人事檔案信息化管理的瓶頸及應(yīng)對(duì)措施探討

文/劉思含

當(dāng)今，在以人為本、崇尚科學(xué)發(fā)展的時(shí)代，人事檔案信息化管理具有重要的意義。本文通過(guò)分析目前人事檔案信息化管理工作存在的問(wèn)題，結(jié)合人事檔案信息化管理工作的一些作法，提出了有針對(duì)性的解決辦法與措施，以便與同行業(yè)者交流與切磋

現(xiàn)代高科技手段賦予人類(lèi)社會(huì)生產(chǎn)、生活、工作許多簡(jiǎn)單、快捷、高效，人事檔案的信息化管理也不例外，它借助計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代信息技術(shù)在很短的時(shí)間內(nèi)就能實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、審核、錄入、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)遞和查閱、借閱服務(wù)等一系列事項(xiàng)。但人事檔案的信息化管理不僅僅局限于此，還在于將這些高科技現(xiàn)代信息技術(shù)貫穿于整個(gè)人事檔案管理工作的全過(guò)程，如，提高人事檔案的安全性、擴(kuò)大了檔案的使用功能、降低人事檔案管理成本、實(shí)現(xiàn)檔案的存在價(jià)值等方面。本文結(jié)合日常的人事檔案信息化管理工作，認(rèn)為目前在人事檔案管理工作中，還存在一定的問(wèn)題，有待于進(jìn)一步改進(jìn)與提高，并通過(guò)分析研究解決辦法與措施。

一、制約人事檔案信息化管理的瓶頸問(wèn)題

制約人事檔案人事信息化管理的瓶頸問(wèn)題，主要有以下幾點(diǎn)：

一是檔案信息化管理工作未得到重視。在我國(guó)，一些企事業(yè)單位認(rèn)為人事檔案管理工作不重要，認(rèn)為人事檔案工作不重要，因此，在人事檔案管理中人員大多都是行政人事部的人員兼職，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理者。這樣會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理不規(guī)范、檔案資料缺失遺漏、甚至丟失等等。而人事檔案又是記錄著單位人才成長(zhǎng)的重要佐證，不管是對(duì)單位還是對(duì)個(gè)人來(lái)講，人事檔案對(duì)評(píng)價(jià)人才、薪資提升、人才利用等方面都發(fā)揮著巨大作用，有很大的存在價(jià)值。近年來(lái)，人事檔案管理工作雖然引入了初步的信息化管理模式，但是還局限于最原始的數(shù)據(jù)錄入，不能發(fā)揮人事檔案信息化管理的簡(jiǎn)單、快捷、便利等作用。因此，要想普及人事檔案信息化管理，首先要從提高思想觀念入手，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性。

二是人事檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)資金投入不足。目前，人事檔案信息化管理建設(shè)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，而這些需要不斷地升級(jí)改造，包括軟硬件的升級(jí)，提升基礎(chǔ)設(shè)備的優(yōu)良性。而目前的人事檔案信息化管理工作中，由于資金投入的嚴(yán)重不足，使得人事檔案信息化管理建設(shè)中，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)特定的應(yīng)用程序支撐完成，軟件之間不能有效地兼容，如兼容數(shù)碼相機(jī)、掃描儀，或者其他管理系統(tǒng)模塊，最常見(jiàn)的就是廠家、型號(hào)、格式之間不相互兼容，使得人事檔案管理工作信息化程度大打折扣。

三是人事檔案信息化管理制度建設(shè)不完善。人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞。在人事檔案管理信息化的日常工作中，由于是電子存貯信息，沒(méi)有有效的監(jiān)管制度，使得人事檔案管理制度不完善，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：其一，人事檔案的收集要及時(shí)。人事檔案的資料收集是伴隨人事檔案的周期的，是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要隨時(shí)收集并整理的。而往往在工作中，只是對(duì)最初的人事檔案進(jìn)行收集，并未對(duì)后續(xù)的待收集資料進(jìn)行收集，造成資料的缺失或遺漏，無(wú)法彌補(bǔ)。其二，人事檔案資料的規(guī)范性不夠。好多人事檔案中收集的資料不能滿足人事檔案的要求，不規(guī)范地存在于人事檔案中。其三，人事檔案中資料的真實(shí)性有待于提高，存在隨意改動(dòng)或造假行為。在日常的人事檔案管理過(guò)程中，相關(guān)管理人員未對(duì)人事檔案資料內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行及時(shí)核對(duì)，出現(xiàn)錯(cuò)誤或者偽造信息。

二、應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)存在問(wèn)題，特提出以下改進(jìn)措施：

