“五位一體”機制在電網(wǎng)建設項目檔案管理的應用探索

李春芳

（國網(wǎng)甘肅省電力公司定西供電公司，甘肅 定西 743000）

近年來隨著社會的發(fā)展和進步，電網(wǎng)建設項目的數(shù)量也在不斷的增多，形成的檔案數(shù)量也隨之增多，檔案管理的地位和作用也更加突出。但是從電網(wǎng)建設項目檔案管理的實際情況來看，其中還存在一定的問題，檔案管理工作的效率、水平有待提升，也無法為電網(wǎng)建設項目提供有效的檔案依據(jù)，給電網(wǎng)建設也帶來了一定的阻礙。為了改善電網(wǎng)建設檔案管理的現(xiàn)狀，加強五位一體機制的有效應用是十分有必要的，是提升檔案管理水平和效率的有效舉措。

1 電網(wǎng)建設項目管理的重要性

電網(wǎng)建設項目檔案管理是我國電網(wǎng)建設項目中的重要內(nèi)容，是對整個工程建設及管理過程的全面記錄，對于電網(wǎng)建設項目的建設質(zhì)量有著重要的保障作用。電網(wǎng)建設項目管理中包含著項目建設中存在的問題、規(guī)劃、施工、費用等方面的內(nèi)容，做好電網(wǎng)建設項目檔案管理工作，對于不斷的推進電網(wǎng)的集約化以及精細化管理有著重要作用，也是推進電網(wǎng)規(guī)范化建設以及促進電網(wǎng)建設事業(yè)發(fā)展的有效舉措。

如今隨著電網(wǎng)建設項目規(guī)模的擴大，檔案管理也備受重視和關(guān)注。項目檔案管理在工程驗收階段也是十分重要的，在后期維護、擴建以及改造等環(huán)節(jié)也同樣發(fā)揮著重要的作用，是工程項目順利進行的一大重要保證。

2 電網(wǎng)建設項目檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 建檔意識薄弱

目前我國電網(wǎng)建設在檔案管理中，還存在著建檔意識薄弱的問題，過度重視電網(wǎng)建設，缺乏檔案意識。工程管理人員以及領(lǐng)導往往更加重視電網(wǎng)建設項目的立項、審批、施工以及質(zhì)量管理，沒有意識到建檔工作的重視，導致很多電網(wǎng)建設項目竣工驗收后才進行檔案資料的整理，導致檔案的真實性和完整性得不到保證[1]。

2.2 檔案歸檔的過程缺乏監(jiān)督和管理

眾所周知，電網(wǎng)建設項目檔案管理工作，需要與這個項目的建設同時進行，但是由于受到傳統(tǒng)工作相關(guān)以及思維等因素的影響，導致檔案的歸檔范圍并不明確，而且施工單位、監(jiān)理部門在施工期間很容易產(chǎn)生交叉檔案，加上職責分工缺乏規(guī)范性，監(jiān)督部門缺乏對檔案完整性和準確性的檢查，從而很容易引起檔案丟失或者檔案不完整的情況發(fā)生。

2.3 檔案歸檔前的缺乏指導和監(jiān)督

在電網(wǎng)建設項目檔案歸檔前，檔案管理的工作人員由于缺乏對施工進度的認識和了解，缺乏對檔案歸檔前的有效指導，導致沒有及時的收集檔案材料，而且工作人員的工作積極性也存在不高的問題，檔案丟失或者損壞情況頻繁出現(xiàn)，給電網(wǎng)建設項目檔案的歸檔也帶來了較大的影響。

2.4 檔案歸檔文化材料規(guī)范性不足

在進行的檔案管理工作中，在文化材料歸檔過程中由于規(guī)范性不足，非紙質(zhì)文件材料并沒有也文字說明進行統(tǒng)一的歸檔，而且外文材料若是有譯文，也需要進行歸檔，無譯文的則需要譯出題名、目錄才能進行歸檔。歸檔的文件材料通常情況下一式一份，其中比較重要且需要重復利用的則需要增加檔案份數(shù)，并以電子文化的形式加以處理保存，另外也沒有做到紙質(zhì)文件也縮微膠卷同時歸檔。

