事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理途徑

張洪達(dá)

（杜爾伯特蒙古族自治縣社會(huì)治安綜合治理中心，黑龍江 大慶 166200）

作為事業(yè)單位檔案工作人員，要積極提高工作認(rèn)識(shí)，應(yīng)重視加強(qiáng)電子檔案管理與利用水平，從而為事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展提供有效保證。通過(guò)分析電子檔案管理方法，總結(jié)了提高電子檔案管理能力的對(duì)策，希望分析能為相關(guān)工作人員提供有效建議。

1 電子檔案的優(yōu)勢(shì)

在事業(yè)單位當(dāng)中，電子檔案的廣泛性應(yīng)用讓工作效率得到整體性提高，具體優(yōu)勢(shì)還有以下幾點(diǎn)。第一，迅速處理數(shù)據(jù)信息，改變以往手工抄寫檔案的形式，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)電子檔案的編輯，并且在數(shù)據(jù)處理中全面提高了處理速度，促使失誤率降低。第二，電子檔案查詢速度非?？?，只需要搜索對(duì)應(yīng)的關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就能在極短時(shí)間內(nèi)找到需要的檔案資源。第三，電子檔案存儲(chǔ)的安全性，本質(zhì)上不同于紙質(zhì)檔案，不會(huì)產(chǎn)生閱讀破損的問(wèn)題，就算計(jì)算機(jī)故障也能查詢到云系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)信息，具有很高的安全性。第四，傳統(tǒng)檔案管理，查詢的時(shí)候，工作人員工作強(qiáng)度比較大，而電子檔案的使用可以有效減少工作人員的工作量，通過(guò)計(jì)算機(jī)可以完成檔案方面的工作，有效節(jié)約了時(shí)間。因此，在開展事業(yè)單位檔案管理工作研究過(guò)程，要充分發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢(shì)，科學(xué)的進(jìn)行實(shí)踐管理研究，從而制定更加高效的管理模式，以保證事業(yè)單位各項(xiàng)工作有效開展。

2 電子檔案管理途徑

2.1 健全電子檔案管理制度

事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，方法上基本是要區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，建立電子檔案管理制度，為電子檔案管理工作的進(jìn)行提供全方位的保證。當(dāng)前很多事業(yè)單位在電子檔案管理時(shí)還在使用紙質(zhì)檔案管理的老套方法，這就讓電子檔案管理的有效性無(wú)法得到大幅度提高。為此，事業(yè)單位檔案管理工作者應(yīng)該及時(shí)將觀念加以轉(zhuǎn)變，明白電子檔案管理方法同紙質(zhì)檔案管理的不同之處，并在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，再建立電子檔案管理的專業(yè)化制度，以此滿足事業(yè)單位檔案管理的基本需求。第一，有的事業(yè)單位電子檔案開展管理工作的時(shí)候規(guī)定，錄入電子檔案信息前一定要經(jīng)過(guò)檔案管理部門的詳細(xì)核查，確定檔案信息完整準(zhǔn)確再錄入到電子檔案信息庫(kù)。第二，實(shí)施分級(jí)化管理事業(yè)單位電子檔案信息內(nèi)容，并確立電子檔案信息的查閱層級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。第三，作為檔案管理的專業(yè)工作人員，需要定期檢查檔案庫(kù)中的電子檔案信息內(nèi)容，確保信息的完整與安全。第四，事業(yè)單位員工如果需要查閱電子檔案信息內(nèi)容，必須經(jīng)過(guò)檔案管理者的許可，并且要把相關(guān)的檔案記錄做好。第五，查詢檔案信息內(nèi)容的時(shí)候，員工可以查閱需要范圍內(nèi)的檔案信息，若是出現(xiàn)越級(jí)查詢應(yīng)該獲得相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)方可繼續(xù)實(shí)施。

2.2 建立電子檔案安全保障體系

電子檔案實(shí)施管理的整個(gè)過(guò)程中，事業(yè)單位檔案管理的安全才是關(guān)鍵點(diǎn)。通常情況下的事業(yè)單位非常重視信息化技術(shù)，還有提高管理能力兩個(gè)方面。因此應(yīng)用信息化技術(shù)，必須建立健全化的電子檔案安全保障體系，以此實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理目標(biāo)。

