高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式淺析

文/張蕾 葛琨

高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作是衡量一所高校教育教學(xué)質(zhì)量的重要因素，對(duì)于高校的改革與創(chuàng)新發(fā)展具有非常重要的意義。面對(duì)新時(shí)代，對(duì)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理理念、管理方式和管理人員的能力也提出了新的挑戰(zhàn)。高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該以傳統(tǒng)的工作模式為基礎(chǔ)，善于利用“互聯(lián)網(wǎng)+”網(wǎng)絡(luò)資源和平臺(tái)處理事務(wù)，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，用新的理念和工作模式，切實(shí)做好學(xué)籍檔案管理工作，更好地服務(wù)于高校師生以及社會(huì)需求

面對(duì)新時(shí)代，如何做好高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，本文從分析研究高校學(xué)生學(xué)籍檔案的管理模式入手，提出了創(chuàng)新理念與具體措施。

一、傳統(tǒng)模式

高校傳統(tǒng)檔案管理模式主要是收集、管理、利用三個(gè)部分，管理學(xué)生學(xué)籍檔案也不外乎如此。高校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理作為高校管理工作中重要的組成部分，其主要對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行收集、審查、整理及維護(hù)等工作。

通常來看，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作主要指的是利用科學(xué)的管理方法，對(duì)學(xué)生個(gè)人信息進(jìn)行系統(tǒng)、全面的收集整理，最后進(jìn)行保管與利用。

高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理是一個(gè)工作量龐大、原始資料珍貴、對(duì)檔案管理工作者細(xì)心程度要求很高的工作。在這樣的工作環(huán)境中，或多或少都會(huì)出現(xiàn)一些學(xué)生學(xué)籍檔案管理中的問題，例如檔案提取錯(cuò)亂、數(shù)據(jù)混亂，更嚴(yán)重情況下導(dǎo)致檔案丟失，這些問題也是各高校所面臨的突出問題。這種錯(cuò)誤一旦出現(xiàn)，很難在第一時(shí)間做到補(bǔ)救，往往都是在事發(fā)幾年之后才發(fā)現(xiàn)。學(xué)生學(xué)籍檔案信息補(bǔ)充、學(xué)生查閱，都需要大量的人力資源來運(yùn)轉(zhuǎn)和支持，而且紙質(zhì)版檔案作為學(xué)生階段學(xué)習(xí)證明的唯一材料，在保管硬件設(shè)施中也有著特別高的要求。

傳統(tǒng)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在很多的弊端，導(dǎo)致這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因也很多，有管理者本身的原因，也有制度不健全的原因。要根除這些弊端，就要更新思維觀念，在管理方式上不斷創(chuàng)新發(fā)展。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”模式

“互聯(lián)網(wǎng)+”近十年來發(fā)展特別迅速，體現(xiàn)了當(dāng)下大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代“三化特點(diǎn)”，即網(wǎng)絡(luò)化、信息化、系統(tǒng)化的發(fā)展潮流，深深地影響著我們的衣、食、住、行、教育等各個(gè)領(lǐng)域。高校的學(xué)籍檔案管理模式更加具有“三化特點(diǎn)”，即信息化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，更好服務(wù)學(xué)生。

“互聯(lián)網(wǎng)+”模式管理，減少了檔案丟失（出錯(cuò)率）和銷毀的風(fēng)險(xiǎn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)形式管理學(xué)生學(xué)籍檔案很大程度降低了檔案丟失和破損的可能性，更大程度上保障了學(xué)生的權(quán)益，這方面的優(yōu)越性是以往的傳統(tǒng)模式所無法比擬的。

“互聯(lián)網(wǎng)+”模式管理，減少對(duì)工作人員的依賴性，節(jié)約人力資源，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源管理很大程度上節(jié)約了人力資源，只需要對(duì)原來的傳統(tǒng)模式工作人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)培訓(xùn)，就能很快掌握電腦技術(shù)，借用信息化手段更好地服務(wù)于學(xué)生和學(xué)校其他部門。

“互聯(lián)網(wǎng)+”模式管理，提高檔案的查詢效率，信息反饋更加及時(shí)和便捷（閱讀、搜索頻率高），學(xué)?？梢越o學(xué)生一定的權(quán)限，登錄自己的賬號(hào)和密碼（僅限查詢功能，不具備更改及其他功能），方便學(xué)生查詢。

不過，“互聯(lián)網(wǎng)+”模式管理對(duì)工作人員也提出了更高的要求，掌握電腦技術(shù)，定期進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等，無形中也增加了管理人員的工作量，對(duì)于新技術(shù)的應(yīng)用，需要及時(shí)正確引導(dǎo)檔案管理人員，從思想意識(shí)提升以及新技術(shù)的掌握，都要能加以適應(yīng)，方能確保檔案管理工作更好地得到開展。

三、管理理念的創(chuàng)新

綜合來講，學(xué)籍檔案管理工作如果只說一種模式管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，都有各自的缺陷和不足，最適合目前的模式，應(yīng)該是傳統(tǒng)管理與“互聯(lián)網(wǎng)+”相結(jié)合的模式。這樣模式的結(jié)合一定程度上也可以說是管理理念的創(chuàng)新，即堅(jiān)持“人本位的思想”的管理理念；堅(jiān)持“一切從實(shí)際出發(fā)（國情出發(fā)），注重學(xué)生學(xué)籍檔案的全面性”的管理理念；堅(jiān)持“集中統(tǒng)一”的管理理念。

