新時代高校人事檔案存在的問題及優(yōu)化措施

楊 紅

（昌吉學(xué)院綜合檔案科，新疆 昌吉 831100）

健全高校人事檔案資料對優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，提高人員管理具有重要的作用，但是從目前高校人事檔案管理來看，存在人事檔案收集不全面、檔案資料不真實等現(xiàn)象，而這對保證檔案收集質(zhì)量，實現(xiàn)檔案高效的運用極其不利。因此，展開對高校人事檔案存在的問題及優(yōu)化措施進行研究具有重要的意義。

1 高校人事檔案存在問題分析

1.1 高校人事檔案材料不準確，收集不完整

高校人事檔案材料收集應(yīng)保證全面性，才能根據(jù)人事檔案材料來制定出科學(xué)的人員管理策略，達到優(yōu)化高校人員結(jié)構(gòu)的目的，但是從目前我國高校人事檔案材料收集來看，存在檔案材料收集不準確、收集不完整的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，人事檔案資料收集不全面，對于人事履歷資料的收集過程中，不重視繼續(xù)教育學(xué)歷資料的收集，一些在工作崗位上獲得的學(xué)歷沒有及時進行提交歸檔；其次由于高校對人事檔案工作重視程度不足，導(dǎo)致人事檔案收集的內(nèi)容、收集的時間等沒有具體的標準，導(dǎo)致人事檔案資料出現(xiàn)了不全面的現(xiàn)象。第二，人事檔案材料中內(nèi)容不真實。通常高校工作人員的工資、提拔、任免、晉升職務(wù)、職稱評定、退休等都和學(xué)歷、工作時間等有密切的關(guān)系，在這種情況下，人事檔案資料是重要的參考。在利益導(dǎo)向下，為了保證自身的利益，出現(xiàn)了檔案資料造假的現(xiàn)象，加之很多檔案資料內(nèi)容都是相關(guān)人員手工填寫，導(dǎo)致主觀操控意識較強，而這對保證檔案材料的真實性極其不利。

1.2 人事檔案收集、整理、歸檔等過程缺乏統(tǒng)一性

通過對高校人事檔案管理工作進行實地觀摩，發(fā)現(xiàn)高校人事檔案管理工作主要包括人事檔案收集、檔案整理、檔案更新、檔案歸檔、檔案查閱、檔案審核等工作內(nèi)容，這些工作內(nèi)容是構(gòu)成人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，對提高人事檔案管理工作質(zhì)量具有重要的意義。但是從目前我國高校人事檔案管理的程序中來看，存在缺乏統(tǒng)一標準、程序不統(tǒng)一的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在以下幾點：第一，檔案建立缺乏統(tǒng)一性，在收集好人事檔案之后，沒有規(guī)范、統(tǒng)一的標準來進行人事檔案建立，導(dǎo)致檔案建立仍然停留在整理收集、整理階段，不具規(guī)范化，無法形成科學(xué)、有效的檔案管理。此外一些人事檔案并沒有存放在學(xué)校，而在人才服務(wù)中心存放，高校人事檔案管理中沒有建立副本人事檔案，導(dǎo)致部分人員的人事檔案出現(xiàn)了不完整的現(xiàn)象。第二，人事檔案建立過程中，缺乏實時管理，針對人事檔案的變動，反應(yīng)遲鈍，沒有及時地做出相應(yīng)的檔案調(diào)整，比如日常學(xué)習提升、崗位工資變動、職稱變動等情況并沒有在檔案中體現(xiàn)出來。第三，檔案借閱沒有標準的流程。高校在具體的檔案借閱過程中，往往通過口頭傳達的方式來進行借閱，借閱人沒有進行借閱申請，也沒有對借閱日期、借閱時間等相關(guān)內(nèi)容進行登記，在這樣不規(guī)范的借閱模式下，容易造成紙質(zhì)人事檔案出現(xiàn)丟失、損壞、篡改等現(xiàn)象，這對保證人事檔案的存放質(zhì)量產(chǎn)生了消極的影響。

1.3 檔案材料分類不科學(xué)

