高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展評價體系研究

陶永建/浙江科技學院檔案館

黨的十九屆五中全會提出，“十四五”時期經(jīng)濟社會發(fā)展要以推動高質(zhì)量發(fā)展為主題。習近平總書記在十九屆五中全會上強調(diào)：“經(jīng)濟、社會、文化、生態(tài)等各領域都要體現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的要求?！薄笆奈濉蹦酥两窈蟾L時期，推動高質(zhì)量發(fā)展將體現(xiàn)在國家發(fā)展的各領域和全過程[1]。黨的十九屆五中全會明確提出要建設高質(zhì)量的教育體系。高質(zhì)量發(fā)展也是國家檔案事業(yè)的新目標[2]。高校檔案館作為國家檔案事業(yè)和高等教育事業(yè)的組成部分，同樣要以高質(zhì)量發(fā)展為指引和目標。要實現(xiàn)上述目標，有必要探索建構(gòu)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展評價體系，探討高質(zhì)量發(fā)展的認識維度、要素內(nèi)涵和評價指標。

1 高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展評價維度與構(gòu)成要素

檔案工作是一個系統(tǒng)，資源建設是基礎，檔案利用是目標，檔案安全是保障，檔案治理是統(tǒng)帥。在國家治理時代，檔案事業(yè)作為國家治理的重要內(nèi)容，國家管理方式的調(diào)整必然引起檔案管理方式的變革[3]?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》提出推進檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系的建設?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》提出深入推進“三個體系”建設，加快完善檔案治理體系、提升檔案治理能力。國家檔案局局長陸國強在2020年全國檔案局長館長會議上作了題為“推動檔案事業(yè)在高質(zhì)量發(fā)展軌道上邁出堅實步伐”的報告，強調(diào)要“全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設”。因此，高校檔案工作體系可以分解為高校檔案治理體系、資源體系、服務體系、安全體系四個子體系。上述四個體系相對獨立，相互之間又有機聯(lián)系，其中檔案治理體系居于核心地位。

高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展水平如何也可以從以上四個體系維度進行認識和評價。

1.1 檔案治理體系

檔案治理早已成為檔案事業(yè)發(fā)展系統(tǒng)的核心要素。今年正式施行的新修訂檔案法是對國家檔案治理體系的一次改革創(chuàng)新和“固本強基”，對于推進檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重要意義[4]。檔案治理具有治理依據(jù)的法治性、治理主體的互動性、治理內(nèi)容的整體性、治理目標的公共利益性等特征[5]。因此，高校檔案治理指高校檔案館和校內(nèi)各單位、部門、全體師生、校友乃至社會等通過制度安排進行合作互動、共建共享，促進檔案事業(yè)全面發(fā)展的過程。高校檔案治理體系是指高校檔案工作運轉(zhuǎn)的體制機制和制度安排，其構(gòu)成要素包括觀念、制度、機制、隊伍、方法手段與工具等。檔案治理體系是否科學高效，是評價高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展水平的核心維度。

1.2 檔案資源體系

《高等學校檔案管理辦法》中將高等學校檔案定義為“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。這是高校檔案資源建設內(nèi)容的基本概括。鐘春蘭、陳海平認為，應將檔案資源形成主體由高校擴展至師生，并將高校檔案資源體系定義為“高等學校及其師生員工在從事教學、科研、管理、學習、研究等工作中直接形成的對師生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄的集合體”[6]。這一論述符合高校檔案資源體系建設的發(fā)展方向。高校檔案資源體系是指高校檔案資源收集和保存的總體狀況，其構(gòu)成要素主要包括數(shù)量、質(zhì)量、結(jié)構(gòu)、特色和保存狀況等。檔案資源體系是否科學合理，是評價高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展水平的基礎維度。

1.3 檔案服務體系

檔案利用是檔案工作的最終目的，檔案利用服務工作質(zhì)量是檔案工作質(zhì)量的直接體現(xiàn)[7]。檔案服務體系是否科學，從檔案利用者角度看表現(xiàn)為便利度和滿意度，從高校檔案部門自身形象看表現(xiàn)為開放度，從高校檔案工作與上位系統(tǒng)關系看表現(xiàn)為貢獻度。高校檔案利用體系是指利用檔案資源為高校各項工作以及國家和社會提供服務的覆蓋范圍、體制機制和方法手段，其評價構(gòu)成要素主要包括便利度、開放度、滿意度、貢獻度四個方面。檔案利用體系是否便捷高效，是評價高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展水平的根本維度。

1.4 檔案安全體系

加強檔案安全是高校檔案工作貫徹總體國家安全觀的必然要求，是檔案工作的基礎和底線[8]。高校檔案安全體系是高校確保檔案實體和信息安全的基礎設施和制度規(guī)范，其構(gòu)成要素包括檔案實體安全、檔案信息安全兩大主要目標，以及人防、物防、技防“三位一體”的基本手段。檔案安全體系是否科學可靠，是評價高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展水平的重要維度。

