高?？谑鰴n案資源在線采集建設(shè)構(gòu)想

[摘 要]文章闡述了我國(guó)高校口述檔案資源采集的現(xiàn)狀，在國(guó)外口述檔案資源在線采集平臺(tái)建設(shè)成功案例的啟發(fā)下，提出了我國(guó)高?？谑鰴n案資源在線采集平臺(tái)建設(shè)的的原則、模式和操作流程，并指出了在建設(shè)過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]高校檔案館;口述檔案;在線采集平臺(tái);建設(shè)

[中圖分類號(hào)]G434 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1008-7656（2021）01-0032-04

一、高?？谑鰴n案資源采集的現(xiàn)狀

縱觀口述歷史及口述檔案的發(fā)展歷程，可以發(fā)現(xiàn)高校不僅是口述檔案的起源地，還是口述歷史及口述檔案采集實(shí)踐活動(dòng)開(kāi)展的重鎮(zhèn)[1]。19世紀(jì)60年代，美國(guó)加州大學(xué)伯克利分校就已經(jīng)邁出口述歷史實(shí)踐的重要一步，搜集了廣泛的口述檔案資料，而哥倫比亞大學(xué)口述歷史研究室的設(shè)立則標(biāo)志著現(xiàn)代口述史學(xué)的正式形成，成為當(dāng)前世界上最大的口述檔案資源庫(kù)之一[2]。放眼國(guó)內(nèi)，高校也是口述歷史和口述檔案工作開(kāi)展的重要領(lǐng)域，高校的檔案館、校史館和圖書(shū)館等機(jī)構(gòu)在我國(guó)口述歷史與口述檔案工作中發(fā)揮了重要的作用。以檔案館為例，近年來(lái)，很多高校檔案館開(kāi)展了一系列口述檔案采集工作：浙江大學(xué)檔案館開(kāi)展了“回憶母校、口述歷史”項(xiàng)目，采集了許多知名校友的檔案資源;重慶大學(xué)檔案館啟動(dòng)了著名校友口述歷史錄制項(xiàng)目，還將采集的口述檔案資源在該校網(wǎng)站的“口述歷史”專欄上進(jìn)行分享;上海理工大學(xué)檔案館通過(guò)對(duì)該校歷任主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行口述訪談，采集了該校老領(lǐng)導(dǎo)們的口述檔案，并以此為據(jù)編寫(xiě)了《辦學(xué)之道——上海理工大學(xué)歷任主要領(lǐng)導(dǎo)訪問(wèn)實(shí)錄》一書(shū)。

近年來(lái)，隨著我國(guó)口述檔案工作的不斷發(fā)展，我國(guó)高校開(kāi)展的口述檔案實(shí)踐活動(dòng)呈現(xiàn)出日益增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，這不僅豐富了高校檔案館的館藏資源，還為高校記憶與校史文化傳承提供了新型載體[3]。但當(dāng)前，我國(guó)高?？谑鰴n案工作的采集主體仍較為單一，主要還是由各高校檔案館、校史館和圖書(shū)館等機(jī)構(gòu)主體擔(dān)任，很少有個(gè)人加入;同時(shí)，采集的對(duì)象和范圍也較為有限，主要還是集中在知名校友、歷任領(lǐng)導(dǎo)等高校精英群體內(nèi)，這對(duì)于構(gòu)建多層次立體化的高校記憶和歷史文化還是不夠的。此外，當(dāng)前我國(guó)高校口述檔案資源的處理主要還是以線下開(kāi)展的訪談式采集為主，工作效率不夠高;且現(xiàn)階段已開(kāi)展口述檔案實(shí)踐活動(dòng)的高校，很少會(huì)在采集完成后，進(jìn)一步將資源上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，這在一定程度上限制了口述檔案資源的利用和共享[4]。

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，如何通過(guò)線上操作，采集到更為豐富的高?？谑鰴n案資源，進(jìn)而通過(guò)有效的方式促進(jìn)口述檔案資源的開(kāi)發(fā)利用和共享，已成為當(dāng)前高?？谑鰴n案工作面臨的重要課題。在口述檔案實(shí)踐方面，美國(guó)具有相對(duì)豐富的經(jīng)驗(yàn)，在利用線上平臺(tái)拓展口述檔案采集主體和采集范圍的問(wèn)題上，美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館的口述檔案采集實(shí)踐可為我們提供參考和借鑒。

