關(guān)于檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

鐘連升

（烏蘭浩特市環(huán)衛(wèi)處，內(nèi)蒙古 烏蘭浩特 137400）

檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)在于對(duì)檔案資料保存方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從過(guò)去的實(shí)體資料保存轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、信息化保存模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存的目的，并且能夠讓檔案資源產(chǎn)生更好的融合與共享效果，為檔案資料的查閱、開(kāi)發(fā)、利用提供便利，進(jìn)而提高檔案管理水平?，F(xiàn)如今，大部分的檔案管理部門(mén)都已著手推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，然而尚處在摸索階段，所以在建設(shè)過(guò)程中會(huì)因?yàn)橹T多因素的影響而導(dǎo)致存在一定問(wèn)題，檔案管理能力也有所降低。所以，文章將主要結(jié)合筆者工作實(shí)踐，對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理提出幾點(diǎn)思考，旨在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與提高檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作的有效開(kāi)展。

1 檔案信息化建設(shè)概念

檔案信息化建設(shè)，從比較廣泛的方面來(lái)說(shuō)，就是將檔案中的各個(gè)領(lǐng)域的信息通過(guò)信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行有效整合，并實(shí)現(xiàn)共享。從狹義的層面來(lái)說(shuō)，將檔案進(jìn)行信息化建設(shè)管理，就是將檔案中的一些資料通過(guò)信息化技術(shù)來(lái)對(duì)其進(jìn)行處理[1]。目前，隨著科技的不斷進(jìn)步和迅速發(fā)展，檔案資料也越來(lái)越全面，內(nèi)容也更加豐富，因此，將檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，通過(guò)先進(jìn)的信息化技術(shù)來(lái)改變檔案?jìng)鹘y(tǒng)的保管模式，利用數(shù)字化的信息技術(shù)載體將之前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管方式進(jìn)行替代，使其檔案管理更加便捷，同時(shí)檔案資料也可以達(dá)到長(zhǎng)期保存的目的，檔案資源信息也可以通過(guò)現(xiàn)代化的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)更加方便、快速的操作。

2 檔案信息化建設(shè)意義

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存難度較大，容易受到時(shí)間、地點(diǎn)等外部因素的影響，隨著時(shí)間的推移許多檔案資料會(huì)丟失，而且，不斷積累的新的紙質(zhì)檔案也會(huì)增加檔案的保存難度，需要花費(fèi)大量的精力和空間對(duì)這些檔案進(jìn)行保存。而檔案的信息化建設(shè)能將各種檔案信息資源以電子化、數(shù)字化的形式保存起來(lái)，這樣的保存方式不僅能夠節(jié)約大量?jī)?chǔ)存空間，而且在需要時(shí)方便對(duì)檔案的查閱和翻閱。隨著系統(tǒng)搜索功能的完善，查找答案再也不是一件難事，只需要?jiǎng)觿?dòng)手指就能將自己需要的檔案信息提取出來(lái)以供查閱。

3 加速檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的幾點(diǎn)思考

3.1 制定規(guī)范化的檔案管理制度

檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化管理，其管理方法及步驟需要有固定的模式；操作人員必須按照規(guī)定完成各項(xiàng)工作，才能確保檔案管理工作的高效性。信息化建設(shè)就是為了建設(shè)一個(gè)高效、規(guī)范的檔案管理體系，避免重要檔案資料不會(huì)被損毀或遺失，方便有需要的人員查閱。因此，在日常工作中，要制定完善的管理制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，不允許任何人隨意更改操作步驟，利用管理制度監(jiān)督管理人員按照規(guī)定的步驟完成工作內(nèi)容。要特別注意的是，制定規(guī)章制度要全面考慮問(wèn)題，以加強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)為主、處罰措施為輔，讓工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，自覺(jué)遵守檔案信息化相關(guān)制度。

