基于云計(jì)算的“云檔案”信息資源共享系統(tǒng)建設(shè)研究

文/馮?；?/p>

信息化社會(huì)，如何對(duì)單位檔案資源進(jìn)行收集、管理、利用和共享，提升利用效能，減少檔案管理成本，縮減檔案服務(wù)的中間環(huán)節(jié)，是當(dāng)前檔案管理人員需要重點(diǎn)探索和思考的課題。云計(jì)算技術(shù)能夠打破時(shí)空壁壘，為實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效傳輸和共享提供了可能?；谠朴?jì)算的“云檔案”信息資源共享是當(dāng)前學(xué)界研究的熱點(diǎn)，故此文就云計(jì)算技術(shù)條件下的“云檔案”服務(wù)模式展開(kāi)思索與探究，分析當(dāng)前“云檔案”信息資源共享系統(tǒng)建設(shè)中存在的主要問(wèn)題，并就如何構(gòu)建信息資源共享系統(tǒng)提出一些意見(jiàn)與建議，旨在推動(dòng)檔案資源共享與有益交流

云計(jì)算的“云檔案”信息資源共享是當(dāng)前學(xué)界的研究的一大熱點(diǎn)，是檔案管理人員需要重點(diǎn)探索與思考的一大重點(diǎn)課題。云計(jì)算技術(shù)能夠打破時(shí)空壁壘，大大提升檔案現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理與資源共享，為此筆者對(duì)云計(jì)算的“云檔案”信息資源共享系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行研究，愿與大家進(jìn)行切磋與交流。

一、“云檔案”信息資源共享系統(tǒng)建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

綜合分析“云檔案”信息資源共享系統(tǒng)建設(shè)中存在的問(wèn)題，主要在于：

問(wèn)題之一，檔案數(shù)字化進(jìn)程滯后。當(dāng)前部分單位數(shù)字化進(jìn)程滯后，無(wú)法形成相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，更談不上利用云計(jì)算技術(shù)打造共享平臺(tái)[1]。一是數(shù)字化轉(zhuǎn)化硬件和軟件設(shè)施不完善。部分單位尚未購(gòu)置并引進(jìn)電子高速掃描儀、微縮相機(jī)等硬件以及文件格式轉(zhuǎn)化器等軟件，難以高效開(kāi)展紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化工作和電子文件格式統(tǒng)一工作。二是在缺乏相關(guān)人力資源，加之單位歷史發(fā)展中堆積了許多重要的紙質(zhì)類(lèi)檔案，所以很難快速地在處理增量的基礎(chǔ)上對(duì)存量進(jìn)行數(shù)字化處理。

問(wèn)題之二，檔案共享機(jī)制不完善。當(dāng)前，部分單位雖然認(rèn)識(shí)到檔案共享對(duì)于單位成本節(jié)約和檔案利用的價(jià)值，但是并未建立相應(yīng)的檔案共享機(jī)制[2]。一是缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度，檔案共享的內(nèi)容、權(quán)限、目標(biāo)、職責(zé)、流程不明確。例如，何種檔案資源應(yīng)當(dāng)共享；檔案共享的范圍是否及于單位內(nèi)部和單位外部；檔案共享資源的查閱權(quán)限是什么等等，都沒(méi)有在制度文件上加以體現(xiàn)。二是尚未構(gòu)建安全保障體系，檔案共享后存在一定的安全隱患。部分單位在共享過(guò)程中忽視對(duì)檔案系統(tǒng)、檔案共享平臺(tái)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案本身進(jìn)行加密，進(jìn)而引發(fā)安全事件。

問(wèn)題之三，云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用不足。檔案共享的核心是云計(jì)算技術(shù)，即將對(duì)檔案資源進(jìn)行分布式計(jì)算后，自動(dòng)識(shí)別檔案類(lèi)型并將其上傳至云終端的一種技術(shù)。當(dāng)下，部分單位云計(jì)算技術(shù)與檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的融合度不高，無(wú)法打通“云終端”共享平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間的壁壘，更談不上自動(dòng)同步和自動(dòng)共享[3]。除此之外，部分單位自動(dòng)辦公系統(tǒng)以及其他管理系統(tǒng)與“云終端”共享平臺(tái)尚未實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，往往需要檔案管理人員對(duì)檔案資源進(jìn)行處理并錄入檔案管理系統(tǒng)后才可上傳至云端，不利于提高工作效率。

