我國企業(yè)檔案信息集成的路徑研究

崔艷紅

（大慶油田檔案館，黑龍江 大慶 163000）

1 企業(yè)檔案信息集成的必要性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案利用方式越來越難以滿足企業(yè)利用需求，迫切需要通過對龐雜零散的檔案信息進(jìn)行綜合加工、深度開發(fā)，形成具有專業(yè)化、知識化、集成化特點(diǎn)的檔案信息產(chǎn)品替代原件提供利用，更好地滿足利用需求。

1）檔案信息集成化是解決檔案利用短板的客觀要求。隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)現(xiàn)代化、國際化程度提升，企業(yè)檔案的地位隨之提升，對檔案信息的管理與服務(wù)水平提出了更高要求，使傳統(tǒng)的檔案服務(wù)短板日趨凸顯。一是檔案開發(fā)利用時(shí)效性差，傳統(tǒng)的翻閱實(shí)體資料搜集信息的方式耗時(shí)費(fèi)力，準(zhǔn)確性難以保證；二是檔案服務(wù)覆蓋面窄，原有靠來館查借閱提供利用的方式，服務(wù)范圍較??；三是長期的分級管理體制，造成館藏檔案的重復(fù)存儲嚴(yán)重，且數(shù)量龐大，構(gòu)成復(fù)雜，靠人工無法短時(shí)間內(nèi)完成高質(zhì)量的比對篩選、查重補(bǔ)缺，迫切需要從大量的數(shù)據(jù)中抽取有用的信息和知識，滿足檔案利用者對檔案信息產(chǎn)品和服務(wù)日益提高的需求。

2）檔案信息集成化是服務(wù)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。檔案信息作為企業(yè)信息資源和知識資源的重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的核心信息資源，是企業(yè)參與競爭不可或缺的戰(zhàn)略資源。一方面，利用者對于檔案信息利用的需求呈現(xiàn)多元化，隨著企業(yè)的發(fā)展，其科研、生產(chǎn)、經(jīng)營過程中對檔案信息資源的依賴程度更高；另一方面，隨著專業(yè)化程度不斷提高，檔案信息資源更加豐富，數(shù)量越來越多，“活字典”越來越少，而利用也越來越頻繁，這種變化迫切要求檔案部門為企業(yè)提供更加系統(tǒng)、更加全面、更加權(quán)威的集成化的檔案信息服務(wù)。

3）檔案集成化是檔案工作自身發(fā)展的必然選擇。檔案信息化程度不斷提升，數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程逐步加快，檔案工作已經(jīng)由過去的實(shí)體管理變?yōu)榱藘?nèi)容管理、知識管理，檔案的收集、整理、保管等基礎(chǔ)工作成了檔案工作的一小部分，而大部分的更為重要的核心任務(wù)是檔案信息資源的整合，也就是檔案信息集成。檔案行業(yè)前沿也逐步探索著更新檔案管理模式、轉(zhuǎn)變檔案利用方式的先進(jìn)路徑。檔案集約化管理、集成化服務(wù)是檔案工作的開展方向，是解決檔案工作低水平重復(fù)建設(shè)、提高管控能力與效率、整合檔案資源的必然要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息集成化，用集成化的檔案信息產(chǎn)品替代原件提供利用，在對檔案原件起到很好保護(hù)作用的同時(shí)，也是擴(kuò)大檔案工作影響力、提升檔案信息利用價(jià)值、促進(jìn)檔案工作提檔升級的重要內(nèi)容，對檔案工作的可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 企業(yè)檔案信息集成的基本內(nèi)涵

檔案信息集成化是指以全部館藏檔案為對象，以編研和信息技術(shù)為主要手段，將龐雜零散的檔案信息進(jìn)行整合，形成具有專題性系統(tǒng)性的有序的方法構(gòu)成的檔案信息集成產(chǎn)品提供給用戶利用。檔案信息集成化是檔案事業(yè)發(fā)展的生命與活力所在。原有的來館查借閱的利用方式也不能滿足需要，迫切要求檔案部門將館藏檔案信息，通過專業(yè)化、數(shù)字化、集成化、平臺化、配套化的一系列措施，為檔案信息利用者提供更加系統(tǒng)、更加集成化的檔案信息服務(wù)。

3 開展企業(yè)檔案信息集成的有效手段

1）檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換，奠定系統(tǒng)構(gòu)建基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)的支持是開展館藏比對、進(jìn)行信息集成及實(shí)現(xiàn)平臺展示的基礎(chǔ)，其中將紙質(zhì)館藏檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，提供系統(tǒng)利用成為信息集成系統(tǒng)構(gòu)建的一項(xiàng)重要工作。一是，進(jìn)行數(shù)字化加工，對于館藏未進(jìn)行電子化的紙質(zhì)檔案，在保護(hù)好原件的基礎(chǔ)上，通過掃描與圖像處理的方式，將其轉(zhuǎn)換為雙層的.pdf文件；二是，文件的識別校對，由于較早期形成檔案的OCR識別率非常低，為滿足系統(tǒng)定位、檢索及摘錄的需要，通過計(jì)算機(jī)自動識別輔助人工校對的方式將.pdf文件轉(zhuǎn)化為.doc文件，最大程度地滿足了系統(tǒng)對于數(shù)據(jù)利用的需求。

