新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

劉志遠(yuǎn)

摘要：當(dāng)前事業(yè)單位辦公室檔案管理對于事業(yè)單位穩(wěn)健發(fā)展起到較大的促進(jìn)作用，尤其是新形勢下事業(yè)單位應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)當(dāng)前工作需求。本文主要介紹了現(xiàn)階段事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的不足之處，并且提出了四點(diǎn)創(chuàng)新措施，提升檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;信息化技術(shù);人員素質(zhì);保密工作

引言：

在新時(shí)代背景下，各部門應(yīng)該重視信息化檔案管理工作，不斷提高自身技能，從而改變以往工作方式，發(fā)揮檔案管理部門的自身價(jià)值。良好的管理制度在一定程度上，能夠規(guī)范現(xiàn)有辦公室檔案各項(xiàng)管理活動(dòng)，從而高效完成檔案管理工作。

1事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的不足之處

在事業(yè)單位辦公室檔案管理工作中，現(xiàn)有技術(shù)人員采用的工作方式較為傳統(tǒng)，造成現(xiàn)有企業(yè)工作存在一定的不足之處。以往長期手工整理，一方面制約了當(dāng)前工作效率的提升，另一方面增加了人為因素的失誤。這種單一的檔案管理工作，不利于提高事業(yè)單位辦公室檔案管理工作質(zhì)量。并且現(xiàn)有工作制度與事業(yè)單位實(shí)際之間存在一定不協(xié)調(diào)現(xiàn)象，不能夠高效發(fā)揮事業(yè)單位辦公室檔案管理的重要作用[1]。

近年來，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作已經(jīng)做出了較大的改變，對于人員自身要求不斷提高，需要事業(yè)單位檔案管理人員具備一定的專業(yè)技能，在現(xiàn)有管理工作中，發(fā)揮自身重要作用。重視對人員的培養(yǎng)，有利于改善現(xiàn)有檔案管理工作。

目前，事業(yè)單位在檔案保密工作中，存在一定的疏忽，難以對檔案泄露工作進(jìn)行跟蹤調(diào)查，落實(shí)人員責(zé)任，從而規(guī)范檔案管理行為，逐步提高現(xiàn)有工作質(zhì)量。

2新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新措施

2.1重視信息化技術(shù)的應(yīng)用

事業(yè)單位辦公室檔案管理工作中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，重視信息化技術(shù)在事業(yè)單位發(fā)展中的應(yīng)用，逐步提高工作人員自身效率。各部門應(yīng)該重視自身能力的提升，將信息化技術(shù)融入日常工作中。

伴隨著我國科技水平的提升，信息化技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，各部門應(yīng)該重視該技術(shù)的應(yīng)用，滿足新形勢背景下事業(yè)單位發(fā)展對于檔案管理工作的需求。借助較為先進(jìn)的信息化技術(shù)與設(shè)備，能夠快速實(shí)現(xiàn)文本檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以便于檔案管理人員進(jìn)行有效分類與保存。事業(yè)單位辦公室檔案管理工作對于事業(yè)單位自身發(fā)展有著重要作用，檔案管理人員借助信息化工具，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)各項(xiàng)工作的高效管理，逐步提高事業(yè)單位經(jīng)營效益，為事業(yè)單位自身決策提供科學(xué)依據(jù)[2]。

2.2完善現(xiàn)有工作制度

在事業(yè)單位管理工作中，應(yīng)該重視對傳統(tǒng)檔案管理方法的改進(jìn)，逐步提高檔案管理工作效率，避免紙質(zhì)檔案在存放過程中，還需要專業(yè)人員進(jìn)行保管，避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)不必要的損耗。借助信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案綜合管理，仍需要各部門檔案管理工作中可能存在的問題進(jìn)行細(xì)致掌握。在日常崗位工作，通過對現(xiàn)有制度的完善，可以最大限度發(fā)揮人員自身作用，對現(xiàn)有工作進(jìn)行指導(dǎo)和約束，提高整體工作的公平性。

良好的管理制度能夠營造舒適的工作氛圍，對于檔案管理人員從嚴(yán)要求，逐步克服當(dāng)前工作中存在的問題，進(jìn)一步指導(dǎo)工作人員，如何使用先進(jìn)的信息化技術(shù)，提升工作效率。

制度保障是事業(yè)單位自身穩(wěn)健發(fā)展的一大亮點(diǎn)，通過對檔案管理從業(yè)人員的宣傳教育，落實(shí)各項(xiàng)職責(zé)，保障現(xiàn)有管理工作的公平性。并且在接下來實(shí)施階段，還應(yīng)該重視對現(xiàn)有管理制度的改進(jìn)，逐步提升檔案管理工作質(zhì)量。

