事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化及檔案利用效益研究

謝麗麗

（涿州市自然資源和規(guī)劃局，河北 涿州 072750）

1 事業(yè)單位檔案管理的重要意義

檔案是一個(gè)企事業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展和建設(shè)的非常重要的無(wú)形資產(chǎn)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷增加，企事業(yè)單位檔案管理工作越來(lái)越被重視，特別是隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作必須要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，要使其適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。事業(yè)檔案管理的規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化的重要環(huán)節(jié)。檔案是一個(gè)事業(yè)發(fā)展歷史的縮影，是一項(xiàng)重要信息的來(lái)源，同時(shí)檔案管理工作是信息產(chǎn)業(yè)非常重要的組成部分。事業(yè)檔案管理的規(guī)范化便于日后對(duì)檔案信息的查詢(xún)，這對(duì)于事業(yè)單位的信息收集起著非常重要的作用，同時(shí)也將成為企事業(yè)單位信息來(lái)源的動(dòng)力。

2 事業(yè)檔案管理工作的問(wèn)題

1）管理程序混亂，管理制度存在漏洞。很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予足夠的重視，因此在制定相關(guān)規(guī)章制度時(shí)留下了不少隱患。舉例來(lái)說(shuō)，一些事業(yè)單位在收集檔案資料的過(guò)程中，由于未建立相關(guān)績(jī)效考核制度，導(dǎo)致了檔案資料缺失、檔案收錄不合理等問(wèn)題。除此之外，在收錄檔案資料的過(guò)程中，因不同部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)存在差異，導(dǎo)致檔案管理工作力度不足、深度不夠。更有甚者，由于單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光，致使檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理的合理規(guī)劃，無(wú)法形成完整、連續(xù)的檔案資料。

2）管理技術(shù)、方式較為落后。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理主要處理的是以紙質(zhì)檔案為主的資料，其不僅占用了不小的空間資源，并隨著時(shí)間的推移還面臨資料老化等問(wèn)題。同時(shí)，數(shù)量越來(lái)越多的紙質(zhì)檔案也不利于檢索人員的查閱和使用。究其原因，一方面是因?yàn)楹芏嗍聵I(yè)單位缺乏相應(yīng)的軟硬件設(shè)施購(gòu)置資金，另一方面是因?yàn)闄n案管理人員缺乏對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用。

3）檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊。檔案管理人員應(yīng)對(duì)國(guó)家關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)法律法規(guī)以及相關(guān)政策走向有深入且獨(dú)到的理解，并能憑借強(qiáng)大的文字表述能力和熟練的現(xiàn)代化檔案管理工作技能及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄下事業(yè)單位在自身發(fā)展歷程中所產(chǎn)生的各項(xiàng)有價(jià)值的信息資料。然而就目前來(lái)看，達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)的事業(yè)單位檔案管理人員仍是鳳毛麟角，檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊。

3 推進(jìn)企事業(yè)檔案管理規(guī)范化的措施分析

目前，我國(guó)頒布了很多關(guān)于檔案管理方面的條例，例如：《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》、《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)的通知》（云辦發(fā)【2014】18號(hào)），因此企事業(yè)單位要重視檔案管理的規(guī)范化，這對(duì)于企事業(yè)的發(fā)展有很大的促進(jìn)作用，具體措施如下：

1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理意識(shí)。企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且要轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的思想觀念。企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是單位的決策者和組織者，因此只有加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，才能促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化的開(kāi)展。企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要有效的解決檔案管理過(guò)程中所遇到的問(wèn)題，其中包括人才需求和資金需求等，因此企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)，并且要加大投資力度，提升檔案管理技術(shù)設(shè)施，改善傳統(tǒng)的管理方式，使其更具有現(xiàn)代化和信息化。加強(qiáng)企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的法律意識(shí)，讓他們明確國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，同時(shí)要在單位加大法律宣傳的力度，在檔案管理的過(guò)程中，要依法進(jìn)行建檔、管檔以及用檔。除此之外，要依照檔案管理的規(guī)范化，制定績(jī)效考核的制度，讓他們對(duì)檔案管理有重新的認(rèn)識(shí)，從而意識(shí)到檔案管理的重要性。

2）建立健全企事業(yè)檔案管理的工作制度。目前我國(guó)很多企事業(yè)單位檔案管理制度都不夠完善，并且管理體系也比較落后，因此必須要不斷的完善檔案管理制度，增強(qiáng)檔案管理的有序性，從而促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的建設(shè)。建立完善的企事業(yè)檔案管理制度，其中具體包括：檔案人員崗位責(zé)任制度、檔案整理歸檔制度以及檔案安全制度等。每項(xiàng)規(guī)章制度都必須要有明確的條文，并且要非常嚴(yán)密，同時(shí)檔案管理規(guī)章制度要足夠的簡(jiǎn)明，這樣有利于管理人員對(duì)其進(jìn)行充分的落實(shí)。管理人員要在日常的工作中，不斷的總結(jié)和改善，從而保證檔案管理工作都能有據(jù)可查。