2.5 缺乏檔案專職人員

當前我國部分電網(wǎng)建設在檔案管理工作中，往往缺乏專職工作人員，一般都是工程技術(shù)人員和一般工作人員來兼職，由于這些工作人員的專業(yè)能力不足，并沒有經(jīng)過專業(yè)的教育和培訓，責任心意識不足，導致檔案管理的水平也出現(xiàn)了參差不齊的情況，甚至出現(xiàn)檔案管理敷衍應付的情況，很難滿足檔案管理的實際需求。

3 五位一體機制在電網(wǎng)建設項目檔案管理中應用的重要性

3.1 規(guī)范項目檔案歸檔管理，創(chuàng)造更高效益

五位一體機制的應用，可以有效加強與實際工作的聯(lián)系，實現(xiàn)各個管理部門的密切配合，從立項到驗收等環(huán)節(jié)可以實現(xiàn)更加規(guī)范的流程管理，而且各個階段都有明確的執(zhí)行標準，為檔案的歸檔管理提供了重要保證，同時也保證了項目檔案的完整性和準確性，為檔案的利用提供了可靠的保證，還能創(chuàng)造出更加的社會以及經(jīng)濟效益。比如說近年來，農(nóng)網(wǎng)改造升級過程中，使用檔案信息管理系統(tǒng)，為農(nóng)網(wǎng)改造和升級提供了35kV主變壓器廠家資料，提供了重要的資料支持，使得農(nóng)網(wǎng)改造的速度得到了明顯的加快，也為整個工程的規(guī)劃和設計提供了更加完整的文件，保證了農(nóng)村的安全供電[2]。

3.2 提高檔案信息化建設水平

五位一體機制的應用，實現(xiàn)了項目檔案管理系統(tǒng)的完善，促進了檔案數(shù)字化建設和管理，使得傳統(tǒng)的檔案借閱方式得到了創(chuàng)新，有效地縮短了檔案的檢索時間，促進了檔案利用率以及工作效率的提升，使得整個檔案歸檔和管理更加的規(guī)范。此外，檔案的數(shù)字化、信息化建設和管理，使得傳統(tǒng)的借閱方式也發(fā)生了改變，彌補了傳統(tǒng)人工翻閱查找的缺陷和不足，促進了檔案管理水平和利用有效率的提升。

4 五位一體機制在電網(wǎng)建設項目檔案管理中的應用措施

4.1 完善電網(wǎng)建設項目檔案管理體系

首先，以統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、層層負責為工作原則，建立完善的分級管理體系，并明確崗位職責和范圍，保證工作人員順利完成職責范圍內(nèi)檔案的整理以及歸檔工作；其次，建立完善的檔案管理組織機構(gòu)，制定統(tǒng)一的工作要求和標準，將項目檔案管理融入到工作標準和崗位責任制中，并按照項目文化的形成的順序以及項目建設的完成情況，來做好項目檔案的形成、整理以及歸檔等工作。

4.2 加強對電網(wǎng)建設項目檔案歸檔過程的嚴格管控

在職責范圍內(nèi)，加強電網(wǎng)建設項目檔案的全過程管理和控制。在電網(wǎng)建設前期，由工作人員做好前期材料的收集和整理工作；設計單位對設計文件以及概預算等進行整理和收集；施工單位負責收集施工文件；建設管理部門對竣工驗收階段所形成的文件進行整理，做好檔案的移交以及歸檔工作；檔案管理人員來加強對檔案的監(jiān)督、指導以及檢查等工作，并協(xié)助重大建設項目檔案竣工驗收等工作。通過加強項目檔案形成全過程的監(jiān)督、指導和管理，保證歸檔工作更加的規(guī)范、完整。

4.3 重視電網(wǎng)建設項目檔案歸檔質(zhì)量標準的審核

檔案管理人員要嚴格的落實檔案歸檔各方面的具體質(zhì)量標準和要求，并對歸檔文件材料的字跡、圖標、簽字蓋章手續(xù)等進行審核；保證字跡滿足耐久性的相關(guān)要求，需要使用不易褪色的書寫材料；歸檔的項目文件需要保證是原件、正本；保證原材料以及固件具備完整的出廠證明、質(zhì)保書以及復測報告等；將項目檔案在檔案信息管理系統(tǒng)上實現(xiàn)著錄、編目以及電子文件的掛接，并由設計院移交PDF或者GWF格式的電子版竣工圖；在電子文件整理過程中還需要注明電子文化的載體類型，并標明載體的序號、檔號、密級以及存入的日期等等，在紙質(zhì)文化移交的同時一并上交相應的電子以及音像材料[3]。