堅(jiān)持“人本位的思想”的管理理念，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)以人為中心，人本位的思想，扎實(shí)做好為學(xué)生提供檔案查詢、服務(wù)的職能，以學(xué)生的利益為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。堅(jiān)持秉承為學(xué)生服務(wù)的理念，積極調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)籍檔案工作人員的服務(wù)熱情，激勵(lì)學(xué)籍檔案管理者的積極主動(dòng)性，站在廣大學(xué)生和高校的利益上做好自己的本職工作。一方面，學(xué)生學(xué)籍檔案在歸檔的過程中，檔案管理者必須耐心、細(xì)心、用心對(duì)待工作，及時(shí)給自己充電（參加相關(guān)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)），盡最大可能借鑒學(xué)習(xí)其他兄弟院校檔案管理經(jīng)驗(yàn)，搜集更多的學(xué)習(xí)資料以供學(xué)習(xí)，維護(hù)好學(xué)生學(xué)籍檔案信息，努力做好學(xué)生學(xué)籍檔案資源管理和利用者之間的橋梁；另一方面，高校檔案館領(lǐng)導(dǎo)要注意加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)工作、做好新進(jìn)人員選拔，挑選更適合的人才，在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，檔案管理者必須具備使用計(jì)算機(jī)操作的能力，在必要時(shí)候能夠與其他部門做好資源儲(chǔ)備、鏈接、溝通的作用。

堅(jiān)持“一切從實(shí)際出發(fā)（國情出發(fā)），注重學(xué)生學(xué)籍檔案的全面性”的管理理念，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的強(qiáng)勢(shì)到來，高校檔案工作者如果不能及時(shí)跟上時(shí)代的步伐，必然將會(huì)被淘汰。因此，作為高校的學(xué)生學(xué)籍檔案工作者應(yīng)該堅(jiān)持一切從實(shí)際、國情出發(fā)，注重學(xué)籍檔案的全面性管理理念。

首先，在開發(fā)資金方面，高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者要加大對(duì)檔案管理軟硬件的資金投入，同時(shí)加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案電子化的進(jìn)程，及時(shí)更新設(shè)備設(shè)施，應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，定期將紙質(zhì)檔案錄入到電腦中，并定期做好質(zhì)檢工作，更方便學(xué)生通過網(wǎng)絡(luò)就能夠查到所需的學(xué)籍檔案資料，節(jié)省了檔案利用者的時(shí)間和空間，很大程度上節(jié)約了資本。其次，檔案管理人員在進(jìn)行學(xué)籍檔案歸檔時(shí)不能過于形式化，應(yīng)該注重學(xué)籍檔案的全面性，堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)（國情出發(fā)），注重學(xué)生每一階段的記錄，務(wù)必做到真實(shí)、及時(shí)記錄，更好體現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案對(duì)高校教師、學(xué)生以及社會(huì)服務(wù)的意義和價(jià)值。再次，學(xué)籍檔案管理工作與高校的各個(gè)部門之間都會(huì)有較為密切的往來，在其管理過程中要注重各部門之間的有效溝通，做到及時(shí)互通有無，為全面提高高校辦事效率做出自己應(yīng)有的表率。最后，各高校檔案館工作人員應(yīng)該根據(jù)學(xué)校自身的實(shí)際情況，盡可能地使學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作貼近學(xué)生、貼近實(shí)際、貼近生活，同時(shí)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)、服務(wù)于學(xué)生的思想，不斷提高學(xué)籍檔案管理水平，提高工作效率，使其發(fā)揮更好的作用。

堅(jiān)持“集中統(tǒng)一”的管理理念，創(chuàng)新高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式，是推陳出新、與時(shí)俱進(jìn)的科學(xué)的管理理念。學(xué)生學(xué)籍檔案集中統(tǒng)一管理是勢(shì)在必行的、是時(shí)代發(fā)展要求的，更好地服務(wù)于校內(nèi)外教師、學(xué)生和社會(huì)各個(gè)機(jī)構(gòu)，他們利用網(wǎng)絡(luò)媒介獲得信息資源，便于搜索查詢，方便各方需要。

一方面，高校學(xué)籍檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理方式，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)管理專業(yè)水平，提高工作效率，減少工作失誤。設(shè)立專門負(fù)責(zé)的工作人員，做到從接收-整理-保管-利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)精準(zhǔn)服務(wù)，提高對(duì)時(shí)間和空間的利用，減少資源浪費(fèi)現(xiàn)象；另一方面，學(xué)生學(xué)籍檔案統(tǒng)一集中管理，有利于實(shí)現(xiàn)資源的開放和共享，方便查詢、搜索，給有需要的部門和人員提供便捷，一定程度上拓寬了信息資源渠道，尋求更多的資源信息，提高校園檔案管理人員的辦事效率。最后，集中統(tǒng)一管理模式有利于實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版檔案和電子版檔案的互補(bǔ)，為電子版檔案集中管理提供必要的先決條件和試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，為高校電子版檔案管理方式進(jìn)一步提供可靠論證，更進(jìn)一步加快工作模式的轉(zhuǎn)變，更好地服務(wù)于高校全體師生以及社會(huì)各界。

通過上述分析可見，當(dāng)前社會(huì)在不斷地發(fā)展和進(jìn)步，作為我國高等教育的主體——高校應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐和要求，應(yīng)該以傳統(tǒng)管理檔案工作為基礎(chǔ)，善于合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源，創(chuàng)新發(fā)展理念，優(yōu)化管理辦法，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，更好地為高校師生以及全社會(huì)服務(wù)。