基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理

徐志紅

摘要：近年來，經(jīng)濟快速發(fā)展，計算機技術(shù)不斷發(fā)展，紙制檔案與電子檔案并存是事業(yè)單位檔案管理的客觀現(xiàn)實，在推動檔案管理電子化、信息化和標準化的理念下，應(yīng)當優(yōu)化紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理思路，明確兩者的不同側(cè)重點，進一步形成相互印證的檔案體系，并且實現(xiàn)原始數(shù)據(jù)信息的充分挖掘，達到提高檔案管理質(zhì)量目標。

關(guān)鍵詞：基層;事業(yè)單位;紙質(zhì)檔案;電子檔案;并存;融合管理

分類號：G271;G276;D630

引言

在電子信息技術(shù)（ElectronicInformationTechnology）日益發(fā)展的今天，電子檔案應(yīng)用而生，成為人們不可或缺的一項保存記錄的方式。電子檔案的優(yōu)勢不言而喻，但是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也有著不可替代的作用，所以今天的人們更習(xí)慣于將二者結(jié)合使用，既發(fā)揮了電子檔案在存儲、管理上的優(yōu)勢，又不丟失傳統(tǒng)檔案的不可替代作用。未來一段時間，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案一定會相互存在、協(xié)同使用，讓檔案管理事業(yè)更加方便快捷。

一、紙制檔案管理與電子檔案管理特點

①紙質(zhì)檔案的概念及優(yōu)劣勢。紙質(zhì)檔案是以傳統(tǒng)的紙張作為主要檔案信息存儲載體的方式，紙制檔案主要由圖紙、電報、相冊、書稿、證書、圖表等組成。我國事業(yè)單位以往主要歷史檔案均由紙制材料制作和組成。紙制檔案具有穩(wěn)定性、完整性、安全性和風(fēng)險小的特征。紙制檔案有明確的規(guī)則和制度標準，需要加蓋公章和印章，要求紙制檔案有法律效力。但是，紙制檔案管理也有一定的局限性，紙制檔案查閱速度慢，需要占用一定的空間，在借閱時容易損壞，而且保存的時間相對較短。②電子檔案的概念及其優(yōu)劣勢。電子檔案是借助信息技術(shù)進行管理的存儲方式，電子檔案可以通過計算機有效識別，其主要內(nèi)容具有形式多樣的特征。電子檔案的存儲空間巨大，可以實現(xiàn)對文字、視頻、圖表和各種信息的多元化存儲。電子檔案具有共享性、實時性、互動性和快捷性的特征?？梢栽谥悄芑脑O(shè)備下自動實現(xiàn)檔案的存取。

二、基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理

1加強檔案管理信息化的建設(shè)

根據(jù)目前檔案管理的形勢來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)十分成熟，無論是在管理制度上還是人才支撐上，若要加強紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合，就必須要完善檔案管理的信息化建設(shè)。在各個組織和機構(gòu)中，要根據(jù)自身的情況，來建立特有的信息化檔案管理模式，才能確保檔案管理信息化建設(shè)目標的實現(xiàn)。在檔案管理信息化建設(shè)中，要堅持“雙軌制”的原則，雙軌制就是紙質(zhì)檔案與信息化檔案共同實施，以紙質(zhì)檔案為正本，以信息化檔案為副本。雙軌制的信息化檔案建設(shè)，不僅可以有效的實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重備份，同時還促進了檔案檢索和查詢的效率提升，也能夠保障檔案管理和存儲的安全性。另外，還要實現(xiàn)檔案全周期的管理。在傳統(tǒng)模式下，檔案的管理僅僅是在檔案存儲和使用過程中進行管理，在檔案的全周期管理則是要從檔案的產(chǎn)生、存儲以及銷毀的整個生命過程，所以管理人員必須要掌握檔案管理的客觀規(guī)律，才能實現(xiàn)對不同檔案的全周期管理的工作目標，提升檔案管理的科學(xué)性和準確性。

