事業(yè)單位財務(wù)檔案管理問題及優(yōu)化途徑研究

摘要：當前我國正在大力推進事業(yè)單位改革，檔案管理工作正在逐漸成為當前事業(yè)單位日常工作的重點。財務(wù)管理作為事業(yè)單位日常管理中極其重要的一部分，財務(wù)檔案管理也受到領(lǐng)導(dǎo)者的重視，更是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，財務(wù)檔案管理工作是否科學、規(guī)范進行，將會對影響到社會的發(fā)展。但是實際上由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案管理工作不夠重視、檔案管理制度不夠完善、沒有成立專業(yè)的檔案管理隊伍以及檔案信息化程度較低等等，導(dǎo)致事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作無法充分發(fā)揮作用。本文通過對事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的重要性、檔案管理現(xiàn)狀等進行分析，并針對其中存在的問題提出優(yōu)化措施，進一步推動事業(yè)單位在財務(wù)檔案管理工作上的進步。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;財務(wù)檔案管理;問題;優(yōu)化

當前我國事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理模式已經(jīng)逐漸趨向于成熟，但是受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的影響，傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足信息爆發(fā)時期事業(yè)單位日常工作的需要，甚至制約了單位的日常發(fā)展。因此，結(jié)合實際情況，通過引入人才、技術(shù)、觀念等對事業(yè)單位財務(wù)管理模式進行優(yōu)化改革，從而推動事業(yè)單位的發(fā)展。

一、事業(yè)單位加強檔案管理工作的重要性

檔案資料中記錄了單位的發(fā)展歷程，對于事業(yè)單位的人員調(diào)配、歷史資料查詢等都有著極其重要的作用。事業(yè)單位實行機構(gòu)職能、行政體制、人事制度改革的新形勢下，加強事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作已經(jīng)成為當前經(jīng)濟發(fā)展的實際需要，也是實現(xiàn)單位依法理財?shù)囊?，不但能夠進一步規(guī)范事業(yè)單位財務(wù)行政行為，還能夠做到每一筆收支明確，提高資金的使用率。隨著社會的進步以及計算機技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位也應(yīng)該在財務(wù)檔案管理中積極引入計算機技術(shù)，借助信息技術(shù)解決財務(wù)檔案管理問題，能夠顯著提升財務(wù)檔案管理的效率，促進事業(yè)單位經(jīng)濟的提升。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視力度不足

雖然現(xiàn)在越來越多的事業(yè)單位已經(jīng)意識到財務(wù)檔案管理工作的重要性，并且針對單位實際情況對財務(wù)檔案管理制度進行了改革，但是受自身發(fā)展的限制，在日常管理中仍舊不會花費太多的精力在財務(wù)檔案管理上。財務(wù)檔案管理人員缺乏基本的財務(wù)會計知識，領(lǐng)導(dǎo)不重視導(dǎo)致經(jīng)費不足，一些必要的管理設(shè)施無法到位，老舊設(shè)施無法得到及時的更新維護，對事業(yè)單位的財務(wù)和經(jīng)濟發(fā)展都有著極其重要的影響。

（ 二）檔案管理制度不健全

事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理中都存在一個共性問題——財務(wù)檔案管理體系混亂，大多是事業(yè)單位都沒有建立財務(wù)檔案管理制度，即使有的單位建立檔案管理制度，但是在實際工作中并沒有嚴格按照相關(guān)制度實行。因為事業(yè)單位管理人員在日常管理中沒有過于強調(diào)財務(wù)記錄，導(dǎo)致部分單位的財務(wù)記錄管理工作無法滿足法律法規(guī)的要求，甚至還有的單位由于規(guī)模過小，根本沒有組建專門的財務(wù)檔案管理部門，選擇兼職人員進行檔案管理工作，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理的效率、質(zhì)量都無法得到有效保障。這些問題與事業(yè)單位檔案管理制度沒有得到完善、相關(guān)制度沒有深入實施、缺乏應(yīng)有的崗位責任制有著直接的原因，一些規(guī)范、先進的管理模式?jīng)]有被引入，財務(wù)檔案管理工作的效率以及質(zhì)量也就遲遲無法提升，制約了事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）財務(wù)檔案信息化程度較低

當前信息化已經(jīng)逐漸成為事業(yè)單位發(fā)展的核心，這也是當前信息時代發(fā)展的主流趨勢，但是就實際情況而言，大多數(shù)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的信息化程度還比較低。一方面，事業(yè)單位管理人員對于財務(wù)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致單位在財務(wù)檔案管理方面投入的資金有限，一些必要的基礎(chǔ)設(shè)施還沒有完全配備，檔案處理速度較慢;另一方面，因為當前我國大多數(shù)事業(yè)單位的規(guī)模都比較小，難以集中進行信息改革，而且由于缺少專業(yè)的檔案信息化管理人才，導(dǎo)致事業(yè)單位在軟件開發(fā)方面無法建立優(yōu)勢，而購買軟件又是一大筆消費，這兩方面因素的影響下導(dǎo)致事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化進程遲遲無法推進。除此之外，因為事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的信息化程度還不夠深入，各科室之間無法實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，財務(wù)檔案信息無法共享，檔案管理的價值沒有完全發(fā)揮出來。

