醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)新模式的幾點(diǎn)思考

譚婉貞

（來賓市人民醫(yī)院，廣西 來賓 546100）

在我國醫(yī)療衛(wèi)生體系改革不斷推進(jìn)的背景下，現(xiàn)代醫(yī)院管理制度更加完善，其中檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部管理中占據(jù)重要的地位。醫(yī)院檔案是醫(yī)院日常運(yùn)行信息的記錄，其中主要包括患者診療信息資料，對于醫(yī)院建設(shè)發(fā)展具有重要的作用。在醫(yī)院信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化推進(jìn)的形勢下，醫(yī)院檔案管理作為信息管理中的重要部分，需要建立規(guī)范化管理新模式，才能夠發(fā)揮出都能醫(yī)院檔案的作用，從而為醫(yī)院其他各項(xiàng)事務(wù)發(fā)展提供支持，滿足醫(yī)院改革發(fā)展需求，是當(dāng)前醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要基礎(chǔ)內(nèi)容。

1 醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容分析

檔案是對過去和現(xiàn)在的信息記錄，是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事社會(huì)生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)直接行使所形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的歷史記錄。通常情況下，醫(yī)院檔案管理工作的主要內(nèi)容是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史過程，對具有保存價(jià)值的信息進(jìn)行收集、分類個(gè)管理，是醫(yī)院信息數(shù)據(jù)最原始、最有價(jià)值的部分。醫(yī)院檔案的具體內(nèi)容包括醫(yī)院在醫(yī)療、科研、建設(shè)以及行政管理等多項(xiàng)基礎(chǔ)工作內(nèi)容中所形成的大量有價(jià)值的信息，檔案形式包括文字、音頻、視頻等，檔案載體有紙質(zhì)載體和信息載體，對于醫(yī)院的發(fā)展歷程和工作內(nèi)容有著重要作用。根據(jù)當(dāng)前我國部分醫(yī)院的檔案內(nèi)容分類來看，基本可以分為文書檔案、病例檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案以及事物檔案，能夠?qū)⑨t(yī)院的發(fā)展歷程與工作內(nèi)容進(jìn)行全面的記錄。醫(yī)院檔案是促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要資料，通過對檔案中信息和數(shù)據(jù)的分析，能夠?yàn)獒t(yī)院發(fā)展提供科學(xué)的信息支持，從而幫助醫(yī)院調(diào)整發(fā)展模式，提高醫(yī)療服務(wù)水平，為患者提供更加全面的醫(yī)療服務(wù)[1]。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題分析

根據(jù)對我國當(dāng)前部分醫(yī)院在檔案管理工作方面的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，還存在著一些明顯的問題，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理質(zhì)量提升，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 缺乏規(guī)劃范模式建設(shè)

醫(yī)院檔案管理需要規(guī)范化流程和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，才能夠保證醫(yī)院檔案中的信息和數(shù)據(jù)具有有效性和可靠性。但是在我國許多醫(yī)院在檔案管理方阿敏缺乏規(guī)范性模式建設(shè)，醫(yī)院檔案的收集、整理、儲存、分析等工作缺乏規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作開展雜亂無章，存在著很大的隨意性，這就容易導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息收集不夠全面，保存過程中容易出現(xiàn)損壞或丟失等問題，而一旦醫(yī)院檔案資料沒有收集全面或損壞丟失，醫(yī)院檔案基本無法重建，也就會(huì)永久缺失一部分醫(yī)院檔案資料，這對醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展是極為不利的，因此醫(yī)院要加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范性建設(shè)，建立完善的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，保證醫(yī)院管理工作可以有序開展[2]。

