城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理中存在的問題及對策分析

常 瑞

（遂平縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險服務(wù)中心，河南 駐馬店 463000）

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理成效如何，其關(guān)乎著投保人的自身權(quán)益，甚至還會影響到經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量及效率。檔案收集和整理工作，實際上指的就是對業(yè)務(wù)工作予以有效梳理和歸納的一個過程，負(fù)責(zé)對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧總結(jié)，繼而不斷積累經(jīng)驗，為下一步工作的開展奠定基礎(chǔ)。

1 城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)實意義分析

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案屬于群眾養(yǎng)老保險管理工作開展的依據(jù)和憑證，整個設(shè)立過程中一定要經(jīng)過嚴(yán)格的法律程序?qū)彶?，在后期的檔案管理中也務(wù)必要根據(jù)法律文件去執(zhí)行，如此才能讓檔案更具法律效力，使之成為維護(hù)廣大人民群眾合法權(quán)益的保障。

城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險檔案管理工作是養(yǎng)老保險工作的一種延伸，屬于保險輔助服務(wù)項目，通過建立城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案可以推動整個社會保障工作檔案信息化發(fā)展進(jìn)程，并為社會資源的整合與優(yōu)化奠定堅實基礎(chǔ)。并且通過建立城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案，對社會主義和諧社會的構(gòu)建也是大有幫助的。就當(dāng)前時期來說，國內(nèi)養(yǎng)老保險層次雜亂無章的情況屢見不鮮，并且內(nèi)容各式各樣，若想對當(dāng)前社保體系中存在的一系列不良情況加以改善，那么做好城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作就顯得刻不容緩，唯有不斷提升檔案管理水平和效率，才能在最大限度上滿足城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作中的多元化需求，繼而切實保障最廣大人民群眾的切身利益。

2 城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作現(xiàn)存問題闡述

1）檔案管理意識薄弱。很多領(lǐng)導(dǎo)看待城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作時，思想上存在偏差，誤認(rèn)為檔案管理工作對單位的發(fā)展無益。這樣就會造成在檔案管理工作上投入的資金很少，也就不能及時更新各類軟硬件設(shè)備，并且也沒有委派專職人員進(jìn)行檔案管理，最終造成城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作無法照常執(zhí)行。個別地區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)中甚至沒有設(shè)立專門檔案室，重要檔案資料無法做到及時歸檔，防火和防盜以及防潮等工作都沒有做到位，這就極易引發(fā)一系列安全事故。專項負(fù)責(zé)經(jīng)辦業(yè)務(wù)的工作人員，其檔案管理意識也很薄弱，對檔案管理的概念認(rèn)知模棱兩可，再加上手頭業(yè)務(wù)繁雜，很少有時間去收集和整理資料，以致于影響了養(yǎng)老保險檔案資料的完整性。

2）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)模糊。當(dāng)前時期，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案工作管理仍處在初級發(fā)展階段，和社會保險檔案相比，二者管理對象迥異，并且沒有樹立明確的運行規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，所以二者在管理水平上存在很大差異。譬如說資料歸檔范圍和整理檔案的方式以及檔案銷毀具體辦法等都未得到明確，也沒有達(dá)成真正意義上的分類管理目標(biāo)與分級管理目標(biāo)。與此同時，未能明確需要集中統(tǒng)一管理的檔案類型和管理方式，運行機(jī)制上也存在諸多漏洞。所以當(dāng)務(wù)之急就是要促進(jìn)養(yǎng)老保險檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化運行，如此方可循序漸進(jìn)的提升保險檔案管理效力，讓檔案資源發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

3）管理方式較為落后。自國內(nèi)正式啟動城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險之日起，保險業(yè)務(wù)量連年猛增，盡管說很多經(jīng)辦機(jī)構(gòu)均相繼落實了檔案信息管理，但由于軟硬件設(shè)施落后，人才隊伍質(zhì)量下滑，這些導(dǎo)致城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理模式落后，通常情況下都以人工操作為主，效果差強(qiáng)人意，工作人員在查閱檔案資料時，均會消耗大量的時間和精力，尤其是檔案資料數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作更是難以順利開展，這些都會影響到整個城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險事業(yè)建設(shè)。