一是高度重視人事檔案信息化管理工作。在單位的管理中，要以人為本，為單位全心全意做好服務(wù)工作。那么，做好人事檔案信息化管理就首當(dāng)其沖，這將便于單位領(lǐng)導(dǎo)能更好地優(yōu)化人員配置，人盡其才，發(fā)揮單位的最大人才資源優(yōu)勢(shì)，充分體現(xiàn)出人事檔案信息化的存在價(jià)值。這種重視也能構(gòu)建出優(yōu)良的人事檔案信息化建設(shè)環(huán)境，同時(shí)，也能激發(fā)人事檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性。

二是制定完善人事檔案管理制度。單位應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，逐步構(gòu)建出多元化信息管理制度，以單位人事檔案實(shí)際情況作為依據(jù)，編制出可操作、適用性強(qiáng)的人事檔案管理制度。這樣，才能滿足單位人事檔案整理原則當(dāng)中提出的各項(xiàng)要求，才能保證人事檔案的收集、歸檔、鑒定等各項(xiàng)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化；才能構(gòu)建人事檔案信息完整性和準(zhǔn)確性；才能便于人事檔案管理工作的統(tǒng)一性。同時(shí)，在該管理制度中要明確人事檔案信息化系統(tǒng)的使用注意事項(xiàng)、訪問(wèn)權(quán)限、界限，要建立責(zé)權(quán)懲罰制度、追究制度，確保人事檔案信息安全性。不按照相關(guān)制度使用該系統(tǒng)，如使用不被允許的存儲(chǔ)器與安裝有人事檔案信息化系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)連接，誰(shuí)出錯(cuò)誰(shuí)負(fù)責(zé)。對(duì)裝人事檔案信息化系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)采用獨(dú)立的局域網(wǎng)，應(yīng)與單位其他網(wǎng)絡(luò)隔離。

三是投入足夠的能支撐人事檔案信息化管理的系統(tǒng)建設(shè)及運(yùn)行資金。人事檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)需要足夠的資金才能保障基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，比如硬件設(shè)施費(fèi)用、網(wǎng)絡(luò)和軟件費(fèi)用，才能構(gòu)建本單位的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。隨著科技發(fā)展要與時(shí)俱進(jìn)，在基礎(chǔ)建設(shè)上，還需要定期地對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行檢查、維護(hù)、升級(jí)，確保人事檔案信息化管理系統(tǒng)正常運(yùn)行。該系統(tǒng)的維護(hù)升級(jí)包括兩部分，一部分是網(wǎng)絡(luò)及軟件的維護(hù)升級(jí)，有助于人事檔案信息化管理系統(tǒng)空間更寬廣、更強(qiáng)大；另一部分是人事檔案信息的維護(hù)更新，這有助于人事檔案信息資料能夠及時(shí)得到收集、補(bǔ)充、完善，在使用人事檔案信息時(shí)才能更準(zhǔn)確、全面地了解檔案內(nèi)容，這個(gè)升級(jí)更新一直將伴隨著人員調(diào)動(dòng)、成長(zhǎng)的漫長(zhǎng)過(guò)程。

四是提升人事檔案信息化管理人員的綜合管理力度，提高人事檔案的利用效率。人事檔案信息化程度越高，對(duì)相關(guān)的管理人員要求就越高。這種人員要既懂人事檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又懂計(jì)算機(jī)信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這樣的人才才能在人事檔案信息化管理工作中發(fā)揮專(zhuān)業(yè)知識(shí)、游刃有余。當(dāng)前，單方面的人事檔案管理人員或計(jì)算機(jī)信息化人員都不能很好地發(fā)揮作用。要發(fā)揮人事檔案信息化管理的最佳效能，就要提升人事檔案信息化管理人員的綜合管理力度，對(duì)人事檔案管理人員要定期地進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化方面的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，節(jié)約人事檔案信息化管理成本。同時(shí)，在單位的職稱(chēng)評(píng)定、組織任用、組織培養(yǎng)等方面也要加強(qiáng)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的利用，通過(guò)大數(shù)據(jù)信息化對(duì)比擇優(yōu)而取。在職工辦理退休人員手續(xù)時(shí)，能一次性地提供更全面詳細(xì)的個(gè)人信息資料。從而真正做到服務(wù)于單位，服務(wù)于員工，服務(wù)于社會(huì)，不斷提高人事檔案的使用效率。

毋庸置疑，人事檔案信息化管理工作是一項(xiàng)很重要的工作。人事檔案信息化管理為人事檔案管理提供了更簡(jiǎn)單、快捷、準(zhǔn)確的方式，為人員的優(yōu)化配置、人盡其才發(fā)揮了很大的優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大了人事檔案的使用功能，實(shí)現(xiàn)了人事檔案的存在價(jià)值。但是，時(shí)下人事檔案信息化管理建設(shè)發(fā)展緩慢，只有不斷地提升思想觀念，加大資金投入，健全人事檔案信息化管理制度，推進(jìn)人事檔案管理信息化進(jìn)程，方能使其更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)于廣大民眾。