2.2 醫(yī)院檔案信息利用效率較低

檔案管理是醫(yī)院在開展日常業(yè)務(wù)中所記錄的數(shù)據(jù)和資料，能夠全面反映醫(yī)療機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)開展的實(shí)效性和存在不足，從而反映出醫(yī)療機(jī)構(gòu)真實(shí)管理水平。但是許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)對檔案資料的管理不夠重視，導(dǎo)致檔案信息的利用率較低，部分檔案信息在保存后很少有人翻閱和查看，所以醫(yī)院的業(yè)務(wù)檔案并沒有發(fā)揮出實(shí)際作用。檔案資料能夠?yàn)獒t(yī)院后續(xù)的管理工作提供指導(dǎo)，但是大部分醫(yī)院都忽略的檔案信息的重要性，對檔案信息的利用率較低，沒有通過檔案資料來挖掘問題和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，開展檔案管理的目的就是為了方便工作人員以及醫(yī)護(hù)人員查閱和利用，但是檔案的利用作用卻被很大程度的忽略，缺乏規(guī)范的意愿檔案資料利用制度，是當(dāng)前醫(yī)院檔案資料規(guī)范化管理模式建設(shè)中存在的主要問題。

2.3 信息化管理模式建設(shè)不足

信息化技術(shù)手段對于醫(yī)院檔案管理工作具有重要的作用，檔案電子化已經(jīng)成為檔案管理的基礎(chǔ)方向，能夠有效推動(dòng)醫(yī)院檔案管理效率和質(zhì)量提升。但是部分醫(yī)院對于信息化管理手段的應(yīng)用和信息化管理模式建設(shè)方面還存在著很大的不足，沒有深刻意識到信息技術(shù)手段對于檔案管理的重要作用，從而缺乏信息化建設(shè)主動(dòng)性，對于醫(yī)院檔案電子化方向發(fā)展造成了很大的不利影響。信息化管理能夠提高醫(yī)院檔案的安全性，相比于紙質(zhì)檔案能夠更好地保存，不易發(fā)生損壞和丟失，所以需要加強(qiáng)信息化管理模式的建設(shè)，利用信息技術(shù)手段建立規(guī)范化的現(xiàn)代檔案信息管理模式。

3 醫(yī)院檔案管理規(guī)范化模式建設(shè)的有效措施分析

3.1 準(zhǔn)確把握醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵要點(diǎn)

醫(yī)院的檔案管理需要醫(yī)療機(jī)構(gòu)準(zhǔn)確把握關(guān)鍵管理要點(diǎn)，才能夠提高醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量。首先，當(dāng)前醫(yī)院的檔案主要是以數(shù)據(jù)、信息和紙質(zhì)檔案形式而存在，檔案電子化發(fā)展已經(jīng)成為未來醫(yī)院檔案信息升級的主要方向，但是這并不意味著所有的檔案資料都能夠以電子文件代替，部分醫(yī)院檔案中的原始數(shù)據(jù)、關(guān)鍵技術(shù)等易燃需要通過紙質(zhì)檔案形式保存，通過紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的模式，能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理向多元化方向發(fā)展，發(fā)揮出不同檔案形式的優(yōu)勢，從而促進(jìn)檔案資料向規(guī)范化方向發(fā)展[3]。其次，醫(yī)院檔案管理對于管理工作質(zhì)量要求較高，所以醫(yī)院檔案資料需要選擇合適的保存方式，從而提高醫(yī)院檔案管理治療，使其向規(guī)范化方向發(fā)展，尤其是對醫(yī)院的電子檔案管理，需要保證醫(yī)院電子檔案儲存媒介的科學(xué)性和可靠性，并定期做好備份工作，防止電子檔案因系統(tǒng)故障等因素大面積損壞或丟失，通過建立完善的電子檔案管理規(guī)范化制度，能夠有效提升醫(yī)院電子檔案管理工作質(zhì)量。第三，醫(yī)院需要優(yōu)化檔案管理環(huán)境，延長醫(yī)院檔案保存壽命，尤其是在紙質(zhì)檔案方面，紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響而發(fā)生損壞，所以需要為紙質(zhì)檔案保存建立優(yōu)質(zhì)環(huán)境，防止紙質(zhì)檔案因環(huán)境或人為因素出現(xiàn)破壞，提高紙質(zhì)檔案管理規(guī)范化模式建設(shè)。最后，醫(yī)院檔案管理需要建立規(guī)劃化的管理模式，加強(qiáng)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，提高醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，保證醫(yī)院檔案管理各項(xiàng)工作能夠高質(zhì)量開展，從而能夠建設(shè)完善的檔案資料管理規(guī)范化新模式，是促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的重要方式。

