電子檔案管理系統(tǒng)在公共資源交易領(lǐng)域的應(yīng)用

楊凱杰

（山東省萊陽市檔案館，山東 萊陽 265200）

隨著信息化的高速發(fā)展，電子檔案管理系統(tǒng)已成為檔案管理系統(tǒng)中的一種新模式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)相比，電子檔案管理系統(tǒng)具有容量大、效率高、能耗低、更安全的顯著優(yōu)勢，尤其針對檔案管理壓力巨大的公共資源交易領(lǐng)域來說，紙質(zhì)檔案庫房存儲面積有限，每年需對數(shù)十萬卷新增的檔案進行有效存放管理，亟需引入電子檔案管理系統(tǒng)來緩解日益劇增的存儲壓力。

1 電子檔案管理系統(tǒng)簡介

電子檔案管理系統(tǒng)，顧名思義是使用電腦管理電子文檔數(shù)據(jù)的一套專業(yè)軟件系統(tǒng)。2017年，國家檔案局辦公室印發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，該規(guī)定對電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能，包括系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理八個方面提出了明確要求，是建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的重要依據(jù)。

2 公共資源交易領(lǐng)域電子化發(fā)展

近年來，隨著電子化程度的不斷提高，各地公共資源交易中心招投標活動所需的紙質(zhì)檔案越來越多地被電子檔案所取代，遠程評標、不見面開標等新業(yè)務(wù)模式也越來越普及。《電子招標投標辦法》明確規(guī)定，資格預(yù)審文件、資格預(yù)審公告、招標文件、招標公告、投標邀請書、中標通知書、合同等數(shù)據(jù)電文，應(yīng)當按照《中華人民共和國電子簽名法》和招標文件的要求進行電子簽名并進行電子存檔。其目的就是為了深入推進公共資源交易領(lǐng)域招投標業(yè)務(wù)的電子化發(fā)展，一是提高時間效率，減少紙張浪費，優(yōu)化當?shù)貭I商環(huán)境，為投標企業(yè)節(jié)約資金和人力成本；二是有助于公共資源交易中心更好發(fā)揮監(jiān)管職能，做到事前公告到位、事中監(jiān)督有力、事后追溯便捷，使企業(yè)參與招投標的過程更加公開透明，既提高了交易效率又踐行了交易公開的原則。同時，開評標過程中對招標人、代理機構(gòu)、評標專家們的錄音錄像監(jiān)控也是公共資源交易中心實現(xiàn)監(jiān)管職能的重要依據(jù)。

公共資源交易領(lǐng)域的電子化發(fā)展帶來了海量數(shù)據(jù)，那么如何存儲好、管理好這些數(shù)據(jù)就成為公共資源交易中心需要面對的難題。2019年，國家發(fā)展改革委發(fā)布的《關(guān)于深化公共資源交易平臺整合共享的指導意見》指出，要抓緊解決公共資源交易平臺電子檔案、技術(shù)規(guī)范、信息安全等問題。在公共資源交易領(lǐng)域中引入電子檔案管理系統(tǒng)，正是解決這一問題的有效途徑。

3 電子檔案管理系統(tǒng)在公共資源交易領(lǐng)域中的應(yīng)用

電子檔案管理系統(tǒng)的主要功能是采集接收公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文檔和數(shù)據(jù)，并對電子文檔進行有效地存儲和管理。

3.1 電子檔案的接收和采集

首先，電子檔案管理系統(tǒng)與公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間需制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，確保檔案數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)做到無縫對接，提高檔案數(shù)據(jù)來源的可靠性。其次，電子檔案管理系統(tǒng)需事先設(shè)定目錄結(jié)構(gòu)，每次招投標活動結(jié)束后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)目錄結(jié)構(gòu)自動將檔案數(shù)據(jù)分類傳輸至電子檔案管理系統(tǒng)，電子檔案管理系統(tǒng)將自動檢測檔案內(nèi)置目錄結(jié)構(gòu)中的元數(shù)據(jù)是否完整。一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不完整，電子檔案管理系統(tǒng)立刻提醒交易中心工作人員進行核查，同時系統(tǒng)還應(yīng)具備手動上傳功能，在特殊情況下工作人員可手動掃描紙質(zhì)文檔上傳，以完善檔案信息。為了保證電子檔案數(shù)據(jù)的真實性和獨立性，電子檔案管理系統(tǒng)與公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)是相互獨立的，且數(shù)據(jù)流向只能由公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)向電子檔案管理系統(tǒng)傳輸，最大程度避免檔案數(shù)據(jù)被修訂篡改。