2樹立檔案融合思想

應(yīng)當明確檔案管理工作的重要性，進一步樹立檔案融合思想，在紙制檔案無法被替代的現(xiàn)實條件下，轉(zhuǎn)化提高檔案資源的利用效率。進行檔案數(shù)據(jù)信息的充分轉(zhuǎn)化，推動紙制檔案資源不斷創(chuàng)新發(fā)展。重點保證檔案資源的和諧共存，建立通力合作的檔案管理機制，達到檔案管理的綜合化目標。明確檔案管理改革重點。第一，實現(xiàn)紙制檔案管理的分類改革，保證紙制檔案管理健全化，根據(jù)業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、人事檔案的分類方式形成綜合化的檔案管理與存儲體系。其次，建立協(xié)作分工機制，在專業(yè)化、信息化、標準化的背景下明確檔案管理事業(yè)改革的時間窗口，促進檔案的深度融合，不斷挖掘紙制檔案蘊藏價值。

3電子檔案的優(yōu)化管理。

①完善、引入電子檔案管理制度。落實電子檔案管理是當前的必然選擇，要求館員積極轉(zhuǎn)變工作理念，構(gòu)建起完善的電子檔案管理制度。在此過程中，應(yīng)當在單位內(nèi)重點宣傳、推廣電子檔案管理，為檔案管理工作的展開提供更好的內(nèi)外部環(huán)境保障。在制定電子檔案管理制度中，需要對工作范圍、內(nèi)容以及程序等進行明確規(guī)劃，并實現(xiàn)電子檔案收集、歸檔、借閱與利用等環(huán)節(jié)的統(tǒng)一管理、全過程管理及監(jiān)督。另外，應(yīng)當深入挖掘檔案之間的歷史聯(lián)系，實現(xiàn)綜合開發(fā)利用，保證電子檔案全面性的同時避免資源浪費。②加強檔案數(shù)字化建設(shè)。就紙質(zhì)檔案與電子檔案的使用與管理情況來看，雖然在當前的發(fā)展中，紙質(zhì)檔案占據(jù)主要地位，但是電子檔案是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢?；谶@樣的情況，必須要積極落實檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。在此過程中，應(yīng)當重點展開紙質(zhì)單反與電子檔案同步歸檔，分批完成紙質(zhì)檔案的電子化、數(shù)字化。在此基礎(chǔ)上，還結(jié)合管理軟件平臺，推行網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，滿足不同用戶的實際需求。

4規(guī)范制度，建立長效機制，保障人事檔案安全

檔案的實體安全及信息安全是檔案工作的重中之重。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，個人信息泄露已經(jīng)讓許多百姓苦不堪言，比如因手機號碼泄露引起的各種電信詐騙事件、花樣百出的推銷電話，嚴重影響了人們的生活。人事檔案記錄了檔案本人所有的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、家庭住址、主要家庭人物關(guān)系網(wǎng)、個人獎懲事件等重要信息，一旦這些信息泄露都會造成極其嚴重的后果。人事檔案的完善是一個漫長而系統(tǒng)的過程，通常持續(xù)幾十年甚至上百年。事業(yè)單位人事檔案管理部門應(yīng)依據(jù)新時代國家檔案相關(guān)法律法規(guī)，制定長效的人事檔案安全管理制度，結(jié)合防偽、防盜技術(shù)的使用，以保障紙質(zhì)人事檔案及電子人事檔案的安全。國家檔案局、中央檔案館在《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》中明確規(guī)定：具有保存價值的電子文件，必須將電子文件以相應(yīng)的紙質(zhì)文件等拷貝一并歸檔。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改?？梢栽诠芾砗笈_對電子人事檔案查閱界面設(shè)置只讀功能并制定管理者權(quán)限，底層頁面設(shè)置特殊水印等使電子人事檔案頁面不能被編輯、刪改以防止泄密等。