建立電子檔案安全保障體系的時(shí)候，有些地方不能忽略，因?yàn)榉浅Ｖ匾?，一個(gè)是硬件設(shè)施體系，另一個(gè)是軟件設(shè)施體系。第一，在硬件上要嚴(yán)格監(jiān)控服務(wù)器的具體化應(yīng)用，還要監(jiān)控機(jī)房的實(shí)際環(huán)境，安排專業(yè)技術(shù)人員更換老化的設(shè)備和線路，從而改革電子檔案保管的基本環(huán)境。第二，維護(hù)硬件設(shè)備，并對(duì)其做好專業(yè)化保養(yǎng)。第三，在軟件方面，建立事業(yè)單位文檔中心，以及建立用戶訪問(wèn)的專業(yè)化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案統(tǒng)一化管理和檔案查詢規(guī)范化的目標(biāo)。第四，檢查電子檔案管理程度的安全性，并由技術(shù)工作人員按時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行全方位掃描，盡早發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)中是否存在著病毒或者是安全上的漏洞，有問(wèn)題要第一時(shí)間采取措施進(jìn)行處理，從而確保計(jì)算機(jī)的安全性。第五，建立電子檔案安全保障體系，科學(xué)化，合理化的增加經(jīng)費(fèi)的投入，以此確保電子檔案管理過(guò)程中有足夠的人力資源和物力資源。

2.3 加強(qiáng)電子檔案整理

電子檔案實(shí)施建立以后，電子文件會(huì)越來(lái)越多，需要做好相應(yīng)的檔案保管工作。第一，作為檔案管理專業(yè)工作人員，在工作時(shí)要保管好光盤，磁盤等介質(zhì)方面的信息，并排列好各個(gè)部門遞交的材料編目，這樣更加有利于隨時(shí)查閱調(diào)用。第二，檔案管理還要把備份拷貝工作落實(shí)好，避免由于硬件設(shè)備產(chǎn)生故障致使數(shù)據(jù)丟失情況出現(xiàn)。第三，以往檔案多數(shù)是以圖文信息資料為主，所以要不斷創(chuàng)新內(nèi)容。收錄文字，圖片、圖像，以及實(shí)物，并依據(jù)檔案類型的不同做好實(shí)際歸檔的工作。針對(duì)以往紙質(zhì)檔案，在電子檔案的應(yīng)用下要對(duì)其進(jìn)行掃描，從而形成電子檔案，為信息數(shù)據(jù)的保存安全再增添一份保障。第四，關(guān)于檔案信息，在事業(yè)單位涉及的內(nèi)容比較多，很難做到萬(wàn)無(wú)一失，而且隨著時(shí)間會(huì)產(chǎn)生不同的變化，檔案管理人員需要能夠?qū)嵤n案動(dòng)態(tài)性的管理。第五，歸檔的時(shí)候要實(shí)施檢查，鑒定所有數(shù)據(jù)信息，驗(yàn)收完成再上傳到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第六，電子檔案信息要同事業(yè)單位業(yè)務(wù)進(jìn)展，人員調(diào)動(dòng)信息同步進(jìn)行，適時(shí)做好補(bǔ)充，更改相關(guān)的信息內(nèi)容。利用動(dòng)態(tài)性的更新，確保電了檔案信息的準(zhǔn)確有效，進(jìn)而為事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案的發(fā)展與經(jīng)營(yíng)管理提供參考依據(jù)。

2.4 加強(qiáng)管理人員的培養(yǎng)

負(fù)責(zé)事業(yè)單位檔案管理的工作人員，在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展下開始不斷轉(zhuǎn)變檔案管理思路，把以往檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理的方式，該方式對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)要求比較高，所以事業(yè)單位在實(shí)施電子檔案管理工作的時(shí)候，必須選擇工作能力強(qiáng)的專業(yè)技能人員來(lái)管理。第一，事業(yè)單位檔案管理的整個(gè)過(guò)程中，必須把工作人員技術(shù)提高放在重要性的位置，比如計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)是檔案人員需要提升的關(guān)鍵因素。第二，針對(duì)當(dāng)前檔案管理人員還要考核線上電子檔案管理規(guī)范制度的掌握情況，只有明確制度才能在執(zhí)行檔案管理工作時(shí)發(fā)揮價(jià)值。第三，深入培養(yǎng)檔案管理工作人員的工作態(tài)度，讓其明白工作職責(zé)的重要性意義，確保事業(yè)單位檔案管理的工作效率能夠得到全面提高。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，電子檔案迎合了時(shí)代發(fā)展，提高了事業(yè)單位檔案工作效率，事業(yè)單位檔案工作人員，要全面提高自身專業(yè)水平，加強(qiáng)檔案管理實(shí)踐能力，提高電子檔案整理效率，進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案安全管理，從而為事業(yè)單位電子檔案管理工作開展奠定基礎(chǔ)，希望通過(guò)以上分析，能提高事業(yè)單位電子檔案管理工作研究能力。