2 四個體系的構(gòu)成要素內(nèi)涵分析

2.1 檔案治理體系要素內(nèi)涵

一是觀念。觀念是質(zhì)量的先導，推進高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，首先應樹立高質(zhì)量發(fā)展的觀念和治理現(xiàn)代化的觀念。包括治理目標方面的存史、資政、育人，方法方面的系統(tǒng)、法治、共建共享，手段方面的標準化、現(xiàn)代化、信息化、“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)，保障方面的安全、保密等。這些觀念的主體不僅指高校檔案工作人員，也應包括全體師生和校友。

二是制度。制度是質(zhì)量的基礎。包括檔案法律法規(guī)，國家、行業(yè)、地方性檔案規(guī)章、標準的貫徹落實情況，結(jié)合學校實際制定并落實相關制度規(guī)章和規(guī)范；檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、編研和提供利用等業(yè)務標準規(guī)范完備；外部條件和安全保障方面管理制度齊備；檔案管理各崗位職責科學合理明晰；與時俱進，建立健全信息化、數(shù)字化方面的制度和規(guī)范等。

三是機制。機制是質(zhì)量的保障。制度只有通過機制才能有效落實。從機制內(nèi)容看，包括獎懲機制、責任機制、監(jiān)督機制；從機制覆蓋范圍看，包括檔案形成、管理和利用各環(huán)節(jié)之間的閉環(huán)機制，檔案管理與辦學和管理活動之間的閉環(huán)機制，檔案管理各個環(huán)節(jié)之間的閉環(huán)機制；要義是檔案工作相關主體之間雙向互動這一核心機制。

四是隊伍。隊伍是質(zhì)量的關鍵。校檔案館、各單位部門檔案工作領導體系健全，檔案館專職館員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)技能，數(shù)量達標，形成以專職館員主導、兼職館員為依托，結(jié)構(gòu)優(yōu)良、數(shù)量充分、崗位教育培訓有力、崗位穩(wěn)定的檔案工作隊伍。

五是方法手段與工具。方法手段與工具是質(zhì)量的促進。綜合應用集中統(tǒng)一管理、目標管理、系統(tǒng)治理、源頭管理、過程管理、責任制管理等方法，行政、法律、經(jīng)濟等手段，檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)、線上服務系統(tǒng)等工具，促進治理工作高效化、治理內(nèi)容規(guī)范化、服務利用便捷化，提高治理功效和檔案工作質(zhì)量。

2.2 檔案資源體系要素內(nèi)涵

一是數(shù)量。應歸盡歸、應收盡收、收集完整、積累充分，能為全面反映高校辦學歷史面貌和師生風貌提供檔案數(shù)量上的保障，支撐宏觀真實。

二是質(zhì)量。每件檔案記錄和整理規(guī)范，源頭質(zhì)量高，體現(xiàn)微觀真實；整理等各項業(yè)務環(huán)節(jié)規(guī)范有序、相互銜接，檔案按照它們內(nèi)在聯(lián)系組成有機整體，能系統(tǒng)地反映出高校辦學歷史面貌和師生風貌，支撐宏觀真實。

三是結(jié)構(gòu)。檔案內(nèi)容門類齊全，載體、形式豐富多樣，電子檔案、數(shù)字化檔案復制件等檔案數(shù)字資源的比例逐步增長，支撐宏觀真實。

四是特色。檔案能較好地反映辦學特色、學科專業(yè)特色、育人特色、師生風貌，支撐宏觀真實。

五是保存狀況。檔案資源經(jīng)過規(guī)范整理，采取高校集中統(tǒng)一管理或二級學院單位分級保存模式，保管設施齊全，保存條件符合要求。

2.3 檔案服務體系要素內(nèi)涵

一是便利度。利用者能快捷方便地獲得檔案利用服務，包括服務前置條件、服務時間、服務地點、服務設施、服務模式、利用求助等方面的便利程度。

二是開放度。檔案開放是指檔案管理單位依據(jù)法律法規(guī)，按檔案價值實現(xiàn)的客觀規(guī)律及特點，將原先那些處于保密狀態(tài)、限制在特定范圍內(nèi)使用的檔案面向社會開放[9]。除處于保密狀態(tài)檔案外，高校檔案館（室）最大程度提供檔案開放利用服務，包括過了保密期的檔案和其他一切檔案資源。

三是滿意度。利用者的檔案利用需求得到及時有效響應，對檔案利用服務體系及資源體系感到滿意的程度。既包括需求有效滿足的客觀滿意度，又包括對服務態(tài)度等的主觀滿意度。

四是貢獻度。高校檔案工作既是國家檔案事業(yè)的組成部分，也是高等教育和所在高校事業(yè)發(fā)展的組成部分。檔案工作的貢獻度主要表現(xiàn)為促進國家檔案事業(yè)和高校育人工作貢獻的作用大小。