例如：在檔案管理工作中，需要對現(xiàn)有工作人員進(jìn)行約束，比如，在工作期間不得使用私人存儲(chǔ)設(shè)備，不得私自拷貝各項(xiàng)文件，確保當(dāng)前各項(xiàng)電子檔案能夠得到妥善保管。并且在實(shí)踐應(yīng)用中，還需要對過往的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)化，逐步提高現(xiàn)有工作效率，按照固定的格式進(jìn)行命名與整理，進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量，便于在后續(xù)工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享。

2.3提升檔案管理人員自身素質(zhì)

人員自身素質(zhì)對于現(xiàn)階段企業(yè)自身發(fā)展有著重要作用，各部門應(yīng)該發(fā)揮檔案管理工作的重要作用，將其作為事業(yè)單位穩(wěn)健運(yùn)行的重要保障。尤其是檔案管理水平對于事業(yè)單位各項(xiàng)決策影響較大，在實(shí)踐應(yīng)用中，應(yīng)該著重提升人員自身素質(zhì)，能夠完成檔案各項(xiàng)管理工作。

目前，事業(yè)單位自身管理對于企業(yè)穩(wěn)健運(yùn)行起著重要作用，和部門應(yīng)該關(guān)注于企業(yè)自身實(shí)際，與員工之間建立高效合作，逐步提升人員管理工作質(zhì)量，適應(yīng)新形勢下事業(yè)單位自身發(fā)展的需求。

在事業(yè)單位內(nèi)部培訓(xùn)中，可以采用“老帶新”的工作方法，逐步提高新員工自身素質(zhì)，適應(yīng)現(xiàn)有工作的需求。除此之外，現(xiàn)有技術(shù)人員應(yīng)該關(guān)注企業(yè)自身實(shí)際，邀請一些知名專家前來指導(dǎo)教學(xué)，將一些較為先進(jìn)的檔案管理理念應(yīng)用于現(xiàn)有事業(yè)單位辦公室檔案管理工作中，逐步提高人員自身素質(zhì)，克服事業(yè)管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作符合事業(yè)單位各項(xiàng)工作需求，讓員工能夠更好地適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展需要，進(jìn)一步提高檔案管理水平。

目前，人員素質(zhì)培養(yǎng)與考核制度的完善，是提升檔案管理水平的重要保障。借助人員培訓(xùn)，能夠增加員工自身技能，對檔案管理工作中值得重視的要點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)處理，并且在事業(yè)單位培訓(xùn)環(huán)節(jié)，重視考核制度的應(yīng)用，對于培訓(xùn)課程中表現(xiàn)優(yōu)異的員工，應(yīng)該給予表彰，激勵(lì)參與學(xué)習(xí)的員工，能夠積極投入到事業(yè)單位檔案管理培訓(xùn)課程中。

2.4做好檔案管理工作中的保密工作

目前，檔案管理工作中，還應(yīng)該將保密工作作為當(dāng)前工作的重點(diǎn)，逐步完善現(xiàn)有管理工作，避免事業(yè)單位重要資料與文件出現(xiàn)泄露現(xiàn)象，造成不良后果。各部門應(yīng)該明確自身職責(zé)，重視對檔案管理的保管工作，避免在事業(yè)單位自身發(fā)展中，出現(xiàn)盜竊事業(yè)單位重要資料，給事業(yè)單位造成嚴(yán)重?fù)p失的行為。

在檔案管理安全保密工作中，事業(yè)單位應(yīng)該明確當(dāng)前各項(xiàng)規(guī)章制度，要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守，增強(qiáng)員工檔案保密意識。在檔案管理工作中，還應(yīng)該注重現(xiàn)有管理工作的改進(jìn)，借助信息化技術(shù)，對當(dāng)前重要文件進(jìn)行處理，明確不同員工的操作權(quán)限，從而增強(qiáng)檔案管理工作的嚴(yán)密性，降低人員私自拷貝重要文件，造成較大的損失。并且現(xiàn)有管理人員還應(yīng)該重視對管理理念的革新，逐步提高事業(yè)單位管理工作質(zhì)量，克服當(dāng)前工作中存在的問題，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。在一定程度上，事業(yè)單位應(yīng)該增強(qiáng)安全保密意識，不斷提高員工技能。

結(jié)論：

總而言之，現(xiàn)階段事業(yè)單位自身工作中，應(yīng)該提高對于檔案管理工作的關(guān)注，逐步完善現(xiàn)有制度，將信息化技術(shù)應(yīng)用其中，逐步提高工作效率。并且在事業(yè)單位自身管理中，還應(yīng)該提升人員自身素質(zhì)，重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，逐步提高工作人員保密意識。

參考文獻(xiàn)

[1]謝亞非.新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].傳媒論壇，2020，3（11）：106+108.

[2]劉宏.新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].中外企業(yè)家，2020（05）：150.