建筑工程檔案資料管理的優(yōu)化研究

彭慧星

（中鐵十六局集團城市建設(shè)發(fā)展有限公司，北京 100018）

檔案工作是建筑施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中一項常規(guī)性工作，也是衡量一個企業(yè)治理水平高低的標準之一。切實做好建筑施工企業(yè)檔案治理工作，可以為企業(yè)開發(fā)建筑新技術(shù)、新工藝提供依據(jù)和參考。同時，也能大大減少在創(chuàng)優(yōu)、工法申報過程中的人力、物力投入及整理工程檔案資料的重復工作，實現(xiàn)可觀的經(jīng)濟效益和社會效益，大大促動生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)范管理和開拓創(chuàng)新。建筑施工企業(yè)應統(tǒng)籌兼顧好企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作和檔案治理工作，使之相互依存、相互促動，充分發(fā)揮檔案治理在企業(yè)中的價值。鑒于此，本文從建筑施工企業(yè)檔案工作的重性要出發(fā)，對標管理策略進行探討，以期實現(xiàn)建筑施工企業(yè)檔案開發(fā)利用的最大化。

1 檔案工作在建筑企業(yè)中的重要作用

1.1 檔案資料為企業(yè)項目建設(shè)工作發(fā)揮參考憑證作用

建筑施工企業(yè)的檔案資料是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實反映。建筑施工企業(yè)的一切生產(chǎn)經(jīng)營活動，如經(jīng)營決策、項目建設(shè)、勞動用工、勞務分包等都能在檔案資料中得到真實地反映。建筑工程檔案資料作為項目建設(shè)過程的真實記錄，是工程重要技術(shù)參數(shù)和建設(shè)過程的可靠反映，是建設(shè)工程質(zhì)量治理的重要環(huán)節(jié)，是不可再生的信息資源，也是工程項目竣工驗收的必備條件。工程檔案的真實、準確、齊全、完整和科學保管及有效利用，對確保建設(shè)項目完工后的安全使用和正常運行，促動城市建設(shè)、企業(yè)進展和經(jīng)濟進展具有重要的意義。檔案工作者通過企業(yè)檔案信息的收集、整理、分析、研究，從而應用到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和治理工作中，不但有利于保證企業(yè)在建項目的各項指標順利完成，而且有利于提升企業(yè)的經(jīng)濟效益和市場競爭力。

1.2 檔案資料為開發(fā)建筑新技術(shù)、新工藝提供依據(jù)和參考

檔案是建筑企業(yè)寶貴的信息資源。建筑施工企業(yè)要在市場上站穩(wěn)腳跟、發(fā)展創(chuàng)新，需要持續(xù)從項目施工中收集各種數(shù)據(jù)和資料并進行開發(fā)利用。每個項目分部工程的施工實踐都可能成為一項先進施工工藝的前身，從而在建筑上全面推廣使用，使企業(yè)受益。所以，建筑施工企業(yè)檔案工作做得如何，檔案資料的收集是否即時、齊全，管理是否科學，對企業(yè)新技術(shù)的應用、新工藝的開發(fā)有直接影響。這就需要建筑施工企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中持續(xù)探究和創(chuàng)新，而在這個探究和創(chuàng)新過程中，完整的檔案資料是十分必要的。

2 建筑工程檔案資料管理存在的主要問題

2.1 檔案管理意識薄弱

由于很多建筑企業(yè)、施工單位的管理人員認為檔案管理是一個不重要的環(huán)節(jié)，無法創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟利潤，所以投入的物力、人力較少，甚至還有許多管理人員覺得沒有規(guī)范化的檔案管理機制，不會對整個建筑工程建設(shè)質(zhì)量產(chǎn)生影響，導致相關(guān)人員工作不積極，檔案的日常收集、整理、保管工作比較混亂，出現(xiàn)問題時相互推諉，嚴重影響檔案資料的管理質(zhì)量。

2.2 檔案資料管理質(zhì)量有待提升

在施工各個環(huán)節(jié)中形成的資料文件，都屬于工程檔案的管理范圍，內(nèi)容繁多，需要有效地分類收集整理，許多建筑施工企業(yè)常常注重檔案數(shù)量的收集，缺少專業(yè)的甄別鑒定，導致出現(xiàn)許多實用性、安全性較低的材料，長期下去，會對相關(guān)部門的檔案保管工作產(chǎn)生較大的影響。另外，對于許多重要的簽字資料與文件的保管，相關(guān)管理人員比較隨意，容易發(fā)生檔案資料缺少、丟失等問題，直接影響整個工程檔案資料的保存質(zhì)量和意義，影響后續(xù)的施工建設(shè)活動，導致整體管理效率不高，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會效益。

