淺析區(qū)縣行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

葉春艷

（重慶市長(zhǎng)壽區(qū)臨港經(jīng)濟(jì)服務(wù)中心，重慶 401220）

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會(huì)計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。但是，在區(qū)縣部分行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)淡薄，制度欠缺，操作模糊，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案存在雜亂不全、毀損風(fēng)險(xiǎn)、難于利用等問(wèn)題。鑒于現(xiàn)狀，亟需認(rèn)清現(xiàn)狀轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化機(jī)構(gòu)人員配置，完善制度明確職責(zé)，梳理流程規(guī)范管理。會(huì)計(jì)做好定期整理立卷、編制清冊(cè)，檔案室做好保管利用鑒定銷(xiāo)毀，確保會(huì)計(jì)檔案規(guī)范有序，妥善安全，便于查閱。

1 會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)淡薄，管理邊緣化。單位領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)人員注重預(yù)算的編制、支出的管控，決算的分析等預(yù)算績(jī)效管理全流程，相對(duì)忽視會(huì)計(jì)檔案的匯集、整理和歸檔工作。單位內(nèi)部檔案室的設(shè)置簡(jiǎn)陋隨意、雜亂無(wú)章，檔案管理兼職人員經(jīng)驗(yàn)缺乏，責(zé)任不落實(shí)。

會(huì)計(jì)檔案管理制度欠缺，管理不規(guī)范。會(huì)計(jì)年度結(jié)束，沒(méi)有相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案資料歸檔立卷制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理范圍不明，程序不清。一方面會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。比如，有的會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全；有的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表混亂放置，沒(méi)有按照保管年限永久、定期分類(lèi)排列編號(hào)入盒；有的會(huì)計(jì)人員長(zhǎng)久自行保管會(huì)計(jì)檔案，未按要求歸入單位檔案部門(mén)統(tǒng)一保管；有的將經(jīng)久累積的會(huì)計(jì)檔案裝入無(wú)鑰匙的紙箱、木柜中，或者雖裝入鐵皮柜但與庫(kù)房、雜物間混用；有的會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單。另一方面，檔案室會(huì)計(jì)檔案管理保管利用鑒定銷(xiāo)毀不規(guī)范。比如單位檔案室未將會(huì)計(jì)檔案列入統(tǒng)一管理范圍；會(huì)計(jì)檔案查詢(xún)借閱登記制度不健全；會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀也不及時(shí)，銷(xiāo)毀過(guò)程有的也不規(guī)范；紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步，許多單位沒(méi)有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)閱。

2 會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

2.1 轉(zhuǎn)變觀念、增強(qiáng)檔案意識(shí)，完善組織架構(gòu)和場(chǎng)地設(shè)施及制度保障

《中華人民共和國(guó)檔案法》第九條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)?！钡谑l“按照國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度?！薄稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第13號(hào)）第六條“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展?！薄稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》(中華人民共和國(guó)財(cái)政部 國(guó)家檔案局令第79號(hào))第五條“單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全?！币陨戏煞ㄒ?guī)、制度辦法指引著行政事業(yè)單位的檔案管理工作規(guī)范化、法制化、信息化。

行政事業(yè)單位應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，搭建檔案管理平臺(tái)，完善檔案機(jī)構(gòu)及人員、設(shè)置場(chǎng)地配置設(shè)施設(shè)備，建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督提升。

1）單位設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)，根據(jù)工作量匹配專(zhuān)職或兼職檔案工作人員，各業(yè)務(wù)部門(mén)或科室應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)部門(mén)檔案的收集、整理和歸檔工作，從而形成單位內(nèi)部職責(zé)明確的檔案管理機(jī)構(gòu)人員網(wǎng)絡(luò)。

2）根據(jù)工作需要和業(yè)務(wù)量適當(dāng)設(shè)置檔案庫(kù)房、整理用房、閱覽用房，并配備符合規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架等檔案裝具和溫濕度、消防、安防等設(shè)施設(shè)備。

3）建立財(cái)務(wù)檔案整理歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。并且，嚴(yán)格將各項(xiàng)制度落到實(shí)處，做到從收集、整理、立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從檔案利用到鑒定銷(xiāo)毀、檔案獎(jiǎng)懲處罰等一系列的過(guò)程都必須做到有制度的約束，從而確保單位檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，整理移交保管利用的方法明晰，程序清楚

2.2.1 明確會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍

依據(jù)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條會(huì)計(jì)資料進(jìn)行搜集歸檔，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料。與財(cái)會(huì)工作有關(guān)的政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)和報(bào)告、統(tǒng)計(jì)資料及往來(lái)文書(shū)等材料納入文書(shū)檔案管理。

2.2.2 會(huì)計(jì)定期整理立卷、編制清冊(cè)

