淺析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

黨晶晶

摘 要：隨著人們進入信息時代，信息化科技在現(xiàn)今高新技術(shù)當中潛力很大，所以在企業(yè)管理工作當中也能夠把檔案管理工作納入信息化技術(shù)，使企業(yè)檔案管理也隨著信息時代的前進而蓬勃發(fā)展，以便更好的加強企業(yè)檔案資料的整理、保護、科學管理和共享使用，并協(xié)助企業(yè)實現(xiàn)高效管理和建設(shè)。所以，把企業(yè)信息化建設(shè)科學合理的運用在檔案管理當中是企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展必經(jīng)的一條道路，本文針對對于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)展開詳細論述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)：檔案管理：信息化建設(shè)

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的作用

有助于檔案原件的保存，企業(yè)可以將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子存檔，再對其進行分類、整理和保存，最終加以利用，這就能有效地降低紙質(zhì)檔案的破壞，減小原件丟失的風險，為檔案管理提供便利。便于電子文件歸檔，傳統(tǒng)的檔案管理工作中以動手操作為主，工作量復雜而多，管理者往往需要花費大量精力和時間，利用動手操作梳理和制定文檔目錄，出錯概率大，由于信息的變動也會產(chǎn)生大量連鎖反應，時間消耗量也多。而信息化管理系統(tǒng)則可以避免這一問題，檔案管理員通過計算機操作就可以進行檔案歸檔，節(jié)省工作時間，工作質(zhì)量與效率也明顯提高。自動化檔案檢索，傳統(tǒng)檔案檢索工作中，主要是由管理人員為用戶從各目錄中查找所需信息，到庫房對檔案實物進行查找，工作效率不高。新時代信息化背景下，管理者可以運用現(xiàn)代化計算機設(shè)備為用戶搜索和查閱所需檔案等信息資源，可以從各個視角進行搜索，信息查全率和準確性都大大提高，工作效率也得到了保證，減少管理者壓力。增強檔案資料的安全與保密性，作為一項關(guān)鍵信息資料，企業(yè)檔案與企業(yè)生存發(fā)展息息相關(guān)，并且其會關(guān)乎到企業(yè)商業(yè)乃至國家機密，一旦出現(xiàn)檔案泄露事件，將會給國家和企業(yè)造成不可估量的經(jīng)濟損失。檔案管理信息化建設(shè)，大大提高了其保密性，與一般紙質(zhì)文檔比較具有更高的安全系數(shù)，通過設(shè)置加密權(quán)限降低檔案信息泄漏幾率。企業(yè)利用計算機集中管理檔案資料，為文檔信息設(shè)定了一定的查詢權(quán)限，進行嚴格保密，以防止檔案文件材料的流失或泄露，增強檔案資料的安全與保密性[1]。

二、企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)不足

規(guī)劃不完善，目前我國很多企業(yè)處于工業(yè)化發(fā)展進程中，現(xiàn)代化管理方法不健全，企業(yè)也沒有充分考慮自身發(fā)展戰(zhàn)略，無法從整體上做好企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃。另外，在企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)項目中，不能像其它項目一樣直接產(chǎn)生效益，由此直接影響到信息化建設(shè)的能否成功。檔案管理工作并沒有統(tǒng)一標準和標準化，即有規(guī)范但并未實施到位，在企業(yè)檔案管理信息化工程中，統(tǒng)一規(guī)范和標準化是十分關(guān)鍵的，從宏觀上指導著檔案管理信息化建設(shè)工作。事實上，部分企業(yè)還不能形成完備的檔案管理規(guī)范體系，有的對具體工作又缺乏具體的管理規(guī)范，所以企業(yè)要加速建立信息化標準規(guī)范并逐步完善工作，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提出更完善的工作體系和規(guī)范。企業(yè)領(lǐng)導要落實標準和規(guī)范的有效實施，領(lǐng)導對檔案保管工作相當?shù)牟蛔⒅?，現(xiàn)階段由于檔案保管制度的系統(tǒng)性比較強，所以對管理人員的專業(yè)性要求也比較高，不過目前不少企業(yè)和單位的主管干部都把管理培訓和技術(shù)創(chuàng)新沒有重視和嚴格落實，認為檔案保管是一項比較次要的工作項目，所以通常都會將檔案保管工作交由專人管理。由于企業(yè)領(lǐng)導的不注意，才造成了檔案保管工作的發(fā)展滯后，其實企業(yè)檔案管理工作既直接關(guān)乎到每一個職工本人的權(quán)益，同時又和我國的經(jīng)濟社會發(fā)展密切相關(guān)。所以企業(yè)檔案管理工作要想發(fā)展需要獲得企業(yè)領(lǐng)導的充分關(guān)注和職工擁護，如此才能使每個企業(yè)職工得利，為企業(yè)與國家發(fā)展帶來新價值。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)措施

