信息化管理在醫(yī)學(xué)科研檔案管理中的應(yīng)用及特點分析

張曉君

摘 要：目前，部分衛(wèi)生健康單位在實施檔案管理方面仍存在較為落后的理念及管理方式，這將極大阻礙醫(yī)學(xué)檔案價值的有效發(fā)揮，對于推動醫(yī)學(xué)進(jìn)一步發(fā)展也造成了一定阻礙，這些都為醫(yī)學(xué)科研檔案管理者提出了更加嚴(yán)格的要求。相關(guān)管理者必須順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，在信息化背景下實現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案的信息化管理，提升檔案管理質(zhì)量和水平，為醫(yī)學(xué)科研穩(wěn)步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。本文從科研檔案的意義及特點入手，分析當(dāng)前醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作現(xiàn)狀，探究實現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案管理信息化發(fā)展的意義及有效舉措，以期為提升科研檔案管理有效性提供資料參考，更好發(fā)揮檔案價值。

關(guān)鍵詞：信息化管理;醫(yī)學(xué)科研;檔案管理

醫(yī)學(xué)科研檔案就是從事醫(yī)學(xué)相關(guān)的科技人員在多項研究活動過程中產(chǎn)生的直接、間接檔案，形式多樣，其中包括圖表、影像、文字、聲音等，是對于科學(xué)研究的原始、詳細(xì)記錄。醫(yī)學(xué)科研檔案在醫(yī)學(xué)科研發(fā)展過程中起到重要載體作用，其中包含科技專利、相關(guān)成果、高新技術(shù)等豐富內(nèi)涵，對于衛(wèi)生健康單位來說是極為寶貴的信息資源。各大醫(yī)院科研項目及成果數(shù)量的增加以及對于檔案重視程度的提升使得各個衛(wèi)生單位愈加重視醫(yī)學(xué)科研檔案的記錄和管理?，F(xiàn)代科技的發(fā)展使得信息化管理在各個領(lǐng)域中得到愈加廣泛的應(yīng)用，對于衛(wèi)生健康單位來說亦是如此，信息化時代背景下推動檔案管理信息化發(fā)展成為新的挑戰(zhàn)和方向。如何在新形勢下運用信息化管理途徑成為大數(shù)據(jù)時代相關(guān)工作者亟需面臨和解決的問題。

一、科研檔案的意義及特點

1.科研檔案的意義

（1）為醫(yī)學(xué)科研奠定基礎(chǔ)

醫(yī)學(xué)科研檔案是從事醫(yī)學(xué)相關(guān)的科技人員在多項研究活動過程中產(chǎn)生的檔案，形式包括圖表、影像、文字、聲音等，是對于科學(xué)研究的原始、詳細(xì)記錄，在醫(yī)學(xué)科研發(fā)展過程中起到重要載體作用。醫(yī)學(xué)科研檔案的存在能夠使得相關(guān)研究人員詳細(xì)準(zhǔn)確了解各個時期國內(nèi)外相關(guān)科研人員對于某一課題的研究進(jìn)展，進(jìn)而以此為基礎(chǔ)進(jìn)行進(jìn)一步探究和創(chuàng)新，故而醫(yī)學(xué)科研檔案為科研奠定堅實基礎(chǔ)。

（2）為科研質(zhì)量提供保障

科研成果并非一蹴而就的事情，而是長時間科研實踐的匯總和積累，而若想實現(xiàn)科研成果向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化則首先需要以真實完整的檔案作為支撐。綜合性醫(yī)院規(guī)模逐年擴(kuò)大，醫(yī)教研一體化發(fā)展已成為主要發(fā)展方向之一，因此醫(yī)務(wù)工作者需要準(zhǔn)確把握時代發(fā)展趨勢，掌握專業(yè)發(fā)展最新趨勢，同時提升自身綜合素質(zhì)，創(chuàng)新思路，重視醫(yī)學(xué)科研檔案的記錄和管理，記錄科研過程中的最新成果和經(jīng)驗，為醫(yī)學(xué)科研的質(zhì)量提升提供保證。

（3）為科研工作提供評判依據(jù)