5加強兩種檔案的共存性和互動性

紙質(zhì)檔案與電子檔案在未來一段時間會長期的共存，紙質(zhì)檔案不會被淘汰，電子檔案也不會占據(jù)主要的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔案與電子檔案在信息技術(shù)的不斷提升下，融合會越來越深入。目前來說，首先要提高紙質(zhì)檔案的共存性和互動性，才能實現(xiàn)兩者有效的結(jié)合。所謂共存性，就是紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種形式共同存在。因紙質(zhì)檔案是首先存在，電子檔案是隨后衍生出來的，因此紙質(zhì)檔案作為主體存在，電子檔案作為紙質(zhì)檔案的副本而存在。另外，一些視頻、音頻等信息，在互聯(lián)網(wǎng)空間及數(shù)字存儲設(shè)備中進行存檔以外，還應(yīng)該進行光盤的刻錄，建立實物存儲形式。這樣，紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者共同存在，能夠保證檔案更加安全的保存。另外，紙質(zhì)檔案與電子檔案在共同存在的基礎(chǔ)上要加強相互之間的互動和聯(lián)系性。紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者各自的特點，可以在查詢、檢索中廣泛的應(yīng)用。紙質(zhì)檔案長期的存在為電子檔案的發(fā)展提供了穩(wěn)定的基礎(chǔ)，紙質(zhì)檔案也要不斷通過電子檔案的優(yōu)勢，來補充自己的劣勢。電子檔案在長時間作為紙質(zhì)檔案的輔助功能，也在信息查詢檢索等方面，發(fā)揮著巨大的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔案與電子檔案的互助性，是未來檔案建設(shè)與管理的重點方向，也是實現(xiàn)兩者良好融合的重要條件。

6調(diào)整檔案管理設(shè)施

紙質(zhì)檔案管理是當前事業(yè)單位檔案管理的客觀現(xiàn)實，紙制檔案與信息檔案并存的狀態(tài)長期存在。在事業(yè)單位投入檔案管理經(jīng)費有限的情況下，應(yīng)當立足于做好傳統(tǒng)的紙制檔案管理工作，推動紙制檔案管理向標準化的方向發(fā)展。還要進一步優(yōu)化檔案資源存儲空間，不斷提高檔案管理的硬件水平。首先，基層事業(yè)單位應(yīng)當優(yōu)化檔案管理庫房，不斷更新檔案管理設(shè)備設(shè)施，對紙制檔案、文獻古籍，設(shè)施設(shè)備進行防霉防潮處置，并且持續(xù)購進管理用品和設(shè)施設(shè)備。其次，加強計算機設(shè)備的更新更換，保證存儲介質(zhì)的安全性和可靠性，同時提高檔案的存儲特點和調(diào)整水平，加強檔案質(zhì)量管理。

7事業(yè)單位人事檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案有機結(jié)合可以相互揚長避短

目前，人事檔案紙質(zhì)檔形式仍然是主力軍，但隨著辦公自動化、電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的在查詢檢索方面的效率優(yōu)勢使其飛速發(fā)展。人們一度猜想電子人事檔案將取代紙質(zhì)人事檔案，但電子檔案的易復(fù)制、修改、刪除特點，又使其合法性大打折扣。此外，電子人事檔案對檔案管理系統(tǒng)的依賴性、易遭病毒和黑客攻擊等客觀缺陷也成了電子人事檔案的短板所在。因此，紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案只有優(yōu)勢互補、取長補短，才能更高效地發(fā)揮人事檔案的價值與作用，更好地提供利用和服務(wù)。

三、結(jié)語

綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合是未來檔案建設(shè)的重要內(nèi)容。在社會信息化水平逐漸加深的環(huán)境下，智能生活與線上辦公成為主流趨勢，檔案的管理與人們的職業(yè)和生活息息相關(guān)，復(fù)雜的檔案管理程序已經(jīng)于當下的先進的社會生活方式極為不符。檔案管理人員要從自身的工作實踐做起，通過實踐的經(jīng)驗和理論的積累，為檔案工作的發(fā)展和優(yōu)化提出合理化的建議，能夠不斷促進檔案工作的完善與進步。

參考文獻：

[1]林阿紅.紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合[J].新商務(wù)周刊，2019.

[2]張博.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2018.

[3]陳立波.電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點比較研究[J].黑龍江檔案，2014.

[4]周玲玲.紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上的優(yōu)缺點[J].中國科技投資，2017.

[5]賈虎，苗英龍.檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存發(fā)展分析探討[J].卷宗，2018.

（山東省濟寧市汶上縣南旺鎮(zhèn)政府，山東濟寧? 272506）