淺談審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)舉措

游建順

摘要：審計(jì)項(xiàng)目檔案管理是審計(jì)機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)工作，也是審計(jì)機(jī)關(guān)管理工作的核心內(nèi)容，審計(jì)項(xiàng)目檔案管理不僅僅是簡(jiǎn)單的資料收集歸檔與保管，也是審計(jì)干部們辛勤勞動(dòng)的成果，更是推動(dòng)審計(jì)工作前進(jìn)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。因此，做好審計(jì)項(xiàng)目檔案管理顯得尤為重要。伴隨審計(jì)工作的不斷發(fā)展，審計(jì)項(xiàng)目數(shù)量增加，審計(jì)覆蓋面日益擴(kuò)大，新型審計(jì)項(xiàng)目正不斷涌現(xiàn)，隨之而來(lái)的審計(jì)檔案管理工作正日趨復(fù)雜化。為了提升檔案管理工作效率，大部分審計(jì)機(jī)關(guān)單位在結(jié)合其本身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，參照檔案管理工作的特征，開(kāi)始著力創(chuàng)建審計(jì)檔案的信息化管理系統(tǒng)，以此助力于機(jī)關(guān)單位檔案管理水平的提升。鑒于此，本文主要以審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理工作為研究對(duì)象，從審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的特征出發(fā)，針對(duì)審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀，對(duì)審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)舉措做出了分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：審計(jì)機(jī)關(guān);檔案管理;特征;現(xiàn)狀;現(xiàn)代化建設(shè)

引言

對(duì)于審計(jì)機(jī)關(guān)單位而言，檔案管理工作占據(jù)了特別關(guān)鍵的地位?；趯徲?jì)檔案的組成資料信息來(lái)自于多個(gè)途徑，并且信息資料的內(nèi)容多且雜，專(zhuān)業(yè)化程度明顯，在這種情況下就會(huì)增加審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的困難程度、工作量。與此同時(shí)，考慮到辦公室屬于機(jī)關(guān)單位中起到承上啟下作用的部門(mén)，該部門(mén)主要負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)單位的大小事務(wù)、政務(wù)工作以及協(xié)調(diào)性工作，處在機(jī)關(guān)單位組織管理體系中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之上。檔案管理是各類(lèi)機(jī)關(guān)單位辦公室工作中不能缺少的組成內(nèi)容，尤其針對(duì)審計(jì)機(jī)關(guān)更是如此。在新時(shí)期背景下，審計(jì)機(jī)關(guān)如何建設(shè)出現(xiàn)代化的檔案管理體系，已經(jīng)成為各地區(qū)審計(jì)機(jī)關(guān)所重點(diǎn)研究的問(wèn)題，信息化檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，有益于保障檔案管理資料的完整性，提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。由此可見(jiàn)，圍繞審計(jì)機(jī)關(guān)的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)舉措展開(kāi)研究，很有必要。

1審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的特征

1.1專(zhuān)業(yè)化特征

在現(xiàn)代審計(jì)工作開(kāi)展過(guò)程中，審計(jì)監(jiān)督工作環(huán)節(jié)的實(shí)施過(guò)程具備表現(xiàn)程度鮮明的特殊性質(zhì)。與此同時(shí)，審計(jì)監(jiān)督工作環(huán)節(jié)開(kāi)展過(guò)程中涉及的各類(lèi)記錄信息，以及相關(guān)工作情況都需要在審計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息資料之中加以反映，由此可以知道，針對(duì)審計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息資料開(kāi)展的管理工作，具備著穩(wěn)定且鮮明的專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)。在具體推進(jìn)的審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理工作過(guò)程中，針對(duì)各類(lèi)檔案文件資料開(kāi)展的歸檔工作環(huán)節(jié)、整理工作環(huán)節(jié)，以及針對(duì)審計(jì)文檔開(kāi)展的制作環(huán)節(jié)，都需要嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行相關(guān)性的工作程序，以及管理?xiàng)l例。

