淺談生產(chǎn)企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

程嬌

研究背景

生產(chǎn)企業(yè)在安排就業(yè)及促進國民經(jīng)濟發(fā)展等方面做出了貢獻，然而在發(fā)展的同時，每年都有許多生產(chǎn)企業(yè)因經(jīng)營不善而破產(chǎn)倒閉，還有相當(dāng)部分被大企業(yè)兼并重組，大多是由于生產(chǎn)企業(yè)的銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制出現(xiàn)了問題，或是過多生產(chǎn)產(chǎn)品而滯銷，或是是由于企業(yè)內(nèi)部的管理混亂、失效的內(nèi)部控制而導(dǎo)致的賬款回收困難。由此可看出，銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制于企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營的重要作用，所以，生產(chǎn)企業(yè)理應(yīng)從提高銷售與收款的內(nèi)部控制意識、擬定出合理的銷售政策、增強賬款回收力度等方面做到最大化的減少企業(yè)損失。完善銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，一方面有助于企業(yè)對自身組織內(nèi)部的資金分布，從而也利于企業(yè)外部的相關(guān)利益者能夠有效衡量企業(yè)的投融資能力；另一方面也能促進企業(yè)保持健康的銷售資金循環(huán)，為企業(yè)能夠在越發(fā)復(fù)雜的競爭環(huán)境下占有一定的市場提供保障。

銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

1.對銷售隊伍及其考核制度管理不善

銷售考評制度的不完善和對銷售隊伍的管理不到位，也就縱容了人員流動時尤其是銷售人員的流動中的懈怠工作的態(tài)度，也就增加了后來工作人員對前面項目相關(guān)信息的了解難度，在這種情況下，很容易出現(xiàn)應(yīng)收賬款交辦信息不對稱、客戶流失等比較嚴(yán)重的情況，使得企業(yè)對賒銷客戶失去控制，增加了企業(yè)的壞賬成本，損害了企業(yè)的利益。

2.銷售合同的管理不到位

簽訂合同的主要目的就是確保雙方在未來的交易中各自的工作能夠保質(zhì)保量且按時完成，從而實現(xiàn)簽訂合同雙方的預(yù)期經(jīng)濟效益。然而，部分生產(chǎn)企業(yè)在處理銷售合同時并沒有按照規(guī)定辦事，這就在很大程度上影響著簽訂合同最終目標(biāo)的實現(xiàn)。比如：企業(yè)在簽訂合同前并沒有對合同做出仔細的審核，且不論該合同中的條款能否為企業(yè)帶來收益，合同中出現(xiàn)的錯別字也會產(chǎn)生歧義，容易產(chǎn)生一些欺詐行為，進而可能影響企業(yè)的收益，因此認(rèn)真對待合同應(yīng)引起企業(yè)的重視；合同簽訂后，部分生產(chǎn)企業(yè)不重視合同的保管和跟蹤，對合同并沒有進行編號和存檔，如此一來就更加容易產(chǎn)生合同資料丟失或在需要的時候很難查找等問題，增加了企業(yè)的經(jīng)濟損失、司法糾紛等潛在風(fēng)險。

3.發(fā)貨環(huán)節(jié)欠缺管理

在企業(yè)實際運行中，由于缺乏相應(yīng)的發(fā)貨控制，企業(yè)的發(fā)貨環(huán)節(jié)也就漏洞百出了。如：倉儲部門在沒有收到銷售部門編制的發(fā)貨通知單、或在收到的發(fā)貨通知單上并沒有財務(wù)部簽字的情況下就發(fā)了貨，這種通知單上的控制的缺失極易產(chǎn)生重復(fù)發(fā)貨、發(fā)錯貨的錯誤；裝運人員沒有將要發(fā)出的貨物與銷售單上列明的品種和數(shù)量進行核對及清點，更甚者發(fā)貨單上沒有相關(guān)人員的簽字，如發(fā)運人和清點復(fù)核人；由于期末沒有專人對發(fā)貨計劃執(zhí)行情況進行核查，因此要做到及時發(fā)現(xiàn)并糾正發(fā)貨延誤等問題就顯得有些吃力。

收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

1.賬務(wù)處理不規(guī)范

由于生產(chǎn)企業(yè)本身的生產(chǎn)經(jīng)營模式特點就是接觸的往來客戶多，相應(yīng)的開具的單據(jù)也較多，在這種情況下，企業(yè)間的非貨幣性交易、多方相互沖抵債務(wù)的情形就時有發(fā)生，這就要求企業(yè)要定時的、定量的對企業(yè)所涉及到的交易進行詳細記錄和核對，包括收入的確認(rèn)以及應(yīng)收賬款的處理。但是在企業(yè)的實際生產(chǎn)經(jīng)營中，少有企業(yè)把往來款項的適當(dāng)處理作為關(guān)注點，甚至有的企業(yè)對所有的收入確認(rèn)和應(yīng)收賬款的賬務(wù)處理憑證后沒有附件依據(jù)，如此便為企業(yè)在往來款項出現(xiàn)差錯，甚至呆賬、壞賬的出現(xiàn)與累積埋下伏筆。除此之外，企業(yè)對已沖銷的壞賬欠缺有效地備查登記、實時的動態(tài)跟蹤，也會一定程度的增加企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。

