淺談事業(yè)單位勞務(wù)派遣人員檔案管理

沙磊 黃冰明

摘 要：近年來，事業(yè)單位越來越多的采用勞務(wù)派遣的用工形式，來緩解日益增長的業(yè)務(wù)需要與編制緊張的矛盾。由于勞務(wù)派遣人員“人檔”分離的特殊性，在實際工作中，勞務(wù)派遣人員檔案管理的規(guī)范化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化還有待提高。解決這些問題，需要檔案管理機構(gòu)、用工單位和勞務(wù)派遣人員三方形成合力，共同做好勞務(wù)派遣人員檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;勞務(wù)派遣;檔案管理

所謂勞務(wù)派遣是指由勞務(wù)派遣機構(gòu)與勞務(wù)派遣人簽訂勞動合同，把勞動者派到具體用工單位，再由用工單位向派遣機構(gòu)支付服務(wù)費用的一種用工形式。近年來，隨著事業(yè)單位人事管理體制機制改革持續(xù)推進(jìn)，事業(yè)單位越來越多地采用勞務(wù)派遣的用工形式，以此滿足事業(yè)發(fā)展和用工用人需求。勞務(wù)派遣人員的加入，進(jìn)一步豐富了事業(yè)單位用工形式，充實了事業(yè)單位人員隊伍，同時也給事業(yè)單位的人事管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。而事業(yè)單位勞務(wù)派遣人員的檔案管理正是其中亟待解決的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一、事業(yè)單位勞務(wù)派遣制實施背景

1.推動事業(yè)單位事業(yè)發(fā)展的需要

黨的十九大提出“打造共建共治共享的社會治理格局，加強社會治理制度建設(shè)”。事業(yè)單位作為提供社會公益服務(wù)的機構(gòu)，一方面，積極承接各級政府部門因行政體制改革和職能轉(zhuǎn)變而調(diào)整的管理職能。另一方面，緊密結(jié)合本單位的業(yè)務(wù)職能，不斷擴展業(yè)務(wù)范圍，積極參與加強和創(chuàng)新社會治理工作。隨著事業(yè)向縱深發(fā)展，事業(yè)單位對專業(yè)人員和管理人員的需求在不斷增加。但由于事業(yè)單位改革還處在關(guān)鍵階段，人員編制一直處在“收緊”的狀態(tài)，造成事業(yè)單位人員緊缺的問題越來越突出。勞務(wù)派遣人員是對原有事業(yè)編制人員的有效補充，對事業(yè)單位工作的開展起到有效支撐作用。

2.實施“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的需要

在“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的大背景下，國家出臺多項人才激勵政策，鼓勵科研人員通過離崗創(chuàng)業(yè)、在職創(chuàng)辦企業(yè)等多種形式參與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)，促進(jìn)知識成果轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)科學(xué)研究與市場應(yīng)用的緊密結(jié)合。大規(guī)模的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作對事業(yè)單位人才隊伍提出了更高的要求。事業(yè)單位以專業(yè)技術(shù)人員為主體，主要從事核心科研工作，需要招聘勞務(wù)派遣人員從事輔助研究、基礎(chǔ)管理等工作，保障科研工作和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作的順暢運轉(zhuǎn)。

3.推進(jìn)事業(yè)單位人事制度改革的需要

目前，事業(yè)單位人事制度改革進(jìn)入攻堅期和深水區(qū)，其中最重要的環(huán)節(jié)就是破除現(xiàn)行制度中阻礙人才流動的體制機制障礙。傳統(tǒng)的事業(yè)編制人員管理體制，造成事業(yè)單位人員隊伍固化，新陳代謝緩慢，退出機制不健全，存在“只進(jìn)不出”的情況，影響了事業(yè)單位人員隊伍的整體活力和積極性。相比而言，作為一種市場化的用工形式，勞動派遣更加靈活高效，對于健全人才流動市場機制，激活事業(yè)單位人員隊伍的“一池春水”具有重要意義。

二、事業(yè)單位勞務(wù)派遣制人員檔案現(xiàn)狀

根據(jù)《勞動合同法》第六十六條，勞務(wù)派遣人員從事“臨時性、輔助性或者替代性的工作”。但現(xiàn)實中，科研事業(yè)單位勞務(wù)派遣人員早已不局限在輔助性工作崗位，而是參與到單位綜合管理、科學(xué)研究等多方面工作中。事業(yè)單位通過規(guī)范管理，在薪酬待遇、政治生活、考核評優(yōu)等方面基本實現(xiàn)了一視同仁。但由于勞務(wù)派遣人員檔案一般存放在勞務(wù)派遣機構(gòu)或者戶籍所在地人才服務(wù)中心，存在“人檔分離”的情況，造成檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化還存在著較多問題。