3）引進(jìn)現(xiàn)代化管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理手段只用到了一臺(tái)電腦，并且只配置一個(gè)管理人員，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，這種管理模式已經(jīng)滿(mǎn)足不了社會(huì)的需求，因此一定要提高企事業(yè)檔案的管理手段，并且要完善管理模式，采用鼓勵(lì)機(jī)制，從而促進(jìn)企事業(yè)檔案管理工作順利開(kāi)展。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)工作以及管理手段的創(chuàng)新，采取科學(xué)的管理手段，并且要以信息化為基礎(chǔ)，建立數(shù)字檔案以及電子文件系統(tǒng)，從而提高檔案管理水平。

4）加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案管理工作人員的管理和培訓(xùn)。檔案管理工作的質(zhì)量會(huì)受到檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的影響，因此一定要增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。要想提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，必須要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，讓工作人員積極的參加培訓(xùn)，從而使他們能夠熟練的掌握檔案管理工作的流程以及相關(guān)的要求，并且要對(duì)他們進(jìn)行科學(xué)的管理方法和技能的培訓(xùn)，提高自身的整體素質(zhì)，同時(shí)要求他們創(chuàng)新出適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的管理模式。目前，我國(guó)對(duì)企事業(yè)檔案管理人員有越來(lái)越多的要求，不僅是專(zhuān)業(yè)技能方面，最重要的是職業(yè)道德水平，因此必須要加強(qiáng)對(duì)管理人員的道德素質(zhì)培訓(xùn)，不斷地強(qiáng)化他們的服務(wù)意識(shí)以及責(zé)任意識(shí)，從而提高檔案管理人員的服務(wù)水平，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和信息化。

4 提升事業(yè)單位檔案利用效益的思路

事業(yè)單位檔案資料毫無(wú)疑問(wèn)具有很大的價(jià)值，因此其利用效率的高低能夠直接體現(xiàn)出檔案管理工作的水平。因此，只有將提高事業(yè)單位檔案資料利用效率作為推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的最終落腳點(diǎn)，才真正有助于單位領(lǐng)導(dǎo)借助于這些檔案資料作出更好的決策，繼而助力單位實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，首先要提高事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)檔案資料的合理利用意識(shí)，確保所有的檔案管理工作都能為檔案資料被有效利用而服務(wù)。另外，應(yīng)針對(duì)事業(yè)單位檔案工作的服務(wù)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，創(chuàng)新目的在于盡可能使這些檔案資料更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策，服務(wù)于生產(chǎn)科研，服務(wù)于任何有需要的人員進(jìn)行查閱。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，一方面需要建立和健全事業(yè)單位檔案利用制度，通過(guò)制度落實(shí)來(lái)提高檔案管理人員服務(wù)的積極性和工作熱情，激勵(lì)其從以往的被動(dòng)型服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)型服務(wù)；另一方面需要對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案檢索的工具進(jìn)行全面更新，徹底摒棄傳統(tǒng)的人工檢索或半人工檢索，全面落實(shí)現(xiàn)代電腦智能化檢索方式，從而切實(shí)提高檔案資料檢索的準(zhǔn)確性和速度。只有這樣，才能真正實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案資料的更高效利用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平的與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)單位更加快速、健康地發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)研究與證實(shí)，驗(yàn)證了科技型小微企業(yè)管理創(chuàng)新中TRIZ發(fā)揮的巨大作用和重要影響，對(duì)于這一領(lǐng)域研究的空白區(qū)做了相應(yīng)的彌補(bǔ)。對(duì)于諸多層面的提升都提供了支持、參考以及經(jīng)驗(yàn)。然而，TRIZ理論極為的抽象、結(jié)構(gòu)也比較復(fù)雜，企業(yè)的消化與吸收的能力較弱，應(yīng)用較慢。而且在管理領(lǐng)域?qū)RIZ的研究深度極其有限，對(duì)于應(yīng)用的支撐力不足。另外，國(guó)家對(duì)于TRIZ推廣的力度極其微小，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者對(duì)TRIZ并不十分的了解，無(wú)法應(yīng)用，也并不總重視。因此，TRIZ理論在科技型小微企業(yè)管理創(chuàng)新道路上的應(yīng)用還要走很長(zhǎng)的路。