淺析檔案整理工作的主要內(nèi)容和基本原則

羅小亮

（珠海市文件管理中心，廣東 珠海 519000）

檔案整理工作是一項承上啟下的工作環(huán)節(jié)。所以，我們要優(yōu)化檔案整理工作。優(yōu)化檔案整理工作，可以促進檔案工作系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)的良性運行和協(xié)調(diào)發(fā)展。通過檔案的整理可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質(zhì)量，促使其改善和提高。檔案經(jīng)過系統(tǒng)的整理和基本編目，為全面鑒定檔案的價值和建立多元性的檢索體系奠定了科學(xué)基礎(chǔ)，而且這幾項工作往往可以結(jié)合進行。只有整理好的檔案，才能為檔案的保護、統(tǒng)計和檢查提供基本的單位和完整的體系，便于維護檔案的完整與安全。所以，檔案整理工作是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。

檔案的整理以及保存工作一直是一份繁瑣且復(fù)雜的工作。檔案的整理工作主要是為了科學(xué)化以及合理化的將不同的檔案資料分門別類的進行保存，方便日后對資料的查閱及管理等工作。對單位各部門資料進行有序整理及歸檔工作不僅保證了檔案的完整性，還能夠在日后的工作當(dāng)中對檔案進行迅速的取用查詢，以備不時之需，其次，檔案的整理工作還有利于在日后單位的發(fā)展進程中更高效的進行檔案移交工作。

1 檔案整理工作的主要內(nèi)容

檔案的整理工作需要遵循一定的流程，保證整個工作環(huán)節(jié)的合理有序進行。一般整理工作的基本工作環(huán)節(jié)包括對檔案主要內(nèi)容的分類、編排、編號的基本工作環(huán)節(jié)，這個環(huán)節(jié)的工作人員需要對檔案的整理工作有著基本的知識理論，從而保證整個環(huán)節(jié)高效準(zhǔn)確的進行。

對檔案進行分類編排工作。一般檔案的文檔都是單位各個部門所上交的文檔資料，在接收過程中往往會出現(xiàn)雜亂的現(xiàn)象，文檔的內(nèi)容所屬往往具有不確定性，所以，在進行檔案的整理工作前應(yīng)當(dāng)先對這些檔案的內(nèi)容及其所屬進行分類，然后再對其進行編排以及目錄加工，從而使檔案能夠清晰、有序化的進行歸檔。

對檔案進行整理保存工作。將所接受的文檔分門別類的進行保存工作，在此過程中往往會因為檔案管理人員的不仔細(xì)造成檔案缺失，與保存內(nèi)容不符的情況。所以，在整個檔案的保存工作中，應(yīng)該對所接受的檔案進行更精細(xì)化的處理，將一些重復(fù)的、不合理的檔案內(nèi)容進行去除，一些重要的，短時間內(nèi)可能會需要用到的再進行一次更加詳細(xì)的整理工作，保證檔案整個保存環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)處理到位，確保檔案整理保存工作的落實。

系統(tǒng)的對檔案進行歸檔。在管理人員的日常工作當(dāng)中，往往會有一些零散的檔案文件需要管理人員隨時進行整理歸檔工作。為此，管理人員需要構(gòu)建一套檔案歸檔信息查詢系統(tǒng)，并不斷進行優(yōu)化，以方便檔案管理人員的日常調(diào)整、歸檔工作以及調(diào)取查閱工作。例如，將資料分門別類的進行整理之后將其錄入系統(tǒng)，再利用關(guān)鍵詞將其進行歸檔，以便在日后的調(diào)整及查閱過程中可以通過查找關(guān)鍵詞來進行。

2 檔案整理工作內(nèi)容的分類

2.1 系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接受文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館只要接受機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對所接受的檔案以及文件，在更大的范圍之內(nèi)進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

2.2 局部調(diào)整

對于已經(jīng)整理進入檔案館、檔案室的檔案，經(jīng)過管理實踐的檢驗或者是專門的質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對于其中不符合要求的檔案或文件進行一定的加工來提高質(zhì)量；另外一個方面，某些檔案材料由于保存的時間較長，其自身或者檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進行整理。

2.3 全過程的整理

檔案館、檔案室也有接受和征集一些零散的文件，有時館藏的體系遭到了嚴(yán)重的破壞，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔案號、編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

3 檔案整理工作的基本原則

文件之間的聯(lián)系性。在檔案的整理工作當(dāng)中，其所接受到的每個文件檔案都是有著相應(yīng)的聯(lián)系的，而我們在進行檔案的整理工作時，往往需要用到檔案之間的聯(lián)系，例如文件的頒布時間、內(nèi)容、來源及其所屬等方面。因此我們在進行檔案的整理工作時應(yīng)當(dāng)遵循檔案整理基本原則，將分散的各類型文件根據(jù)其頒布時間、內(nèi)容、來源及其所屬等方面之間的聯(lián)系進行重組歸類，反映出文件之間的聯(lián)系性，突出文件的一個整體，有利于檔案文件之間的保存與利用[1]。例如，將文件內(nèi)容作為一個橫向整理條件，而根據(jù)與其相關(guān)的聯(lián)系內(nèi)容“頒布時間”就可以獨立分離出來形成一個縱橫相關(guān)的聯(lián)系條件，再通過整理依據(jù)及其之間的聯(lián)系性使得在找尋檔案的時候能夠精確定位檔案位置，從而大大提高了管理效率。而后將檔案室看成一個整體，保證每個文件之間的聯(lián)系性，如此一來，就可以將檔案管理做得更井然有序。

