人事檔案的數(shù)字化管理

廖賢達(dá) 劉中花

人事檔案是個(gè)人成長(zhǎng)的全部過(guò)程的真實(shí)記錄，是一個(gè)人思想品德、個(gè)人閱歷、業(yè)務(wù)才干、工作實(shí)績(jī)等各方面的綜合體現(xiàn)，是單位或部門(mén)建立高能力高素質(zhì)人才隊(duì)伍的牢靠依據(jù)。在新時(shí)代背景下，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)工具實(shí)行人事檔案數(shù)字信息化管理，能夠極大地節(jié)省人力物力資源，保障人事檔案資料的安全性，對(duì)人事檔案管理工作達(dá)到事半功倍的效果，有利于人事檔案管理走向規(guī)范化、數(shù)字化。

數(shù)字信息化管理查閱的靈活性

干部人事檔案一般按內(nèi)容細(xì)分為十大類，第一類是履歷類材料；第二類是自傳和思想類材料；第三類是考核鑒定類材料；第四類是學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類材料，第四類按學(xué)歷、職稱、學(xué)術(shù)教育培訓(xùn)又分為3個(gè)小類；第五類是審查、審計(jì)、審核和申訴以及廉潔情況類材料；第六類是黨、團(tuán)類材料；第七類是表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料；第八類是違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料；第九類是工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表類材料，按工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表又分為3個(gè)小類；第十類是健康檢查工傷事故、治喪檔案報(bào)送審核、公務(wù)員申訴等其他材料。十大類材料可按照材料形成的時(shí)間排序，也可按照材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排列順序。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理，絕大多數(shù)是將檔案資料以人員為單位按十大類別存放在檔案盒或文件柜里，查閱檔案要翻箱倒柜找盒子，很是不方便，工作效率低下，并且容易造成原始檔案的損壞、蟲(chóng)咬、霉?fàn)€等，管理起來(lái)工作量大、查詢利用率低，很難適應(yīng)新時(shí)代人事檔案管理的需要。干部人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案的十大類信息進(jìn)行掃描、加工，分類存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)指定位置，需要時(shí)通過(guò)系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)一鍵查詢和打印，同時(shí)可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)時(shí)共享調(diào)用，體現(xiàn)出人事檔案數(shù)字信息化管理的靈活性、方便性，提高了人事檔案管理工作效率。

數(shù)字信息化管理的持久保護(hù)性

人事檔案紙質(zhì)資料是記載個(gè)人成長(zhǎng)歷史最原始的信息，具備法律性、原始證據(jù)性等特點(diǎn)，特別是在涉及個(gè)人切身利益的選拔任用、職稱評(píng)審、工資晉級(jí)等方面，有著重要的憑證作用，顯而易見(jiàn)，保護(hù)好人事檔案紙質(zhì)載體是何等的重要。實(shí)施人事檔案數(shù)字信息化管理，使用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能查閱電子檔案，能夠解決原始紙質(zhì)檔案資料因頻繁接觸而造成的破損等問(wèn)題，達(dá)到持久保存和保護(hù)人事檔案資料的目的，同時(shí)也省去了逐卷逐頁(yè)查找檔案資料的時(shí)間，減少了紙質(zhì)檔案資料翻閱次數(shù)，極大地提升工作效率。

數(shù)字信息化管理的安全性

人事檔案資料具有完整性、真實(shí)性、可靠性、機(jī)密性等特性，是檔案管理工作的核心，只有具有這些特性的檔案資料才能為單位或部門(mén)提供科學(xué)可靠的決策依據(jù)。偽造、涂改檔案資料的現(xiàn)象近年來(lái)屢屢被曝光，在社會(huì)上造成惡劣的影響，這些現(xiàn)象反映了當(dāng)前檔案管理工作中存在一定的安全漏洞。實(shí)施檔案數(shù)字信息化管理，設(shè)置查閱檔案的審批權(quán)限范圍，系統(tǒng)日志查詢自動(dòng)記錄每一次查閱檔案資料操作過(guò)程，個(gè)人檔案信息內(nèi)容的更改和操作的具體日期在系統(tǒng)日志上留有詳細(xì)記錄，從源頭上杜絕了檔案資料在整理、歸檔、收集、轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)中出現(xiàn)人為的偽造、涂改檔案現(xiàn)象，確保了人事檔案資料的安全。

數(shù)字信息化管理的可行性

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)干部人事檔案資料通過(guò)掃描轉(zhuǎn)化為JPG或PDF格式并加工后存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)預(yù)設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，這種保存方式安全長(zhǎng)久、可隨時(shí)調(diào)用、不易丟失，在Windows操作系統(tǒng)下搭建Apache服務(wù)器軟件、PHP程序語(yǔ)言、MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)并配置相關(guān)參數(shù)后在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行信息交互，利用PHP程序語(yǔ)言通過(guò)Web信息服務(wù)端口對(duì)存放在數(shù)據(jù)庫(kù)的JPG、PDF等文檔進(jìn)行增加、刪除、查詢、修改、排序等操作，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化管理。通過(guò)對(duì)十大類人事檔案材料的增加、修改、刪除等操作，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)關(guān)聯(lián)個(gè)人檔案目錄，實(shí)時(shí)上傳個(gè)人相關(guān)檔案材料、導(dǎo)出個(gè)人檔案目錄及所有檔案材料。只要鼠標(biāo)輕輕一點(diǎn)就能實(shí)現(xiàn)干部人事檔案十大類資料的調(diào)檔，操作方便快捷，省去了人工翻查人事檔案資料的繁瑣，極大地節(jié)約人力物力資源，提高了干部人事檔案管理的工作效率。

全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作和《廣西氣象部門(mén)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案（2019—2021）》的開(kāi)展，解決了人事檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等問(wèn)題，特別是對(duì)干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、獎(jiǎng)懲情況、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等重要信息的審核，給數(shù)字信息化管理的實(shí)施提供了有利條件，保證了數(shù)字信息化管理的數(shù)據(jù)真實(shí)性和完整性。

2017年7月1日國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布了《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，對(duì)人事檔案數(shù)字信息化管理的實(shí)施提出新的要求和技術(shù)規(guī)范，對(duì)人員、目錄建庫(kù)、紙質(zhì)檔案掃描、圖像處理、圖像數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換共享、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全管理等一系列環(huán)節(jié)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作出明確的規(guī)范，對(duì)干部人事檔案數(shù)字化、檔案信息、數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)、原始圖像數(shù)據(jù)、優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)等術(shù)語(yǔ)給出了標(biāo)準(zhǔn)的定義和解釋，規(guī)定干部人事檔案數(shù)字化信息管理的信息數(shù)據(jù)必須具備真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。

實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化管理是新形勢(shì)下的新要求，順應(yīng)新時(shí)期信息化技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r，采用數(shù)字信息化管理手段，能夠極大地提高人事檔案管理的便捷性，降低人事檔案管理的人力財(cái)力成本，有利于人才資源潛力的開(kāi)發(fā)，為干部提拔任用提供可靠依據(jù)，有效提高人事檔案的管理利用效率。檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代潮流、緊跟時(shí)代發(fā)展的新舉措新要求。它將進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，加快社會(huì)進(jìn)步的步伐。

作者單位 廣西百色市氣象