1.2關(guān)聯(lián)化特征

在審計(jì)監(jiān)督工作環(huán)節(jié)具體開(kāi)展過(guò)程中，通常需要涉及的內(nèi)容可以被劃分處理成三個(gè)具體部分：（1）針對(duì)被審計(jì)對(duì)象的核實(shí)環(huán)節(jié)，以及確立環(huán)節(jié)，組建形成具體化的審計(jì)工作實(shí)踐小組;（2）告知被審計(jì)對(duì)象遵照?qǐng)?zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化程序完成審計(jì)監(jiān)督相關(guān)信息的總結(jié)歸納環(huán)節(jié)，形成明確且清晰的審計(jì)工作報(bào)告;（3）針對(duì)具體形成的審計(jì)工作報(bào)告文本展開(kāi)審定工作環(huán)節(jié)。上述三個(gè)部分共同構(gòu)成了具備綜合性和完整性特點(diǎn)的審計(jì)監(jiān)督工作體系，其具體涉及的三個(gè)組成部分均占據(jù)著不可或缺地位。源于審計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息資料的管理工作，與審計(jì)監(jiān)督工作的具體實(shí)施過(guò)程之間具備著“你中有我”與“我中有你”的基本關(guān)系結(jié)構(gòu)，因而審計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作開(kāi)展過(guò)程中涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)，彼此之間存在著鮮明的相互聯(lián)系，以及相互影響關(guān)系，客觀上直觀彰顯了審計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作開(kāi)展過(guò)程中的聯(lián)系性特點(diǎn)。

1.3公正化特征

對(duì)于審計(jì)機(jī)關(guān)而言，監(jiān)管經(jīng)濟(jì)性業(yè)務(wù)屬于審計(jì)部門(mén)工作人員應(yīng)執(zhí)行的基本原則，因而公正化、透明化屬于政府行政部門(mén)日常運(yùn)營(yíng)中應(yīng)始終具備的基本特征。在嚴(yán)加遵從既定執(zhí)法程序的基礎(chǔ)上，審計(jì)監(jiān)督結(jié)果、審計(jì)監(jiān)督過(guò)程中得出的資料信息有著法律意義上的約束力。除此之外，在審計(jì)工作實(shí)踐中，相關(guān)工作人員應(yīng)該選用實(shí)效性強(qiáng)的措施，管控和確保相關(guān)資料文件，以此保證文件資料內(nèi)容的真實(shí)性、齊整性，只有這樣才能彰顯審計(jì)監(jiān)督工作的公允性。

2審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1審計(jì)檔案歸檔不及時(shí)、缺少規(guī)范性

站在實(shí)際角度來(lái)分析，一些審計(jì)機(jī)關(guān)特別是基層審計(jì)機(jī)關(guān)，由于時(shí)間緊張、任務(wù)量大，所以經(jīng)常會(huì)在一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目還沒(méi)有完成，便又開(kāi)展了新的審計(jì)項(xiàng)目，這樣就會(huì)致使審計(jì)資料檔案歸檔不夠及時(shí)，乃至產(chǎn)生資料缺失、精準(zhǔn)度低等問(wèn)題，造成審計(jì)檔案管理人員，在整理檔案資料時(shí)存有缺頁(yè)、漏項(xiàng)、重要文件未簽字等缺少規(guī)范性的工作行為。還有一些業(yè)務(wù)人員，僅僅看重審計(jì)環(huán)節(jié)，忽略了審計(jì)檔案歸檔、管理工作的關(guān)鍵性，之所以如此均是由于相關(guān)工作人員檔案管理意識(shí)較差所造成的。

2.2缺少專(zhuān)業(yè)水平高的審計(jì)檔案管理人員

現(xiàn)如今，仍舊會(huì)有一些審計(jì)機(jī)關(guān)中的審計(jì)檔案管理人員，存有一人兼任多項(xiàng)職務(wù)的情況，由于沒(méi)有配置專(zhuān)業(yè)或?qū)Ｂ毜膶徲?jì)檔案管理人員，加之最近這些年審計(jì)人才流失情況明顯，許多審計(jì)機(jī)關(guān)的檔案管理人員并不是專(zhuān)業(yè)人才，乃至沒(méi)有參加過(guò)專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，相關(guān)的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)也不夠，這些情況都會(huì)影響到審計(jì)檔案管理工作效率。

2.3審計(jì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平參差不齊

由于審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平高低不均，致使檔案資料查找翻閱的工作量比較大，這樣一來(lái)就會(huì)降低審計(jì)檔案的有效運(yùn)用率?，F(xiàn)階段，許多審計(jì)機(jī)關(guān)的審計(jì)檔案仍舊以紙質(zhì)版為主，檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)力度較低，在這種情況下，就會(huì)降低審計(jì)檔案資料管理、檔案資料使用的效率。

3審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)舉措

3.1做好檔案資料的搜集等基礎(chǔ)性工作

通過(guò)整合分析多年的檔案管理工作，得知檔案資料的搜集屬于管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。通常狀況下，審計(jì)機(jī)構(gòu)在每一年中都會(huì)委派專(zhuān)人全面搜集年度應(yīng)歸檔的各類(lèi)資料文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等，近年來(lái)音頻影像資料的搜集，也以成為審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的主要內(nèi)容，用以為電子檔案的創(chuàng)建提供素材，進(jìn)一步還原檔案資料的真實(shí)性、完整性，