首先，創(chuàng)新思想且明確信息化建設(shè)方向，眾所周知行動取決于思想，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)亦是如此，探索正確的信息化建設(shè)道路，明確建設(shè)發(fā)展目標，思想解放與提高檔案管理認識是首要任務。企業(yè)領(lǐng)導要明確企業(yè)監(jiān)管職責，從國家戰(zhàn)略目標的長遠視角思考，積極探索企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展方向，明確企業(yè)信息化建設(shè)工作目標是勢在必行的，加強管理重視。基于正確的思想觀念，企業(yè)領(lǐng)導層還加強宣傳力度并提出傾斜政策，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造條件，并以此建立現(xiàn)代的檔案管理機制。另外，在檔案管理信息化工程建設(shè)中，還積極推動企業(yè)建立信息宣傳推廣激勵機制，以引導企業(yè)內(nèi)部人員深刻認識信息化管理的重要價值，并以此積極參與文檔信息化建設(shè)工程[2]。

其次，完善各種制度建立，提升管理品質(zhì)。檔案管理信息化工程中，企業(yè)建立各種嚴格制度，滿足企業(yè)特定發(fā)展需求，以此有序開展數(shù)字化檔案管理建設(shè)工作。為檔案管理建立具體的工作機制，以確定其管理內(nèi)涵和目標，規(guī)范開展各種管理工作，通過制定具體工作責任機制，以實現(xiàn)檔案管理工作到人，基于個人責任制，在發(fā)現(xiàn)問題后，可及時查找責任人并采取相應的處理對策。由于電子歸檔不安全的隱患且易于被人篡改，可采用電子介質(zhì)存檔或輔以紙張存檔，同時保存大量電子和紙質(zhì)文檔，以進一步提高電子歸檔及信息化管理系統(tǒng)的質(zhì)量。對電子存檔信息系統(tǒng)加強安全管理，確保盜密者沒有機會盜取檔案信息，故此檔案管理人員要為企業(yè)各項信息系統(tǒng)建立相應的防護措施，制定應急方案。

最后，確立管理匹配的標準與規(guī)則，在企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)建立中，一定要形成相應的管理系統(tǒng)規(guī)范和標準，以有效整合各部門資源，統(tǒng)籌調(diào)配各檔案管理機關(guān)，克服部門各自為政的局面，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展提供保障。嚴格落實信息化標準與規(guī)范，預防發(fā)生重復性建設(shè)，以此為企業(yè)有效開展檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。此外，企業(yè)檔案信息管理工作中，計算機技術(shù)應用顯得尤為重要，檔案部門要提供一定的技術(shù)支撐，做好日常維護保養(yǎng)、安全保護及故障處理，還要順應時代發(fā)展潮流，對技術(shù)及時進行更新與升級。實際管理工作中，為了解決檔案管理部門缺乏信息技術(shù)力量支撐的問題，與高校及科研單位合作，揚長避短，同時與相關(guān)部門加強合作，共同進行科研攻關(guān)，以此提升檔案信息化成果科技含量與標準化水平。同時，檔案信息管理工作中，管理人員自身要具備一定的檔案業(yè)務知識與技能，還要熟練操作計算機、錄入數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡管理、建設(shè)輸數(shù)據(jù)、處理圖像及制作網(wǎng)頁等，因而檔案部門要盡可能為人員創(chuàng)造培訓與進修機會，提高管理人員自學能力，合理制定規(guī)劃，將其作為繼續(xù)教育的重要內(nèi)容作為上崗資格考試的一部分[3]。

結(jié)束語：

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)管理中，要結(jié)合實際情況，對管理模式進行創(chuàng)新設(shè)計，全面實現(xiàn)信息化建設(shè)。在此過程中，完善檔案管理，為企業(yè)運行提供牢固的檔案管理環(huán)境促進企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。所以，企業(yè)檔案管理工作中，必須要進行信息化建設(shè)，合理應用于企業(yè)日常管理工作中，為企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標奠定基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]汪亞瓊，徐雯雯.企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡信息化及開發(fā)利用研究[J].黑龍江檔案，2021（06）：72-73.

[2]胡偉航.集團型企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)及應對策略[J].城建檔案，2021（12）：48-49.

[3]周宇飛.工商行政管理檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)與對策研究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2022，21（01）：259-260.