（四）缺少專業(yè)人才

事業(yè)單位作為我國社會公共組織的重要組成部分，更需要由專業(yè)的、高素質(zhì)的財務(wù)檔案管理人才對單位內(nèi)部的財政收支、利用等信息進行專業(yè)、系統(tǒng)、規(guī)范的管理。財務(wù)管理人員不但需要有廣泛的專業(yè)知識基礎(chǔ)，掌握財務(wù)會計知識，能夠熟練應(yīng)用計算機，還需要掌握檔案方面的知識，才能夠高效進行財務(wù)檔案管理工作。但是大多數(shù)事業(yè)單位都缺少技術(shù)和知識方面的專業(yè)人才，不僅導(dǎo)致事業(yè)單位財務(wù)檔案無法實現(xiàn)信息化管理，而且由于檔案管理人員在財務(wù)管理方面的知識量匱乏，檔案管理人員對于會計科目、條目、語句與實踐等之間的關(guān)系無法辨別，最終導(dǎo)致會計信息失真，財務(wù)檔案的真實性無法得到保障。

三、事業(yè)單位財務(wù)檔案管理優(yōu)化措施

（一）加強重視力度

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視能夠使財務(wù)檔案管理工作達到事半功倍的效果，所以，事業(yè)單位管理人員加強對財務(wù)檔案管理工作的重視。一方面，事業(yè)單位要在財務(wù)檔案管理方面投入充足的資金，不管單位的規(guī)模如何，都要重視財務(wù)檔案管理部門的經(jīng)費問題，確保部門開展工作的經(jīng)費充足，加大財務(wù)檔案管理部門軟硬件設(shè)施建設(shè)，確保檔案管理人員在開展工作時所使用的設(shè)備能夠滿足國家的規(guī)定，確保檔案管理工作的開展能夠有充足的經(jīng)費作為支撐;另一方面，必要情況下可以將檔案管理工作納入單位考核之中，與工作人員的薪酬建立直接的聯(lián)系，提高單位內(nèi)部工作人員對檔案管理工作的重視力度。

（二）建立健全財務(wù)檔案管理制度

常言道“無規(guī)矩不成方圓”，健全的規(guī)章制度是事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作能夠順利進行的重要保障。為了能夠保證事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作能夠取得成效，單位需要結(jié)合自身實際發(fā)展情況，對傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理制度進行改革，制定一個滿足自身實際發(fā)展需要的財務(wù)檔案管理制度，借助規(guī)章制度規(guī)范檔案管理人員的各項工作，使檔案管理人員在實際工作中能夠有法可依，確保檔案管理工作的順利推進。檔案的收集、整理、保管、調(diào)取、查閱等過程需要嚴格遵循國家關(guān)于檔案的著錄標準，統(tǒng)一進行管理歸類，不允許任何人以任何理由私自留存檔案，有效避免檔案被篡改、銷毀的風險。通過建立健全檔案管理制度，完善檔案管理流程，可以顯著避免檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失情況的出現(xiàn)，確保檔案的準確性，確保檔案價值得到最大限度的發(fā)揮。

（三）推動財務(wù)檔案信息化管理進程

隨著信息化進程的推進，事業(yè)單位也需要緊隨時代發(fā)展潮流，在進行文件整理以及檔案管理工作時，充分發(fā)揮計算機技術(shù)在財務(wù)檔案管理中的積極作用，從而進一步推動檔案信息化的進程。加快事業(yè)單位財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，盡快實現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，事業(yè)單位可以借助計算機下載有關(guān)的文件，并及時對文件進行整理歸檔。除此之外，財務(wù)檔案管理人員能夠利用計算機隨時隨地對檔案信息進行整理、搜集，借助計算機儲存檔案相比于紙質(zhì)檔案更易儲存，而且不占據(jù)空間，更不容易出現(xiàn)檔案破損、污染等問題，還能夠加強保密性，單位內(nèi)部的調(diào)動也更加方便，顯著提升財務(wù)檔案資源的利用率。

（四）加強財務(wù)檔案管理人才培養(yǎng)力度

一方面，隨著檔案信息化進程的推進，為了確保各項資料的私密性以及準確性，需要對財務(wù)檔案管理人員隊伍進行優(yōu)化調(diào)整，選擇能夠熟練運用計算機技術(shù)的人加入到財務(wù)檔案管理隊伍中。另一方面，由于財務(wù)記錄管理工作具有一定的專業(yè)性，能夠掌握相關(guān)財務(wù)會計知識，因此，事業(yè)單位需要選拔一些具有財務(wù)管理專業(yè)知識的人才加入隊伍中，提高整個隊伍的人員素質(zhì)。除此之外，事業(yè)單位對于現(xiàn)有的財務(wù)檔案管理人員需要定期進行財務(wù)會計專業(yè)知識培訓，提高現(xiàn)有隊伍的綜合素質(zhì)，從而使財務(wù)檔案管理的工作效率能夠得到進一步提升。

四、結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作作為事業(yè)單位日常管理的重點，其工作質(zhì)量與工作速度將會直接對事業(yè)單位內(nèi)部各項工作能否順利進行造成影響，當前新時代下事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中存在的諸如制度不健全、信息化程度較低等問題都會阻礙事業(yè)單位日常管理工作的開展，因此，為了順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，事業(yè)單位更應(yīng)該對內(nèi)部財務(wù)檔案管理進行優(yōu)化改革，積極探索財務(wù)檔案管理新模式，通過采取建立健全檔案管理制度，加強檔案管理信息化建設(shè)等措施，進一步提升事業(yè)單位檔案管理的效率與質(zhì)量，更好地滿足單位日常發(fā)展的需要。

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作者簡介：徐穎，性別，女，籍貫江蘇海安，出生年月1989年10月，職稱初級檔案助理館員，工作單位海安市行政審批局，研究方向財務(wù)檔案

寫作方向：機關(guān)行政檔案、財務(wù)檔案