2.應(yīng)收賬款管理不善

所謂的應(yīng)收款項，主要是指企業(yè)由于勞務(wù)工作或者出售商品對客戶發(fā)生的債權(quán)。但是交易雙方并沒有對此債權(quán)做出明確的書面承諾，這就為企業(yè)是否能如預(yù)期般發(fā)展埋下了一顆地雷。生產(chǎn)企業(yè)在應(yīng)收賬款的管理上沒有對賒銷對象的相關(guān)情況進行調(diào)查，也就沒有建立相關(guān)的收款制度；沒有設(shè)立科學(xué)合理的壞賬處理制度；公司設(shè)立了由登記收款的人員核銷壞賬的卻忽略了壞賬核銷審批表的建立；沒有對應(yīng)收賬款適時地進行賬齡分析，也就難以加快應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)次數(shù)；對已經(jīng)沖銷但后來又收回來的壞賬沒有進行及時的合理的賬務(wù)處理，這就給有意貪污這筆款項的經(jīng)手人員找了空子鉆。其中最為嚴(yán)重的當(dāng)屬由于客戶信用管理的缺失而導(dǎo)致的應(yīng)收賬款壞賬風(fēng)險的增大。

加強生產(chǎn)企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施

加強銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施

1.加強銷售隊伍的管理及其考評制度的完善

企業(yè)可以針對相關(guān)的銷售業(yè)務(wù)人員特別設(shè)計保證書和員工自律聲明書。其中包括：對企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)管理政策遵守承諾；和企業(yè)外部的多方利益相關(guān)者，如合作方等遵守企業(yè)原定的相處規(guī)則等，盡量做到讓公司掌握客戶源，避免因銷售業(yè)務(wù)人員的變動而帶走公司的客戶；實時做好銷售記錄，并對公司頒布的消息發(fā)布規(guī)則嚴(yán)格遵守；企業(yè)可以考慮在銷售業(yè)務(wù)人員工作中的相關(guān)交易不接受現(xiàn)金交易，或者要保證每筆交易都有相應(yīng)的票據(jù)作證。

2.加強銷售合同管理

接受客戶訂單后，銷售部門應(yīng)按照相關(guān)職業(yè)規(guī)定，建立合理的銷售合同管理制度。涉及簽訂合同這一系列工作的工作人員的權(quán)責(zé)要盡可能的做到相互分離，這樣也能起到相互監(jiān)督的作用。此外，最為重要的便是對合同內(nèi)容的審核，一定要做到謹(jǐn)慎。生產(chǎn)企業(yè)的銷售合同一般會涉及到商品的交易數(shù)量、商品的質(zhì)量、商品的單價、貨款的結(jié)算方式以及若出現(xiàn)違約情況所采取的措施。因此，負(fù)責(zé)簽訂這份銷售合同的相關(guān)人員應(yīng)結(jié)合《合同法》的要求以及企業(yè)本身的條件來綜合考慮這份合同的可行性與所能給雙方帶來的價值。

3.加強發(fā)貨環(huán)節(jié)的控制

針對企業(yè)的發(fā)貨環(huán)節(jié)，公司可以設(shè)立相應(yīng)的部門或者人員進行管理，該部門或人員要嚴(yán)格按照銷貨通知單發(fā)貨，根據(jù)提貨單發(fā)貨，做好相關(guān)的登記，并秉持著崗位分離的態(tài)度，認(rèn)真審核貨物離庫所需的簽章，出庫員對發(fā)貨清單進行妥善處理與保管，對貨物的流向詳細記錄，為日后的貨物流轉(zhuǎn)問題的清理提供可靠地核查證據(jù)。發(fā)貨環(huán)節(jié)中的銷售發(fā)票的控制也是極為重要的。目前大多生產(chǎn)企業(yè)安排了專門的工作人員專門負(fù)責(zé)銷售發(fā)票的管理，包括發(fā)票的領(lǐng)用、審核、登記和保管。銷售發(fā)票管理人員需要特別注意的是發(fā)票的領(lǐng)用要做到有理有據(jù)，如開具發(fā)票時，若涉及到貨物的出庫，則要特別注意核對是否有相應(yīng)的銷貨通知單和出庫單，以及各個單子上的信息是否相互對應(yīng)，如銷貨對象等。

加強收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施

1.規(guī)范賬務(wù)處理

由于生產(chǎn)企業(yè)自身經(jīng)營的特點而具備的賬款往來單據(jù)的繁雜，為避免企業(yè)因各種單據(jù)的零亂和缺失而引起企業(yè)經(jīng)營利潤的流失，企業(yè)應(yīng)加強賬務(wù)的管理，例如設(shè)立特定的部門或人員專門對企業(yè)的賬款業(yè)務(wù)進行管理。其中包括：將各個單據(jù)進行分門別類的整理并進行妥善保管；做到及時且準(zhǔn)確的處理所有的收入和應(yīng)收賬款，并對應(yīng)收賬款進行實時的跟蹤與催收。

2.加強客戶資信管理和應(yīng)收賬款的回收

生產(chǎn)企業(yè)為了更好的對應(yīng)收賬款和客戶的資信進行管理而會選擇在在財務(wù)部門設(shè)置專門管理客戶信用的崗位，此時若是選擇由之前負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款發(fā)放的工作人員來任職會比較合理。企業(yè)為了減少因應(yīng)收賬款帶來的回款風(fēng)險，可以設(shè)立科學(xué)合理的信用等級，并以此為據(jù)來確定向客戶發(fā)放賒銷金額的數(shù)量。而信用等級的確定，可以參考5C評分法。此外，企業(yè)應(yīng)適時的對信用評定工作進行審核，以免對發(fā)生的一些突發(fā)狀況，如企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量或市場的變化，處理不當(dāng)不及時。其實從某一方面來講，賒銷會對企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)造成一定的影響，因此決定對客戶賒銷時必須慎重考慮。貨款賒銷之后，相應(yīng)的賬款管理人員應(yīng)做好記錄，包括日期、金額以及相應(yīng)的賬齡分析表格，并對該項賬款保持實時的動態(tài)跟蹤與監(jiān)督。

（西南交通大學(xué)希望學(xué)院）

參考文獻：

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