科研檔案不僅是對科研過程的記錄，同時也是對于科研工作質(zhì)量、人員管理水平、人員綜合素質(zhì)等重要的評判標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)?？蒲薪?jīng)費投入、科研成果產(chǎn)出等是評判醫(yī)院科研工作進(jìn)展?fàn)顩r的有力切入點，可據(jù)此得出更加全面、客觀的結(jié)論和評價。

2.科研檔案的特點

醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)學(xué)相關(guān)研究者在眾多科研工作過程中產(chǎn)生的檔案資料，其中包括文字、影像、圖片等諸多形式，因醫(yī)學(xué)領(lǐng)域范圍廣闊，因此與之相關(guān)的醫(yī)學(xué)科研以及產(chǎn)生的檔案也涵蓋了諸多學(xué)科，醫(yī)學(xué)科研檔案具有了多層次以及綜合性等特點。醫(yī)學(xué)科研檔案主體突出，且具有較強(qiáng)學(xué)科性，是在長時間科研活動中產(chǎn)生的，故而具備綜合性學(xué)科特點。對醫(yī)學(xué)科研檔案涉及范圍廣泛，但是人員在進(jìn)行科研工作時往往針對性較強(qiáng)，均是按照外科、兒科、內(nèi)科等專門學(xué)科分類進(jìn)行，僅就某一專門項目開展，因此檔案管理具有個別性，所有檔案均屬于某一具體項目的某一部分，而匯聚起來又稱為整體性檔案。不僅在科研活動中如此，科研檔案管理也許如此，檔案的專業(yè)性需得到尊重和保證。科研周期決定了科研檔案周期，因為科學(xué)研究活動最主要特征就是包括連續(xù)性強(qiáng)、周期長以及記錄性完整等，因此檔案形成周期也較長。醫(yī)學(xué)科研綜合性強(qiáng)，在實施科研活動過程中常會出現(xiàn)多種項目協(xié)作的狀況，而這些都將于檔案中得到真實反映。分析醫(yī)學(xué)科研檔案特點對于提升檔案管理科學(xué)性、有效性、合理性有關(guān)鍵意義。

二、當(dāng)前醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作現(xiàn)狀

1.對檔案管理工作重視度不高

部分衛(wèi)生健康單位存在資源緊張、工作繁重等現(xiàn)象，同時管理人員緊缺，因此對于醫(yī)學(xué)科研檔案管理的重視程度不高，管理水平低下、方式落后，不僅如此，一些單位經(jīng)費也較為緊張，因此在檔案管理設(shè)備配置方面存在不足，對于檔案信息化管理造成阻礙。這將直接導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研檔案管理滯后，一些科研檔案管理部門甚至并未建立起系統(tǒng)科研檔案目錄，在管理方面仍沿用傳統(tǒng)人工管理，故而檔案管理費時費力，且后期資源查詢困難，應(yīng)用價值無法得到有效發(fā)揮，造成檔案資源浪費。

2.缺乏完善檔案管理制度

多數(shù)醫(yī)院在現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)背景下依然采用傳統(tǒng)管理方式和制度，并未實現(xiàn)與時代發(fā)展趨勢緊密結(jié)合的嚴(yán)謹(jǐn)性，這樣的管理制度缺乏可行性和科學(xué)性，因此并不能對醫(yī)學(xué)科研事業(yè)起到有效推動作用，甚至可能在一定程度上致使其停滯不前。完善檔案管理制度的缺乏還會使得檔案管理無法融入至管理日程中，缺乏建檔同步性，醫(yī)學(xué)科研檔案的完整性、真實性無法得到有效保障。另外，系統(tǒng)制度的缺乏會造成工作人員產(chǎn)生投機(jī)心理及懈怠情緒，進(jìn)而造成檔案管理人員責(zé)任意識缺乏，在工作中敷衍了事，檔案分類錯誤、原始檔案丟失、數(shù)據(jù)損壞等也將隨之而來，不利于檔案管理有效性和提升，也不利于醫(yī)學(xué)科研工作的開展。

3.人員責(zé)任意識有待增強(qiáng)

