淺議不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合和集約化管理

王桂燕

（夏津縣自然資源局，山東 德州 253200）

不動(dòng)產(chǎn)登記條例與人們的生活和財(cái)產(chǎn)息息相關(guān)，這一項(xiàng)條例守護(hù)著單位組織和個(gè)人的房產(chǎn)、土地、海域等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利。不動(dòng)產(chǎn)登記資料裝訂成檔之后，可以依法查詢?cè)摲课莸漠a(chǎn)權(quán)歸屬，在房屋買賣交易中，有益于避免一房多賣的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。所以，不斷地完善不動(dòng)產(chǎn)登記條例，能夠增加不動(dòng)產(chǎn)管理的工作效率，保護(hù)合法權(quán)利，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定和諧發(fā)展。

1 不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理與整合的重要性

《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》的開始實(shí)施已經(jīng)有六年時(shí)間，國內(nèi)的不動(dòng)產(chǎn)管理制度的完善程度并不高，因此，在我國很多大型土地以及房屋管理等有關(guān)的檔案登記都不能得到規(guī)范的管理，問題在于相關(guān)部門的體制還不完善。現(xiàn)階段，原房屋管理中心、國土資源管理部門都存有很多房屋產(chǎn)權(quán)檔案和土地登記檔案，這些檔案信息都來源于之前的房屋和土地分別登記的工作中，這樣一來，檔案資料信息比較分散，資料重復(fù)的問題屢屢可見，這一現(xiàn)象極大地影響了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的工作效率。對(duì)此，相關(guān)部門需要積極開展檔案整合工作，將大規(guī)模分散在不同部門的檔案資料進(jìn)行集中管理。集約化管理有利于檔案管理工作有序進(jìn)行。如果不進(jìn)行資料整合，不動(dòng)產(chǎn)登記中心需要投入更多人力、物力和財(cái)力去解決。所以登記檔案的整合是非常重要的工作，資料的整合以及集約化管理能夠提高相關(guān)部門的工作效率，減少不必要的各項(xiàng)投入。

社會(huì)上對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的糾紛問題十分常見，問題主要是出自人與人之間的利益關(guān)系，當(dāng)人們對(duì)不動(dòng)產(chǎn)以及物品所有權(quán)解釋不清楚時(shí)，需要通過查詢不動(dòng)產(chǎn)登記檔案才能解決該問題。以一起民間不動(dòng)產(chǎn)權(quán)糾紛為例：在二零一零年，某工廠房屋因某些原因被法院查封，次年，該工廠管理人委托拍賣公司對(duì)廠房進(jìn)行拍賣，并成功售出，拍賣的錢也已經(jīng)到賬，廠房隨之在法院的許可下解除查封，在二零一三年雙方進(jìn)行過戶手續(xù)時(shí)，該工廠房屋管理者以“拍賣查封房地產(chǎn)以及合同無效”等原因拒絕過戶。該案件是不動(dòng)產(chǎn)權(quán)的糾紛，后來不動(dòng)產(chǎn)登記部門協(xié)助法院查詢了相關(guān)的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)檔案，所有登記的信息一目了然，有效地維護(hù)了權(quán)利人的合法權(quán)利，使雙方糾紛得到解決。所以說，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的完善，規(guī)范，對(duì)解決產(chǎn)權(quán)糾紛也是很有力的證據(jù)。

整合不動(dòng)產(chǎn)檔案資料是完善不動(dòng)產(chǎn)登記制度的一個(gè)要素。群眾在解決個(gè)人不動(dòng)產(chǎn)問題時(shí)，需要的是一個(gè)方便、快捷的服務(wù)通道，如果原來的登記部門中的檔案信息沒有得到整合，那么群眾在辦事的時(shí)候需要跑很多地方，甚至不能得到完整的信息，相關(guān)部門應(yīng)該考慮到這一點(diǎn)將原有部門中的檔案信息統(tǒng)一規(guī)劃，避免群眾辦事的時(shí)候產(chǎn)生不必要的麻煩。我國的《物權(quán)法》也規(guī)定過，被侵權(quán)人可以向相關(guān)部門申請(qǐng)，查詢并復(fù)制不動(dòng)產(chǎn)權(quán)資料，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)向該權(quán)利能提供相對(duì)應(yīng)的資料。不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)需要對(duì)該檔案信息進(jìn)行永久保存，如果資料中有損毀或遺失的，需要根據(jù)原有的資料進(jìn)行重新編輯，相關(guān)土地變更或者登記機(jī)構(gòu)需要進(jìn)行調(diào)整的時(shí)候，相關(guān)部門應(yīng)該接收該機(jī)構(gòu)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。由此可以得出，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行整合有利于法律活動(dòng)的開展，有助于各方面工作的開展。