保證其原有基礎(chǔ)性。在每一次的檔案整理工作中，工作量都是非常龐大的。檔案文件的內(nèi)容本就是具有客觀真實性的，所以在每次的檔案整理工作過程中只需要在原有的檔案基礎(chǔ)上進行檔案的增添刪減，例如，在部門人員的調(diào)動中，在原有部門員工的基礎(chǔ)上將調(diào)動人員的檔案轉(zhuǎn)移到另一調(diào)動部門即可。盡量在原有的基礎(chǔ)上進行檔案的增添刪減工作，減少日常的工作量，保證檔案資料的完整性。

檔案保管的有效性。檔案的整理工作主要是為了在日后的工作中對檔案的移交及保管。將檔案內(nèi)容、目錄按照工作要求進行編排，系統(tǒng)、有序的將檔案進行錄入歸檔，有利于將檔案的內(nèi)容濃縮一處，當(dāng)急需某個檔案文件，或者某個檔案文件出現(xiàn)問題時，可以快速的利用關(guān)鍵詞搜索將其找出，從而保證了檔案的有效調(diào)取以及有效保管，保證了檔案的安全性及實時性[2]。作為21世紀(jì)的管理人員，應(yīng)當(dāng)熟練使用計算機系統(tǒng)為檔案整理工作提供便利，不管是計算機一鍵錄入系統(tǒng)還是各種檔案整理輔助工具的應(yīng)用，都可以在21世紀(jì)的今天為我們提供高效率的整理工作。將各種雜亂的檔案變成井然有序的可視化文檔，再借助計算機的檢索功能提煉出文章的主要內(nèi)容以及關(guān)鍵詞等，而后通過編輯一段契合自身的整理邏輯程序來實現(xiàn)有序的歸檔整理工作。

懂得辨別文件重要性。檔案的整理工作繁瑣所以在檔案整理工作過程中應(yīng)當(dāng)要學(xué)會區(qū)分文件的價值，使得管理效率能有效提高。在檔案的整理工作中，應(yīng)當(dāng)要學(xué)會利用檔案的價值來建立起一個文件保管期限的范圍，對于價值相對較高的，內(nèi)容含金量足的文件，其保管期限寧長勿短，以備不時之需；而對于那些相對零散的，文件內(nèi)容相對平淡的，具有時效期的文件，其保管價值相對不高，所以只需要將保管期限設(shè)置在時效期之內(nèi)，在時效期過去之后只需要將其歸入?yún)⒖嘉募活悂韺⑵溥M行重新歸類保存，或者將其歸為最低一類直接以文件的形式、頒布時間及其文號進行排列區(qū)分。懂得區(qū)分文件價值，將價值大、保管期限長的檔案文件進行重點整理，而對于價值小、保管期限短的檔案文件則可以根據(jù)實際情況對文件采取不同的管理措施，這樣子不僅有利于減輕檔案管理人員的日常工作量，還有利于提高具有長久保存價值的檔案的整理質(zhì)量，給其創(chuàng)造更好的整理保管環(huán)境。

確保文件的保密性。一般來說，檔案文件主要是公司收集的員工數(shù)據(jù)，公司的項目計劃，收支情況等等具有一定機密性的文件，所以在檔案的整理過程中，要確保檔案文件的保密性，避免檔案信息泄露造成不可預(yù)計的后果。再者檔案管理人員自身一定要遵循檔案管理原則，增強自身的保密意識，避免檔案信息泄露，對于一個檔案管理人員來說，除了確保檔案保存的完整度，還要確保檔案的信息安全。不僅如此，檔案管理人員在整理錄入過程中還需確保信息錄入準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)遺漏、錯誤等問題，在錄入完成后還需對歸檔的檔案進行內(nèi)容、數(shù)量清點，確保沒有出現(xiàn)檔案遺漏或者內(nèi)容錯誤等問題。

4 優(yōu)化檔案管理工作的措施

對檔案管理人員進行技能培訓(xùn)及工作精神的培養(yǎng)，培養(yǎng)出一支專業(yè)檔案管理人才隊伍，確保自身人才資源所需。建議合理的福利保障制度，減少人員流動性，吸引更多年輕血液注入期中，確保單位人才隊伍活力。此外，還需注重培養(yǎng)員工的專業(yè)素養(yǎng)，打牢其基礎(chǔ)知識理論以及提升其動手實踐能力，以此來提升其檔案管理工作的能力與水平，保障單位檔案管理工作有效進行。在科技高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的建立與推行是每個單位都應(yīng)該關(guān)注的一個內(nèi)容。依靠現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來實現(xiàn)高效的檔案管理，而不再是沿用以往傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)。通過引進現(xiàn)代化檔案管理人才以及現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)來實現(xiàn)高效的檔案整理工作，不僅減輕了檔案管理人員的工作量，還能有效地減少檔案管理成本。在傳統(tǒng)的檔案整理工作中融入更多新時代的產(chǎn)物，才可以在原有的基礎(chǔ)上更上一步，才可以 更加的貼近時代的發(fā)展軌跡，檔案的整理雖然是一個繁瑣的工作，但由于時代的發(fā)展，相信也會開始慢慢由繁化簡。