以筆者所在單位為例，采用勞務(wù)派遣的用工形式有近10年的時間，現(xiàn)有勞務(wù)派遣人員近200名，與事業(yè)編制人員比例達(dá)到1：1.5，其中35歲以下勞務(wù)派遣人員占到65%，比同年齡段事業(yè)編制人員占比高出47個百分點。在崗位分布上，在科研業(yè)務(wù)崗位工作的占比達(dá)到91%。勞務(wù)派遣人員中有59%具有碩士研究生以上學(xué)歷，具有較高的整體素質(zhì)，對全院科研業(yè)務(wù)工作的開展起著積極的作用。2019年筆者依托中央基本科研業(yè)務(wù)經(jīng)費開展了“事業(yè)單位編外人員管理研究”項目，對勞務(wù)派遣人員管理現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研。根據(jù)表1調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，受到戶籍限制，全院勞務(wù)派遣人員中僅有34%的檔案存放在京內(nèi)，有7%的人員檔案仍然存放在街道或畢業(yè)院校，更有5%的人員表示已經(jīng)不知道檔案的去向。

三、勞務(wù)派遣人員檔案管理存在的問題

勞務(wù)派遣人員流動性大，工作單位、工作地點變動頻繁，對勞務(wù)派遣人員檔案管理工作提出了更高的要求。從勞務(wù)派遣人員檔案管理現(xiàn)狀來看，在檔案材料規(guī)范化、檔案管理精細(xì)化、檔案管理人員隊伍專業(yè)化等方面都存在著一些問題和不足。

1.檔案材料規(guī)范化程度需要提升

2018年《干部人事檔案工作條例》出臺后，機關(guān)事業(yè)單位和國有企業(yè)開展了多次干部人事檔案專項審核工作，但對于勞務(wù)派遣機構(gòu)和人才服務(wù)機構(gòu)的檔案管理情況缺少有效的監(jiān)督檢查。從接收的勞務(wù)派遣人員檔案情況來看，與機關(guān)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化水平差距較大。

（1）材料整理不規(guī)范，材料規(guī)格不統(tǒng)一。勞務(wù)派遣機構(gòu)和人才服務(wù)機構(gòu)，往往被動接收材料，對于接收的歸檔材料直接裝袋，很少做規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的材料整理。一是材料紙張大小不做統(tǒng)一，對于幅面過小的材料沒有進(jìn)行托撮，或者粘貼不牢固，對于幅面過大的沒有裁減或者折疊;二是材料裝訂不規(guī)范，沒有在材料左側(cè)預(yù)留裝訂邊，有的則隨意裝訂造成遮擋材料內(nèi)容;三是檔案材料沒有使用尺寸合規(guī)的檔案盒存放，很多使用的是檔案袋，容易造成材料污損、受潮等情況。

（2）材料歸類不清，編目存在錯誤。檔案管理機構(gòu)對勞務(wù)派遣人員檔案只“存”不“管”，對檔案材料審查不到位，對于接收的材料是否需要歸檔、歸入哪一類缺少專業(yè)性鑒別，隨意接收和歸檔，有的甚至不做分類歸檔。此外，對于檔案不做編目，或者編目不全，新材料存入檔案不及時更新檔案編目。編目時，未按照檔案材料形成時間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序進(jìn)行排序，排序混亂、材料雜亂，給今后檔案查閱和利用造成極大困難。

（3）歸檔材料不規(guī)范，質(zhì)量不合格。由于缺少鑒別，造成存入檔案材料質(zhì)量不高，存在填寫不規(guī)范的情況。最為常見的情況是歸檔材料沒有填寫形成時間，沒有署名簽字，沒有填寫單位意見或是缺少單位蓋章。在填寫《干部履歷表》等登記表時，存在填寫不認(rèn)真，使用涂改液隨意涂改等情況。這些看似隨意的行為，給今后檔案審查和利用都埋下隱患。

2.檔案管理精細(xì)化程度仍需加強

由于檔案生成部門和檔案收集部門分離，造成檔案管理機構(gòu)和用工單位對勞務(wù)派遣人員檔案管理的責(zé)任分工不清晰，在檔案管理上出現(xiàn)了“兩不管”地帶，主要表現(xiàn)在檔案生成、移交和轉(zhuǎn)遞等方面。

