釘釘平臺在醫(yī)院藥品采購信息化管理中的應(yīng)用

李艷艷 王 堅(jiān) 肖 英 侯華偉 刁紅艷 戢太陽

近年來，隨著公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品采購“兩票制”的實(shí)施，藥品帶量采購工作的逐步推進(jìn)，我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革正逐步踏入深水區(qū)，國家藥品政策的不斷發(fā)展與完善，對醫(yī)院藥品采購工作提出了更高、更嚴(yán)的要求［1-2］。大型公立醫(yī)院藥品采購工作流程復(fù)雜，涉及藥品品種繁多，要求各環(huán)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)合規(guī)、周密高效。傳統(tǒng)的藥品采購模式受主觀因素影響大、耗時長、工作量大、差錯率高，已不能滿足現(xiàn)代化醫(yī)院藥品運(yùn)營的采供要求［3］。隨著信息化應(yīng)用越來越廣泛，迫切需要將醫(yī)院業(yè)務(wù)與信息化緊密結(jié)合以促進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院的精細(xì)化管理［4］。因此，我院積極投入信息化協(xié)同研究，將釘釘平臺引入藥品采購管理，通過其多種開放接口和二級應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了藥品采購、審批及藥品配送服務(wù)質(zhì)量評價等多環(huán)節(jié)的全程可溯源，有效推進(jìn)了我院藥品采購管理的信息化、規(guī)范化、精細(xì)化發(fā)展。本文通過回顧近一年來釘釘平臺在我院藥品采購管理工作中的應(yīng)用，分析其應(yīng)用的可行性及有效性，探索藥品采購管理工作的信息化建設(shè)。

1 資料與方法

1.1 一般資料

2018年1 月—12月，我院未采用釘釘平臺，將此階段的藥品采購數(shù)據(jù)提取出來，作為對照組；2019年1月-12月，我院在藥品采購管理中引入釘釘平臺，此階段的藥品采購數(shù)據(jù)為觀察組。

1.2 方法

對照組采用傳統(tǒng)藥品采購管理模式，觀察組引入釘釘平臺參與藥品采購管理，對兩個階段的藥品采購效率、藥品審批時間及藥品配送服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行對比分析。

1.3 統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

使用SPSS 20.0統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，計(jì)量資料以（±s）表示，行t檢驗(yàn)，P＜0.05認(rèn)為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 兩組藥品采購效率對比

對照組采用傳統(tǒng)的采購計(jì)劃申報模式，由藥房工作人員根據(jù)藥品庫存、藥品銷售、庫區(qū)大小等因素，制定藥品申領(lǐng)計(jì)劃，通過電子表格的方式提交至下一級審批人，各環(huán)節(jié)人員的查看及修改權(quán)限難以管控，數(shù)據(jù)傳遞過程中易丟失，各項(xiàng)操作難以追溯，責(zé)任模糊。觀察組基于釘釘平臺的氚云計(jì)劃申報系統(tǒng)，即時在平臺申報藥品采購計(jì)劃，在各個審批節(jié)點(diǎn)設(shè)置權(quán)限，各部門負(fù)責(zé)人線上審批，平臺智能分配計(jì)劃至各家藥品配送公司，藥品配送公司開票配送并在平臺上反饋缺藥情況，信息可在平臺共享，見圖1。

觀察組月度3日交付率和7日交付率均高于對照組，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05），見表1。

圖1 采購計(jì)劃流程對比

表1 兩組藥品交付率對比（±s，%）

時間 n 3日交付率（%） 7日交付率（%）對照組12 73.08±1.98 84.58±1.31觀察組 12 82.33±3.99 91.17±2.52 t-8.15 9.11 P -＜0.05 ＜0.05

2.2 兩組藥品審批時間對比

對照組采用傳統(tǒng)調(diào)價審批模式，需醫(yī)務(wù)部、藥學(xué)部、采購部各相關(guān)負(fù)責(zé)人集中開會決策，審批通過后，方可在醫(yī)院HIS（Hospital information system，HIS）系統(tǒng)做價格調(diào)整，整個流程受時間和空間的限制，會簽及時性易受影響，制約醫(yī)院藥品供應(yīng)和財(cái)務(wù)賬目的調(diào)整，也不便于對藥品價格的監(jiān)測和統(tǒng)計(jì)分析。觀察組基于釘釘平臺的調(diào)價審批流程，即時線上上傳電子版價格依據(jù)，提交調(diào)價申請，各相關(guān)負(fù)責(zé)人不受時間和空間限制，依次在手機(jī)端完成調(diào)價審批，調(diào)價數(shù)據(jù)在后臺可隨時查詢，見圖2。

