實(shí)現(xiàn)血站檔案管理信息化建設(shè)的路徑

趙 強(qiáng)

（山東省臨沂市中心血站，山東 臨沂 276037）

1 引言

血站是社會(huì)上的供采血機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)面向社會(huì)群體獲得無償獻(xiàn)血機(jī)會(huì)，從而采集和儲(chǔ)存，并為臨床治療和生產(chǎn)血液制品提供血液。從這方面分析，血站會(huì)接待無償獻(xiàn)血人員，建立獻(xiàn)血檔案，同時(shí)血站的運(yùn)行本身也產(chǎn)生檔案，所以進(jìn)行檔案管理十分重要。而隨著信息時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用在檔案管理中比較普遍，對(duì)此，血站需要積極思考檔案管理的信息化建設(shè)，提升檔案管理水平和質(zhì)量。

2 血站檔案管理工作的組成及特點(diǎn)

血站的檔案有獻(xiàn)血人員、站點(diǎn)工作人員方面的人事檔案，還有對(duì)日常工作的文書記錄檔案等。獻(xiàn)血人員檔案內(nèi)容包括其個(gè)人信息、血檢結(jié)果、實(shí)驗(yàn)記錄、獻(xiàn)血記錄等情況，這對(duì)于血站進(jìn)行獻(xiàn)血隊(duì)伍管理以及應(yīng)對(duì)緊急采供血任務(wù)有積極意義；人事檔案則是血站職工的工作情況，包括其工作經(jīng)歷、掌握的技能等方面，這對(duì)于血站挖掘和培養(yǎng)人才以及科研工作開展等有積極意義；文書檔案記錄了血站的運(yùn)行情況，對(duì)其建設(shè)和完善有積極意義。

分析血站檔案管理工作，檔案資料來源十分多樣，不僅來自血站本身，也來自社會(huì)各方資料，這增加了管理難度；檔案的載體比較豐富，可以是文字圖像，也可以是錄音、視頻、錄像等；檔案的保存要求有針對(duì)性，尤其是對(duì)于一旦受損無法恢復(fù)的檔案內(nèi)容，并重點(diǎn)關(guān)注無償獻(xiàn)血人員的獻(xiàn)血檔案；檔案資料持續(xù)更新，每天都有新的獻(xiàn)血資料，再加上有時(shí)檔案人員會(huì)變更，增加了檔案管理的流動(dòng)性；還有保密性要求，需要保證檔案資料的不泄露，尤其是獻(xiàn)血檔案。

3 血站檔案管理信息化的內(nèi)容

對(duì)于血戰(zhàn)檔案管理的信息化內(nèi)容，主要包括存儲(chǔ)形式、管理方式、資源傳遞等方面的信息化。檔案管理人員需要利用電子技術(shù)促進(jìn)傳統(tǒng)檔案形式向數(shù)字化形式轉(zhuǎn)變，并建立起信息化管理系統(tǒng)，對(duì)檔案資料進(jìn)行智能和自動(dòng)管理以及開發(fā)利用。這樣可以提升檔案管理的效率及有效利用率。這項(xiàng)工作需要以信息設(shè)備和技術(shù)手段為支撐，對(duì)檔案的多方面因素進(jìn)行綜合管理，最終實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，以適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)帶來的新要求。

4 血站檔案管理的現(xiàn)狀

1）管理制度不健全。血站在檔案管理中制定的制度并不全面，存在一些缺漏。比如對(duì)于檔案收集范圍責(zé)任主體的界定不明確，這可能導(dǎo)致追責(zé)時(shí)無法確定責(zé)任人；檔案方法標(biāo)準(zhǔn)不全面，使得獲得的檔案內(nèi)容存在一些差異性，難以統(tǒng)一儲(chǔ)存；檔案形式不統(tǒng)一，同一介質(zhì)的文件有多種形式，導(dǎo)致重復(fù)檔案處理，造成資源的浪費(fèi)；制度不能及時(shí)更新，無法適應(yīng)血站發(fā)展的需求。

2）對(duì)管理人員的要求高。這項(xiàng)工作的專業(yè)性要求較高，需要工作人員有一定水平的相關(guān)專業(yè)理論知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力，還要有較高水平的信息化水平，能夠有效處理電子檔案工作，可以將文件信息轉(zhuǎn)化成血站檔案進(jìn)行管理。同時(shí)要求工作人員對(duì)于血站的工作有所了解，知曉所有的檔案類型和特點(diǎn)，并關(guān)注每種檔案的保密需求。但實(shí)際上，企業(yè)中的檔案人員大部分都擁有高水平的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，但對(duì)于血站檔案的信息化處理方面的技術(shù)水平較差，無法保證順利進(jìn)行血站檔案的檔案管理。