4）工作人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。立足于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理隊伍情況去分析，大多數(shù)檔案管理人員均以兼職為主，就算是專職檔案管理者，絕大多數(shù)人也都是轉(zhuǎn)行而來。此類檔案管理團(tuán)隊沒有接受過正規(guī)化、系統(tǒng)化的檔案管理知識培訓(xùn)，檔案管理專業(yè)知識極度匱乏，特別是信息技術(shù)應(yīng)用能力嚴(yán)重不足，在從事崗位工作時因循守舊，使用傳統(tǒng)管理方式去操作，這樣便不能從根本上提升檔案管理水平，因此也不能維護(hù)廣大人民群眾的切身利益。

3 針對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理問題的處理對策

1）做好宣傳工作，提升檔案管理意識。正確的做法是，要使用多元化的宣傳手段，日漸拓寬宣傳路徑，從根本上提升單位領(lǐng)導(dǎo)干部和公民的社會保障意識，針對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作，在思想和行動上都要給予重視。黨委和政府要發(fā)揮出作用，要對檔案管理工作重視起來，并委任專業(yè)工作者就職，處理養(yǎng)老保險檔案管理工作中的資金不足、人手不夠等問題。一定要主動創(chuàng)造條件、創(chuàng)設(shè)良好氛圍，促進(jìn)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。還有就是要為經(jīng)辦人員提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會，不斷增強(qiáng)他們的檔案管理意識，實現(xiàn)檔案管理觀念創(chuàng)新，時刻保持高度責(zé)任感，切實加強(qiáng)檔案工作水平，繼而更好更優(yōu)的為民服務(wù)。

2）優(yōu)化制度，調(diào)整管理程序。按照國家《檔案法》和《社會保險法》中的條文規(guī)定，制定出城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險分類細(xì)則，期間務(wù)必要明確具體保管期限。就各類檔案來說，務(wù)必要制定出相應(yīng)的管理制度，構(gòu)建完善的制度體系，保障檔案管理工作可以有章可循、有法可依。在收集養(yǎng)老保險檔案資料時，首先便是要確定檔案程序，繼而保障檔案資料可以及時地完成提交和存檔以及保管。不僅要滿足現(xiàn)有工作需求，還要和檔案管理目標(biāo)相契合，針對文書資料和業(yè)務(wù)報表以及會計賬簿等多項保險信息，檔案管理者務(wù)必要及時做好立卷工作和歸檔工作。

3）增加投入，創(chuàng)新管理方式。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險管理機(jī)構(gòu)需要處理好資金匱乏問題，要配置好軟硬件設(shè)備，并成立專屬檔案室。還有就是要執(zhí)行統(tǒng)一化的規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，通過計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)使得檔案信息對外共享，另外就是要在檔案管理軟件開發(fā)和應(yīng)用上下功夫，由上級城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險部門統(tǒng)一指揮實施，軟件要有自動編目和自動檢索等多項功能，如此才能大幅度的提升檔案信息查詢效率，便于后續(xù)統(tǒng)計工作更為順暢的開展。

4）加強(qiáng)檔案管理人員的工作水平。旨在保障城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作正常有效的開展，一定要全面優(yōu)化現(xiàn)有管理制度，并且定期組織檔案管理人員培訓(xùn)活動，使之可以盡快掌握檔案管理工作的流程和相關(guān)細(xì)節(jié)。要注意的是，需要認(rèn)真開展紙質(zhì)檔案存檔和培訓(xùn)等工作，并且還要及時地進(jìn)行檔案維護(hù)，尤其是那些比較正規(guī)的檔案資源，先是要將其備份，之后將其封存并妥善保管。當(dāng)前唯有全面提升檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，才能促進(jìn)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的重要性不言而喻，其記錄了群眾保費收繳情況，唯有切實加強(qiáng)檔案管理力度，保障檔案的安全性和真實性以及完整性，才能真正維護(hù)廣大人民群眾的利益。所以說地方政府以及城鄉(xiāng)社區(qū)務(wù)必要履行好自身職能，對養(yǎng)老金的發(fā)放工作格外重視，同時應(yīng)用科學(xué)合理的方式、方法，從根本上提升檔案管理工作成效，唯有如此才能最大限度上讓檔案資料發(fā)揮出作用，為社會主義和諧社會的構(gòu)建奠定基礎(chǔ)。