3 建筑工程檔案資料管理的優(yōu)化路徑

3.1 強化檔案資料管理人員的職業(yè)意識，規(guī)范日常工作行為

檔案資料的收集、整理和編制是由人完成的，提高檔案管理人員的素質(zhì)至關(guān)重要。在加強宣傳的基礎(chǔ)上，對檔案管理人員應經(jīng)常開展職業(yè)教育培訓，組織內(nèi)外部的參觀、交流與學習，保證相關(guān)人員都能建立良好的檔案資料管理意識和職業(yè)素養(yǎng)，不斷提升其自身綜合能力與管理素質(zhì)。編制崗位職責，使各級管理人員，明確自身的基本工作程序與目標，以規(guī)范其日常工作內(nèi)容與行為。要求在施工建設(shè)活動開工之前，做好統(tǒng)一表格、標準等準備工作，做好施工過程中進度計劃制訂與調(diào)整工作，并在開工后的施工管理過程中，監(jiān)督檢查檔案資料記錄與整理情況。在此基礎(chǔ)上，現(xiàn)場的管理人員要實現(xiàn)工程建設(shè)檔案資料的登記工作，定期檢查相關(guān)部門工作完成情況，做好施工管理登記工作，對施工單位的建設(shè)資料完成情況進行檢查。

3.2 不斷完善檔案資料管理制度

建筑工程的檔案資料管理不僅僅是簡單地對工程資料進行保存，而是要通過完善的管理制度對從檔案的形成、各部門的簽字確認、不同施工階段資料的整理以及最終檔案的歸檔，這一系列的過程都是檔案管理的重點。為了能夠加強檔案的管理工作，需要不斷完善企業(yè)檔案管理的制度，并且參考國家對于工程資料檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行制度的補充完善。其中需要明確工程項目單位、施工企業(yè)以及監(jiān)理單位在工程建設(shè)中的職責等，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)都能夠流程化、系統(tǒng)化，完善檔案的借閱登記制度，避免檔案在使用過程中丟失。出現(xiàn)問題能夠有效地追蹤到當事人的責任，提高每一位工程參與者對檔案資料的重視程度。

3.3 構(gòu)建企業(yè)檔案資源數(shù)據(jù)平臺

由于工程項目檔案數(shù)據(jù)關(guān)系很多方面的內(nèi)容，要確保各工程間檔案資源共享，必須要借助于建立大數(shù)據(jù)信息管理平臺的方式來實現(xiàn)檔案資料的高效利用。建筑施工企業(yè)作為工程檔案收集、歸檔、保存的責任主體，應建議企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺，用現(xiàn)代化手段對檔案資料進行管理，提高工作效率。一是借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來推動建筑施工企業(yè)檔案資料的整合，進一步挖掘信息技術(shù)的功能，使企業(yè)能夠更加便捷地利用檔案資料信息。二是實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化，將企業(yè)檔案資料統(tǒng)一納入共享平臺，進而推動建筑施工企業(yè)檔案信息化的深度 發(fā)展。

3.4 落實檔案信息安全管理

建筑施工企業(yè)應該對關(guān)鍵檔案資料做好備份工作，確保檔案資料不遺漏。一是加強企業(yè)檔案管理人員的培訓，樹立較強的安全意識，尤其要掌握數(shù)字檔案的安全保護技術(shù)，定期組織開展安全檢查，發(fā)現(xiàn)漏洞及時補救。二是構(gòu)建完善的安全管理機制，將企業(yè)檔案信息安全管理工作納入議事日程，確保落實到實際工作。三是加強企業(yè)檔案資料的管理和宣傳，增強相關(guān)人員對檔案安全尤其是數(shù)字化檔案安全的重視，制定符合企業(yè)實際的檔案安全應急預案，做好突發(fā)性事件的處理。

4 結(jié)語

總之，工程檔案是工程建設(shè)最真實的反映，是檢驗工程質(zhì)量的重要依據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)管理過程中的問題，制定完善有效的管理人才培養(yǎng)體系和獎懲制度，不斷總結(jié)經(jīng)驗和教訓，提高整體檔案管理水平，對企業(yè)借鑒成果、提高質(zhì)量、增收效益有著重要意義。我們應該積極借鑒國內(nèi)外先進管理經(jīng)驗，揚長避短，不斷優(yōu)化管理制度和體系，讓建筑工程檔案管理持續(xù)適應新形勢的發(fā)展要求，更好地為企業(yè)發(fā)展和國家經(jīng)濟建設(shè)服務。