3.2 提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)會(huì)直接影響到檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，單位應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們明確自己的工作職責(zé)，意識(shí)到檔案管理人員的工作和單位其他工作人員的工作性質(zhì)是一樣的。檔案涉及單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展和進(jìn)行，關(guān)系到單位工作人員的切身利益，因此，檔案的管理工作馬虎不得。管理人員應(yīng)該不斷提升自己的服務(wù)意識(shí)，將自己的工作做好，不出現(xiàn)不必要的偏差。而且，單位要加強(qiáng)對(duì)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)檔案管理人員的多媒體計(jì)算機(jī)操作技術(shù)及相關(guān)理論知識(shí)，這些都是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和必要前提。只有相關(guān)管理人員具有信息化意識(shí)和相關(guān)技能，才能在工作中不斷加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的建設(shè)，優(yōu)化檔案信息化工作進(jìn)程。

3.3 檔案管理智能化

智慧檔案館（室）是今后一段時(shí)間檔案信息化建設(shè)的方向。中央檔案館原館長(zhǎng)、國(guó)家檔案局原局長(zhǎng)楊冬權(quán)指出，智慧檔案館的內(nèi)容包括檔案信息、檔案實(shí)體、檔案環(huán)境、檔案人流以及其他方面智能化管理。檔案管理的智能化也可以理解為“會(huì)感知的檔案、有生命的檔案、能定位的檔案、保安全的檔案、可節(jié)能的檔案……”以全面透徹的感知、高效協(xié)同的互聯(lián)、智能融合的應(yīng)用以及以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新為主要建設(shè)內(nèi)容，對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行智能管理、安全保存，提供主動(dòng)服務(wù)。

3.4 與現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合

要想更好地開(kāi)展檔案管理工作，就要有效地利用各種新媒體設(shè)備和技術(shù)，例如，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要和數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)人員合作，來(lái)開(kāi)發(fā)和建立多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而做好數(shù)據(jù)的采集和儲(chǔ)存工作，先對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定，并且把紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成電子格式，然后把檔案資料信息輸入電腦中，并且把檔案信息資料進(jìn)行壓縮和數(shù)字化的處理，最后進(jìn)行分類(lèi)儲(chǔ)存。同時(shí)，結(jié)合受眾的需求特點(diǎn)，先設(shè)置好多樣化的客戶(hù)端接口，然后進(jìn)行檔案信息公開(kāi)，同時(shí)還要對(duì)檔案信息的外部對(duì)接做好一定的安全防護(hù)工作，為檔案信息文件安裝防火墻或者審計(jì)等安全措施，在利用新媒體技術(shù)的同時(shí)，還要保障檔案信息安全與高效的存儲(chǔ)、采集以及發(fā)布。

3.5 加強(qiáng)檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用

檔案信息可以對(duì)人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行比較真實(shí)的反映，為了給企業(yè)、政府以及人們提供相應(yīng)的文件以及信息，我們一定要對(duì)檔案信息實(shí)施全面性的管理，這樣將會(huì)非常的利于人們進(jìn)一步的完成決策。社會(huì)一直在迅速的發(fā)展，關(guān)于檔案信息的數(shù)據(jù)也在不斷的出現(xiàn)增加的趨勢(shì)，規(guī)模也變得非常大，如果在工作的過(guò)程中，利用之前比較傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行處理這些檔案信息，在很大程度上會(huì)使得工作出現(xiàn)一定的失誤，這樣就會(huì)和社會(huì)的發(fā)展要求之間無(wú)法更好的適應(yīng)。因此我們一定要使用一些比較先進(jìn)的設(shè)備以及技術(shù)進(jìn)行處理這些檔案信息，保障檔案在管理的過(guò)程中更加的面向信息化以及現(xiàn)代化，更好的造福于人類(lèi)。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案資源是全社會(huì)的重要財(cái)富。以豐富的檔案信息作為參考依據(jù)，可以使很多問(wèn)題找到解決的突破口。比如在制定工程項(xiàng)目的建設(shè)方案時(shí)，需要當(dāng)?shù)貧夂?、地質(zhì)、人文等多方面的檔案信息材料；資料越詳細(xì)，施工方案就能越精準(zhǔn)，項(xiàng)目的質(zhì)量和社會(huì)效益就會(huì)越明顯。由此可見(jiàn)檔案資源的重要性和檔案信息化建設(shè)的重要性。只有實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，不斷完善信息化建設(shè)體系，檔案資源才能發(fā)揮出更大的作用。這是時(shí)代發(fā)展的需要，更是檔案管理工作人員應(yīng)肩負(fù)起的社會(huì)責(zé)任。