3.2 電子檔案的存儲和管理

《中華人民共和國招標投標法（修訂草案公開征求意見稿）》規(guī)定：“招標檔案的保存期限為自招標結(jié)束之日起至少十五年。招標檔案可以用電子檔案方式保存。”以長沙公共資源交易中心為例，每年監(jiān)控數(shù)據(jù)就有50000GB(48.8T），如此大規(guī)模的電子交易數(shù)據(jù)是一般的存儲方式無法容納的，一般可采用企業(yè)級藍光光盤刻錄的存儲方式進行電子檔案的安全存儲。安全存儲過后的電子檔案還需要進行有效管理，主要通過三方面進行：

1）電子檔案案卷配置。系統(tǒng)提供文件目錄配置功能，文件目錄信息包括：目錄名稱、目錄編號、其他信息。檔案管理員能夠進行文件目錄的詳細配置、文件目錄的修改、刪除、停用操作。詳情配置通過選擇文件目錄，填寫詳情名稱、詳情編號、上級詳情、詳情排序、文件后綴限制、文件目錄最大文件數(shù)量、單個文件最大大小、詳細著錄詳細、其他詳細后，完成文件目錄詳情的添加，并能為其新增子詳情，進行修改、刪除操作。

2）電子檔案目錄查詢。系統(tǒng)提供檔案全宗信息配置功能，檔案全宗信息包括：全宗名稱、全宗編號、責任者、全宗機構(gòu)沿革、機構(gòu)性質(zhì)沿革、內(nèi)設(shè)機構(gòu)及主要職責檔案基本情況、檔案管理現(xiàn)狀等信息，管理員新建全宗信息與檔案案卷建立關(guān)聯(lián)關(guān)系后，只需提供案卷目錄名稱或編號，使用人即可使用檔案查詢功能。

3）電子檔案統(tǒng)計功能。系統(tǒng)能夠自動記錄電子檔案的歸檔信息、借閱信息和下載信息，通過圖表展示各類信息資源使用情況。

3.3 電子檔案的查閱和調(diào)用

電子檔案涉及公共資源交易參與各方的個體信息和相關(guān)商業(yè)機密，應(yīng)當經(jīng)過嚴格的審批方可對其進行查閱和調(diào)用。2019年4月25日，國家發(fā)展改革委辦公廳印發(fā)的《公共資源交易平臺服務(wù)標準（試行）》（發(fā)改辦法規(guī)[2019]509號）指出，“應(yīng)建立檔案查詢制度，依法依規(guī)提供檔案查詢功能。應(yīng)做好檔案查詢記錄，并確保檔案的保密性、完整性。”根據(jù)公共資源交易中心人員的不同職能，電子檔案管理系統(tǒng)可將交易中心用戶分為兩類：檔案管理員和檔案審核人。檔案管理員主要負責對檔案的日常管理，負責審查預(yù)歸檔申請、歸檔申請、借閱申請、銷毀申請等操作流程，對歸檔信息進行確認和維護。檔案審核人根據(jù)其實際權(quán)限對系統(tǒng)中的電子檔案進行查閱，對重大事項進行審核，可通過統(tǒng)計報表能夠?qū)n案系統(tǒng)有直觀地了解。

當有借閱人發(fā)起借閱申請，需填寫借閱相關(guān)信息交檔案管理員審查，再由檔案管理員交檔案審核人審核。檔案管理員和檔案審核人能夠查看的光盤借閱信息包括：借閱人、單位名稱、借閱內(nèi)容、借閱用途、申請時間、審核狀態(tài)、借閱狀態(tài)。對于通過審批的借閱人，檔案管理員將檔案查看權(quán)限授予借閱人，被授權(quán)的借閱人可在被授權(quán)期間查閱被授權(quán)的檔案信息。借閱授權(quán)到期后檔案將會自動歸還，自動歸還的檔案信息不允許檔案借閱人繼續(xù)查看。

電子檔案可以修改而不留痕跡，可以修改一些標識文件原始憑證的關(guān)鍵信息。因此，原始電子文檔證書必須在創(chuàng)建過程中隨時進行數(shù)字簽名、驗證、驗證和加密，以確保在傳輸和處理過程中不會出現(xiàn)錯誤。這樣可以保證收到的電子文件的原創(chuàng)性、真實性和準確性，從而保證電子文件的法律地位。

在優(yōu)化營商環(huán)境的大背景下，讓數(shù)據(jù)“多跑路”、企業(yè)“少跑腿”是公共資源交易改革的方向，從簡單的數(shù)據(jù)收集整理到復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析歸納，如何充分挖掘公共資源領(lǐng)域大數(shù)據(jù)的潛在價值，將成為公共資源交易領(lǐng)域的下一個重點內(nèi)容。