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，越來越多醫(yī)院管理者愈發(fā)重視科研成果和自主研發(fā)，但是由于多數(shù)醫(yī)院工作者為醫(yī)學(xué)專業(yè)出身，因此對于檔案管理的了解程度并不高。多數(shù)醫(yī)院并未設(shè)立專門檔案管理小組，參與醫(yī)療檔案管理的大多非專業(yè)人員，常有其他崗位醫(yī)療工作者兼職完成，故而檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，對于檔案管理重要性的認(rèn)識也存在不足，在工作的過程中存在態(tài)度不端正、組織松散等問題，在實施檔案管理時無法實現(xiàn)責(zé)任意識的提升，科研數(shù)據(jù)的嚴(yán)謹(jǐn)性以及檔案資源的真實性無法得到保證，對科研管理工作的正式開展造成阻礙。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低

在科研檔案中，科室及學(xué)科是其最主要分檔類別，且其中涉及大量專業(yè)數(shù)據(jù)及相關(guān)資料，因此在醫(yī)學(xué)科研檔案管理過程中必須擁有專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的綜合性人才。而在實際檔案管理過程中，多數(shù)人員僅具備一定醫(yī)學(xué)知識，而對于互聯(lián)網(wǎng)、英語、管理學(xué)等方面的知識則掌握不強(qiáng)，綜合素質(zhì)偏低，這就造成醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作無法保質(zhì)保量完成，管理工作形式化嚴(yán)重。

三、實現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案信息化管理的意義及舉措

1.實現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案信息化管理的意義

（1）促進(jìn)信息資源優(yōu)化

醫(yī)學(xué)科研檔案的信息化管理對于提升檔案管理效率，高效實現(xiàn)檔案的歸檔、儲存、更新以及查閱等有極為關(guān)鍵的意義，減輕人員工作量，提升檔案管理質(zhì)量。此外，信息化檔案管理的優(yōu)勢還在于內(nèi)部檔案管理平臺的建立，通過外部局域網(wǎng)實現(xiàn)檔案收集、審核等一體化管理，不僅可以實現(xiàn)檔案管理水平的提升，還能保證檔案實時性和真實性，同時推動檔案交流整合，實現(xiàn)檔案共享，最大化發(fā)揮檔案資源利用率。

（2）改善文件歸檔形式

醫(yī)學(xué)科研檔案信息化管理的實現(xiàn)可以在很大程度上減少相關(guān)管理人員工作量，降低工作難度，同時醫(yī)院可以通過信息化管理平臺進(jìn)行檔案的統(tǒng)一有效管理，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式，在檔案管理過程中充分運用多種現(xiàn)代化信息科技，通過計算機(jī)等設(shè)備以及文件存儲系統(tǒng)將科研檔案按照類別、時間等進(jìn)行收集和管理，優(yōu)化檔案管理方式，提升檔案管理效率。

（3）創(chuàng)新科研檔案管理模式

信息化檔案管理的推行極大改變了檔案管理形式，紙質(zhì)檔案管理模式逐步被網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化取代，這樣一方面有效減少了知識檔案的儲存空間，另一方面在很大程度上減少了管理成本，財力、物力都可以得到一定節(jié)省。不僅如此，人員工作強(qiáng)度在信息化實現(xiàn)的同時也將極大減輕，且人為干預(yù)的減少降低了數(shù)據(jù)出錯的概率。檔案管理數(shù)字化發(fā)展提升了醫(yī)學(xué)科研檔案管理的規(guī)范性和有效性，可推動醫(yī)學(xué)及其醫(yī)療事業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展。

2.實現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案信息化管理的舉措

（1）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

檔案管理工作說到底是人的工作，因此提升人員綜合素質(zhì)是實現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案信息化管理的關(guān)鍵一環(huán)，只有高素質(zhì)檔案管理人才才能有效提升信息化管理水平。對此，醫(yī)院及相關(guān)部門必須重視對于檔案管理人員的培訓(xùn)，為信息化管理的實現(xiàn)提供人才支撐。理論是實踐的基礎(chǔ)，只有人員擁有扎實理論基礎(chǔ)才可能通過理論指導(dǎo)實踐，提升管理能力，因此醫(yī)院在對人員實施培訓(xùn)前應(yīng)首先掌握其檔案管理理論知識掌握水平，然后根據(jù)人員所缺進(jìn)行針對性教學(xué)方案設(shè)計，提升培訓(xùn)有效性。除檔案管理理論知識的培訓(xùn)之外，檔案管理者還應(yīng)接受互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)等相關(guān)知識的培訓(xùn)，同時培養(yǎng)人員責(zé)任意識，提升人員對于檔案管理的重視程度，全面提升人員綜合素質(zhì)，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展。在培訓(xùn)后期還要重視反饋環(huán)節(jié)的設(shè)立，了解人員培訓(xùn)成果，針對其中存在的問題在之后的培訓(xùn)工作中予以有效修正。