2.4 檔案安全體系要素內(nèi)涵

一是檔案實體安全。包括檔案庫房建筑安全、檔案館庫設施設備安全、檔案裝具管理與應用安全、紙質(zhì)檔案安全，以及污損、破損、粘連檔案的保護修復等[10]。

二是檔案信息安全。包括“存量數(shù)字化”安全、“增量電子化”安全、“利用網(wǎng)絡化”安全[11]。

三是人防、物防、技防。高校檔案人員具備較高的安全防范意識，日常和定期檢查制度完備，執(zhí)行到位；檔案館（室）物防基礎設施到位，運行良好；運用先進和專門的技防設施和手段保障檔案實體和信息安全。人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系健全，檔案網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)風險管理能力有保障。

3 主要評價指標與評價方法

3.1 檔案治理體系的評價指標與評價方法

一是評價指標。治理體系和各要素的科學性、規(guī)范性、創(chuàng)新性?？茖W性主要指符合檔案治理和檔案工作規(guī)律，及時吸收先進的理念和做法。規(guī)范性主要指對上位制度標準的嚴格遵循，以及自身內(nèi)部各項環(huán)節(jié)和要素之間的規(guī)范統(tǒng)一。創(chuàng)新性主要指結(jié)合學校辦學、館和館員實際，以提升治理效果為導向積極探索新的方法路徑。

二是評價方法。通過訪談、問卷調(diào)查、座談會等方式進行考察，采取專家定性評價為主，定量評價為輔。

3.2 檔案資源體系的評價指標與評價方法

一是評價指標。學校各部門和二級院系的歸檔率（實際歸檔的檔案數(shù)量占應當歸檔的檔案數(shù)量比例）、重大活動歸檔率（實際歸檔的重大活動項目數(shù)占應當歸檔的重大活動項目數(shù)的比例）、OA系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔率（實際歸檔的電子文件數(shù)占應當歸檔的電子文件數(shù)比例）、館（室）藏檔案總量（件、卷為單位）、年增長率（以前一個年度館藏總量為基數(shù)增加的比例）、種類數(shù)量（檔案載體種類的數(shù)量）、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化率（傳統(tǒng)檔案數(shù)字化處理量占傳統(tǒng)檔案總量的比例）、增量檔案電子化率（電子檔案占新增檔案總量的比例）等，以及相關指標在同類高校中排名情況。

二是評價方法。通過實地查看庫房、查看資源和管理系統(tǒng)、查閱接收與歸檔記錄、查閱檔案統(tǒng)計資料、訪談等方式進行考察，采取定量評價為主，專家定性評價為輔。

3.3 檔案服務體系的評價指標與評價方法

一是評價指標。服務方式的多樣性（上門、手機端、網(wǎng)站、郵寄、電子郵件等服務方式），查全率（檢索出的相關信息量占資源系統(tǒng)中的相關信息總量的比例）、查準率（檢索出的相關信息量占檢索出的信息總量的比例）、網(wǎng)辦率（網(wǎng)絡端服務量占總服務量的比例）、掌辦率（手機端服務量占總服務量的比例）、跑零次率（一次都不跑的服務辦理量占總服務量的比例）、即辦率（即時辦理服務量占總服務量的比例）、用戶滿意率（用戶評價等級為滿意及以上占服務評價總量的比例），以及相關指標在同類高校中排名情況。

二是評價方法。通過實地查看服務場所、查看管理和服務系統(tǒng)、查閱檔案利用登記原始記錄、查閱檔案統(tǒng)計資料、問卷調(diào)查、訪談等方式進行考察，采取定量評價為主，專家定性評價為輔。

3.4 檔案安全體系的評價指標與評價方法

一是評價指標。檔案庫房總面積及預留存儲年限（檔案實體年增長量所需面積與預留面積比）、庫房溫濕度合標率（溫濕度符合標準的庫房數(shù)量與庫房總量的比例）、“八防”設備措施到位率（到位的“八防”設備措施與設備措施總量的比例），機房建設等級、檔案信息系統(tǒng)安全等級保護級別、涉密檔案信息系統(tǒng)分級保護級別、數(shù)據(jù)存儲空間、信息安全設備配置情況、檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)備份策略的科學性、安全保衛(wèi)和智能監(jiān)控情況等，以及相關指標在同類高校中排名情況。

二是評價方法。通過實地查看庫房機房安全設施、查看安全相關軟硬件項目建設與驗收文件、查看管理和信息系統(tǒng)、查看安全檢查原始記錄、訪談等方式進行考察，采取定量評價為主，專家定性評價為輔。

4 結(jié)語

綜合以上研究，可以形成高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展評價體系表，如表1。該研究可為評價高校檔案工作質(zhì)量和引導高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展提供有益的啟發(fā)和方向性參考。

表1：高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展評價體系表

限于作者認識水平有限，實踐探索不足，以及主題和篇幅所限，本文沒有構(gòu)建各評價維度、要素和指標的權(quán)重和分值，因而此評價體系可操作性還不強。這有待筆者和高校檔案館同行通過后續(xù)研究和實踐對評價體系進行完善，并在此基礎上開展各項權(quán)重和賦分研究，為促進高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展及其科學評價作出進一步探索。