二、圖書(shū)館口述檔案在線采集平臺(tái)APEX設(shè)計(jì)的經(jīng)驗(yàn)啟發(fā)

近年來(lái)，為捕捉經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型時(shí)期各領(lǐng)域的工作軌跡，形成歷史記錄，記錄當(dāng)代經(jīng)濟(jì)及美國(guó)工人的文化，美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館民俗中心檔案館開(kāi)展了職業(yè)民俗項(xiàng)目（Occupational Folklife Project，OFP），通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的方式采集與管理口述歷史資源，“它主要采集各組織和個(gè)人所進(jìn)行的美國(guó)社區(qū)和職工口述歷史訪談?dòng)涗洠私飧鱾€(gè)行業(yè)職工的工作場(chǎng)所、工作經(jīng)歷、受教育程度和培訓(xùn)狀況，以及他們對(duì)當(dāng)前工作的態(tài)度和未來(lái)的期望?！盵5]

按照最初的構(gòu)想，該館設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)了一個(gè)強(qiáng)大的、面向用戶的專業(yè)在線采集平臺(tái)（Oracle Application Express，APEX），用于采集各組織機(jī)構(gòu)和個(gè)人提交的職業(yè)民俗項(xiàng)目口述檔案。APEX平臺(tái)除了提供數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)之外，還為用戶提供了用于開(kāi)發(fā)和自定義數(shù)據(jù)庫(kù)表單和報(bào)表的工作區(qū)，用戶通過(guò)它們可以實(shí)現(xiàn)口述檔案資源的分布式采集，也就是說(shuō)，通過(guò)這個(gè)線上平臺(tái)，該館不僅可以將自身采集而來(lái)的口述檔案資源上傳到平臺(tái)上，還可以實(shí)現(xiàn)該中心與廣大的社會(huì)組織機(jī)構(gòu)合作開(kāi)展口述訪談項(xiàng)目，并對(duì)分散在全美各地的口述檔案源進(jìn)行在線采集[6]。此外，該平臺(tái)還包含了發(fā)布采集口述檔案資源的網(wǎng)站，將處理完畢的口述檔案在網(wǎng)站上進(jìn)行公布。廣大用戶可以在該網(wǎng)站上訪問(wèn)職業(yè)民俗項(xiàng)目口述檔案目錄，甚至可以瀏覽到口述檔案全文。

美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館通過(guò)APEX在線采集平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了對(duì)全美各地的口述檔案源進(jìn)行在線采集，在APEX平臺(tái)分布式網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)推動(dòng)下，OFP項(xiàng)目口述檔案采集的主體和范圍拓展，采集工作效率提高，也使得該館口述檔案的采集量攀升，進(jìn)一步豐富了該館的職業(yè)民俗檔案資源，該網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)還促進(jìn)了口述檔案資源的利用與共享。

美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館利用線上平臺(tái)開(kāi)展在線口述檔案采集工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為我國(guó)高?？谑鰴n案資源的采集提供了借鑒?；诖?，筆者提出了我國(guó)高校（主要以高校檔案館為例進(jìn)行探討）口述檔案資源在線采集建設(shè)的構(gòu)想。

三、高?？谑鰴n案資源在線采集建設(shè)構(gòu)想

（一）建設(shè)原則

1.全程在線?？谑鰴n案在線采集平臺(tái)建設(shè)的主要目的之一，是使參與口述檔案采集的各方免受奔波之苦，節(jié)省各方的時(shí)間和精力，進(jìn)而促進(jìn)采集工作效率的提升，這也是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和檔案工作發(fā)展的客觀要求和平臺(tái)建設(shè)的關(guān)鍵所在?！叭淘诰€”具體而言就是采集人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可隨時(shí)隨地將采集到的口述檔案上傳至采集平臺(tái)，館方通過(guò)平臺(tái)在線對(duì)用戶提交的口述檔案進(jìn)行鑒定、編目、著錄標(biāo)引等處理工作后，即可上傳至平臺(tái)，普通用戶可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線處理口述檔案。