圖2 調(diào)價審批流程對比

對照組采用傳統(tǒng)審批流程，需臨床醫(yī)生持紙質(zhì)申請單逐級匯報并獲得簽字后方可獲批，臨床醫(yī)生需來回往返多個部門，耗費(fèi)時間及人力，紙質(zhì)資料保管不便，易丟失和涂改，且易造成虛假審批。觀察組基于釘釘平臺的臨時用藥審批流程，臨床醫(yī)生在平臺提出申請并注明原因，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人收到申請表單后，給予審批意見即可傳遞至下一級審批人，各級審批人的意見及審批時間均可在系統(tǒng)中實(shí)時查詢，見圖3。

圖3 臨時用藥審批流程對比

觀察組月度臨時用藥審批時間和調(diào)價審批時間均低于對照組（P＜0.05），差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義，見表2：

表2 兩組藥品審批時間對比（±s，h）

表2 兩組藥品審批時間對比（±s，h）

時間 n 臨時用藥審批時間/h 調(diào)價審批時間/h對照組12 98.90±5.72 109.80±7.20觀察組 12 28.85±3.07 16.40±3.20 t-47.20 45.17 P -＜0.05 ＜0.05

2.3 兩組藥品配送服務(wù)質(zhì)量對比

對照組采用傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理模式，對配送企業(yè)配送及時性和準(zhǔn)確性的管控力度不強(qiáng)。觀察組借助釘釘平臺建立藥品配送服務(wù)質(zhì)量評估體系，對醫(yī)藥公司藥品配送質(zhì)量進(jìn)行系統(tǒng)整理、歸納和分析。通過在釘釘平臺建檔，管理配送企業(yè)相關(guān)資質(zhì)資料，并在平臺設(shè)置證照到期提醒，定期更新，保證資質(zhì)完整。利用釘釘平臺維護(hù)藥品基礎(chǔ)字典庫，生成藥品專屬二維碼，全流程管理藥品采購計(jì)劃，保證供貨準(zhǔn)確。藥品入庫后，即時將入庫信息回傳至釘釘平臺，平臺自動篩選缺貨品種并在線上催促配送公司及時補(bǔ)缺，保證配送及時。定期利用釘釘平臺云課堂對配送企業(yè)開展服務(wù)培訓(xùn)，在平臺設(shè)計(jì)問卷調(diào)查收集各部門對藥品配送服務(wù)的意見，由配送企業(yè)在釘釘平臺線上答疑并給出意見與改進(jìn)措施，所有部門可見，持續(xù)提高藥品配送服務(wù)滿意度。每月在釘釘中設(shè)計(jì)表單從以上四個方面對配送企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評價，滿分100分。由采購，藥庫，藥房各個部門共同考核，結(jié)果透明，督促配送企業(yè)持續(xù)改善服務(wù)質(zhì)量。觀察組藥品配送企業(yè)資質(zhì)完整度、供貨準(zhǔn)確性、配送及時性、服務(wù)滿意度均高于對照組（P＜0.05），差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義，見表3。

3 討論

醫(yī)院的信息化建設(shè)是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，信息化是醫(yī)院進(jìn)行無紙化辦公的基礎(chǔ)和前提［5］，目前大部分醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)主要面向臨床，較少涉足藥品采購管理［6］，藥品采購管理整體信息化水平不高［7-8］。隨著信息化應(yīng)用越來越廣泛，迫切需要將醫(yī)療業(yè)務(wù)與信息化緊密結(jié)合以促進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院的精細(xì)化管理。近年來，SPD（supply processing distribution，SPD）系統(tǒng)日益被廣泛的應(yīng)用到醫(yī)院藥品管理中來，SPD系統(tǒng)作為一種第三方物流系統(tǒng)，可與醫(yī)院HIS系統(tǒng)以及多個供應(yīng)商的ERP（enterprise resource planning，ERP）供貨系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對接，從而用于對醫(yī)院藥品的統(tǒng)一管理［9］。SPD系統(tǒng)確實(shí)可以提升藥品采購的效率和質(zhì)量，但是也面臨著更多資金和人力的投入；高度的信息共享有可能導(dǎo)致信息外漏，給醫(yī)院管理帶來一定的風(fēng)險；SPD模式剛剛在我國興起，缺乏法律法規(guī)的規(guī)范，醫(yī)院與SPD供應(yīng)商的權(quán)責(zé)邊界模糊，存在一定壟斷服務(wù)的風(fēng)險［10］。