（2）完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度對于醫(yī)學(xué)科研檔案信息化的實現(xiàn)有重要意義，是提升人員管理能力、提升檔案管理規(guī)范性，推動科研項目順利開展的制度保證。一體化檔案管理的實現(xiàn)可以實現(xiàn)科研檔案的一體化管理，規(guī)范性更強(qiáng)，人員在實施管理時有制度遵循，對于檔案歸檔、管理、查閱等有效性的提升有關(guān)鍵意義。管理制度的完善還包括獎懲制度的設(shè)立，對于檔案的收集和整理要及時有效，對于逾期部門予以懲罰。醫(yī)院在實施檔案管理時可以在順應(yīng)時代發(fā)展趨勢下綜合多方意見，制定行之有效而又靈活的高效管理制度，確保制度的可實施性，推動檔案管理信息化水平，促使檔案管理向規(guī)范化、制度化發(fā)展。

（3）加強(qiáng)檔案管理成本投入

信息化管理的實現(xiàn)離不開資金的投入，對于醫(yī)學(xué)科研檔案管理來說，醫(yī)院要首先提升對其重視程度，將資金分配向檔案管理方面傾斜，積極引入現(xiàn)代化設(shè)備以及管理技術(shù)，其中設(shè)備包括空調(diào)、除濕器、滅火器、攝影機(jī)、打印機(jī)等一系類相關(guān)工具;技術(shù)包括網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)引入、局域網(wǎng)信息平臺構(gòu)建等，為工作人員的統(tǒng)計、檢索以及編制提供支撐，降低人員工作壓力，提升信息化管理水平。此外，成本投入還包括對于檔案管理人員薪資福利的改善，制定針對性人力資源管理制度，以此激發(fā)人員工作積極性。

（4）構(gòu)建檔案管理的信息化平臺

信息化管理平臺的建立是醫(yī)學(xué)科研檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)的重點，醫(yī)院要從硬件設(shè)施、軟件設(shè)置兩方面考慮進(jìn)行平臺構(gòu)建，硬件包括網(wǎng)絡(luò)交流平臺以及數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等，軟件則是指檔案管理人才、針對性管理制度等。相關(guān)工作人員要緊抓專業(yè)發(fā)展最新形勢，加強(qiáng)人員間的溝通交流，共同構(gòu)建信息化管理平臺。另外，多種軟件開發(fā)也是技術(shù)人員工作重點，唯有如此才能為醫(yī)學(xué)科研檔案管理信息化的實現(xiàn)提供強(qiáng)大支撐，促進(jìn)科研事業(yè)發(fā)展，提升醫(yī)院核心競爭力。

四、結(jié)語

科研檔案是科學(xué)研究工作者在實踐活動中產(chǎn)生的具有極高價值的資料，對于推動學(xué)科發(fā)展有極為關(guān)鍵的作用。而醫(yī)學(xué)科研檔案則是在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域內(nèi)形成的、有利于提升醫(yī)療服務(wù)水平的資源，同時具備連續(xù)性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)、周期長、學(xué)科性突出等諸多特點。越來越多醫(yī)院開始重視醫(yī)學(xué)科研檔案的管理，而大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)也愈發(fā)明顯，實現(xiàn)檔案信息化管理成為最主要發(fā)展方向之一。對此，醫(yī)院應(yīng)積極分析目前科研檔案管理存在的問題，積極組建專業(yè)檔案管理小組，從加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)、完善檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理成本投入、構(gòu)建檔案管理的信息化平臺等方面推動檔案管理現(xiàn)代化，不斷提高信息化管理水平，發(fā)揮科研檔案價值，推動醫(yī)學(xué)科研健康發(fā)展。

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（作者單位：福建省南平市第二醫(yī)院）