2.智能易用。資源獲得的便捷程度是衡量采集平臺(tái)優(yōu)劣性的主要指標(biāo)，拓展的口述檔案采集人員多為校友、教師、學(xué)生、退休教職工等非檔案專業(yè)人員，其中很多人并非電腦專家，對(duì)在線技術(shù)了解不多，因此，在最初開(kāi)展高?？谑鰴n案在線采集平臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)注重平臺(tái)的智能易用性，努力提升在線平臺(tái)的可操作性、盡量簡(jiǎn)化口述檔案提交工作的流程，只有讓采集人員迅速學(xué)會(huì)、掌握，采集平臺(tái)才能發(fā)揮其實(shí)用功能，達(dá)到拓展采集主體的目的。

3.標(biāo)準(zhǔn)化。高校口述檔案來(lái)自不同領(lǐng)域、不同主體和不同環(huán)境，其形式多種多樣。因此，為了便于口述檔案資源的后期處理和開(kāi)發(fā)利用，在開(kāi)展高?？谑鰴n案在線采集平臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)考慮到標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題。比如，可為平臺(tái)的描述性字段設(shè)置參數(shù)和參數(shù)值，從而通過(guò)平臺(tái)提供的標(biāo)準(zhǔn)化格式實(shí)現(xiàn)對(duì)口述檔案編目的規(guī)范控制。

（二）建設(shè)模式

單純依靠人員、資金、精力有限的高校檔案館來(lái)采集口述檔案，很難實(shí)現(xiàn)多層次立體化的高校記憶和歷史文化的目標(biāo)，結(jié)合美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)該積極拓展采集主體，讓更多的機(jī)構(gòu)或個(gè)人參與到高校口述檔案資源的采集實(shí)踐中，并鼓勵(lì)大家將采集到的口述檔案資源匯聚到高校檔案館的公共平臺(tái)上進(jìn)行處理、開(kāi)發(fā)和利用。需要高校檔案館搭建一個(gè)公共的在線平臺(tái)來(lái)采集分散的口述檔案資源，并實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理和利用。

在該模式中，高校檔案館擔(dān)任的不再只是一個(gè)口述檔案收集者、采集者的角色，更多的是充當(dāng)了協(xié)調(diào)各機(jī)構(gòu)、個(gè)人共同開(kāi)展口述歷史項(xiàng)目和采集口述檔案的組織者與管理者的角色。這種情況下，高校檔案館可以通過(guò)簽訂合作協(xié)議的方式，為有志參與口述歷史和口述檔案研究的組織機(jī)構(gòu)和個(gè)人提供專業(yè)的培訓(xùn)、訪談設(shè)備等服務(wù)，而口述檔案采集者（如校友、退休教職工、專業(yè)研究人員、教育部門等）則可以將采集而來(lái)的口述檔案通過(guò)捐贈(zèng)、轉(zhuǎn)讓等方式在線提交給高校檔案館，為構(gòu)建高校記憶和傳承校史文化貢獻(xiàn)力量。

（三）操作流程

1.采集用戶注冊(cè)：在這一流程中，在線采集平臺(tái)可以要求有意愿參與訪談項(xiàng)目的采集用戶提供相關(guān)信息。首先，用戶需點(diǎn)擊“采集用戶注冊(cè)”按鈕并轉(zhuǎn)到信息采集頁(yè)面，并根據(jù)一系列數(shù)據(jù)字段填寫(xiě)用戶信息：用戶姓名、出生年份、籍貫、職業(yè)、用戶簡(jiǎn)介和聯(lián)系人信息等。此外，該頁(yè)面還應(yīng)設(shè)計(jì)一個(gè)簡(jiǎn)短的下拉式列表，要求選擇“采集用戶類型”：教師、學(xué)生、高校管理者、校友、退休教職工、校外人員、專業(yè)研究人員等，如采集用戶的職業(yè)未在列表中列出，則用戶可根據(jù)提示選擇列表下方的“其他職業(yè)”，并輸入最能反映采訪對(duì)象職業(yè)的描述。當(dāng)“采集用戶注冊(cè)”頁(yè)面填寫(xiě)完成時(shí)，用戶選擇“保存”選項(xiàng)，然后進(jìn)行下一步。

