提高辦公室文秘工作水平的建議

摘? 要：針對(duì)企業(yè)管理而言，辦公室工作顯得非常關(guān)鍵，而文秘工作人員的工作效率和質(zhì)量直接影響辦公室工作的開展情況。為此，文章分析了提高辦公室文秘工作水平的有效對(duì)策，旨在提高辦公室工作水平。

關(guān)鍵詞：辦公室;文秘工作;提高;水平

辦公室在企業(yè)中擔(dān)負(fù)大數(shù)量、多類別的工作，因此企業(yè)中辦公室具備舉足輕重的地位和作用。辦公室工作的開展不但應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)章制度，而且應(yīng)服從上級(jí)的安排。這要求辦公室文秘人員具備較強(qiáng)的溝通和協(xié)調(diào)等能力。鑒于此，只有提升文秘工作水平和質(zhì)量，才可以促進(jìn)企業(yè)的健康與穩(wěn)定發(fā)展。

1提高文秘人員的的綜合素養(yǎng)

為了提高辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)。一是企業(yè)需要系統(tǒng)地培訓(xùn)文秘人員，以使其有效把握文秘工作的內(nèi)容和流程，實(shí)現(xiàn)其合作、交流、表達(dá)等技能的提升。文秘人員會(huì)跟企業(yè)一系列部門的人員來(lái)往，因此，文秘工作正常進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)是良好的合作、溝通技能。二是文秘人員需要提升自主學(xué)習(xí)能力，持續(xù)更新自我的知識(shí)系統(tǒng)、綜合素養(yǎng)。

2提高文秘人員的創(chuàng)新能力

鑒于文秘工作性質(zhì)的制約，文秘工作質(zhì)量受到文秘工作模式的直接影響。為此，企業(yè)文秘人員需要擺脫低效率工作模式的束縛，嘗試構(gòu)建一種簡(jiǎn)潔和高效的工作模式，即實(shí)現(xiàn)工作模式的創(chuàng)新。例如，對(duì)于文秘公文管理工作，其涵蓋文件的翻印、傳送、保存、保密、銷毀等，并且企業(yè)會(huì)越來(lái)越增加文件量，因此，文秘人員可以應(yīng)用信息化工作模式，即應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)組織公文管理管理，這樣可以顯著提高公文管理質(zhì)量和效率。

3提高文秘人員處理公文的能力

作為一項(xiàng)關(guān)鍵的文秘工作，公文管理牽涉到非常寬泛的面和較多的內(nèi)容，因此務(wù)必謹(jǐn)慎對(duì)待。公文管理工作務(wù)必做到下面幾點(diǎn)：一是遵循一致管理原則，有效等級(jí)文件。文秘人員應(yīng)嚴(yán)把文件收入關(guān)口，確保專人專辦、及時(shí)收入和核對(duì)、實(shí)時(shí)登記。二是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批示精準(zhǔn)把握，有效傳閱公文。應(yīng)分類放置收錄的公文，根據(jù)文件的重要性以及緊迫性排序。三是提升時(shí)效性以及確保催辦的靈活性。在傳輸和處置公文時(shí)應(yīng)提升時(shí)效標(biāo)準(zhǔn)，確保不耽誤、不拖延、不積壓公文，文秘人員在公文處理時(shí)提升時(shí)效意識(shí)，積極主動(dòng)地跟蹤文件。四是仔細(xì)認(rèn)真地歸檔。在處理完公文后，文秘人員應(yīng)把有關(guān)文件存放歸檔，確保有序放置，根據(jù)類別放置，方便查詢和使用。為了便于后續(xù)工作的順利開展，能夠把高應(yīng)用率的公文實(shí)施電子備份，方便將來(lái)的調(diào)閱。作為文書處理的終極環(huán)節(jié)，公文歸檔要求文秘人員認(rèn)真負(fù)責(zé)、仔細(xì)歸檔。五是公文處理時(shí)往往牽涉到一些涉密文件，文秘人員需要落實(shí)《保密法》的有關(guān)原則，搞好保密工作。

