基于內(nèi)部治理視角下的高職院校辦公室管理思路探討

鄧稀元 重慶財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院

引言：由于高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的教育發(fā)展迅速，高職院校辦公室的辦學(xué)環(huán)境也隨之發(fā)生改變。因此，高職院校需要努力強(qiáng)化內(nèi)部管理，而高職院校辦公室作為高職管理系統(tǒng)的核心，高職院校要著重注意提升管其理能力。那么如何找準(zhǔn)高職院校辦公室的定位，通過內(nèi)部管理將辦公室中內(nèi)部矛盾轉(zhuǎn)化為動(dòng)力，有效地提升高職院校辦公室管理水平，可以有效地幫助高職院校進(jìn)行迅速合理的改革發(fā)展，是當(dāng)前高職院校急需解決的實(shí)際問題。

一、高職院校辦公室的管理現(xiàn)狀

高職院校辦公室是高職學(xué)校的綜合管理部門，具備著設(shè)計(jì)教學(xué)方案、解決高職院校內(nèi)部事件、開展各項(xiàng)高職院校大會(huì)的主要任務(wù)，同時(shí)還要協(xié)調(diào)學(xué)校與教師之間、教師與學(xué)生之間、教師與家長之間的利害關(guān)系，高職院校的管理能力直接影響著高職學(xué)校的正常運(yùn)作。其在高職院校的重要性是十分巨大的。因此需要高職院校高度重視辦公室的管理能力。但高職院校在與普通本科相比，高職院校的辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)施設(shè)備相對(duì)簡單，管理人員的設(shè)備比較少，但是高職院校的辦公室處理日常事務(wù)的能力并不比普通本科能力弱，并且隨著高職教育被社會(huì)的重視程度增加，高職院校學(xué)生與社會(huì)企業(yè)接觸更為密切，導(dǎo)致高職院校的辦公室工作范圍變大，促使高職院校辦公室疲于奔波，應(yīng)付性工作，使工作效率大幅度的降低。而由于高職院校成立大部分是因高校擴(kuò)招而從中專學(xué)院升格上來的，導(dǎo)致辦公室的管理辦法還是會(huì)被原來中職專校的管理模式所影響。使高職院校辦公室的管理工作模式?jīng)]有創(chuàng)新能力，達(dá)不到管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重缺乏辦公室管理的系統(tǒng)思考，使高職院校辦公室的管理能力很難完成高職院校發(fā)展的需要。

二、高職院校辦公室的治理措施

（一）針對(duì)性管理，提高辦公效率

在高職院校進(jìn)行改革發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，高職院校需要加強(qiáng)辦公室的決策管理能力和協(xié)調(diào)服務(wù)能力用以保重高職院校平穩(wěn)地進(jìn)行改革發(fā)展。要求高職院校辦公室可以在提供優(yōu)秀專業(yè)的管理服務(wù)同時(shí)，可以做到可有有效處理啊高職院校突發(fā)的各項(xiàng)事件?？梢宰龅郊饶茉O(shè)計(jì)教學(xué)方案，還能熟知高職院校大大小小的所有事，同時(shí)兼顧與社會(huì)企業(yè)的公關(guān)協(xié)調(diào)。其次，由于高職院校辦公室的日常工作大多是服務(wù)于承辦領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致工作突發(fā)性強(qiáng)，充滿了不可預(yù)見的臨時(shí)性。因此，要加強(qiáng)高職院校辦公室對(duì)工作的積極性，自主做好時(shí)間的管理，努力加強(qiáng)管理能力的工作態(tài)度。與此同時(shí)，高職院校辦公室要嚴(yán)格遵守求真務(wù)實(shí)的工作精神，在做好教學(xué)科研工作和為院校領(lǐng)導(dǎo)學(xué)生服務(wù)的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格落實(shí)管理工作深度任務(wù)實(shí)施的全過程，積極開展對(duì)高職學(xué)院的監(jiān)督工作。要求高職院校辦公室對(duì)高職院校的重點(diǎn)發(fā)展工作進(jìn)行嚴(yán)格貫徹落實(shí)，積極及時(shí)地進(jìn)行總結(jié)，增加高職院校辦公室的管理工作經(jīng)驗(yàn)，為高職院校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效可靠的意見建議。