2.創(chuàng)建采集記錄：采集記錄是口述檔案資源的核心部分。該頁(yè)面要求采集人員填寫(xiě)口述檔案形成的日期、地點(diǎn)、訪談?wù)?、受訪者、主題、關(guān)鍵詞和簡(jiǎn)要總結(jié)等，也可添加與采訪相關(guān)的其他信息（如照片、人物簡(jiǎn)歷、人物關(guān)系圖譜、背景介紹）和現(xiàn)場(chǎng)情況。該步驟中最重要的信息是采訪員依照時(shí)間順序?yàn)槊看尾稍L所撰寫(xiě)的“采訪日志”。此日志對(duì)于查找和檢索采訪中涉及的主題至關(guān)重要，因此，為了指導(dǎo)采集人員撰寫(xiě)采訪日志，在彈出式幫助框和網(wǎng)頁(yè)上，平臺(tái)應(yīng)提供按時(shí)間順序撰寫(xiě)的采訪日志案例。

3.口述檔案上傳：采集人員創(chuàng)建好口述檔案采集記錄后，需將數(shù)字化的口述檔案文件上傳到采集平臺(tái)，以便將其傳輸?shù)礁咝？谑鰴n案在線采集平臺(tái)的相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)。

采集人員上傳口述檔案文件至在線采集平臺(tái)時(shí)，需根據(jù)平臺(tái)提供的文件命名規(guī)則對(duì)提交口述檔案文件進(jìn)行重命名。進(jìn)行到這一步驟時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)為提交的文件資料生成了唯一的目錄號(hào)。采集人員重命名文件時(shí)，該頁(yè)面將提示用戶如何在命名文件時(shí)使用此編號(hào)，以及之后如何在相應(yīng)的數(shù)據(jù)字段中輸入最終文件名稱。平臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)還應(yīng)要求采集人員確認(rèn)提交口述檔案記錄的格式類型、采訪日期和提交日期，明確創(chuàng)建口述檔案記錄的人員，并提供關(guān)于口述檔案的概述。上述所有信息有助于館方從在線平臺(tái)上快速獲取此口述檔案記錄信息。

為了確保所采集的口述檔案能夠提供網(wǎng)絡(luò)利用，平臺(tái)應(yīng)要求采集人員在提交口述檔案記錄到在線平臺(tái)時(shí)，同時(shí)上傳與口述檔案相關(guān)的著作權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和其他輔助材料。采集人員只有將所獲得的協(xié)議及相關(guān)材料上傳后，才能最終將口述檔案文件添加到采集平臺(tái)上。提交完成后，采集人員對(duì)其提交的各類口述檔案記錄進(jìn)行最后檢查。當(dāng)采集人員選擇“提交”按鈕，系統(tǒng)則會(huì)立即向館方發(fā)送一封電子郵件，通知他們口述檔案采集流程已填寫(xiě)完畢，處于待處理狀態(tài)，并且與之相關(guān)的口述檔案文件已上傳至在線平臺(tái)，隨時(shí)可供訪問(wèn)并獲取。館方收到電子郵件后，將盡快處理上傳至在線平臺(tái)上的口述檔案。

4.資源處理與利用：采集人員將口述檔案上傳至在線采集平臺(tái)后，館方將所上傳的口述檔案資源進(jìn)行及時(shí)的處理和編目，以確保其符合檔案管理的基本規(guī)范和可供利用。館方將口述檔案資源處理完畢后，可將其統(tǒng)一放到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上供廣大用戶使用和共享。

四、建設(shè)過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）口述檔案的安全管理

個(gè)別口述檔案涉及了訪談當(dāng)事人的隱私，其內(nèi)容不能對(duì)外公開(kāi)，因此，確保高?？谑鰴n案的安全至關(guān)重要。這就要求我國(guó)高校在設(shè)計(jì)、使用在線平臺(tái)采集和保存口述檔案資源時(shí)，一定要注重其安全管理。其一，根據(jù)口述檔案內(nèi)容和訪談對(duì)象的意愿，有選擇性地將其發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，不具備公開(kāi)條件的不應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上公開(kāi)發(fā)布，以免侵犯相關(guān)主體的隱私;其二，在設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)在線平臺(tái)過(guò)程中，要考慮平臺(tái)系統(tǒng)的用戶身份驗(yàn)證和訪問(wèn)控制功能，通過(guò)身份驗(yàn)證和訪問(wèn)控制等技術(shù)手段來(lái)避免非法訪問(wèn)，確保平臺(tái)的安全性;其三，要注重平臺(tái)上的口述檔案數(shù)據(jù)的安全性，尤其是注重?cái)?shù)據(jù)的安全備份，可通過(guò)各種備份技術(shù)和手段確保數(shù)據(jù)的安全性。