4提高文秘人員起草文件的能力

一是注重學(xué)習(xí)理論、夯實(shí)理論基礎(chǔ)。想要使公文具備寬度和深度以及較高的起點(diǎn)，務(wù)必具備豐富的理論支撐，只有理論基礎(chǔ)扎實(shí)，才具備長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光和清晰的思維。二是實(shí)現(xiàn)自身知識(shí)累積的持續(xù)豐富。較高的公文起草能力并非短時(shí)間形成的，其需要長(zhǎng)期的累積知識(shí)。企業(yè)文秘人員需要不斷積累專業(yè)知識(shí)、進(jìn)一步把握企業(yè)行業(yè)的特點(diǎn)。三是多練習(xí)寫作。公文起草能力的提升無(wú)可以遵循的捷徑，只有多練習(xí)寫作，才可以累積經(jīng)驗(yàn)。文秘人員不但做完上級(jí)交代的起草文書工作，而且在空閑時(shí)間也需要多訓(xùn)練，以不斷提升自我。四是完善不足和縱覽大局。文秘工作的特點(diǎn)是非常細(xì)致，在起草文書上也是這樣，文秘人員需要縱覽大局，只有如此，才可以完善不足和起草高質(zhì)量的文書。五是拓展和創(chuàng)新思維。起草公文工作應(yīng)在立足于眼前和大局的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新和拓展，力求多變性。

5提高文秘人員管理會(huì)議的能力

作為文秘工作的一項(xiàng)核心工作，會(huì)議管理工作顯得至關(guān)重要。會(huì)議這種工作方式能夠有效地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、歸納內(nèi)容、探討溝通、組織任務(wù)等，企業(yè)文秘在會(huì)議管理中需要提升自身的能力。具體來(lái)講，文秘人員需要做到下面幾點(diǎn)：一是健全會(huì)議管理制度體系。文秘應(yīng)立足于企業(yè)發(fā)展的大局，確保會(huì)議管理制度體系的健全，這樣才可以有序開展會(huì)議工作。二是文秘人員需要有效把控會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容或工作安排。在會(huì)前應(yīng)做好基本的資料收集或準(zhǔn)備工作，并且在重要會(huì)議或大型會(huì)議開展之前，文秘人員應(yīng)全面思考所有的環(huán)節(jié)和任何一個(gè)細(xì)節(jié)，具備高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，確保面面俱到。三是會(huì)議管理工作非常系統(tǒng)，牽涉到較多的部門，因此文秘人員應(yīng)提升協(xié)調(diào)統(tǒng)籌能力。文秘人員應(yīng)精心規(guī)劃會(huì)議，無(wú)論是會(huì)議紀(jì)要、新聞報(bào)道，還是會(huì)議材料或接待上，文秘人員都應(yīng)確保細(xì)節(jié)的嚴(yán)謹(jǐn)性和計(jì)劃的全面性。只有如此，才可以提升會(huì)議開展的效果。

6結(jié)論

綜上所述，辦公室文秘工作在企業(yè)中顯得至關(guān)重要。企業(yè)應(yīng)給文秘工作的開展創(chuàng)設(shè)一系列制度保障，以及有效培訓(xùn)文秘的技能，推動(dòng)其提高文秘創(chuàng)新意識(shí)。并且，辦公室管理人員應(yīng)重視對(duì)文秘人員的激勵(lì)或獎(jiǎng)懲，以使文秘人員的工作熱情和創(chuàng)新能力激發(fā)，從而推動(dòng)其加速發(fā)展和成長(zhǎng)。而針對(duì)文秘人員自身而言，務(wù)必牢記使命、勿忘初心、時(shí)刻保持先進(jìn)性、敢于創(chuàng)新、不斷學(xué)習(xí)，以及密切聯(lián)系社會(huì)發(fā)展的腳步，實(shí)現(xiàn)自我綜合素養(yǎng)的提升，在平凡的工作崗位上做出更好的成績(jī)，從而助推文秘工作水平的深入提高。

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作者簡(jiǎn)介：趙志軍（1996.02.17-），男，漢族，山西和順縣人，本科，綜合辦公室干事，研究方向：公文寫作方向