4 完善公共資源交易檔案信息化管理體系

建議公共資源交易檔案局根據(jù)公共資源交易檔案管理的實際情況，制定詳細、具體、規(guī)范、科學的電子檔案管理規(guī)章制度，加快檔案管理電子化、信息化進程，確保檔案管理信息化的順利實施?？茖W、規(guī)范、合理的公共資源交易檔案管理系統(tǒng)為檔案管理的電子化、信息化建設(shè)提供了有力的依據(jù)和保障。

公共資源交易管理可以參考其他省市制定的公共資源交易檔案信息化(電子化)管理辦法，結(jié)合寧夏實際情況，從檔案形成、檔案傳遞與歸檔、檔案保管、檔案利用與銷毀、檔案監(jiān)督管理等方面進行制度規(guī)范。

5 “電子全過程”是實現(xiàn)公共資源電子檔案管理的基礎(chǔ)

目前，公共資源交易的電子平臺還沒有真正實現(xiàn)“全過程電子化”，一些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)仍然存在紙質(zhì)文件。要實現(xiàn)電子文件管理，必須保證真正的“全過程電子化”。從公共資源交易業(yè)務(wù)：建筑工程、政府采購、土地交易、藥品招標，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多，流程復(fù)雜，交易方式多樣。各種交易方式生成的數(shù)據(jù)是不同的，同一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)是有變化的。對于各種交易方式和每個交易環(huán)節(jié)的每一個變化，都需要實時歸檔相應(yīng)的電子文件。目前，公共資源交易平臺的整合正在全國范圍內(nèi)進行，重點是“統(tǒng)一服務(wù)平臺、統(tǒng)一系統(tǒng)規(guī)則、統(tǒng)一信息共享、統(tǒng)一專家資源”，項目招標、土地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)出讓、國有產(chǎn)權(quán)交易、政府采購、藥品招標等分散項目逐步劃入公共資源交易平臺，最終實現(xiàn)“平臺外不交易”的目標。隨著公共資源交易平臺的整合，對公共資源交易項目的檔案管理提出了新的要求。因為公共資源交易平臺整合后，交易項目和類別會增多，檔案會更廣泛更大。作為標后監(jiān)管的重要組成部分，檔案管理必須適應(yīng)這一變化。這個整合過程可以用來逐步搭建公共資源交易的電子平臺，為電子招投標系統(tǒng)增加一個文件管理模塊。

6 公共資源交易電子文件管理系統(tǒng)的功能

電子交易文件系統(tǒng)根據(jù)建設(shè)項目、政府采購、土地礦產(chǎn)交易、藥品招聘等項目類型，將項目交易數(shù)據(jù)和音視頻數(shù)據(jù)按項目進行分類，交易完成后，從項目錄入、時間地點安排、公告發(fā)布、標段信息、投標登記、保證金繳納、開標評標、中標公示到保證金退還等交易流程，自動生成、編號、分類、存儲、排序、歸檔。同時，系統(tǒng)與公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接，支持系統(tǒng)用戶模糊查詢和在線搜索，實現(xiàn)檔案信息全過程的高效管理。充分實現(xiàn)公共資源交易全過程，永久保存記錄，徹底解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔困難、數(shù)量大、檢索效率低、保存成本高的問題，為政府監(jiān)管提供數(shù)據(jù)支持，為市場主體提供便捷服務(wù)。各方共同努力，推動公共資源交易檔案電子化管理的實現(xiàn)，離不開當?shù)亟灰讬C構(gòu)的重視和推動，也離不開市場相關(guān)領(lǐng)域信息服務(wù)提供者的幫助。建議盡快申請資金建設(shè)公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)，同時考察其他地方已建立的電子檔案系統(tǒng)，以資借鑒

簡而言之，電子文檔的獨特性給歸檔帶來了新的挑戰(zhàn)。選擇正確的歸檔方法，建立有效的歸檔系統(tǒng)，有助于電子文件的歸檔。優(yōu)秀的文檔管理人員應(yīng)該具有較高的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以應(yīng)對文檔管理和使用中的許多變化問題。目前，縣級以上的文檔信息管理已經(jīng)實現(xiàn)，市、市政府正在逐步轉(zhuǎn)向文檔管理信息管理。檔案管理的現(xiàn)代化和檔案的數(shù)字化應(yīng)用是檔案建設(shè)的必然趨勢，加強電子檔案存儲的標準化是加快辦公信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的關(guān)鍵工作。