)務(wù)在合同掛賬、資金支付時(shí)的合同審核職能轉(zhuǎn)移到共享中心，對合同的審查模式由線下轉(zhuǎn)到線上，由原來查詢合同紙質(zhì)文本變?yōu)樵诰€查詢合同電子文本或掃描影像信息。根據(jù)要求，為加強(qiáng)合同的履約管控和合同檔案電子化管理，簽訂新合同時(shí)需掃描上傳合同影像資料。有合同的業(yè)務(wù)發(fā)起付款時(shí)，需首先從合同系統(tǒng)中發(fā)起履約付款申請；其次，在共享平臺生成付款單時(shí)，需選擇合同及相應(yīng)的履約付款申請單；付款成功后，將付款信息從共享平臺反饋至合同系統(tǒng)。第三，業(yè)務(wù)提報(bào)模式銜接。由原來提交紙質(zhì)單據(jù)變?yōu)樵诰€提交。需在業(yè)務(wù)服務(wù)平臺中提報(bào)業(yè)務(wù)，并掃描、上傳相關(guān)支持性附件，附件掃描要根據(jù)原始單據(jù)粘貼與掃描規(guī)范進(jìn)行操作。共享后，集團(tuán)企業(yè)電子會計(jì)檔案管理辦法將下發(fā)啟用，為提高后續(xù)單據(jù)填寫質(zhì)量與效率，分公司應(yīng)提高業(yè)務(wù)的信息化處理程度。共享平臺要加大與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接力度，減少數(shù)據(jù)重復(fù)提報(bào)。根據(jù)子公司需求，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算在業(yè)務(wù)提報(bào)時(shí)的自動控制，需在業(yè)務(wù)服務(wù)平臺提前對預(yù)算進(jìn)行初始化配置。業(yè)務(wù)提報(bào)前，可實(shí)現(xiàn)事前申請與費(fèi)用報(bào)銷的關(guān)聯(lián)控制，目前出差必須先進(jìn)行事前申請，后續(xù)報(bào)銷需與出差申請單關(guān)聯(lián)。第四，業(yè)務(wù)審核模式銜接。由原來紙質(zhì)審核簽字改為在線審批。除少量單據(jù)格式復(fù)雜、涉及外部單位的一些單據(jù)，須盡量將線下審批流程遷移到線上。不同的業(yè)務(wù)可以根據(jù)子公司實(shí)際情況，自定義配置審批流程。建議配置審批流程時(shí)要在風(fēng)險(xiǎn)可控的情況下，盡量優(yōu)化簡化，避免線上、線下或多個(gè)系統(tǒng)中重復(fù)審批。采購報(bào)銷單據(jù)提交共享中心之前，增加了財(cái)務(wù)簽收環(huán)節(jié)。主要核對表單掃描上傳附件與紙質(zhì)附件的一致性、單據(jù)真實(shí)性，可對業(yè)務(wù)人員填寫表單中相關(guān)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行確認(rèn)，在此節(jié)點(diǎn)表單的部分非關(guān)鍵信息可以修改。

4.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營前的保障措施

4.1 強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制

第一，建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。為確保公司的安全運(yùn)行，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)建立公司財(cái)產(chǎn)接觸制度，并建立和細(xì)化了與財(cái)務(wù)有關(guān)的內(nèi)控條例等規(guī)范，確保有章可循、有法可依，切實(shí)做好賬目記錄與核對、監(jiān)控保存等工作。此外，還應(yīng)就財(cái)務(wù)工作的規(guī)范化問題，開展系列整治和強(qiáng)化工作，進(jìn)一步健全財(cái)務(wù)管理制度，定期舉辦公司財(cái)務(wù)培訓(xùn)會，以促進(jìn)公司財(cái)務(wù)的規(guī)范化。第二，要進(jìn)一步推進(jìn)預(yù)算考核和激勵制度的建設(shè)工作。預(yù)算考核是否科學(xué)，將直接影響到企業(yè)發(fā)展目標(biāo)能否落到實(shí)處，保證預(yù)算編制的科學(xué)性，將有助于推動公司按照既定目標(biāo)發(fā)展前進(jìn)，保障預(yù)算資金落到實(shí)處，同時(shí)，科學(xué)靈活的預(yù)算考核，還能夠動態(tài)適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展，以便適時(shí)調(diào)整。

4.2 提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化水平

集團(tuán)企業(yè)在籌備運(yùn)營財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心期間，企業(yè)高級管理層會多次召開會議對公司未來信息化發(fā)展的方向、信息化發(fā)展的戰(zhàn)略進(jìn)行研究。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算等信息技術(shù)的出現(xiàn)，目前我國已經(jīng)進(jìn)入了“大智移云”時(shí)代，各類最新的信息技術(shù)的運(yùn)用將會對企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展、品牌傳播、客戶體驗(yàn)、財(cái)務(wù)管理等方方面面產(chǎn)生影響。管理層應(yīng)不斷嘗試各類最新信息技術(shù)的運(yùn)用，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)一步分析、挖掘客戶個(gè)性化需求，通過移動互聯(lián)網(wǎng)來加快各類財(cái)務(wù)管理信息終端的建設(shè)，通過云計(jì)算平臺來突破傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理在信息終端方面的限制，全方位提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化水平。

4.3 培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型財(cái)務(wù)人才團(tuán)隊(duì)

鼓勵財(cái)務(wù)工作人員參加社會上的財(cái)務(wù)管理方面的考試和在職培訓(xùn)，全面提升財(cái)務(wù)知識理論素養(yǎng)。除了做好企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)和考核外，集團(tuán)企業(yè)還應(yīng)制定各項(xiàng)人力資源政策，積極鼓勵財(cái)務(wù)工作人員參加社會上的注冊稅務(wù)師、注冊會計(jì)師、中級會計(jì)師等考試和培訓(xùn)，通過考試獲得證書的員工可以獲得企業(yè)提供的現(xiàn)金獎勵，并作為企業(yè)考慮其未來職位晉升的優(yōu)先條件。同時(shí)，還應(yīng)鼓勵員工參與所在地區(qū)的在職研究生考試，提升自己的學(xué)歷層次和專業(yè)知識水平，允許員工報(bào)銷部分學(xué)費(fèi)。此外，還應(yīng)開展針對財(cái)務(wù)工作人員的職業(yè)道德教育工作，讓財(cái)務(wù)工作者樹立會計(jì)職業(yè)道德理念，嚴(yán)格遵守會計(jì)職業(yè)道德規(guī)范，通過講座培訓(xùn)、實(shí)踐反思日記、經(jīng)驗(yàn)分享交流會等多種形式來推動財(cái)務(wù)工作人員會計(jì)職業(yè)道德的提升。

5.結(jié)語

不同集團(tuán)企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心具有可借鑒性，但是又具有特殊性，我國企業(yè)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)的過程當(dāng)中，還應(yīng)該要著重考慮到企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、行業(yè)特征等多項(xiàng)因素，從而真正探索出一條更為平坦的企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)展之路。