（1）檔案材料生成不及時。受到傳統(tǒng)體制內(nèi)、體制外人員管理思想的影響，用工單位人事部門往往忽略勞務(wù)派遣人員人事檔案材料的生成。在開展年度考核、職稱評審等工作時，優(yōu)先對事業(yè)編制職工的歸檔材料進(jìn)行整理歸檔，對于勞務(wù)派遣人員的歸檔材料往往先放一邊，由于不負(fù)責(zé)具體檔案管理，沒有上級檢查的壓力，工作上存在惰性，很多時候材料存放一段時間就不了

了之。

（2）檔案材料移交不及時。勞務(wù)派遣人員在用工單位工作期間形成的各類歸檔材料，如在職培訓(xùn)、后續(xù)學(xué)歷、考核鑒定、職稱晉升、獎懲處罰等材料往往由用工單位直接交到勞務(wù)派遣人員手中，或者一直存放在用工單位，不能及時移交檔案管理機構(gòu)。特別是在工作發(fā)生調(diào)動時，往往只由檔案管理機構(gòu)轉(zhuǎn)遞檔案，存放在用工單位的材料沒有歸入檔案一并轉(zhuǎn)遞。這種檔案管理方式，極易造成材料丟失和篡改、調(diào)換，嚴(yán)重影響檔案材料的完整性和安全性。

（3）檔案材料轉(zhuǎn)遞不規(guī)范。實際工作發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理部門沒有嚴(yán)格按照《干部人事檔案工作條例》要求“通過機要交通或者安排專人送取”的形式轉(zhuǎn)遞檔案，有的采用普通快遞，有的甚至交由職工本人轉(zhuǎn)遞，給人事檔案的安全帶來很大隱患。勞務(wù)派遣人員工作變動頻繁，檔案管理機構(gòu)轉(zhuǎn)遞檔案時不跟進(jìn)、不提醒，最后的結(jié)果是檔案管理機構(gòu)、勞務(wù)派遣人員都不知道檔案的去向，造成檔案遺失的重大損失。

3.檔案管理人員隊伍專業(yè)化水平有待提高

自2015年起，人事檔案管理作為公益服務(wù)，產(chǎn)生管理費用由國家財政承擔(dān)，檔案管理機構(gòu)取消檔案管理費。相比“零”收益的檔案管理工作，勞務(wù)派遣機構(gòu)和人才服務(wù)中心更愿意把更多地人力、物力投入到代理人才招聘、工資發(fā)放、社保繳納等“高”收益的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，對人事檔案管理工作的重視程度不高。

（1）缺少專業(yè)檔案管理人員隊伍。檔案管理人員是檔案管理的具體操作者，其專業(yè)水平直接決定了檔案管理的整體水平。目前，勞務(wù)派遣機構(gòu)和人才服務(wù)中心，都很少配備專業(yè)的檔案管理人員。絕大多的檔案管理人員缺少專業(yè)知識儲備，全靠在工作中摸索積累經(jīng)驗方法。在開展檔案專項審查時發(fā)現(xiàn)，很少有單位配備專職檔案管理人員，很多單位不得不聘請退休的人事干部來整理檔案，人事檔案管理人員青黃不接的情況十分嚴(yán)重。

（2）檔案管理人員缺少業(yè)務(wù)教育培訓(xùn)。根據(jù)《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》，檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育每年累計不少于90學(xué)時，但由于缺少有效監(jiān)督，勞務(wù)派遣機構(gòu)和人才服務(wù)中心的人事檔案管理人員很少能夠達(dá)到要求。作為檔案管理機構(gòu)支持和提供繼續(xù)教育的積極性不強，造成檔案管理人員專業(yè)知識更新慢，不能夠及時拓展專業(yè)技能、完善知識結(jié)構(gòu)、提高能力素養(yǎng)。

（3）檔案管理人員敬業(yè)精神和積極性不足。檔案管理工作看似默默無聞，卻關(guān)系到存檔人員一生的成長成才。這就要求檔案管理人員在具備專業(yè)能力的同時，還要具有較強的思想政治水平、事業(yè)心和責(zé)任感，具有兢兢業(yè)業(yè)、無私奉獻(xiàn)的工作態(tài)度。而現(xiàn)實中，由于檔案管理機構(gòu)對檔案管理工作的重視程度不高，直接造成其內(nèi)部從事檔案管理人員的責(zé)任感和積極性不強，工作中存在著“多一事不如少一事”的工作態(tài)度和作風(fēng)。