表3 兩組藥品配送服務(wù)質(zhì)量對比（±s，分）

表3 兩組藥品配送服務(wù)質(zhì)量對比（±s，分）

時間 n 資質(zhì)完整度 供貨準(zhǔn)確性 配送及時性 服務(wù)滿意度對照組 12 88.50±1.07 93.23±0.62 91.89±1.05 91.71±0.82觀察組 12 96.77±0.73 97.07±0.70 97.95±0.46 96.29±0.51 t - 29.79 15.03 20.75 18.62 P - ＜0.05 ＜0.05 ＜0.05 ＜0.05

我院使用的HIS系統(tǒng)，在藥品采購環(huán)節(jié)中，無法實(shí)現(xiàn)信息化管理，僅限于院內(nèi)藥庫與各藥房之間的賬目記錄，無法實(shí)現(xiàn)醫(yī)院與外部供應(yīng)商在同一系統(tǒng)中的信息共享［11］，無法直接體現(xiàn)藥品供應(yīng)情況，不利于采購信息的統(tǒng)計(jì)分析［12］，容易造成信息溝通不即時、信息失真、業(yè)務(wù)流程脫節(jié)等信息孤島現(xiàn)象，不能滿足現(xiàn)代運(yùn)營管理的需求［13］。鑒于此，我院在HIS系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，引入釘釘平臺，對其進(jìn)行二次開發(fā)，以滿足藥品采購管理的工作需要。

通過近一年釘釘平臺參與我院藥品采購管理的實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)了采購信息共享、無紙化公文、高效工作、規(guī)范化流程的全新藥品采購管理模式。利用釘釘平臺優(yōu)化藥品采購計(jì)劃管理，提高了采購效率，保障了藥品交付的及時性，提升了臨床服務(wù)滿意度，減輕了醫(yī)院資金運(yùn)行壓力。利用釘釘平臺改進(jìn)藥品采購審批流程，明顯縮短了審批時間，消除了部門間溝通壁壘，優(yōu)化了多科室協(xié)作，提高了醫(yī)院運(yùn)行效率，節(jié)約了人力成本。釘釘平臺參與的藥品配送管理，改善了藥品配送服務(wù)質(zhì)量，提高了配送能力與醫(yī)院滿意度，實(shí)現(xiàn)了藥品配送的規(guī)范化管理。同時，釘釘平臺也帶來藥品采購監(jiān)管方式的改變，相較于傳統(tǒng)的采購管理，監(jiān)管更加數(shù)字化和智能化。采購各環(huán)節(jié)職能清晰，在分工協(xié)作的同時，明確劃分各環(huán)節(jié)責(zé)任，提高相關(guān)人員的責(zé)任意識，規(guī)范采購行為，保障藥品采購工作的有序開展。平臺上各項(xiàng)操作留痕，后臺可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計(jì)，通過對數(shù)據(jù)分析比對，采取相應(yīng)處理措施。

綜上，我院在HIS系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，引入釘釘平臺對藥品采購全鏈條實(shí)行精細(xì)化管理，彌補(bǔ)了HIS系統(tǒng)的不足，相較于以往的管理模式，有了長足的進(jìn)步。但是，由于釘釘平臺相關(guān)應(yīng)用的局限性，并不能直接滿足采購管理要求，需要專業(yè)開發(fā)團(tuán)隊(duì)對相關(guān)應(yīng)用進(jìn)行二次開發(fā)，不斷進(jìn)行溝通、磨合、改進(jìn)，不斷地優(yōu)化系統(tǒng)［14］，才能更好的服務(wù)于醫(yī)院采購管理工作。尤其在進(jìn)一步的使用中，信息系統(tǒng)安全問題也值得關(guān)注［15］，應(yīng)制定科學(xué)合理的信息系統(tǒng)管理規(guī)范［16］，逐步實(shí)現(xiàn)藥品采購管理的信息化、規(guī)范化和精細(xì)化。