3）存在安全風(fēng)險(xiǎn)。在血站檔案管理過程中，很多檔案信息可以人為修改，影響到信息的安全、完整和真實(shí)性，尤其是管理人員經(jīng)常變更的情況下，如果做不好工作的交接，很容易導(dǎo)致檔案資料的損毀、遺失、篡改等問題，難以準(zhǔn)確判斷檔案資料的真實(shí)和原始性。另外，還有部分違法人員比如黑客等，可能對(duì)企業(yè)檔案系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，這樣也威脅到血站檔案的安全性。

5 血站檔案管理信息化建設(shè)的路徑

1）構(gòu)建完善的檔案管理信息化制度。血站需要借助完善的信息化制度對(duì)檔案管理操作進(jìn)行規(guī)范和約束。一是培養(yǎng)管理人員的信息化意識(shí)，了解檔案管理信息化方法的合理選擇標(biāo)準(zhǔn)。在信息化技術(shù)的支持下，要求檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)血站檔案的重要性，掌握先進(jìn)的血站檔案處理技術(shù)，知曉如何對(duì)電子信息和文件進(jìn)行檔案處理，以提升工作效率和積極性。二是建立一套切實(shí)可行的管理制度，為相關(guān)工作的開展奠定理論基礎(chǔ)。這也能提升檔案管理效率，降低人為失誤的概率。三是強(qiáng)化制度落實(shí)，要密切關(guān)注監(jiān)管機(jī)制的建設(shè)，借助檔案管理信息化平臺(tái)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案操作的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，促使檔案管理制度落到實(shí)處，這也是提高工作效率的前提。

2）建立檔案管理信息化平臺(tái)。對(duì)于血站檔案的管理，需要構(gòu)建一個(gè)公共的、獨(dú)立的、可以實(shí)際應(yīng)用的信息化平臺(tái)，用以支撐各類檔案業(yè)務(wù)需要的信息化管理服務(wù)。利用平臺(tái)進(jìn)行檔案的收集、整理、分析、鑒定和使用等各項(xiàng)操作。管理人員要利用影像學(xué)技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子信息，經(jīng)過檔案操作后形成檔案。血站要借助條形碼技術(shù)、影像學(xué)技術(shù)等，將不同介質(zhì)、不同類別的檔案資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的入口文件，用統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)，保證可追溯性。平臺(tái)要支持對(duì)檔案資料的統(tǒng)一、規(guī)范、流程化處理，同時(shí)也支持其他環(huán)節(jié)的管理，并支持記錄查詢等操作。

3）加強(qiáng)存儲(chǔ)設(shè)備和檔案的安全性管理。保證電子信息的安全是進(jìn)行檔案處理和后期存儲(chǔ)管理的關(guān)鍵。對(duì)此，首先需要選擇合適的儲(chǔ)存設(shè)備，并建立電子信息安全防護(hù)系統(tǒng)，配合周密的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，以及科學(xué)的維護(hù)管理措施，避免出現(xiàn)病毒木馬入侵等問題，做好電子文件和檔案的安全管理。同時(shí)，考慮血站是利用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，需要在系統(tǒng)中對(duì)使用人員權(quán)限等級(jí)制度，實(shí)行實(shí)名制，對(duì)于共享的文件也要求有批準(zhǔn)才能進(jìn)入查看。

4）創(chuàng)新檔案管理方法。對(duì)于電子文件的檔案處理要保證獲得的檔案資料的原始性。如果遇到情況特殊的檔案內(nèi)容，需要在原始格式基礎(chǔ)上進(jìn)行還原顯示。一般來說需要將電子文件的原件或真實(shí)文件進(jìn)行檔案處理和儲(chǔ)存，重點(diǎn)保證血站檔案的原始性；如果電子文件具備隱形條碼，其也需要與文件一起檔案，保證形成的血站檔案的權(quán)威性。血站要將檔案及其相關(guān)的軟件和應(yīng)用系統(tǒng)一并存儲(chǔ)；對(duì)原始檔案的電子圖像進(jìn)行存儲(chǔ)；對(duì)血站檔案的打印、輸出加以存儲(chǔ)，保證檔案的可靠性。

5）提升檔案管理人員素質(zhì)。血站還要重視提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是信息化水平要進(jìn)行提升。檔案管理人員要求有高水平的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能以及較高水平的信息化水平，能夠有效將文件信息轉(zhuǎn)化成檔案進(jìn)行管理。所以要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，重點(diǎn)關(guān)注對(duì)于血站檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案處理水平，了解血站檔案的重要性。還要關(guān)注檔案管理人員責(zé)任感和安全感的培訓(xùn)，保證他們對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不會(huì)私自修改檔案資料信息，能妥善保證血站檔案的完整性。

6 結(jié)語

血站檔案管理直接關(guān)系到無償獻(xiàn)血工作的開展，所以血站要盡量實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理水平。