（二）口述檔案的著作權(quán)處理

正確處理著作權(quán)問(wèn)題是開(kāi)展口述歷史工作的前提[7]。一些高校在開(kāi)展口述檔案采集時(shí)，關(guān)于如何處理著作權(quán)問(wèn)題還缺乏經(jīng)驗(yàn)。然而，口述檔案的著作權(quán)處理問(wèn)題，關(guān)系到口述檔案的采集和利用服務(wù)，如果處理不當(dāng)，會(huì)引起不必要的法律糾紛。因此，在通過(guò)在線平臺(tái)采集口述檔案資源過(guò)程中，高校檔案館需要處理好相關(guān)著作權(quán)問(wèn)題。首先，理清口述檔案的著作權(quán)歸屬問(wèn)題?？谑鰴n案是訪談?wù)撸ㄒ话阋部谑鰴n案的采集人員）和受訪者“雙方共同參與的結(jié)果”[8]，一般情況下，訪談?wù)吆褪茉L者均可對(duì)口述歷史檔案主張著作權(quán)，高校檔案館在采集口述檔案時(shí)須尊重他們的著作權(quán)，在未獲取授權(quán)時(shí)不得私自處理和使用。其次，如何獲取口述檔案的著作權(quán)問(wèn)題，可參照國(guó)際上普遍的做法，高校檔案館應(yīng)要求采集人員在開(kāi)展訪談之前應(yīng)通過(guò)簽訂著作權(quán)協(xié)議和發(fā)布協(xié)議等方式獲取口述檔案的相關(guān)版權(quán)，并將其全部或部分轉(zhuǎn)讓給檔案館（可將著作權(quán)協(xié)議連同口述檔案文件一同上傳至平臺(tái)）。“簽署合法授權(quán)書(shū)后，訪談?wù)呔退阃鈱⒅鳈?quán)給收藏單位所有，或劃歸給公眾所有?！盵9]

（三）口述檔案的標(biāo)準(zhǔn)化把控

我國(guó)高校在設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)口述檔案采集平臺(tái)或系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)注重保持平臺(tái)或系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化與人性化的平衡。過(guò)于嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化要求雖然可以減少項(xiàng)目編目人員的工作，但有可能會(huì)給采集提交人員帶來(lái)不必要的麻煩。因此，在堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，還要注意系統(tǒng)的人性化設(shè)計(jì)，以用戶為本，增強(qiáng)平臺(tái)系統(tǒng)的易用性和靈活性，節(jié)約采集人員的時(shí)間和精力。

（四）口述檔案的網(wǎng)絡(luò)利用與共享

口述檔案的采集要以用戶利用為宗旨，在口述檔案采集和編目整理的過(guò)程中要預(yù)先考慮到最終的利用和共享問(wèn)題。因此，在線采集平臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)不僅要考量口述檔案的采集功能，還要考慮如何通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為用戶提供利用與共享的問(wèn)題。同時(shí)，為了促進(jìn)口述檔案資源的推廣與共享，館方可以借鑒有關(guān)檔案館的做法，借助多元化的社交網(wǎng)絡(luò)媒體（如微信、微博等）對(duì)口述檔案資源進(jìn)行宣傳推廣，促進(jìn)高校檔案館的服務(wù)水平與社會(huì)影響力的提升。

五、結(jié)語(yǔ)

“作為一種新型的記錄方式與檔案類型，受各種因素的影響，口述檔案及其研究在當(dāng)前已呈興起之勢(shì)?！盵10]隨著口述歷史項(xiàng)目和口述檔案實(shí)踐的不斷增加，在線采集平臺(tái)因其在口述檔案資源采集中的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，已引起口述檔案采集機(jī)構(gòu)的關(guān)注。目前，國(guó)內(nèi)外圖書(shū)館界已有不少口述歷史機(jī)構(gòu)開(kāi)展了口述檔案在線采集平臺(tái)的建設(shè)，取得了良好的效果。受此啟發(fā)，筆者對(duì)我國(guó)高?？谑鰴n案在線采集平臺(tái)建設(shè)的模式、原則和操作流程進(jìn)行探討，提出看法和建議，但有些方面還不夠細(xì)致，需要后續(xù)進(jìn)一步深入研究。

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[作者簡(jiǎn)介]蔣周凌，廣西開(kāi)放大學(xué)教師，館員，碩士，研究方向：檔案管理與利用。

[責(zé)任編輯 黃 河]