3.2規(guī)范檔案資料整理工作，嚴(yán)加管控案卷質(zhì)量

針對(duì)審計(jì)機(jī)關(guān)單位而言，在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作落實(shí)期間，加大審計(jì)檔案管理工作的人力資源、物料資源、資金的投放量，以此壯大審計(jì)管理團(tuán)隊(duì)，繼而選聘專(zhuān)業(yè)化的審計(jì)檔案管理人員，加大審計(jì)檔案管理人員的資質(zhì)培訓(xùn)力度，有益于規(guī)范檔案資料整理工作，強(qiáng)化資料管理效率，繼而做好卷宗質(zhì)量的管控工作，確保每一份資料內(nèi)容、格式、排版等若干方面的內(nèi)容，都可以得到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，用以保障審計(jì)業(yè)務(wù)檔案的精準(zhǔn)性、真實(shí)性。

3.3實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理

（1）強(qiáng)化檔案管理人員的安全防范意識(shí)

在安全防護(hù)方面，人一直占據(jù)了關(guān)鍵地位。對(duì)于審計(jì)機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、電子檔案信息化系統(tǒng)的安全維護(hù)工作來(lái)講，這項(xiàng)工作不應(yīng)僅僅作為檔案管理人員、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理人員的工作內(nèi)容，更應(yīng)審計(jì)機(jī)關(guān)單位中全部工作人員共同落實(shí)。究其原因，主要是審計(jì)機(jī)關(guān)單位工作人員在信息操作中，都可能會(huì)產(chǎn)生疏忽情況，一旦操作失誤，就會(huì)致使電子檔案資料被泄露，乃至被惡性刪除等。因此，應(yīng)該定期對(duì)全員做好網(wǎng)絡(luò)安全教育工作，以此強(qiáng)化全部工作人員的責(zé)任意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到安全防護(hù)工作的關(guān)鍵性，這樣才能規(guī)范操作行為，定期查殺網(wǎng)絡(luò)病毒，設(shè)置信息訪問(wèn)密碼等，以此提升電子審計(jì)檔案管理工作的安全性。

（2）加大對(duì)載體的監(jiān)管力度

一般情況下，在對(duì)審計(jì)機(jī)關(guān)的信息化管理系統(tǒng)做好安全防護(hù)的同時(shí)，還應(yīng)確保儲(chǔ)存審計(jì)檔案信息的載體一直處在安全環(huán)境下。即便U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等儲(chǔ)存載體揚(yáng)言可以擁有長(zhǎng)達(dá)幾十年的使用壽命，但是事實(shí)上根本不會(huì)有那么長(zhǎng)的可用時(shí)間，乃至一些儲(chǔ)存載體在受到病毒攻擊以后，很快就會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題，甚至直接報(bào)廢。因此，審計(jì)機(jī)關(guān)在選購(gòu)儲(chǔ)存載體時(shí)，一定要購(gòu)買(mǎi)大品牌、質(zhì)量達(dá)標(biāo)的電子產(chǎn)品，唯有如此才能降低安全風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的幾率，從而延長(zhǎng)可用壽命，以免由于儲(chǔ)存載體被破壞，而影響到審計(jì)電子檔案資料的信息不能照常讀取。

（3）加強(qiáng)安全性技術(shù)手段的使用

通過(guò)審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的大力開(kāi)展，使得電子檔案應(yīng)時(shí)而生。但是由于信息技術(shù)的更新迭代速度特別快，所以電子檔案的信息化管理系統(tǒng)也應(yīng)隨時(shí)實(shí)行更新升級(jí)處理，唯有

如此才能及時(shí)優(yōu)化安全技術(shù)手段，保障電子檔案信息在保存階段、查閱階段、傳輸階段的安全性，繼而保證審計(jì)檔案信息的精準(zhǔn)性、完整性。

4結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，各級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)的檔案管理工作遇到了很多困境問(wèn)題，但是同樣也迎來(lái)了很多改革機(jī)會(huì)。因此，審計(jì)機(jī)關(guān)務(wù)必要從審計(jì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)工作入手，正視創(chuàng)建檔案信息化管理系統(tǒng)的關(guān)鍵性，并且還應(yīng)始終秉承推陳出新的思想觀念，這樣才能強(qiáng)化審計(jì)檔案管理工作的效率，推進(jìn)審計(jì)機(jī)關(guān)的進(jìn)步。

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