鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中存在的問題及對策

徐磊

摘 要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理當中普遍存在信息化建設不足、隊伍不完善、制度不健全、檔案收集以及利用意識不夠等問題。在應對上主要是抓住制度建設，在建立信息化管理系統(tǒng)基礎上不斷壯大管理隊伍，同時積極學習國家檔案管理辦法，提高檔案收集及利用水平。

關鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府;檔案管理;管理問題;問題對策

前言

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府作為基層政府需要負責基層經(jīng)濟、文化、政治、教育、醫(yī)療等領域以及對應資源檔案管理工作，還要及時負責本地區(qū)人口基本檔案工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理水平直接關系到了各村建設事物，故而不容馬虎大意。但實際工作中，因為資源分配不公、領導重視水平低等原因，導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在信息化建設不足、隊伍不完善、制度不健全、檔案收集以及利用意識不足等問題。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略下必須要扭轉傳統(tǒng)管理模式，提升檔案管理水平，才能讓檔案為鄉(xiāng)村建設提供助力。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理現(xiàn)存問題

1.制度不健全

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理制度不健全體現(xiàn)在：第一，沒有建立檔案管理責任制。第二，檔案收集、篩選、立卷、歸檔、利用等環(huán)節(jié)缺乏標準，導致操作五花八門，檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容彼此矛盾。第三，缺乏激勵制度，導致工作人員內(nèi)動力不足，在工作中出現(xiàn)應付心理，檔案分類、立卷等工作馬虎。在有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門甚至于出現(xiàn)各類檔案混淆情況。第四，檔案經(jīng)費管理混亂，導致經(jīng)費利用率不足，檔案部門軟硬件缺乏[1]。

2.信息化建設不足

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案包括了人口、教育、經(jīng)濟、政治、醫(yī)療、社會保障等方面內(nèi)容，可以說檔案領域寬泛，數(shù)據(jù)相對復雜且數(shù)據(jù)采集困難。而目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設水平低，不管是檔案收集、篩選、立卷、歸檔，還是保存和利用都存在很明顯的依賴人力現(xiàn)象。而人力資源方面缺乏專業(yè)管理人員，又直接導致了檔案收集不及時、篩選不標準、立卷不清晰、歸檔不認真、保存不嚴密、利用不全面等問題。

3.隊伍不完善

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室人員缺少，隊伍培訓質量差，工作較為散慢缺乏服務意識，故而檔案收集、整理、保護、利用等工作流于形式。檔案管理人員信息技術水平差，難以維護現(xiàn)有的新媒體平臺，在線服務回應慢。

4.檔案收集以及利用意識不足

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門面對各村收集檔案資料，而各村在資料收集整理上存在明顯拖拉現(xiàn)象，即便一年一次檔案數(shù)據(jù)上報工作也會存在資料不全、數(shù)據(jù)模糊等情況。而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門又缺乏認真校對意識，總會導致虛假數(shù)據(jù)或者缺乏系統(tǒng)數(shù)據(jù)的檔案進入檔案室。這樣的檔案無法為他人提供很好的參考。況且鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理當中缺乏利用方面考核，導致了檔案管理人員缺乏服務意識。

綜上所述，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館存在的問題彼此關聯(lián)，例如信息化管理不足和決策者不夠重視有關，同時也造成了檔案管理人員信息技術薄弱。而這又導致了檔案收集、篩選、分類、立卷等工作粗放。所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理問題并不簡單，必須要從根上找原因，才能使其逐漸地從傳統(tǒng)粗放管理向綜合管理、高效管理轉變。

二、提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理水平的策略

1.完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理制度

第一，積極建立檔案管理責任制。即各村要有專門檔案管理人員，由其來不斷采集村內(nèi)各類數(shù)據(jù)、信息，包括村中土地等資源情況（土地流轉、林地規(guī)模、集體土地面積）、村民數(shù)量以及學歷等基本資料、當?shù)鼐坝^、自然資源、非物質文化、文化類數(shù)據(jù)調查資料（民俗、村志、傳說）等，再由村檔案管理人員將檔案分類裝訂、保存，一年一次向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門匯集。匯集時需要村檔案人員、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員彼此共同清點、記錄，之后簽字。以該簽字文件來確認彼此責任。第二，按照國家檔案管理標準，結合當?shù)貦n案分類、檔案材質、檔案管理軟硬件來形成對應的檔案管理標準。要求凡是同一事務的數(shù)據(jù)前后需要一致，若不一致需要認真考察前后數(shù)據(jù)，并將真實數(shù)據(jù)錄入其中。第三，對村檔案管理人員、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員實行激勵政策，對表現(xiàn)優(yōu)異者增加獎金、福利，以此來引導所有工作人員提高工作質量[2]。這其中必須要積極考核，嚴格抽查，只有以這樣的方式才能杜絕有關人員產(chǎn)生應付心理，保證檔案管理工作提質增效。

2.提高信息化建設水平

第一，建立信息化管理平臺，需要先制定檔案分類，建立不同檔案分類標準，主要是以檔案來源、形成時間、內(nèi)容、形式、特征等來區(qū)分。要盡量保證分類細密，能夠囊括鄉(xiāng)鎮(zhèn)所有業(yè)務領域。第二，建立信息化管理平臺后，要求各村定期上傳數(shù)字版檔案資料，如有貴重資料則需要親自遞交給鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門進行專門管理和保護。交接時必須要彼此確認內(nèi)容。第三，為了保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理體系安全，需要定期殺毒修復，要盡可能避免被黑客等不法分子截獲、篡改、盜取。第四，要對檔案利用情況形成數(shù)據(jù)統(tǒng)計，根據(jù)統(tǒng)計結果來調整檔案利用方案，要確保經(jīng)常利用的檔案得到及時保護，避免嚴重磨損和內(nèi)容缺失。

3.培養(yǎng)高效檔案管理隊伍

第一，積極地補充檔案管理人員，要確保檔案管理部門有足夠人力，能夠動態(tài)完成檔案交接、檔案保管、檔案整理、檔案立卷歸檔等工作。能夠定期檢查檔案完整程度，對檔案展開必要的修補。第二，需要對檔案管理人員提供必要的培訓，包括檔案分類保管、檔案利用等方面的操作流程和標準，要確保檔案管理人員形成服務意識，這是保證檔案資料得到利用的前提條件。第三，要求檔案管理人員在線服務態(tài)度好、服務認真。

4.形成動態(tài)收集習慣并提供在線服務

各村檔案管理人員需要動態(tài)收集檔案資料，避免重要資料散失。要保證檔案分類正確、資料完整、數(shù)據(jù)詳實。這是從根本上保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作提質增效的關鍵。另外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館通過在線服務為群眾或者其他部門提供檔案參考，要盡可能保證檔案對鄉(xiāng)鎮(zhèn)尤其是各村經(jīng)濟、文化、政治、教育等工作提供參考[3]。

總結：

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作十分重要，如實反映了各村各方面工作、各領域情況，需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府嚴格保護這些檔案，要通過建立管理制度（分類制度、檔案管理流程及標準、責任制度、考核激勵制度、培訓制度）來提升檔案管理水平。尤其是要提高檔案信息化管理水平，其關乎到了檔案收集和檔案利用，不可小覷。

參考文獻：

[1]趙曉霞. 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中存在的問題及對策[J]. 城建檔案， 2021（9）：2.

[2]佟瑞芳. 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設中存在的問題及措施探究[J]. 真情， 2020（6）：1.

[3]熊艷紅. 規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的必要性[J]. 農(nóng)家參謀， 2020， No.643（02）：254-254.