二、基于云計(jì)算的“云檔案”信息資源共享系統(tǒng)建設(shè)路徑

針對(duì)存在的上述問(wèn)題與“云檔案”信息資源共享系統(tǒng)建設(shè)的需求，經(jīng)過(guò)研究與思考，筆者特提出以下路徑：

路徑之一，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化是檔案共享的基礎(chǔ)，也是建設(shè)信息資源共享系統(tǒng)最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。一是要完善硬件和軟件設(shè)施，堅(jiān)持一次到位、高標(biāo)準(zhǔn)、不搞重復(fù)建設(shè)的基本原則，采購(gòu)相應(yīng)的電子高速掃描儀、微縮相機(jī)等硬件以及文件格式轉(zhuǎn)化器等軟件，推動(dòng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程。二是探索檔案數(shù)字化外包的機(jī)制，將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包，解決內(nèi)部人力資源不足的困境，為檔案信息資源共享創(chuàng)造良好基礎(chǔ)。

路徑之二，完善檔案共享機(jī)制，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。由于“云檔案”信息資源共享系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)性強(qiáng)、復(fù)雜度高，所以必須要完善檔案共享機(jī)制，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的指導(dǎo)。一是加快建章立制工作，出臺(tái)相應(yīng)的文件來(lái)明確檔案共享的內(nèi)容、權(quán)限、目標(biāo)、職責(zé)、流程。通常而言，檔案共享主要是單位內(nèi)部部門(mén)之間的共享以及上下級(jí)單位之間的共享。同時(shí)，要設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限，避免共享過(guò)程中出現(xiàn)泄密的問(wèn)題。二是要構(gòu)建安全保障體系，維護(hù)檔案信息資源的真實(shí)性、完整性，更好地解決安全短板。單位可以通過(guò)數(shù)字密鑰技術(shù)、訪問(wèn)權(quán)限技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、云系統(tǒng)加密技術(shù)、內(nèi)外網(wǎng)隔離技術(shù)對(duì)共享終端的檔案進(jìn)行管理，避免檔案在傳輸過(guò)程中被損毀、竊取。

路徑之三，深化云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)高效共享。在云計(jì)算環(huán)境下，檔案管理人員主要是要建設(shè)一個(gè)虛擬的線上信息資源共享平臺(tái)，確保相關(guān)主體能夠隨時(shí)隨地登錄這一平臺(tái)搜索并查閱相應(yīng)的信息資源。具體而言，一是要統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范，打通技術(shù)壁壘。單位在明確共享主體以及共享文件范圍后，將相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理系統(tǒng)與云儲(chǔ)存終端的信息資源進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和數(shù)據(jù)共享。同時(shí)，要設(shè)置相應(yīng)的代碼和字符集，確保能夠自動(dòng)識(shí)別檔案類(lèi)型，推進(jìn)自動(dòng)化、一站化共享和利用。二是要探索將共享平臺(tái)與OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，避免二次處理和重復(fù)勞動(dòng)，減輕檔案管理人員負(fù)擔(dān)，不斷適應(yīng)電子化辦公的要求。

毋庸置疑，檔案事業(yè)是我們黨和國(guó)家的偉大事業(yè)之一。檔案歷來(lái)是單位工作的有力助推和重要依據(jù)，對(duì)于提升單位科學(xué)化管理水平不可或缺。尤其是在大力倡導(dǎo)檔案規(guī)范化、科學(xué)化以及信息化利用的現(xiàn)階段，做好檔案共享工作刻不容緩。由此可見(jiàn)，基于云計(jì)算的“云檔案”信息資源共享系統(tǒng)建設(shè)的研究與實(shí)施十分必要，急需加快進(jìn)行，借以提升檔案資源共享與有效服務(wù)。