紙質檔案與電子檔案并存時期檔案管理若干問題的思考

郝巖巖

（菏澤市規(guī)劃管理服務中心，山東 菏澤 274000）

信息技術是事業(yè)單位檔案管理工作中非常重要的手段之一，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時需要堅持與時俱進的管理理念，關注各種現(xiàn)代管理技術的應用以及靈活調整，切實實現(xiàn)信息技術與事業(yè)單位檔案管理工作之間的緊密結合，才能突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，更好地提升檔案管理水平。經過多年發(fā)展，事業(yè)單位運用信息技術管理檔案有了長足的進步，也出現(xiàn)了一些問題，需要引起我們的重視，并采取有效對策，認真加以解決。

1 新時期檔案管理的意義

首先，適應社會發(fā)展的需求。在社會不斷發(fā)展過程中，檔案管理工作已經被很多事業(yè)單位所重視，逐步成為單位領導決策水平和決策效率的衡量依據(jù)。新時期的檔案管理涵蓋了一個單位很多方面的內容，社會發(fā)展過程需要檔案管理作為一個單位的向導，指導和幫助單位更好地發(fā)展。新時期檔案管理無論是在事業(yè)單位，還是企業(yè)單位，都是必不可少的。在單位的行政管理上、單位的發(fā)展歷史上等方方面面都有所運用。所以，檔案很大程度上推動了社會的發(fā)展，這些研究的數(shù)據(jù)對推動事業(yè)單位進步，起到至關重要的作用。并且提高檔案的管理水平，也為后續(xù)的事業(yè)單位研究提供快捷方便的全方位資料，促進事業(yè)單位工作的進一步發(fā)展。另外，提供有價值的數(shù)據(jù)。檔案工作是一項要求較為嚴謹?shù)墓ぷ?，業(yè)務性很強，為工作單位提供著很有利和有價值的數(shù)據(jù)。例如機關單位日常工作中，檔案包含了日常公書的收發(fā)、登記、運轉管理、檔案管理與保管等內容，是事業(yè)單位管理工作的一個重要組成部分。它真實地記錄了事業(yè)單位的各項工作，有著重要的查考價值，機關領導和工作人員熟悉情況、總結經驗、制定計劃、處理問題，經常要從檔案中去查找重要的數(shù)據(jù)信息，如果檔案查到了，很多問題就可以得以解決，順利地進行工作。

2 紙質檔案與電子檔案并存時期檔案管理問題分析

2.1 缺乏完善的檔案管理體系

在事業(yè)單位的檔案管理過程中，存在的最為突出的問題就是管理制度的不完善。這主要是由于事業(yè)單位管理層對于檔案管理不重視，對于檔案管理的制度建設沒有投入過多的精力。盡管在部分事業(yè)單位中存在檔案管理制度，但大多浮于表面，沒有真正落到實處。檔案管理人員經常將檔案資源隨意堆放，造成文件丟失。對于單位的檔案外借，沒有形成規(guī)范的外借手續(xù)。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案資料是其對日常工作的重要分析依據(jù)。雖然檔案資料有時無法直接轉換成單位的金錢財富，但是通過檔案資料所提供的信息，可以促進單位提高自我的認識。事業(yè)單位沒有充分利用好所儲存的檔案信息，整體利用率較低。

2.2 檔案管理人員整體素質參差不齊

檔案管理人員應對國家關于檔案管理的各項法律法規(guī)以及相關政策走向有深入且獨到的理解，并能憑借強大的文字表述能力和熟練的現(xiàn)代化檔案管理工作技能及時、準確地記錄下事業(yè)單位在自身發(fā)展歷程中所產生的各項有價值的信息資料。然而就目前來看，達到這一標準的事業(yè)單位檔案管理人員仍是鳳毛麟角，檔案管理人員整體素質參差不齊[1]。

2.3 檔案資料整理質量不高

在檔案管理工作中，檔案的歸檔整理是非常重要的。只有將檔案的資料收集完整，歸檔整理好，才可以使后續(xù)的檔案管理工作順利發(fā)展，形成有價值的檔案資料。但很多單位行政管理部門不重視檔案管理的重要性，使得檔案資料收集不全或歸檔整理不到位，直接影響了單位檔案管理工作的有效價值發(fā)揮。

3 紙質檔案與電子檔案并存時期檔案管理措施

3.1 創(chuàng)新制度管理，加強法規(guī)落實和制度考核

切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質量開展的基礎。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進性，事業(yè)單位應該對機構內的各項制度進行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結合；另一方面，制度的執(zhí)行必須科學、穩(wěn)定，不能三天打魚兩天曬網。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應該同時保存紙質材料，都要嚴格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問題并嚴格執(zhí)行，需要加強督導和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞[2]。

3.2 構建系統(tǒng)化、規(guī)范化的電子檔案管理系統(tǒng)

檔案管理工作內容復雜、系統(tǒng)性強，系統(tǒng)化和規(guī)范化是電子檔案管理系統(tǒng)的未來發(fā)展方向，需要加大這方面工作的推進力度。應該積極構建和完善電子檔案管理系統(tǒng)，注重對電子檔案的科學管理。檔案管理工作人員應該堅持文檔一體化管理要求，確保電子檔案的歸檔及時、齊全完整及有效利用。

3.3 提高檔案的管理水平

新時期，檔案的管理工作要跟上時代的步伐，做到與時俱進，檔案的管理水平會直接影響到事業(yè)單位的社會形象和檔案的質量。所以事業(yè)單位一定要積極提高檔案管理人員的專業(yè)水平。第一，培養(yǎng)管理人員的專業(yè)水平，首先要給管理人員創(chuàng)造不斷學習的機會和空間。例如事業(yè)單位可以邀請專家開展講座，對管理人員進行有針對性的講解和指導。同時，也可以讓管理人員去別的事業(yè)單位進行交流，學習先進的管理模式，提高管理人員的管理水平和綜合素質。第二，創(chuàng)新檔案的管理技術。在檔案管理的過程中，檔案人員要對管理技術進行創(chuàng)新，必須增強管理意識，要讓管理人員意識到現(xiàn)代化管理技術的重要性，并且還要定期對員工進行專業(yè)知識培訓，增強檔案的工作質量。要讓管理人員把信息化運用到檔案的整理和歸納中，保證信息資料的安全性和實用性，也為檔案的工作人員提供一個良好的環(huán)境。

3.4 豐富檔案管理的實際價值

為了在新時期更好地發(fā)揮事業(yè)單位的檔案管理價值，需要從不同層面提高檔案管理工作思路。一方面，是強化服務意識，真正認識到檔案管理的工作重視度，從工作層面上提高服務意識。從以往檔案單純記錄資料轉變?yōu)橛涗?、供應、決策支持的服務模式，強化服務意識，在事業(yè)單位決策任何事情或出現(xiàn)任何問題時，都可以在檔案中尋找到相關的資料，從而確保單位運行的合理性;另一方面，需要保持競爭意識，在工作中需要強化與其他部門的合作交流，管理人員可以借助競爭意識，將事業(yè)單位檔案管理工作價值進行拓展;借助競爭方式強化檔案管理的目標，提高檔案管理工作的自主性。

4 結語

綜上所述，在新時代的發(fā)展中，檔案管理也被逐漸重視起來，所以良好的管理技術不僅可以提高事業(yè)單位的社會形象，還可以提高檔案的工作質量，能帶動事業(yè)單位的效益，對此單位還需要重視紙質檔案與電子檔案的融合管理，保證檔案管理的有效性，充分挖掘檔案價值，提高檔案管理水平。