3.2 加強(qiáng)規(guī)范化新模式建設(shè)

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的長期工作，如果沒有科學(xué)的規(guī)范化模式作為保障，在管理過程中會(huì)出現(xiàn)許多問題，且許多問題的發(fā)現(xiàn)具有滯后性，當(dāng)問題被發(fā)現(xiàn)時(shí)已經(jīng)造成了難以挽回的損失。為此，醫(yī)院需要加強(qiáng)規(guī)劃化新模式建設(shè)。首先，在紙質(zhì)檔案管理方面，需要對紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行核查，保證內(nèi)容具有價(jià)值，同時(shí)規(guī)范紙質(zhì)檔案管理環(huán)境，防止紙質(zhì)檔案在日常的保存過程中出現(xiàn)損壞，制定嚴(yán)格的查看制度，對每一次紙質(zhì)答案的查看都要詳細(xì)記錄。其次，在電子檔案管理方面，需要確保管理系統(tǒng)和存儲系統(tǒng)的穩(wěn)定性，定期對管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定性進(jìn)行維護(hù)，確保信息化存儲系統(tǒng)不會(huì)出現(xiàn)故障，同時(shí)加強(qiáng)對電子檔案的備份，建立多種電子檔案保存渠道。

3.3 建立規(guī)劃化的醫(yī)院檔案利用模式

檔案作為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)過程中的重要資料，對醫(yī)院的管理和發(fā)展具有重要的作用，所以要提高檔案的利用率，通過利用業(yè)務(wù)檔案來促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)。但是在檔案資料利用過程中，需要做好規(guī)范化利用管理規(guī)定，防止因人為利用檔案資料造成檔案信息損壞或丟失。首先，檔案管理人員需要嚴(yán)格控制檔案資料的利用頻率，尤其是在紙質(zhì)檔案資料方面，控制檔案被調(diào)取查閱的次數(shù)，防止對檔案資料造成破壞。其次，檔案信息在沒有批準(zhǔn)的情況下不能記錄，防止檔案資料中的關(guān)鍵信息泄露，特別是在電子檔案方面，需要加強(qiáng)檔案信息的安全管理，防止被不法分子盜取關(guān)鍵的醫(yī)療信息，從而威脅醫(yī)院建設(shè)發(fā)展和患者的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量[4]。第三，為了在規(guī)范化管理模式下提高醫(yī)院檔案的利用率，使其能夠?yàn)獒t(yī)院發(fā)展而服務(wù)，醫(yī)院需要制定規(guī)范化的檔案利用模式，對檔案信息進(jìn)行分類，建立科學(xué)的檢索制度，提高檔案利用率，優(yōu)化利用體現(xiàn)，從而能夠促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

3.4 建立規(guī)劃化醫(yī)院檔案信息管理模式

信息化技術(shù)是醫(yī)院檔案管理規(guī)范化新模式建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，所以醫(yī)院需要加強(qiáng)信息化管理模式的應(yīng)用，相比于傳統(tǒng)以人力為核心的檔案管理模式，信息化技術(shù)能夠提高檔案資料管理效率，使檔案管理規(guī)范性提升。為此，醫(yī)院需要建立統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理平臺，結(jié)合醫(yī)院檔案資料管理的實(shí)際需要，采用更多地信息技術(shù)書單，借助現(xiàn)代信息技術(shù)例如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及人工智能技術(shù)的優(yōu)勢，能夠有效提升醫(yī)院檔案管理規(guī)范性。

4 結(jié)束語

綜上所述，本文詳細(xì)闡述了醫(yī)院檔案信息管理的主要內(nèi)容以及當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并以此為切入點(diǎn)提出了多項(xiàng)有利于醫(yī)院檔案管理規(guī)劃化新模式建設(shè)的策略和意見，希望能夠?qū)︶t(yī)院發(fā)展建設(shè)發(fā)揮出一定的借鑒和幫助作用，不斷提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，從而促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)能力提升。