1）組卷。會(huì)計(jì)憑證：檢查憑證編號(hào)及內(nèi)容填寫(xiě)齊全后確定裝訂冊(cè)數(shù)，剔除金屬物，折疊整齊，裝訂。賬簿：訂本賬有連續(xù)的頁(yè)碼，要保持賬簿本身的完整，不要拆除空白頁(yè)?；铐?yè)賬、卡片賬是可以根據(jù)記賬內(nèi)容的變化增加或減少部分賬頁(yè)的賬簿，在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后要將空白頁(yè)撤出，編制頁(yè)碼后裝訂成冊(cè)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：同一會(huì)計(jì)年度同一保管期限下，一般可以按照月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)的順序分別立卷，財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)和審計(jì)報(bào)告等都與報(bào)告有密切關(guān)系，應(yīng)該分別附在該期財(cái)務(wù)報(bào)告后一起立卷，保持其內(nèi)容之間的聯(lián)系與完整。

2）分類(lèi)。按照年度-保管期限的分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。保管期限是從會(huì)計(jì)年度終了后第一天算起，分為永久、定期。在各卷封面右上角空白處加蓋會(huì)計(jì)檔案歸檔章。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、檔案門(mén)類(lèi)、年度、保管期限、案卷號(hào)等項(xiàng)目。檔號(hào)：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)·年度-保管期限-案卷號(hào)，其中門(mén)類(lèi)KJ·2021；保管期限用代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)；案卷號(hào)用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足。

3）排列。永久的，按照形成時(shí)間先后順序排列；會(huì)計(jì)憑證排列在前，會(huì)計(jì)賬簿排列在后。30年的會(huì)計(jì)憑證按記賬分類(lèi)、逐月按憑證號(hào)先后順序排列；會(huì)計(jì)賬簿按總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他賬簿等順序排列。10年的月、季度、半年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等依次排列。

4）編號(hào)。編制案卷號(hào)：會(huì)計(jì)憑證案卷號(hào)填寫(xiě)在每?jī)?cè)會(huì)計(jì)憑證封面右上角或封面相應(yīng)位置。會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料案卷號(hào)填寫(xiě)在添加封面相應(yīng)位置，未添加封面的填寫(xiě)在歸檔章相應(yīng)位置。編制頁(yè)號(hào)：記錄有信息的頁(yè)面上均應(yīng)清楚準(zhǔn)確地編制頁(yè)號(hào)。

5）裝盒。卷皮卷盒的格式要符合規(guī)范、材質(zhì)要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容與形式的完美統(tǒng)一。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按其案卷號(hào)順序依次裝盒。會(huì)計(jì)憑證裝入會(huì)計(jì)憑證盒，一盒可裝一卷或數(shù)卷。會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)檔案裝入會(huì)計(jì)檔案盒，同一保管期限的，一盒可裝一卷或數(shù)卷。填寫(xiě)盒封面和盒脊項(xiàng)目，放置備考表。

6）編目。會(huì)計(jì)檔案案卷目錄也叫會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案按其排列編號(hào)順序，逐卷編制并打印案卷目錄；僅以電子形式歸檔保存的電子會(huì)計(jì)檔案也要編制并打印案卷目錄。案卷目錄需添加封面。會(huì)計(jì)檔案案卷目錄設(shè)置檔號(hào)、題名、憑證起止號(hào)/頁(yè)數(shù)、年度、保管期限、備注等項(xiàng)目。會(huì)計(jì)檔案案卷目錄封面設(shè)置全宗名稱(chēng)、類(lèi)別、年度、保管期限等項(xiàng)目。

7）移交。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意，單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。移交前先要編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)向檔案管理機(jī)構(gòu)移交檔案及其保管清冊(cè)，其中紙質(zhì)檔案保持原卷封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人共同整理。電子檔案包括檔案及其元數(shù)據(jù)，特殊格式的應(yīng)當(dāng)一并移交讀取軟件。移交時(shí)，移交、接收、監(jiān)交三方簽字蓋章，認(rèn)真履行移交手續(xù)。

2.2.3 檔案室保管利用、鑒定銷(xiāo)毀

1）保管利用：檔案室在管理檔案時(shí)要做到防盜、防火、防光、防塵、防高溫、防潮濕、防蟲(chóng)蛀、防鼠咬、防霉、防磁。嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。

2）鑒定銷(xiāo)毀：已存的檔案按照新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行保管期限到期鑒定，確定是繼續(xù)保管或者銷(xiāo)毀。鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行，形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。檔案管理人員編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

2.2.4 會(huì)計(jì)檔案管理的信息化、電子化

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能的研究應(yīng)用越來(lái)越深入，會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案管理將逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行電子檔案管理是未來(lái)的趨勢(shì)。行政事業(yè)單位根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》將檔案信息化工作納入單位電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃、建設(shè)。

2.2.5 會(huì)計(jì)檔案管理服務(wù)外包

行政事業(yè)單位根據(jù)單位實(shí)際情況，需要通過(guò)政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會(huì)化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門(mén)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。社會(huì)化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定。