校本講義印刷費用的EXCEL結(jié)算模型

王成杰，范 冰

（常州紡織服裝職業(yè)技術(shù)學院教務處 江蘇 常州 213164）

1 引言

教材管理是高校日常教學管理中的一項基本業(yè)務，一般由教務處或圖書館等職能部門的教材管理人員完成。教材管理的主要業(yè)務流程包括：（1）教材采購招標；（2）教材選用與征訂；（3）書商采購、配送教材；（4）學校發(fā)放教材；（5）學校教材盤庫，完成教材結(jié)算；（6）公布對賬單給學生簽字確認；（7）教材書款經(jīng)財務報銷給書商。

在日益精細化管理的今天，教材管理工作既要遵循“現(xiàn)代職業(yè)理念”的要求，又要樹立主動服務的意識[1]。教材管理的每個環(huán)節(jié)，不容許有任何差錯發(fā)生。因而，教材管理人員在日常管理中應發(fā)揚工匠精神，認真對待教材管理的每個環(huán)節(jié)，以有效的教材供給及精準的教材結(jié)算[2]服務來確保教學平穩(wěn)運行，保障和維護正常的教學秩序，高效服務師生。

在教材管理的7個主要環(huán)節(jié)中教材結(jié)算涉及資金管理，顯得尤為重要，需要精準到位。因此，明折明扣進行教材結(jié)算，及時將結(jié)算的單據(jù)公示給廣大同學，讓學生明明白白消費，成為教材管理人員必需的管理技能，值得深入研究[3]。

2 任務描述

學校采購的教材一般由正式出版的書籍及印刷廠印刷的講義、簿本組成。正式出版的書籍按招標的統(tǒng)一折扣，將原價乘以折扣后按打折后價格進行結(jié)算，相對比較簡單。印刷廠印刷的講義簿本包括：作業(yè)本、方格本、信箋本、實訓周歷、實習日記、畢業(yè)工作指導手冊等定額材料都是一個價格，只有校本講義的結(jié)算比較復雜。

一般學校的校本講義有60多個品種，包括針對具體課程的實驗實訓指導用書、專業(yè)課的輔導資料、特色校本教材等。因校本講義的品種不一，內(nèi)容的多少不一，每個品種印刷的數(shù)量不一。印刷紙張的品質(zhì)、規(guī)格不一，印刷廠的設備、工藝、能力不一，因此，文章將系統(tǒng)考慮校本講義的結(jié)算問題。

經(jīng)過多年實踐，我校的校本講義的成品一般確定為16K的開本，封面材料用皮紋紙和銅版紙兩種材料，內(nèi)芯規(guī)定用60g的雙膠紙，裝訂一般為膠印，也允許較薄的講義用訂書針裝訂。

無論印刷廠用什么設備、如何設計排版、使用怎樣的工藝都要滿足采購招標的要求并制成學校成品，且印刷的質(zhì)量只能高于或等于我校要求，學校驗收物品時，有瑕疵或印刷錯誤的物品印刷廠負責全部重新印刷。這些附加產(chǎn)生的費用不能對學校二次收費，均應核算至一本講義的報價中。

表1是學校校本講義的真實報價表格，因論文討論的需要，以模擬數(shù)值報價填入。

表1 教材結(jié)算報價單

單本講義的結(jié)算價格，需要根據(jù)實際條件進行組合，在印刷校本講義總數(shù)量確定的條件下，通過查表找到對應封面和內(nèi)芯進行結(jié)算：公式為：價格單價=封面價格+內(nèi)芯張數(shù)*內(nèi)芯單價。例如《早教基礎(chǔ)實務》的目錄及內(nèi)容共126頁，使用彩色銅版紙印刷，共印刷280本，經(jīng)查表該校本講義的單價是11.45元，計算公式為=2+(126/2)×0.15。

一般印刷廠印刷完成后，會根據(jù)實際印刷數(shù)據(jù)按系部統(tǒng)計上報教務處一個匯總表，見表2。

表2 印刷廠提供的印刷匯總

一般情況下實際結(jié)算的校本講義的總數(shù)量是小于印刷廠的印刷總數(shù)量。印刷廠多印的講義余量、贈送講義，一律按零值處理。教務處在做教材結(jié)算時，需要復核每部講義的頁數(shù)，師生實際使用講義的數(shù)量這兩個關(guān)鍵數(shù)據(jù)，以確保精準結(jié)算。

總頁數(shù)的復核比較簡單，因教材庫建設的需要，每學期開學時，印刷廠都會提供1份全套的校本講義供教務處上教材架。因此，通過翻閱每本講義，實際復核“講義的目錄頁數(shù)、內(nèi)容頁數(shù)、少量留白的頁數(shù)之和”，就能方便地復核出印刷廠排版設計軟件中統(tǒng)計的頁數(shù)正確性，輕松完成復核工作。