四、勞務(wù)派遣人員檔案管理改進(jìn)對策

加強勞務(wù)派遣人員檔案管理，是一項需要檔案管理機構(gòu)、用工單位和勞務(wù)派遣人員三方共同努力協(xié)作的系統(tǒng)工程。針對勞務(wù)派遣人員檔案管理中存在的問題，提出如下幾點建議：

1.檔案管理機構(gòu)

（1）提高檔案管理的責(zé)任感和使命感。檔案管理機構(gòu)應(yīng)切實負(fù)起責(zé)任，從講政治的高度重視檔案管理工作，貫徹落實《干部人事檔案工作條例》有關(guān)要求，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，努力提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

（2）加強檔案管理的制度建設(shè)。以建章立制為抓手，進(jìn)一步完善內(nèi)部檔案管理制度和規(guī)范，通過制度建設(shè)，優(yōu)化流程，規(guī)范管理，提高標(biāo)準(zhǔn)。加強對檔案管理工作的監(jiān)督檢查，規(guī)范檔案借閱、審查、轉(zhuǎn)遞流程，維護(hù)干部人事檔案的嚴(yán)肅性、安全性與完整性。

（3）加強檔案管理人員隊伍建設(shè)。按照《中國人民共和國檔案法》規(guī)定，做好檔案管理人員繼續(xù)教育工作，努力提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)。創(chuàng)造條件配備專業(yè)的檔案管理人員，重視檔案管理人員職業(yè)生涯發(fā)展，為他們能夠安心工作創(chuàng)造條件。

（4）加大檔案管理信息化投入力度。提高干部人事管理信息化水平，配備專用計算機、掃描儀、傳真機等專業(yè)信息化設(shè)備，進(jìn)一步完善電子檔案。加強保管、立足利用，通過信息化手段提高人事檔案的利用效率。探索利用微信、短信等手段，開發(fā)檔案轉(zhuǎn)遞跟蹤，保障檔案轉(zhuǎn)遞安全到位。

2.用工單位

（1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)用工用人觀念。用工單位要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變用人觀念，在深化事業(yè)單位人事制度改革方面下功夫，在人事檔案管理方面做到編內(nèi)編外一視同仁，把勞務(wù)派遣人員視作本單位人才隊伍的重要組成部分。把加強勞務(wù)派遣人員檔案管理作為關(guān)心關(guān)愛職工、提升單位凝聚力的重要工作，以勞務(wù)派遣人員高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好檔案管理工作。

（2）及時生成、移交檔案材料。及時生成勞務(wù)派遣人員檔案材料，并敦促勞務(wù)派遣人員提交檔案材料，做好檔案材料的規(guī)范化整理工作。對于缺少或不規(guī)范的材料，及時通知勞務(wù)派遣人員補充完善。加強與檔案管理機構(gòu)的聯(lián)系，建立定期移交檔案材料的工作機制。

（3）加強檔案管理的宣傳教育力度。在本單位開展多種形式的宣傳培訓(xùn)活動，向勞務(wù)派遣人員宣傳人事檔案管理的政策規(guī)定和人事檔案的重要性，明確告知檔案缺失可能帶來的危害，從思想意識入手，幫助勞務(wù)派遣人員轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案管理的重視程度。

3.勞務(wù)派遣人員

（1）端正對檔案管理的態(tài)度。勞務(wù)派遣人員應(yīng)充分認(rèn)識人事檔案的重要性，辟除人事檔案“無用論”的思想觀念，轉(zhuǎn)變對人事檔案不聞不問的態(tài)度，切不可出現(xiàn)隨意“棄檔”的情況。對于歸入檔案的材料，要認(rèn)真填寫，減少涂改，涉及日期、證件號碼等信息不可憑印象隨意填寫，要認(rèn)真核對，確保填寫內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。

（2）積極配合檔案管理工作。

勞務(wù)派遣人員應(yīng)與所在單位人事部門聯(lián)系，按要求及時提交檔案材料，積極配合人事部門做好檔案材料的移交工作。與檔案機構(gòu)聯(lián)系，及時了解檔案管理情況，配合檔案管理機構(gòu)補充完善檔案材料。在工作調(diào)動時，及時與檔案管理機構(gòu)聯(lián)系，跟蹤了解檔案去向。

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（作者單位：1.中國標(biāo)準(zhǔn)化研究院，2.中國消費者報社）