4.4 加強培訓，促進五位一體機制的常態(tài)運轉(zhuǎn)

第一，積極開展檔案管理的專業(yè)培訓，保證檔案管理人員可以掌握專業(yè)的方案管理理論知識，邀請專業(yè)人士對專兼職檔案人員加強檔案收集、分類等工作的指導，并對檔案信息管理系統(tǒng)的應用展開培訓，提高檔案管理人員的相關(guān)操作能力，提高項目檔案歸檔時間，保證檔案歸檔的標準化；第二，將電網(wǎng)建設項目檔案管理方面的規(guī)章制度等內(nèi)容制作成小冊子，并分發(fā)給檔案管理人員以及項目參建單位，做到隨身攜帶，保證可以及時進行查閱，保證檔案的收集和管理可以更好地滿足電網(wǎng)建設項目檔案管理方面的實際需求。

5 五位一體電網(wǎng)建設項目檔案管理的應用實例

5.1 實例一：歸檔更加完整和齊全，為工程的新建和概括提供了重要依據(jù)

項目檔案的歸檔，其目的就是為企業(yè)的經(jīng)營、發(fā)展提供重要的參考依據(jù)。以我國某省新建的電網(wǎng)項目來看，由于新建的工程符合達到了400-450兆瓦，傳統(tǒng)的220kV的變電站已經(jīng)無法滿足新建工程的發(fā)展需求，也會給當?shù)赜脩舻陌踩秒妿碛绊?，這就需要對變電站進行改造和重建。改造和重建需要借助原始設備的有關(guān)數(shù)據(jù)，但是由于設備運行中無法進行有關(guān)的勘察設計工作，若是停電處理還會影響到企業(yè)供電的可靠性，會在一定程度上影響企業(yè)的信譽和形象。為了讓項目前期設計勘察更加的安全和準確，有關(guān)部門以及技術(shù)人員去檔案室對有關(guān)數(shù)據(jù)進行了查閱，再加上五位一體機制的應用，為變電站項目的擴建提供了完整的檔案數(shù)據(jù)，節(jié)約了費用和成本，促進了工作效率的提升，為工程的新建和改擴提供了重要的支持。

5.2 實例二：印制頒發(fā)小冊子，促進檔案管理水平的提升

電網(wǎng)建設項目的檔案管理具有很強的專業(yè)性，而且工作過程也較為復雜，為常規(guī)的培訓以及實踐操作的基礎(chǔ)上，將《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設項目檔案管理辦法》等印制裝訂成冊，當作培訓的素材，并給項目的參建單位以及檔案工作人員，從而保證可以提高培訓的效率和有效性；而且有關(guān)人員也能用作自學或者后期的復習，有利于對有關(guān)的專業(yè)知識和業(yè)務進行全方位的掌握，從而可以更好地解決實際問題中的問題；專業(yè)的管理人員進行小冊子的翻閱，可以對職責、整理以及歸檔等流程有更明確地了解，特別對于新上崗的工作人員來說，翻閱小冊子能夠幫助新人快速適應崗位，從而保證歸檔工作可以順利完成。

5.3 實例三：為創(chuàng)建國網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程奠定堅持基礎(chǔ)

檔案管理已經(jīng)成為輸變電工程達標創(chuàng)優(yōu)考核的重要標準之一，通過推進和實施五位一體機制，實現(xiàn)了檔案的規(guī)范編制，還能根據(jù)國家對優(yōu)質(zhì)工程的有關(guān)標準來進行自查和復查，為國網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程的建設奠定了堅實基礎(chǔ)。

6 結(jié)束語

綜上所述，加強五位一體機制在電網(wǎng)建設項目檔案管理中的有效應用，是提高檔案管理水平以及推動電網(wǎng)建設項目檔案管理創(chuàng)新的重要舉措，對于發(fā)揮出檔案的積極作用有重要意義，同時還能使其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益以及社會效益。