講義總數(shù)量的復核應該在學校師生教材發(fā)放完畢、學生復學申請教材完成后，利用EXCEL的統(tǒng)計函數(shù)、透視等工具完成。按教材品種匯總分析教材發(fā)放單、零星增補單中出庫數(shù)據(jù)，復核發(fā)放數(shù)據(jù)與印刷數(shù)據(jù)差異。

表3為透視分析發(fā)放單及零星增補教材后的實際出庫數(shù)據(jù)。

表3 實際出庫數(shù)據(jù)

3 結(jié)算模型搭建

將上述的出庫數(shù)據(jù)表，錄入Excel中，形成以下結(jié)算表格：利用結(jié)算公式：（1）總數(shù)量合計G2=E2+ F2、講義單價J2=H2+I2×(D2/2)、總計碼洋K2=J2×G2進行結(jié)算；（2）封面H2=IF(C2="皮紋",0.4,IF(C2="彩色",IF(AND(G2＜=199,G2＞0),2.8,IF(AND( G2＞=200,G2＜499 ),2,IF( G2＞ =500,1.8，0 ))))) ；（3）內(nèi)芯I2=IF (G2＞=300,0.12,IF ( AND ( G2＞0,G2＜300),0.15,0))，經(jīng)計算得到結(jié)果見圖1。

圖1 雙約束條件下結(jié)算模型

但仔細思考結(jié)算條件后發(fā)現(xiàn)：封面有3個條件區(qū)間、內(nèi)芯有2個條件區(qū)間均與總數(shù)量有關(guān)聯(lián)，將其列表后共有8種情況見表4。

表4 雙約束條件下的講義結(jié)算

表4 （續(xù)）

結(jié)合周以真教授提出的“計算思維”[4]，應思考將與封面、講義內(nèi)芯的結(jié)算都息息相關(guān)的總數(shù)量這個約束條件約減或優(yōu)化。仔細分析情況3至情況8的彩色封面講義發(fā)現(xiàn)：情況4總數(shù)量同時滿足封面、內(nèi)芯2個約束條件的只有200～299數(shù)據(jù)段，情況7中總數(shù)量同時滿足封面、內(nèi)芯2個約束條件的只有300～499。因此，合并整理后，得到四條數(shù)據(jù)段見圖2。

圖2 約束條件優(yōu)化

進而皮紋、彩封轉(zhuǎn)換成新的約束條件見表5。

表5 優(yōu)化后單條件約束結(jié)算表

至此，第一種計算模型的雙條件約束，被簡約優(yōu)化成單條件約束，即：原來總數(shù)量需分別控制封面、內(nèi)芯的操作已經(jīng)融合在一起，使得約束條件的分割更加清晰。若再以總數(shù)量300為分解線，將彩色封面四段分支，分解成雙分支結(jié)構(gòu)，能有效控制結(jié)算公式代碼的長度，以下是結(jié)算過程的程序控制流程見圖3。

圖3 結(jié)算流程

因此，結(jié)合數(shù)據(jù)I/O異常處理，新的結(jié)算模型，見圖4。

圖4 計算結(jié)果

最終講義單價的計算公式為：H2=IF(C2="彩色",IF(G2＜300,IF(G2＜199,2.8+D2/2×0.15,2+D2/2×0.15 ),IF(G2＞500,1.8+D2/2×0.12 ,2+D2/2×0.12)),IF(C2="皮",IF(AND (G2＞0,G2＜=299),D2/2×0.15 +0.4,IF(G2＜0,“數(shù)量出錯”,D2/2×0.12)),“封面出錯”))；I2=H2×G2。

將現(xiàn)有的結(jié)算模型與原有的結(jié)算模型對比，發(fā)現(xiàn)新的結(jié)算表格，達到綜合應用Excel函數(shù)的解決問題的目的。

4 總結(jié)

文中基于Excel函數(shù)、計算思維優(yōu)化校本講義的結(jié)算模型是教材管理工作的一次實踐，該結(jié)算模型能充分運用信息化工具及計算思維的邏輯[5]，實現(xiàn)了校本講義結(jié)算路徑的全覆蓋，將原本需要考慮二次 “總數(shù)量”的約束條件通過分析及轉(zhuǎn)化，簡約成考慮一次，節(jié)省了計算開銷，是一次有意義的計算實踐[6]。

另外，在管理工作中融合“工匠精神”，讓工作人員在繁瑣的日常管理中保持良好的職業(yè)態(tài)度，追求精益求精的職業(yè)精神，也將成為管理實踐的基本要求[7]，借鑒先進信息化管理工具、巧用計算思維，能方便地尋找管理技巧、創(chuàng)新改進工作方法。