2）檔案信息集成化服務(wù)，打造精品集成產(chǎn)品。打造信息集成服務(wù)理念，依托海量館藏檔案信息的優(yōu)化利用，針對全部檔案資源進(jìn)行信息集成，變檔案實(shí)體管理為內(nèi)容管理。一是實(shí)現(xiàn)自助采編，通過非結(jié)構(gòu)化文本自動提取技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人工輔助下的計(jì)算機(jī)自動采編方法，主要研究年鑒相關(guān)敏感信息監(jiān)測以及信息挖掘的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，以半結(jié)構(gòu)化的年鑒數(shù)據(jù)為對象， 研究從紛繁復(fù)雜的原始數(shù)據(jù)中實(shí)現(xiàn)智能辨識、分類、提取、歸并以及信息深度挖掘的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)；二是實(shí)現(xiàn)自動糾錯(cuò)，使用正則表達(dá)式進(jìn)行數(shù)據(jù)過濾及文字自動糾錯(cuò)技術(shù)，在編纂過程中的初審-復(fù)審-終審的技術(shù)方法，實(shí)現(xiàn)不同級別審核未通過時(shí)的系統(tǒng)應(yīng)激反應(yīng)，并智能分析在材料搜集、整理以及材料補(bǔ)充過程中是否符合相關(guān)規(guī)范，及時(shí)篩選并給出提示；三是形成信息集成產(chǎn)品，根據(jù)企業(yè)發(fā)展形勢，充分預(yù)判檔案信息利用者需求，結(jié)合信息集成系統(tǒng)的集成產(chǎn)品設(shè)計(jì)思路，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、主動、高效的集成產(chǎn)品 服務(wù)。

3）管理體系配套化建設(shè)，優(yōu)化完善管理制度。在我國企業(yè)檔案信息集成系統(tǒng)構(gòu)建背景下，開展檔案信息專業(yè)化、數(shù)字化、集成化、平臺化建設(shè)的同時(shí)，配套化的管理體系建設(shè)與完善是必不可少的。一是，優(yōu)化管理流程，針對管理模式與管理內(nèi)容上的革新，進(jìn)一步優(yōu)化理順管理流程，為檔案信息集成系統(tǒng)的建設(shè)和實(shí)際運(yùn)行提供有力支持；二是，合理調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，目前的組織機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置主要是基于傳統(tǒng)的檔案管理模式建立的，在推行檔案信息集成管理與服務(wù)的過程中，對于現(xiàn)有的組織機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置也提出了更高的要求，在進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)優(yōu)化的過程中，不但要考慮到新的管理流程的變化和需求，更要兼顧在相關(guān)工作過渡過程中崗位轉(zhuǎn)變的適應(yīng)性問題；三是，完善管理制度，將檔案信息管理的新模式、新要求、新變化融入到制度建設(shè)中去，推動檔案管理相關(guān)制度建設(shè)進(jìn)一步優(yōu)化完善。

4 企業(yè)檔案信息集成的實(shí)踐效果

1）優(yōu)化完善工作流程，大幅提高檔案編纂效率。利用計(jì)算機(jī)輔助編纂，將編研項(xiàng)目中供稿單位、編輯人員、審核人員的各項(xiàng)工作融入計(jì)算機(jī)流程設(shè)計(jì)，通過系統(tǒng)測試，較大程度地縮短了工作時(shí)間，優(yōu)化了工作流程，提升了工作效率。

2）研發(fā)信息集成產(chǎn)品，有效創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。當(dāng)豐富的檔案信息處于龐雜靜止?fàn)顟B(tài)的時(shí)候，人們既無法詳知其真實(shí)的存在，更不能建立依賴?yán)闷湫畔⒌男睦?，改變和提升檔案工作的地位和聲望，必須構(gòu)建主動的、開放式的集成化檔案信息服務(wù)體系。檔案信息集成系統(tǒng)的設(shè)計(jì)研發(fā)與應(yīng)用，建立了企業(yè)檔案信息集成框架模型，為轉(zhuǎn)變被動利用為主動服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。一是豐富了檔案信息檢索方式，集成系統(tǒng)的信息檢索功能為用戶提供了按類別檢索、按集成框架檢索、按編研成果檢索、按業(yè)務(wù)板塊檢索、隨機(jī)檢索等多種檢索方式，以滿足用戶的不同需求。二是建立主動服務(wù)模式，通過檔案信息集成系統(tǒng)可根據(jù)用戶查詢主題進(jìn)行信息集成，也可基于系統(tǒng)職能框架設(shè)計(jì)集成結(jié)構(gòu)化的信息集成產(chǎn)品。

3）搭建“一站式”服務(wù)系統(tǒng)，珍藏企業(yè)發(fā)展記憶。珍藏企業(yè)記憶、服務(wù)企業(yè)發(fā)展是檔案工作的基本理念，檔案部門服務(wù)企業(yè)發(fā)展的最佳模式莫過于再現(xiàn)企業(yè)歷史。通過檔案信息管理與服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)了檔案信息優(yōu)秀成果的集中展示，為檔案利用者提供了高效優(yōu)質(zhì)的集成化檔案信息服務(wù)。