人事檔案在管理的過程中應(yīng)做到科學(xué)分類，才能為高校人事工作提供客觀的資料參考，但是在實際工作中，發(fā)現(xiàn)檔案材料分類出現(xiàn)了不合理的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案材料結(jié)構(gòu)不合理，人事檔案材料應(yīng)突出重點，能夠通過人事檔案材料明確人員學(xué)歷、教學(xué)經(jīng)驗等本質(zhì)性的問題，但是目前很多高校的人事檔案管理中，檔案資料分類中個人政治面貌、個人經(jīng)歷的收集內(nèi)容較多，而且分類比較詳細，而針對人員的業(yè)務(wù)能力、思想動向、科研成果、技術(shù)專長等資料的分類較少，導(dǎo)致檔案材料可借鑒性、可參考性較差，無法根據(jù)現(xiàn)有的人事檔案材料分類來找到有價值的人事檔案信息。第二，人事檔案材料分類中，近期材料較少，過往材料較多，而且材料內(nèi)容沒有經(jīng)過審核，導(dǎo)致人事材料主觀意識較為強烈，主要突出的是個人的優(yōu)勢，而對個人的劣勢、缺點等并沒有相關(guān)的論述和歸類。第三，從人事檔案內(nèi)容來看，沒有做好嚴格的分類，人事檔案中包括內(nèi)容較多，每個內(nèi)容下都有很多詳細的資料，應(yīng)將這些內(nèi)容進行詳細的劃分、歸類，才能更好地進行檔案查閱，但是在實際工作中，往往將不同的內(nèi)容混為一談，不僅不方便查閱，而且還容易出現(xiàn)檔案管理混亂問題。

1.4 缺乏信息化建設(shè)

信息化時代背景下，高校人事檔案管理應(yīng)立足于時代發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息化管理，以此更好地應(yīng)用于日常工作中，達到提高工作效率的目的，但是從目前高校人事檔案管理中發(fā)現(xiàn)人事檔案管理出現(xiàn)信息化建設(shè)滯后的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在以下幾點：第一，觀念落后，很難從固有的檔案管理模式中解脫出來，加之缺乏檔案信息化管理人員、財力、物力等支持，導(dǎo)致檔案管理信息化很難實現(xiàn)。第二，高校人事檔案多以紙質(zhì)人事檔案為主，沒有對紙質(zhì)檔案進行電子檔案轉(zhuǎn)化，在這種情況下，只能采用傳統(tǒng)的檔案管理模式來進行人事檔案管理。第三，檔案收集滯后性，在檔案收集的過程中，由于主要以紙質(zhì)檔案的收集為主，所以無法通過網(wǎng)絡(luò)的形式進行檔案的傳遞，導(dǎo)致檔案收集出現(xiàn)了滯后性，無法借助網(wǎng)絡(luò)、計算機實現(xiàn)高效的信息化管理。此外網(wǎng)絡(luò)信息化要求信息共享，但是對于人事檔案而言，具有私密性，在信息化模式下，進行檔案信息傳遞，無法保證信息安全，高校方面也沒有針對此設(shè)置相應(yīng)的管控措施，這對保證高校人事檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)極其不利。

2 高校人事檔案優(yōu)化措施

2.1 完善人事檔案材料，定期更新廣大教職工檔案材料

高校人事檔案材料的收集工作非常重要，應(yīng)保證人事檔案材料的全面性，對此應(yīng)從以下幾個方面進行人事檔案材料工作的優(yōu)化：第一，作為檔案工作人員，應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，提高責任意識，樹立端正的工作態(tài)度，以此減少工作中因態(tài)度問題而導(dǎo)致人事檔案材料收集不全面的問題。第二，干部人事檔案材料歸檔工作遵循真實、全面、及時、規(guī)范的原則，保證人事檔案材料的全面性，并在具體的工作中，能夠突出重點，比如反映干部自然情況和人事檔案材料的德、能、勤、績廉等方面的資料，包括個人經(jīng)歷、政治面貌、專業(yè)特長、日常表現(xiàn)等資料的收集，還應(yīng)包括職稱、學(xué)歷、科研成績、教學(xué)成績等重點資料的收集，以此保證人事材料的完整性和實用性。第三，應(yīng)進行動態(tài)化的教職工檔案管理，在具體的工作中，廣大教職工會出現(xiàn)學(xué)歷、職稱、職務(wù)、業(yè)績等多方面的變動，對此應(yīng)及時地更新和補充檔案資料，以此保證人事檔案資料的全面性。