2 進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案資料整合的關(guān)鍵要素與方法

為了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合工作能夠有序進(jìn)行，有關(guān)部門需要從上至下進(jìn)行調(diào)整。首先是部門制度的規(guī)范，在部門機(jī)構(gòu)統(tǒng)一之后，需要及時(shí)構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)登記資料的檔案館，為避免登記資料分組不明確，相關(guān)部門需要開設(shè)多個(gè)科室來對(duì)所有的檔案進(jìn)行分工管理。資料分類的方法有很多，可以根據(jù)地域的多樣性開設(shè)不同的科室，而且，由于不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記條例開設(shè)不久，根據(jù)年份進(jìn)行歸納也是一種很好的方法，將之前在老檔案館的資料進(jìn)行收集，將這些資料與當(dāng)前所儲(chǔ)存的檔案進(jìn)行整合，用合并整理的方式來減少工作中出現(xiàn)的問題。整合資料的方法有很多，但他們的相同性在于都是朝著管理規(guī)范化發(fā)展。

再從部門職工方面來說，不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記工作直接影響到人們的產(chǎn)權(quán)權(quán)利，所以對(duì)檔案資料進(jìn)行整合是一件重要的工作，部門需要提高職工的工作能力，例如對(duì)各方面資料的熟悉程度，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作能力等。對(duì)于一些新招聘的員工，為他們專門開設(shè)檔案資料整理工作的實(shí)習(xí)期，這樣一來，既能增加部門資料管理的效率，又能為未來培養(yǎng)出一些專業(yè)的管理人員?，F(xiàn)在的檔案資料整合工作中，使用最多的設(shè)備大概是計(jì)算機(jī)了，計(jì)算機(jī)可以儲(chǔ)存大量的資料信息，在數(shù)據(jù)和信息的整理時(shí)速度要比人工整理快得多。所以每一個(gè)檔案整理人員應(yīng)當(dāng)配備高水平的計(jì)算機(jī)技術(shù)，工作時(shí)職員運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)資料進(jìn)行整合，能夠極大地增加工作效率。除此之外，幫助人們查找個(gè)人不動(dòng)產(chǎn)權(quán)資料時(shí)，計(jì)算機(jī)查找毫無疑問是最快捷的方式。所以對(duì)于職員技術(shù)能力的提升有利于資料整合工作的開展。

最后是對(duì)檔案館進(jìn)行調(diào)整，在制度和人員這些方面完備之后，要考慮的就是檔案的存儲(chǔ)。以山東省夏津縣為例，該縣的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案存量巨大，自房產(chǎn)條例頒布以來，該縣所存有的資料檔案超過了200多萬卷。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料受法律規(guī)定，必須做到永久保存，完好保存，由此可以推出，今后該縣的檔案資料數(shù)量將以一定的速度遞增。當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料一般以紙質(zhì)文件為主，電子文件作為備份文件，為了能儲(chǔ)存越來越多的資料文件，相關(guān)部門需要對(duì)儲(chǔ)存的場(chǎng)地進(jìn)行擴(kuò)建，可以從多個(gè)方面入手。首先是利用好“云端技術(shù)”和“互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)”，云端技術(shù)具有很大的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存容量，能夠長期的對(duì)檔案信息進(jìn)行保存，將電子檔案存入云端當(dāng)中，在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行計(jì)算統(tǒng)計(jì)、防遺失監(jiān)控等。當(dāng)前儲(chǔ)存了大量的檔案紙質(zhì)文件，要同時(shí)管理這么多文件需要相當(dāng)多的人員，并且難免會(huì)發(fā)生檔案資料遺失的問題。借用云端技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行管控，當(dāng)紙質(zhì)檔案發(fā)生遺失，缺頁、紙質(zhì)老化等問題的時(shí)候，可以通過云端儲(chǔ)存的電子檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。這樣一來，紙質(zhì)文件儀式的問題得到了很好地解決。擴(kuò)大紙質(zhì)文件儲(chǔ)存區(qū)域，將一些老化的資料進(jìn)行改造，建設(shè)檔案資料備用儲(chǔ)存室，對(duì)于一些即將過期，或者即將失去效用的紙質(zhì)文件放入備用儲(chǔ)存館中，這樣有便于廢棄資料的處理。

3 結(jié)束語

開展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合與集約化管理，其根本是為了輔助不動(dòng)產(chǎn)登記工作的進(jìn)行。為了保證權(quán)利人的合法產(chǎn)權(quán)，國家開展各項(xiàng)政策來幫助該工作順利進(jìn)行，不動(dòng)產(chǎn)資料檔案管理制度還有很大的進(jìn)步空間，雖然檔案整合的任務(wù)十分艱巨，甚至直接影響到登記工作能否進(jìn)行的順利，但是我們要堅(jiān)信在各方人員的努力之下，該項(xiàng)工作一定能越做越好，絕不會(huì)讓每一個(gè)群眾的產(chǎn)權(quán)利益受到侵犯。