（二）積極創(chuàng)新管理機(jī)制

完善高職院校辦公室管理工作可以通過建設(shè)合理的管理制度?？梢杂行У囊I(lǐng)高職院校辦公室工作更加規(guī)范。這就需要高職院方在注重工作管理的同時(shí)，合理融合科學(xué)化的管理方式，嚴(yán)格要求高職院校辦公室管理工作的規(guī)范各項(xiàng)工作行為準(zhǔn)則，可以合理明確地進(jìn)行辦公的具體要求和步驟，讓高職院校辦公室的工作可以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)匕凑展ぷ饕?guī)程運(yùn)轉(zhuǎn)下去，這樣就能避免了重復(fù)工作、處理事件慌亂無序的現(xiàn)象發(fā)生，還可以使高職院校辦公室能夠根據(jù)實(shí)際工作任務(wù)來作出合理有效的安排措施，使其能夠靈活快速的完成高職院校領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)。同時(shí)高職院校可以通過定崗定責(zé)，來強(qiáng)化高職院校辦公室工作崗位的責(zé)任制。首先要合理科學(xué)的確定高職院校辦公室管理工作的定位，要根據(jù)高職院校辦公室的工作性質(zhì)來進(jìn)行科學(xué)合理的分類，以確保權(quán)責(zé)分明。其次要根據(jù)辦公室人員的辦公能力來進(jìn)行針對(duì)性的崗位分配，確保發(fā)揮辦公人員的能力最大化，這次之中還要做好辦公人員互補(bǔ)模式，將辦公人員分為兩人一組，促進(jìn)彼此熟悉對(duì)方的工作內(nèi)容，確保在辦公人員因請假或離職等原因造成的工作停滯時(shí)，可以及時(shí)的進(jìn)行替補(bǔ)，從而帶動(dòng)辦公室內(nèi)部的團(tuán)結(jié)合作，提高整體辦公效率。最后高職院校需要建立科學(xué)有效的辦公室工作考評(píng)制度，根據(jù)辦公室人員的工作完成情況，以及學(xué)校家長對(duì)該辦公人員的評(píng)價(jià)進(jìn)行考評(píng)和獎(jiǎng)罰。

（三）深化管理措施

為了能夠調(diào)動(dòng)辦公室人員的積極自主性，高職院?？梢詰?yīng)用合理的管理措施，來使辦公室人員減輕壓力和負(fù)擔(dān)，從而激發(fā)辦公人員的積極性。因此高職院?？梢酝ㄟ^糾正辦公人員比教職員工的工作量大而獲利少的觀念，提高辦公人員對(duì)自身價(jià)值的認(rèn)同感覺，通過適當(dāng)?shù)拈_展院?；顒?dòng)或者職業(yè)培訓(xùn)來舒緩辦公人員的工作壓力。在考核制度上可以完善評(píng)價(jià)機(jī)制，讓辦公人員可以自我管理和自我激勵(lì)，從而促進(jìn)了高職院校辦公室管理工作的高質(zhì)高量。與此同時(shí)，高職院校鼓勵(lì)辦公室人員充分的利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦公，在通過建立網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，為高職院校辦公室提供智能系統(tǒng)的科學(xué)管理服務(wù)。再通過這樣的智能交流平臺(tái)，有效的規(guī)范了高職院校辦公室的管理工作，可以做到及時(shí)的將學(xué)校的實(shí)際運(yùn)行情況反饋給高職院校領(lǐng)導(dǎo)，幫助高職院校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)合理的進(jìn)行決策。

三、結(jié)束語

綜上所述，在高職院校進(jìn)行全面發(fā)展過程中，高職院校辦公室在其中有著不可或缺的重要作用。因此高職院校要著重培養(yǎng)辦公室的管理工作能力，樹立其合理的服務(wù)意識(shí)，嚴(yán)格遵守工作規(guī)章制度，為高職院校的平穩(wěn)發(fā)展打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。