2.2 建立和完善相應(yīng)的檔案管理機制，完善檔案管理相關(guān)程序

通過以上分析，可以看出高校人事檔案管理中，各項工作內(nèi)容缺乏統(tǒng)一化管理，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)了很多問題，鑒于此，應(yīng)從以下幾個方面做出相應(yīng)的整改：第一，應(yīng)根據(jù)學(xué)校人員管理實際情況、按照人事檔案相關(guān)文件規(guī)定來進行管理，使檔案管理中各項工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。第二，制定建檔規(guī)則，一方面明確建檔內(nèi)容，提供具體的建檔方向，使檔案工作具體化、明確化，以此規(guī)范工作行為，保證人事檔案建設(shè)的統(tǒng)一性。另一方面要保證建檔信息的真實性，對檔案信息進行審核，必要的情況還要展開相關(guān)的調(diào)查工作，以此保證檔案材料的真實性，能夠起到較好的應(yīng)用價值。第三，制定嚴格的工作流程，對歸檔、借閱等檔案工作環(huán)節(jié)設(shè)置嚴格的管理制度，尤其是借閱環(huán)節(jié)，要對借閱時間、借閱人員等進行詳細的信息登記，以此減少人事檔案信息的泄露。

2.3 加強高校人事檔案專項審核

通過以上分析，發(fā)現(xiàn)高校人事檔案存在資料不屬實、弄虛作假、人事檔案分類不科學(xué)、涂改、偽造年齡、身份、學(xué)歷等現(xiàn)象。鑒于此，各單位結(jié)合實際，制定具體工作方案，細化審核范圍、時間安排、方法步驟、保障措施等人事檔案專項審核制度，來解決人事檔案出現(xiàn)的問題。對此應(yīng)對人事檔案審核發(fā)現(xiàn)問題，要區(qū)分不同情況妥善處理。并從以下幾點來進行優(yōu)化：第一，檔案材料不齊全、不規(guī)范的，要根據(jù)材料內(nèi)容和性質(zhì)的不同，分別采取收集、復(fù)制原件、完善手續(xù)等方式進行補充和規(guī)范第二，對材料的屬實性進行審核，查看人事材料中所提供的學(xué)歷、年齡等是否屬實，一些學(xué)歷是否有證書，年齡是否和身份證相互匹配等，以此保證人事檔案信息的屬實。第三，對審核過程中的補充材料、個人說明材料、組織認定和處理材料要認真鑒別、及時歸檔。第四，在審核中應(yīng)突出重點，重視在“三齡兩歷一身份”的審核，在出生日期、參加工作時間、入黨時間和黨員身份、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份等，審核時要把握不同時期的政策依據(jù)，確保檔案信息的真實性。第五，對檔案中出現(xiàn)的干部身份信息不一致的，記載時間不一致、涂改、造假或不確定的問題要調(diào)查核實，集體研究，綜合研判進行認定。

2.4 積極推進人事檔案管理信息化建設(shè)

通過以上分析，可以看出高校人事檔案信息化出現(xiàn)了滯后現(xiàn)象，對此應(yīng)更新檔案管理觀念，采用信息化管理方式來對現(xiàn)有的人事檔案進行管理；其次為了保障人事檔案的應(yīng)用性，應(yīng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，并建立搜索工具，以此形成檔案信息數(shù)據(jù)庫，為實現(xiàn)檔案高效的應(yīng)用提供有利條件。此外檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具有兼容性，既能夠單獨的使用檔案，滿足一般性的需求，也能夠針對不同的使用情況，滿足特殊性的需求。另外在具體的工作中，為了提高工作效率，可以通過網(wǎng)絡(luò)的形式來進行信息核對，不僅提高工作效率，還能保證檔案信息收集質(zhì)量。

3 結(jié)束語

目前高校人事檔案管理中存在檔案材料不準確、檔案工作程序缺乏統(tǒng)一性、檔案分類不科學(xué)、缺乏信息化建設(shè)等問題，鑒于此應(yīng)不斷完善人事檔案材料，定期更新廣大職工檔案材料，建立和完善相應(yīng)的檔案管理機制，并加強高校人事檔案專項審核，積極推進人事檔案管理信息化建設(shè)，以此形成科學(xué)的人事檔案管理體系，為滿足當前人事檔案管理需求提供有利條件。