信息時代辦公室檔案管理工作的改革和創(chuàng)新思考研究

李 鑫

（河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣交通運輸局，河北 承德 068450）

辦公室檔案管理的實施目標宗旨就是嚴格保證辦公室的數據資料安全，依靠檔案資源系統來分類保存辦公室的基礎業(yè)務數據信息，促進辦公室業(yè)務數據資料在不同辦公崗位人員之間的傳遞與共享。與人工實施辦公室檔案資源數據采集的傳統實施方法相比，信息時代的檔案數據管理與共享模式將會呈現全新特征。為了促進辦公室的檔案管理模式在根本上實現創(chuàng)新與轉變，那么檔案管理人員目前應當有效利用信息化平臺，創(chuàng)新檔案資源的管理實施方法。

1 信息時代辦公室檔案管理工作的基本特征

辦公室的檔案資源管理工作，基本含義就是辦公室的相關崗位負責人員定期收集辦公室的各個環(huán)節(jié)業(yè)務數據內容，并且對于辦公室業(yè)務流程中的人事檔案資料、業(yè)務開展檔案資料以及會計財務檔案資料等實施全面的匯總操作，分類存儲辦公室的各個業(yè)務環(huán)節(jié)數據資源信息[1]。在此基礎上，辦公室的具體負責人員對于檔案數據庫予以建立，確保分類保存的辦公室電子檔案資源達到安全程度標準，以便辦公室的業(yè)務管理人員查看與參考檔案數據信息。

近些年以來，辦公室的檔案資源管理業(yè)務模式已經得到轉變與創(chuàng)新，辦公室的電子檔案對于原有紙質檔案資料進行了全面的取代。由于受到以上情況影響，客觀上導致辦公室的檔案數據采集方法、檔案數據管理方法以及檔案資源共享方法必須得到轉變，確保辦公室的檔案業(yè)務人員能在短時間里適應辦公室的信息化檔案管理需求，創(chuàng)新與改革辦公室的檔案業(yè)務開展實施模式[2]。

2 信息時代辦公室檔案管理工作改革的重要實踐意義

2.1 檔案管理流程得到簡化

檔案管理流程是否達到明確與簡單的實施效果，根本上決定了檔案管理業(yè)務的總體實施成效。辦公室目前在全面推廣信息化與智能化平臺的前提下，應當能夠充分確保辦公室檔案得到安全的存儲，降低辦公室電子檔案的存儲與共享操作難度。同時，引進信息化平臺的重要實踐舉措將會幫助檔案業(yè)務人員準確界定自身崗位職責，有助于明晰檔案管理流程。

2.2 檔案管理資源得到科學分配與使用

辦公室的信息化檔案管理基礎物質資源以及人力資源能否得到最優(yōu)化的分配使用，直接關系到辦公室實施與開展各個層面業(yè)務的資源消耗總量。在目前的情況下，辦公室的檔案業(yè)務管理負責人員已經能夠運用辦公室數據庫來保存電子檔案數據，有效促進了辦公室各個業(yè)務運行環(huán)節(jié)的資源合理節(jié)約，督促檔案管理業(yè)務人員致力于信息化管理素養(yǎng)的提升[3]。

2.3 檔案管理人員素養(yǎng)得到全面提高

檔案管理人員屬于辦公室崗位業(yè)務人員中的重要組成部分，上述辦公室人員的基本職責就是妥善管理辦公室檔案，運用檔案保密措施來維護辦公室數據資源的安全。辦公室的檔案業(yè)務人員目前在信息時代的總體背景影響下，自身的信息化崗位業(yè)務素質也會得到顯著提高，增強了對于檔案業(yè)務人員的督促約束力度。

3 信息時代辦公室檔案管理工作的具體創(chuàng)新思路要點

3.1 辦公室檔案資料的收集工作創(chuàng)新

收集辦公室檔案數據資料的全過程將會消耗較多時間成本與人力資源成本，而且運用人工收集檔案資料基礎信息數據的做法還會導致檔案數據統計誤差產生[4]。在此基礎上，辦公室目前針對檔案數據收集的模式與流程應當致力于全面創(chuàng)新，依靠人工智能以及大數據的信息化方式來獲取檔案業(yè)務資料，確保檔案數據內容達到完整與準確的標準。

3.2 辦公室檔案資料的安全管理工作創(chuàng)新

對于當前時期的企事業(yè)單位辦公室來講，創(chuàng)新檔案管理實施模式的最關鍵前提就是確保檔案資料安全。因此，辦公室的檔案業(yè)務人員針對檔案數據資料必須要實施嚴格的數據加密處理，限制無關人員隨意進入辦公室數據庫來查閱檔案資料。辦公室在擁有檔案數據庫的基礎上，檔案數據資源就能得到嚴格的加密處理，有助于降低辦公室檔案資源與數據內容丟失的安全風險。

3.3 辦公室檔案資料的共享工作創(chuàng)新

辦公室業(yè)務的開展運行方式目前亟待得到調整，依靠信息化平臺來促進辦公室各個業(yè)務領域的檔案數據實現全面共享，增強辦公室內部不同崗位人員的協作互動效應。辦公室管理者只有充分關注了檔案管理領域的新型業(yè)務人員培訓與引進，才能有效確保辦公室檔案達到最為完善與準確的程度。對于收集與分析辦公室檔案數據資料過程來講，檔案業(yè)務人員必須要學會正確實施大數據的辦公室檔案數據解析，從而在根本上轉變辦公室檔案的人工收集方法。檔案業(yè)務人員目前必須要充分認識信息化業(yè)務素養(yǎng)提升的重要保障意義，盡快適應辦公室檔案的智能化管理需求。管理人員針對辦公室檔案信息化管理的新型業(yè)務人才應當著眼于展開業(yè)務培訓，并且還要投入相應的人才培訓資源用于督促檔案業(yè)務人才實現自身綜合素養(yǎng)的提高。

辦公室的管理人員目前對于基礎性的檔案資源保存與資源共享設施體系應當著眼于完善建設，確保辦公室檔案管理平臺具備充足的物質資源作為基礎。辦公室的相關管理負責人員應當準確認識信息化檔案管理的必要性，依靠信息化的基礎管理設施支撐作用來確保檔案數據安全。辦公室的各個層面與領域業(yè)務如果要得以順利推進，那么最根本的保障支撐因素就是電子檔案信息管理。現階段的辦公室檔案管理體系正在不斷達到健全的程度，相關管理人員針對信息化建設舉措已經深入到檔案管理的各個運行實施環(huán)節(jié)。信息化的檔案管理模式如果要在辦公室的各個業(yè)務領域得到廣泛推行，則不能缺少檔案信息化管理全過程中的物質資源支撐。

4 結束語

經過分析可見，辦公室檔案管理在信息時代將會表現出全新趨勢，客觀上增加了檔案管理業(yè)務人員目前面臨的業(yè)務模式轉型挑戰(zhàn)。辦公室的檔案管理領域業(yè)務開展方法必須要得到轉變，辦公室的具體負責人員應當合理運用創(chuàng)新檔案管理的路徑渠道，提升檔案管理業(yè)務人員的綜合信息化素養(yǎng)，轉變辦公室檔案管理領域的思路認識。